01: Introducción

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Las empresas que permiten el trabajo ocasional desde casa o que son totalmente remotas están creciendo en número. A los empleados les gusta tener esta opción, pero cada vez son más los empleadores que ven sus beneficios en ello. Y si todavía estás pensando si deberías subirte al tren, es probable que tengas un montón de preguntas sobre los detalles y el proceso de transición.

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Pero, antes de comenzar, deberíamos analizar los términos utilizados para describir este tipo de trabajo. El término general que se utiliza para referirse a las empresas que permiten a los empleados trabajar desde casa (hasta cierto punto o totalmente) es «compatible con el trabajo remoto». Sin embargo, normalmente se utiliza para describir una empresa que permite a sus empleados trabajar desde casa unos días al mes.

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Por otro lado, hay empresas que primero trabajan de forma remota, que no tienen oficinas, y todos los miembros de la empresa trabajan de forma remota. Si estás creando una empresa por primera vez de forma remota, hay otra guía que hemos creado. Se llama La guía definitiva para crear y gestionar un equipo remoto, y te recomendamos que lo compruebes.
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02: ¿Para quién es esta guía?

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Esta guía está hecha para empresas que están pensando en dejar que sus empleados trabajen desde casa de vez en cuando. Se creó a partir de las mejores prácticas que las empresas utilizan primero a distancia para gestionar sus equipos, pero cualquier empresa que planee permitir el trabajo desde casa puede y debe aplicarlas.
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También debes tener en cuenta que si planeas dejar que los empleados trabajen desde casa una vez al mes, probablemente no necesites hacer ningún cambio en tus procesos, pero si optas por más días, hay sistemas, procesos y herramientas que no puedes pasar por alto.

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Antes de empezar a hablar de los beneficios y compartir algunos consejos esenciales que debes conocer antes de crear un política de trabajo desde casa, también deberíamos abordar algunas de las principales preocupaciones de los empleadores acerca de este tipo de trabajo:

• Pereza y bajos niveles de productividad: es mucho más fácil distraerse en casa;
• Seguridad de los datos: ¿los empleados utilizan redes seguras?
• Solución de problemas: qué sucede si una pieza de software o hardware funciona mal;
• Trabajo excesivo: ¿los empleados tendrán dificultades para distinguir entre el tiempo privado y el laboral?
• En comunicación: ¿se mantendrá a todos informados en todo momento?

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03: Beneficios de dejar que los empleados trabajen desde casa

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La mayoría de las personas no saben cuáles son los beneficios de trabajar desde casa, por lo que es natural que se muestren escépticas. Sin embargo, no son solo los gerentes los que no están seguros de que este tipo de trabajo sea para ellos, sino que hay empleados que no están a favor de la teleorientación y no se puede esperar que todos puedan o quieran trabajar de esta manera.

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Sin embargo, los empleados a los que les gusta trabajar de forma remota y que tienen la oportunidad de trabajar desde casa a veces son generalmente más felices en comparación con los empleados que pasan sus días de trabajo en la oficina. La razón principal es que su calidad de vida puede mejorar de muchas maneras diferentes.

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[fs-toc-omit] Menos días de enfermedad

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En primer lugar, tardarán menos días por enfermedad. Los empleados que estén levemente enfermos o que contraigan la gripe, pero que aún pueden trabajar, no tienen que ir a la oficina para realizar sus tareas y corren el riesgo de que otra persona se enferme. Además, de esta manera, pueden descansar y superarlo antes.

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[fs-toc-omit] Más flexibilidad

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Si las horas de trabajo fijas no son lo tuyo, tu equipo tiene la oportunidad de terminar muchos asuntos privados cuando trabajan desde casa. Pueden organizar el horario de trabajo de acuerdo con sus necesidades, con el fin de hacer algunas reparaciones en el hogar, esperar las entregas o terminar los trabajos relacionados con los documentos emitidos por el gobierno. Además, pueden pasar más tiempo con sus familias, recoger a los niños de la escuela, llevarlos a sus consultorios, etc.

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[fs-toc-omit] Menos tiempo de viaje

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A nadie le gusta pasar una hora (o incluso más) en el tráfico, cambiando de transporte público para ir a trabajar. Cuanto más se desplacen al trabajo, más agotados estarán los trabajadores cuando lleguen a la oficina. Es decir, es más probable que se relajen, hablen con sus compañeros de trabajo y naveguen por Internet en lugar de trabajar. Al permitirles trabajar de forma remota a veces, les ahorras mucho tiempo en los desplazamientos y, de hecho, los haces más productivos.

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[fs-toc-omit] Ofertas de trabajo más atractivas

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De acuerdo con FlexJobs, en los últimos 12 años, ¡el número de personas que trabajan de forma remota ha crecido un 159%! Y a medida que más personas consideran que este beneficio es uno de los más importantes, es necesario que sigas siendo competitivo en el mercado. Por ejemplo, cuando se les pide que califiquen los beneficios de las empresas, los padres anteponen el trabajo remoto a los salarios más altos.

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Además, la mayoría de las personas no están dispuestas a viajar más de una hora para ir al trabajo, pero si les dejas trabajar desde casa algunos días a la semana, podrían reconsiderarlo.

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[fs-toc-omit] Acceso a una mano de obra más grande

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Si, después de un tiempo, decides dejar que tus empleados trabajen de forma remota a tiempo completo, puedes empezar a contratar talento de todo el mundo. Para entonces, ya habrá pasado por todos los altibajos relacionados con la gestión de una fuerza laboral remota y estará preparado para cualquier desafío que pueda surgir.

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[fs-toc-omit] Ahorros de costos

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Y probablemente la razón principal por la que las empresas recurren al trabajo remoto sea el ahorro. Las empresas están ahorrando en espacio de oficina, suministros, artículos de cocina, etc. Por otro lado, los trabajadores ahorran en los gastos relacionados con el automóvil porque no conducen tanto el automóvil. También están ahorrando en los costos de comida, porque es más probable que consuman una comida preparada en casa si realmente trabajan desde casa. Y por último, pero no por ello menos importante, tienen gastos de vestuario más bajos (especialmente si tu empresa tiene un código de vestimenta formal).

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Al final, no debes olvidar que las investigaciones han demostrado que los empleados que trabajan desde casa son más productivos, y ¿quién no quiere un equipo más productivo?
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04: ¿Todos los equipos pueden trabajar desde casa?

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En general, casi todos los equipos, excepto aquellos que necesitan tener contacto en persona con los clientes, pueden trabajar desde casa. Sin embargo, esta opción prosperó primero entre las empresas de TI, y la mayoría de las personas que trabajan a distancia trabajan en el servicio de atención al cliente. Incluso las empresas que poco a poco están introduciendo esta opción suelen probarla con estos equipos.

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Luego están los equipos de marketing, especialmente los escritores que trabajan de forma remota. Diseñadores, desarrolladores de software, gerentes de proyectos, etc.

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La mayoría de las llamadas de ventas y demostraciones de productos se realizan en línea hoy en día, por lo que no hay mucha diferencia si su vendedor está sentado a su lado o en su casa. Recientemente, otras profesiones han estado buscando oportunidades remotas, como consultores y contadores.

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La mayoría de estos puestos no requieren 8 horas al día, todos los días de la semana, por lo que tiene sentido contratarlos cuando sea necesario.

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Dada la gran cantidad de herramientas tecnológicas disponibles actualmente, el trabajo de estas personas no se verá afectado porque tendrán el software para trabajar en cualquier lugar en el que se encuentren.

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También debe tener en cuenta que no todos los empleados que tiene están preparados para trabajar de forma remota, y eso está bien. Los que suelen ser buenos para este tipo de trabajo son emprendedores, motivadores, extremadamente independientes y autodisciplinados. Cuando trabajas en una oficina, hay otras personas trabajando a tu alrededor y existe una especie de presión de grupo para seguir trabajando, las oficinas remotas distraen mucho más, especialmente a las personas que nunca antes han trabajado de esta manera.

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También es imprescindible tener excelentes habilidades de comunicación y gestión del tiempo. Una vez más, cuando trabajen desde casa, sus empleados deberán organizar sus propios horarios. Además, su colaboración con el equipo se basará en la comunicación en línea, por lo que debes asegurarte de que tienen sólidas habilidades de comunicación.

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05: Los factores más importantes en los que pensar

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Dedicaremos esta sección a algunos de los aspectos más importantes del negocio que debe tener en cuenta antes de permitir que los empleados trabajen desde casa.

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[fs-toc-omit] Comunicación

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Una de las mayores preocupaciones de los gerentes cuando deciden permitir el trabajo remoto es cómo funcionará el equipo si no comparten las mismas oficinas. Sí, seguirán confiando en las mismas herramientas que utilizan cuando están en la oficina, pero a veces es mucho más fácil hablar con un compañero de trabajo para hablar sobre el progreso del proyecto que escribirle largos correos electrónicos o mensajes de Slack.

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Si bien sigue siendo importante pasar el mayor tiempo posible cara a cara cuando trabajas con un equipo remoto, debes asegurarte de tener todo por escrito. Si utilizas una de las herramientas de gestión de proyectos, asegúrate de dejar comentarios sobre las medidas que se han tomado para que todos estén al tanto de las actualizaciones.

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La falta se ha convertido en una de las herramientas clave de la caja de herramientas de todos los equipos, remotos o no. Pero también trajo algo de Slack. Cada nueva notificación interrumpe el flujo de trabajo y, cuando tienes un equipo grande, es inevitable que aparezcan avisos todo el tiempo. Es por eso que debes abrazar comunicación asincrónica. No esperes que tu equipo esté conectado en todo momento, hazles saber que está bien usar el modo No molestar para que puedan centrarse en su trabajo.

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Es muy fácil tener una comunicación insuficiente en un entorno remoto, por lo que debes crear algunas reglas, así como los canales de comunicación adecuados para todos los equipos. Cuando haya un problema urgente que deba solucionarse lo antes posible, utilice las llamadas o incluso los SMS. Cuando hables de productos, proyectos, clientes, marketing, etc., crea canales separados para cada tema e incluye solo a las personas que necesitan estar incluidas. A Jonathan, de Contabilidad, no le importan realmente tus nuevos clústeres de contenido. No te preocupes por comunicarte demasiado, ya que es más probable que no digas algo importante que decir demasiado.

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También deberías crear un lugar donde los empleados puedan charlar sobre cosas aleatorias, como cómo les va el día o si han visto una buena película últimamente; este canal sustituye a las charlas de la oficina y es crucial para mantener una buena relación entre los miembros del equipo.

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La colaboración se puede simplificar con el mismo sistema, pero también necesitará una herramienta de gestión de proyectos y herramientas basadas en la nube para que los empleados puedan acceder a los archivos importantes desde cualquier lugar.

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[fs-toc-omit] Comunicación

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Ya que mencionamos las herramientas de gestión de proyectos, es hora de hablar sobre cómo gestionar los proyectos cuando tus empleados trabajan desde casa. En primer lugar, es importante que todos sepan qué papel desempeñan en el proyecto y cómo su contribución (o la falta de ella) afecta a todo el proceso.

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A continuación, debes pensar en la delegación. Cuando delegues tareas para el nuevo proyecto, intenta dividirlas en partes más pequeñas. De esta forma, será más fácil para los gerentes y líderes de equipo hacer un seguimiento del progreso del proyecto, pero también ayudará a los empleados. Es decir, podrán organizar mejor su agenda, pero también podrán tachar muchas tareas diferentes de sus listas debido a la sensación de logro que les dará cada vez que finalicen. Además, las tareas con plazos largos hacen que las personas posterguen más las cosas, por lo que deberías pensar en ello antes de empezar a reducir tu proyecto.

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Sin embargo, debes tener cuidado de no desglosar las tareas que están estrechamente relacionadas durante la ejecución, ya que puede resultar difícil para los miembros de tu equipo ver el panorama general de esta manera.

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[fs-toc-omit] Responsabilidad

Ya sea que tu equipo esté ubicado o no, todos deben rendir cuentas por sus acciones, buenas o malas. El primer paso para lograrlo es garantizar que todos sepan de qué están a cargo. Es decir, la comunicación entre los líderes de equipo y los empleados debe ser clara y directa. No puedes esperar que alguien rinda cuentas por algo que no ha hecho si ni siquiera sabía que tenía que hacerlo.

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Además de comunicar claramente las tareas, debes asegurarte de que todos sepan cuándo es la fecha límite y qué se espera del resultado. Para asegurarte de que todos están concentrados en la tarea, puedes introducir el uso de un software de monitorización del trabajo desde casa, que puede ayudarte a obtener una prueba de trabajo, pero hablaremos de estas herramientas más adelante en la guía.

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Cuando el proyecto esté terminado, reúne al equipo para compartir comentarios, elogiar y repasar los problemas que hayan surgido en el proceso.

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06: No todo es sol y arcoíris

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Nada es perfecto, y puedes esperar encontrarte con algunos obstáculos mientras haces la transición a una empresa de trabajo desde casa.

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Si bien trabajar desde casa le permitirá reducir algunos de los principales costos de la empresa, al principio esta transformación puede requerir un presupuesto que no esperaba. Se supone que este presupuesto cubrirá los costos de la capacitación inicial de los empleados, especialmente los relacionados con la seguridad de los datos. Además, es posible que deba proporcionar a los empleados un equipo más adecuado para trabajar desde casa.

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Es probable que todo el proceso de transición lenta al trabajo desde casa no vaya bien al principio. Los empleados necesitarán tiempo para adaptarse, y es normal que surjan problemas como la disminución de los niveles de productividad o los problemas de comunicación. Es importante que te tomes tu tiempo, analices estos desafíos con tu equipo y trabajes en posibles soluciones.

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También debes esperar que ciertos aspectos del trabajo remoto ocasional molesten a tus empleados. Por ejemplo, a algunas personas les resulta difícil diferenciar entre el lugar donde trabajan y el lugar donde se relajan. En un escenario ideal, todos sus empleados tendrían algún tipo de oficina en casa o, al menos, un espacio dedicado donde trabajarían. Es una buena idea compartir algunos consejos sencillos y eficaces que puedan seguir para adaptarse más rápido.

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La falta de tiempo presencial no será un problema si tu equipo trabaja a distancia unos días al mes, pero no es imposible que haya situaciones ocasionales en las que sería mejor reunirse personalmente para resolver el problema en cuestión.

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Trabajar desde casa puede significar más horas para algunas personas, no dejarán de pensar «déjame terminar esta única cosa» y es inevitable que se prolongue. No cabe duda de que le recomendamos que demuestre a sus empleados que deben cumplir con el horario y las horas de trabajo habituales, sin hacer horas extras innecesarias.

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También puedes introducir una herramienta de registro de horas de trabajo desde casa para ayudarles a llevar un registro del número de horas que han estado trabajando y asegurarse de que ellos mismos no trabajan demasiado.

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Si ves que este tipo de trabajo no es adecuado para tu equipo, no te avergüences de cerrar el programa. Probablemente sepa que IBM es una de las pioneras en lo que respecta al teletrabajo. En 1979, pusieron a prueba el teletrabajo y, en 1983, alrededor de 2000 de sus empleados trabajaban desde casa. En 2009, publicaron un informe en el que afirmaban que el 40% de sus empleados (alrededor de 368 000) no tenían una oficina. ¡Con este movimiento, IBM pudo ahorrar casi 2000 millones de dólares! Sin embargo, en 2017 invirtieron su política de trabajo desde casa y devolvieron a miles de sus empleados a las oficinas.

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Judith Olson, una experta en trabajo a distancia, compartió su opinión sobre el tema y afirmó que IBM tal vez se dio cuenta de que sus trabajadores remotos son invisibles y que no tienen ni idea de lo que está haciendo la persona ni del tipo de distracciones a las que se enfrenta. Por otro lado, los empleados no tenían ni idea de lo que estaba pasando con los gerentes.

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Por supuesto, esto es más difícil en un equipo totalmente remoto, pero puedes intentar minimizarlo manteniendo una comunicación regular y abierta con el equipo que trabaja desde casa. Deja que compartan libremente las dificultades a las que se enfrentan cuando trabajan desde sus salas de estar. Escuche, no critique y cree posibles soluciones para ellos.

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07: Planificación y ejecución de la política de trabajo desde casa

Incluso antes de comenzar a planificar su estrategia de trabajo desde casa, debe identificar cuáles son las razones por las que desea adoptar esta política, ya que su plan, objetivos y ejecución dependerán en gran medida de lo que quiera lograr al permitir que los empleados trabajen desde casa.
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Debes hacer una evaluación de los equipos que trabajarán desde casa y mapear todos sus procesos. Es inevitable que algunos de estos procedimientos tengan que cambiar, pero también debes comprobar si hay alguno que deba permanecer intacto.
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Posteriormente, debe enumerar las responsabilidades y deberes de cada empleado que trabajará desde casa, para analizar cómo este cambio afectará a sus funciones laborales. Asegúrate de vigilar las tareas críticas y de contar con estrategias en caso de que algo salga mal en ellas.

En términos generales, la mayoría de las empresas pueden planificar su trabajo desde casa siguiendo cuatro sencillos pasos:

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1. Selecciona una herramienta de gestión de proyectos que utilizará tu equipo (si ya utilizas una, no es necesario que cambies a otro proveedor);
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2. Mapee todas las tareas actuales que tienen sus empleados, agréguelas a la herramienta y asígnelas adecuadamente;
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3. Asegúrese de que todas las actas de las reuniones estén mapeadas en su herramienta de gestión de proyectos y de que las tareas se creen en función de esas actas;
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4. Comience a hacer un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea para garantizar la productividad, pero también el cumplimiento de los plazos.
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5. Si eres gerente, experimenta saliendo de la oficina por unos días y trabajando desde casa. Esta prueba te mostrará si aún tienes el control sobre lo que sucede en tu equipo, pero también te mostrará qué áreas necesitas mejorar para que el trabajo desde casa funcione sin problemas.

Además, debes revisar todas las políticas y asegurarte de que estén en línea con la opción de trabajar desde casa. Aún mejor, crea una política, un manual o unas directrices especiales sobre el trabajo desde casa que tus empleados remotos sigan. Estas políticas suelen incluir las mejores prácticas en materia de protección de datos, el uso de los dispositivos y el software que reciben, así como las medidas que se tomarán en caso de que se infrinja alguna de las reglas. Los manuales son realmente una necesidad, porque son un recurso al que acudir si sus empleados tienen alguna duda sobre su trabajo ocasional desde casa.

Si necesita ayuda para crear la política de trabajo desde casa, puede descargar nuestra plantilla gratuita aquí.

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08: Herramientas de las que no puedes prescindir

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En la era de la transformación digital, es difícil imaginar que no haya muchos programas de software en los que confiar en su organización. Sin embargo, para que su equipo siga funcionando como de costumbre, incluso cuando trabaje desde casa, debe asegurarse de utilizar software basado en la nube.

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Afortunadamente, el mercado está repleto de ellos y es probable que pueda encontrar cualquier software que necesite en un entorno de nube.

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Hay varios tipos de herramientas que necesitarás si quieres permitir el trabajo remoto. Las primeras de la lista son las herramientas de comunicación y colaboración. Probablemente ya estés usando Teams, Skype for Business, Slack o cualquier otra cosa que te permita mantenerte en contacto con tus compañeros de trabajo. Cuando trabajes desde casa, es posible que tus empleados tengan que confiar más en estas herramientas, así que asegúrate de que estás perfectamente satisfecho con su forma de trabajar, ya que no hay errores, tiempos de inactividad, etc. Además, asegúrate de disponer de herramientas de videoconferencia en caso de que tengas reuniones mientras trabajas de forma remota.

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En lo que respecta a la colaboración, las herramientas dependen de los equipos que trabajan de forma remota. Los equipos de marketing y ventas suelen colaborar a través de G Suite, Hubspot y Buffer. Si bien es posible que tu equipo de soporte esté usando Intercom o Drift.

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También es importante almacenar los archivos cruciales en la nube para que todos puedan acceder a ellos cuando sea necesario.

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¿Y cómo supervisan las empresas el trabajo desde casa?

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‍‍ Supervisar el trabajo desde casa de los empleados es bastante simple si quieres vigilar la seguridad, la responsabilidad, la productividad e incluso la asistencia. Para obtener esta prueba de trabajo verificada, simplemente necesitará una herramienta de seguimiento del trabajo desde casa como Insightful. Con nuestro software, la cuestión de cómo supervisar el trabajo desde casa se responde fácilmente con funciones como el etiquetado de la productividad, el seguimiento de la productividad, las capturas de pantalla y la opción de registro manual. Si quieres ir un paso más allá, puedes supervisar a los empleados que trabajan desde casa con el seguimiento de proyectos y tareas, para que pueda estar seguro de que todos saben lo que tienen que hacer y de que no se incumplen los plazos.

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Las herramientas de gestión de proyectos y tareas son esenciales si quieres asegurarte de que todos estén al tanto de sus responsabilidades del día a día. Sin embargo, sería mejor si pudieras encontrar un rastreador de tiempo con funciones de gestión de proyectos, por lo que no tiene que pagar por dos herramientas distintas.

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09: Trabajo de emergencia desde casa - Actualización de 2020

Tras el reciente brote de coronavirus, muchas empresas se vieron obligadas a cerrar sus oficinas y dejar que sus equipos trabajaran desde casa. Incluso IBM, que hace tan solo tres años devolvió a casi todos sus trabajadores remotos a las oficinas, ha emitido ahora una recomendación de trabajar desde casa para todos los empleados de las zonas más afectadas. Además de ellas, otras grandes empresas, como Coca-Cola, Google, Facebook o PwC, han enviado a sus empleados a un viaje no planificado para trabajar desde casa. De este modo, las empresas protegen a sus empleados y se aseguran de que el virus no se propague por sus oficinas, pero también minimizan los riesgos de propagación, dado que están reduciendo los desplazamientos al trabajo.

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Facebook canceló su conferencia de desarrolladores del F8 y también se retiró de la Conferencia de desarrolladores de juegos. Muchas otras conferencias se cancelaron o pasaron a ser eventos exclusivamente en línea.

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Algunas de estas empresas ya tienen políticas de trabajo desde casa, por lo que saben cómo funciona el sistema, los empleados saben qué hacer, etc. Pero, ¿qué pasa con las empresas que nunca tuvieron esas políticas y ahora, de repente, tienen que enviar a sus empleados a trabajar de forma remota durante un período de tiempo indefinido? Estas empresas están sumidas en el caos porque los empleados no son conscientes de cosas básicas como lo que deben hacer en caso de que su hardware les falle.

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Incluso si se encuentra en una zona no afectada, debe empezar a pensar en el futuro y permitir que los empleados trabajen desde casa durante uno o dos días, solo para practicar y ver qué puede esperar de un programa de este tipo.

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Su plan de trabajo desde casa de emergencia debe ser una política que todos los empleados conozcan. Debe explicar detalladamente en qué consiste este trabajo a distancia, si las reuniones se celebrarán en línea (y a través de qué herramientas), qué deben hacer si vienen clientes, cómo actuar en caso de que el software o el hardware no funcionen correctamente, etc. Si no empiezas a planificar ahora, es posible que te sorprenda cuando, en algún momento, necesites dejar que todos se vayan a casa.

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Incluso si su área nunca se ve afectada por el brote actual, no hay forma de saber si otro tipo de desastre puede hacer que comience a trabajar de forma remota de mala gana durante un tiempo, por lo que es bueno estar siempre preparado.

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10: Reflexiones finales

El hecho es que las empresas pueden ganar mucho si permiten que sus empleados trabajen desde casa de vez en cuando. Sin embargo, es un proceso que no debe realizarse lo más rápido posible. Tómate tu tiempo, evalúa tus opciones y asegúrate de tener todas las herramientas y procesos configurados antes de continuar.