Introducción
Cada vez son más las empresas que permiten el trabajo ocasional desde casa o completamente a distancia. A los empleados les gusta tener esta opción, pero también son cada vez más los empresarios que ven en ello ventajas. Y si todavía estás pensando si deberías subirte al carro, probablemente tengas un montón de preguntas sobre los detalles y el proceso de transición.
Pero, antes de entrar en materia, deberíamos hablar de los términos utilizados para describir este tipo de trabajo. El término general que se utiliza para referirse a las empresas que permiten a sus empleados trabajar desde casa (en cierta medida o en su totalidad) es "teletrabajo". Sin embargo, normalmente se utiliza para describir una empresa que permite a sus empleados trabajar desde casa unos días al mes.
Por otro lado, tenemos las primeras empresas remotas, que no tienen oficinas y en las que todo el mundo trabaja a distancia. Si estás poniendo en marcha una empresa remota, hay otra guía que hemos creado. Se llama La guía definitiva para crear y gestionar un equipo remoto, y te recomendamos que la consultes.
¿Para quién es esta guía?
Esta guía está dirigida a las empresas que están pensando en permitir a sus empleados trabajar desde casa ocasionalmente. Fue desarrollada a partir de las mejores prácticas que las primeras empresas remotas utilizan para gestionar sus equipos, pero cualquier empresa que se plantee permitir el trabajo desde casa puede y debe aplicarlas.
¿Te preguntas cómo controlar a los empleados que trabajan desde casa? Deja que Insightful te ayude.
Prueba GratisTambién debes tener en cuenta que si planeas dejar que los empleados trabajen desde casa una vez al mes, probablemente no necesites hacer ningún cambio en tus procesos, pero si optas por más días, hay sistemas, procesos y herramientas que no puedes pasar por alto.
Antes de empezar a hablar de los beneficios y compartir algunos consejos esenciales que debes conocer antes de crear un política de trabajo desde casa, también deberíamos abordar algunas de las principales preocupaciones de los empleadores acerca de este tipo de trabajo:
- Pereza y bajos niveles de productividad: es mucho más fácil distraerse en casa;
- Seguridad de los datos: ¿los empleados utilizan redes seguras?
- Solución de problemas: qué sucede si una pieza de software o hardware funciona mal;
- Trabajo excesivo: ¿los empleados tendrán dificultades para distinguir entre el tiempo privado y el laboral?
- Comunicación insuficiente: ¿se mantendrá a todo el mundo informado en todo momento?
Beneficios de dejar que los empleados trabajen desde casa
La mayoría de la gente no sabe cuáles son las ventajas de trabajar desde casa, así que es natural que se muestren escépticos. Pero no sólo los directivos no están seguros de que este tipo de trabajo sea para ellos, también hay empleados que no están a favor de la teletrabajo y no se puede esperar que todo el mundo pueda o quiera trabajar de esta manera.
Sin embargo, los empleados a los que les gusta trabajar a distancia y que a veces tienen la oportunidad de hacerlo desde casa suelen ser más felices que los empleados que pasan su jornada laboral en la oficina. La razón principal es que su calidad de vida puede mejorar de muchas maneras diferentes.
Menos días de baja por enfermedad
En primer lugar, cogerán menos días de baja por enfermedad. Los empleados que estén levemente enfermos o con gripe, pero que puedan seguir trabajando, no tendrán que acudir a la oficina para realizar sus tareas y arriesgarse a que otra persona enferme. Además, de esta forma, podrán descansar y recuperarse antes.
Más flexibilidad
Si los horarios fijos no son lo tuyo, tu equipo tiene la oportunidad de terminar muchos asuntos privados cuando trabaja desde casa. Pueden organizar el horario de trabajo en función de sus necesidades, para hacer reparaciones en casa, esperar sus entregas o terminar el trabajo relacionado con sus documentos oficiales. Además, pueden pasar más tiempo con sus familias, recoger a los niños del colegio, llevarlos a sus entrenamientos, etc.
Menos tiempo para ir al trabajo
A nadie le gusta pasar una hora (o incluso más) en el tráfico, cambiando de transporte público para ir a trabajar. Cuanto más se desplacen al trabajo, más agotados estarán los trabajadores cuando lleguen a la oficina. Es decir, es más probable que se relajen, hablen con sus compañeros de trabajo y naveguen por Internet en lugar de trabajar. Al permitirles trabajar de forma remota a veces, les ahorras mucho tiempo en los desplazamientos y, de hecho, los haces más productivos.
Ofertas de trabajo más atractivas
De acuerdo con FlexJobs, en los últimos 12 años, ¡el número de personas que trabajan de forma remota ha crecido un 159%! Y a medida que más personas consideran que este beneficio es uno de los más importantes, es necesario que sigas siendo competitivo en el mercado. Por ejemplo, cuando se les pide que califiquen los beneficios de las empresas, los padres anteponen el trabajo remoto a los salarios más altos.
Además, la mayoría de las personas no están dispuestas a viajar más de una hora para ir al trabajo, pero si les dejas trabajar desde casa algunos días a la semana, podrían reconsiderarlo.
Acceso a una mano de obra más grande
Si, pasado un tiempo, decides que tus empleados trabajen a distancia a tiempo completo, puedes empezar a contratar talentos de todo el mundo. Para entonces, ya habrás pasado por todos los altibajos de la gestión de una plantilla remota y estarás preparado para cualquier reto que pueda surgir.
Ahorro de costes
Y probablemente la principal razón por la que las empresas recurren al trabajo a distancia es el ahorro. Las empresas ahorran en espacio de oficina, suministros, existencias de cocina, etc. Por otro lado, los trabajadores están ahorrando en gastos relacionados con el coche, porque no lo conducen tanto. También ahorran en comida, porque es más probable que coman comida casera si trabajan desde casa. Y por último, pero no por ello menos importante, tienen menos gastos de vestuario (especialmente si tu empresa tiene un código de vestimenta formal).
Por último, no hay que olvidar que los estudios han demostrado que los empleados que trabajan desde casa son más productivos, ¿y quién no quiere un equipo más productivo?
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Prueba Gratis¿Todos los equipos pueden trabajar desde casa?
En general, casi todos los equipos, salvo los que necesitan tener contacto en persona con los clientes, pueden trabajar desde casa. Sin embargo, esta opción tuvo su auge primero entre las empresas de TI, y la mayoría de las personas que tele trabajan lo hacen en el servicio de atención al cliente. Incluso las empresas que están introduciendo poco a poco esta opción suelen probarla con estos equipos.
Luego están los equipos de marketing, especialmente los escritores que trabajan de forma remota. Diseñadores, desarrolladores de software, gerentes de proyectos, etc.
A continuación están los equipos de marketing, sobre todo los redactores que trabajan a distancia. Diseñadores, desarrolladores de software, gestores de proyectos, etc.Hoy en día, la mayoría de las llamadas de ventas y demostraciones de productos se hacen por Internet, así que no importa mucho si el vendedor está sentado a tu lado o en casa.
Recientemente, otras profesiones han empezado a buscar oportunidades a distancia, como los consultores y los contables. La mayoría de estas funciones no se requieren 8 horas al día, todos los días de la semana, por lo que tiene sentido contratarlos en función de las necesidades.
Dada la gran cantidad de herramientas tecnológicas disponibles en la actualidad, el trabajo de estas personas no se verá afectado porque dispondrán del software para trabajar allí donde se encuentren.
También debes tener en cuenta de que no todos los empleados están hechos para trabajar a distancia. Los que suelen ser buenos para este tipo de trabajo son los emprendedores, los motivadores, los que son extremadamente independientes y autodisciplinados. Cuando trabajas en una oficina, otras personas trabajan a tu alrededor y hay una especie de presión de grupo para seguir trabajando; las oficinas remotas distraen mucho más, sobre todo a las personas que nunca han trabajado de esta manera.
La gestión del tiempo y las habilidades de comunicación también son imprescindibles. De nuevo, al trabajar desde casa, tus empleados tendrán que organizar sus propios horarios. Además, su colaboración con el equipo se basará en la comunicación en línea, por lo que debes asegurarte de que tengan buenas habilidades de comunicación.
Factores más importantes a tener en cuenta
Dedicaremos esta sección a algunos de los aspectos empresariales más importantes que debes tener en cuenta antes de permitir que tus empleados trabajen desde casa.
Comunicación
Una de las mayores preocupaciones de los directivos cuando deciden permitir el teletrabajo es cómo funcionará el equipo si no comparten las mismas oficinas. Sí, seguirán utilizando las mismas herramientas que cuando están en la oficina, pero a veces es mucho más fácil hablar con un compañero de trabajo sobre el progreso de un proyecto que escribir largos correos electrónicos o mensajes en Slack.
Aunque sigue siendo importante tener el mayor tiempo posible cara a cara cuando trabajas con un equipo remoto, debes asegurarte de tenerlo todo por escrito. Si utilizas una de las herramientas de gestión de proyectos, asegúrate de dejar comentarios sobre los acuerdos alcanzados para que todo el mundo esté al tanto de cualquier actualización.
Slack se ha convertido en una de las herramientas clave de cualquier equipo, ya sea a distancia o no. Pero también tiene algunas desventajas. Cada nueva notificación interrumpe el flujo de trabajo, y cuando tienes un equipo grande es inevitable que las notificaciones sigan apareciendo todo el tiempo. Por eso debes adoptar la comunicación asincróna. No esperes que tu equipo esté conectado en todo momento, hazles saber que está bien utilizar el modo "No molestar" para que puedan centrarse en su trabajo.
Es muy fácil comunicarse mal en un entorno remoto, por lo que debes crear algunas normas, así como canales de comunicación adecuados para todos los equipos. Cuando haya un problema urgente que deba solucionarse lo antes posible, utiliza llamadas o incluso SMS. Cuando hables de productos, proyectos, clientes, marketing, etc., crea canales separados para cada tema e incluye sólo a las personas que deban ser incluidas. A Jonathan de Contabilidad no le interesan tus nuevos grupos de contenido. No te preocupes por comunicar más de la cuenta, ya que hay más posibilidades de que no digas algo importante que de que digas demasiado.
También deberías crear un lugar donde los empleados puedan hablar sobre cosas al azar, como qué tal les va el día o si han visto una buena película últimamente: este canal sustituye a la cháchara de oficina y es crucial para mantener una buena relación entre los miembros del equipo.
La colaboración puede simplificarse con el mismo sistema, pero también necesitarás una herramienta de gestión de proyectos y herramientas basadas en la nube para que los empleados puedan acceder a los archivos importantes estén donde estén.
Administración de proyectos
Ya que hemos mencionado las herramientas de gestión de proyectos, es hora de hablar de cómo gestionar proyectos cuando tus empleados trabajan desde casa. En primer lugar, es importante que todos sean conscientes del papel que desempeñan en el proyecto, así como de la forma en que su contribución (o la falta de ella) afecta a todo el proceso.
A continuación, debes pensar en la delegación. Cuando delegues tareas para el nuevo proyecto, intenta dividirlas en trozos más pequeños. De este modo, será más fácil para los gestores y jefes de equipo hacer un seguimiento del progreso del proyecto, pero también ayudará a los empleados. En concreto, podrán organizar mejor su agenda, pero también podrán tachar muchas tareas diferentes de sus listas por la sensación de logro que les dará cada finalización. Además, las tareas con plazos largos hacen que la gente procrastine más, así que deberías pensar en ello antes de empezar a recortar tu proyecto.
Sin embargo, debes tener cuidado de no dividir las tareas que están estrechamente relacionadas durante la ejecución, porque puede ser difícil para los miembros de tu equipo ver el panorama general de esta manera.
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Prueba GratisResponsabilidad
Tanto si tu equipo trabajo a distancia o no, todos deben responsabilizarse de sus acciones, ya sean buenas o malas. El primer paso para ello es asegurarse de que todo el mundo sabe de qué es responsable. Es decir, la comunicación entre los jefes de equipo y los empleados debe ser clara y directa. No se puede pretender responsabilizar a alguien de algo que no ha hecho si ni siquiera sabía que debía hacerlo.
Además de comunicar claramente las tareas, debes asegurarte de que todo el mundo sabe cuándo vence el plazo y qué se espera de los resultados. Para asegurarte de que todo el mundo está al tanto de las tareas, puedes introducir el uso de software de monitorización del trabajo desde casa que puede ayudarte a obtener pruebas del trabajo, pero hablaremos de estas herramientas más adelante en la guía.
Cuando el proyecto esté terminado, reúne al equipo para compartir opiniones, elogiar y repasar los problemas que hayan surgido durante el proceso.
¿Cómo puedes garantizar la responsabilidad de tu equipo? Con herramientas de monitorización del trabajo desde casa.
Prueba GratisNada es perfecto
Así es, nada es perfecto, y es de esperar que te encuentres con algunos baches durante la transición a una empresa de trabajo desde casa.
Aunque trabajar desde casa te permitirá reducir algunos costes importantes de la empresa, al principio esta transformación puede requerir un presupuesto que no esperabas. Este presupuesto debe cubrir los costes de formación inicial de los empleados, especialmente los relacionados con la seguridad de los datos. Además, puede que tengas que proporcionar a los empleados equipos más adecuados para trabajar desde casa.
Es probable que todo el proceso de transición al trabajo desde casa no vaya sobre ruedas al principio. Los empleados necesitarán tiempo para adaptarse, y es de esperar que surjan problemas como niveles de productividad más bajos o problemas de comunicación. Es importante que te tomes tu tiempo, hables sobre estos retos con tu equipo y trabajes en posibles soluciones.
También debes contar con que ciertos aspectos del trabajo a distancia ocasional molestarán a tus empleados. Por ejemplo, a algunas personas les cuesta diferenciar entre el lugar donde trabajan y el lugar donde se relajan. En un escenario ideal, todos tus empleados tendrían algún tipo de oficina en casa, o al menos un espacio dedicado donde trabajar. Es una buena idea compartir con ellos algunos consejos sencillos y eficaces que pueden seguir para adaptarse más rápidamente.
La falta de tiempo cara a cara no será un problema si tu equipo teletrabaja unos días al mes, pero no es imposible que haya situaciones ocasionales en las que sería mejor reunirse personalmente para resolver el asunto en cuestión.
El trabajo desde casa puede suponer más horas para algunas personas, que no dejarán de pensar "déjame terminar esta cosa", y es inevitable que se prolongue. Sin duda, te aconsejamos que enseñes a tus empleados que deben seguir cumpliendo el horario y las horas de trabajo habituales, sin hacer horas extra innecesarias.
También puedes introducir una herramienta de control de horas de trabajo desde casa para ayudarles a controlar cuántas horas han estado trabajando y asegurarte de que no están trabajando más de la
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Prueba GratisSi ves que este tipo de trabajo no es adecuado para tu equipo, no temas cerrar el programa. Probablemente sepas que IBM es una de las empresas pioneras en teletrabajo. En 1979 probaron el trabajo desde casa, y en 1983 alrededor de 2.000 de sus empleados trabajaban desde casa. En 2009, publicaron un informe que afirmaba que el 40% de sus empleados (unos 368.000) no tienen oficina. Con esta medida, IBM consiguió ahorrar casi 2.000 millones de dólares. Sin embargo, en 2017 han dado marcha atrás en su política de teletrabajo y han devuelto a miles de sus empleados a las oficinas.
Judith Olson, una experta en trabajo a distancia compartió su opinión sobre el tema, y afirmó que IBM tal vez se dio cuenta de que sus trabajadores remotos son invisibles, y que no tienen idea de lo que la persona está haciendo, con qué tipo de distracciones está lidiando. Por otra parte, los empleados no tienen ni idea de lo que pasa con los directivos.
Por supuesto, esto es más difícil en un equipo totalmente remoto, pero puedes intentar minimizarlo manteniendo una comunicación regular y abierta con el equipo que trabaja desde casa. Deja que compartan libremente las dificultades a las que se enfrentan cuando trabajan desde el salón de su casa. Escucha, no critiques, y crea posibles soluciones para ellos.
Planificación y ejecución de la política de trabajo desde casa
Antes incluso de empezar a planificar tu estrategia de teletrabajo, debes identificar cuáles son las razones por las que quieres adoptar esta política, porque tu plan, tus objetivos y tu ejecución dependerán en gran medida de lo que quieras conseguir dejando que los empleados trabajen desde casa.
Debes hacer una evaluación de los equipos que trabajarán desde casa y trazar un mapa de todos sus procesos. Es inevitable que algunos de estos procedimientos tengan que cambiar, pero también debes comprobar si hay alguno que deba permanecer intacto.
Después, tienes que hacer una lista de las responsabilidades y funciones de cada empleado que vaya a trabajar desde casa, para analizar cómo se verán afectadas sus funciones por este cambio. Asegúrate de no perder de vista las tareas críticas y de contar con estrategias en caso de que algo vaya mal en ellas.
En general, la mayoría de las empresas pueden planificar el trabajo desde casa siguiendo cuatro sencillos pasos:
- Selecciona una herramienta de gestión de proyectos que utilizará tu equipo (si ya utilizas una, no es necesario que cambies a otro proveedor);
- Mapea todas las tareas actuales que tienen tus empleados, añádelas a la herramienta y asígnalas adecuadamente;
- Asegúrate de que todas las actas de las reuniones se asignan a tu herramienta de gestión de proyectos y de que las tareas se crean en función de dichas actas;
- Empieza a controlar el tiempo dedicado a cada tarea para garantizar la productividad y que se cumplan los plazos.
- Si eres directivo, experimenta saliendo de la oficina durante unos días y trabajando desde casa. Esta prueba te mostrará si sigues teniendo control sobre lo que ocurre en tu equipo, pero también qué áreas debes mejorar para que el trabajo desde casa funcione sin problemas.
Además, debes revisar todas las políticas y asegurarte de que están en consonancia con la opción del trabajo desde casa. Mejor aún, crea una política especial de trabajo desde casa, un manual o unas directrices que tus empleados remotos deban seguir. Estas políticas suelen incluir las mejores prácticas en materia de protección de datos, uso de los dispositivos y el software que se les proporciona, así como las medidas que se tomarán en caso de que se infrinja alguna de las normas. Los manuales son realmente necesarios, porque son un recurso al que acudir si tus empleados tienen alguna duda sobre su trabajo ocasional desde casa.
Si necesitas ayuda para crear la política de trabajo desde casa, puedes descargar aquí nuestra plantilla gratuita.
Director de Recursos Humanos y cofundador de Zety. Herramientas de las que no puedes prescindir
En la era de la transformación digital es difícil imaginar que no haya muchos programas informáticos en los que confíe su organización. Sin embargo, para que tu equipo siga funcionando como siempre aunque trabaje desde casa, debes asegurarte de que utilizas software basado en la nube.
Por suerte, el mercado está lleno de ellos, y probablemente podrás encontrar cualquier software que necesites en un entorno de nube.
Hay varios tipos de herramientas que necesitarás si quieres permitir el trabajo a distancia. Las primeras de la lista son las herramientas de comunicación y colaboración. Probablemente ya estés utilizando Teams, Skype for Business, Slack o cualquier otra que te permita estar en contacto con tus compañeros de trabajo. Al trabajar desde casa, es posible que tus empleados tengan que depender más de estas herramientas, así que asegúrate de que estás perfectamente satisfecho con su funcionamiento: no hay fallos, tiempos de inactividad, etc. Además, asegúrate de contar con herramientas de videoconferencia por si tienes reuniones mientras trabajas a distancia.
Cuando se trata de colaboración, las herramientas dependen de los equipos que trabajan a distancia. Los equipos de marketing y ventas suelen colaborar a través de G Suite, Hubspot y Buffer. Mientras que tu equipo de soporte podría estar utilizando Intercom, o Drift.
También es importante almacenar archivos cruciales en la nube, para que todos puedan acceder a ellos cuando sea necesario.
¿Y cómo controlan las empresas el trabajo desde casa?
Monitorizar a los empleados que trabajan desde casa es bastante sencillo si quieres controlar la seguridad, la responsabilidad, la productividad e incluso la asistencia. Para obtener esta prueba de trabajo verificada, simplemente necesitarás una herramienta de seguimiento del trabajo desde casa como Insightful. Con nuestro software, la pregunta de cómo controlar el trabajo desde casa se responde fácilmente con funciones como el etiquetado de productividad, el seguimiento de la productividad, las capturas de pantalla y la opción de fichar manualmente. Si quieres ir un paso más allá, puedes supervisar a los empleados que trabajan desde casa con el seguimiento de proyectos y tareas, para asegurarte de que todos son conscientes de lo que tienen que hacer y de que no se incumplen los plazos.
Las herramientas de gestión de proyectos y tareas son esenciales si quieres asegurarte de que todo el mundo es consciente de sus responsabilidades del día. Sin embargo, lo mejor es que encuentres un cronómetro con funciones de gestión de proyectos, para que no tengas que pagar por dos herramientas distintas.
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Prueba GratisTrabajo de emergencia desde casa: actualización de 2020
Tras el reciente brote de coronavirus, muchas empresas se han visto obligadas a cerrar sus oficinas y dejar que sus equipos trabajen desde casa. Incluso IBM, que devolvió a casi todos sus trabajadores a distancia a las oficinas hace apenas tres años, ha emitido ahora una recomendación de trabajo desde casa para todos los empleados de las zonas más afectadas. Además de ellos, otras grandes empresas como Coca-Cola, Google, Facebook, PwC han enviado a sus empleados a trabajar desde casa de forma imprevista. De este modo, las empresas protegen a sus empleados y se aseguran de que el virus no se propague por sus oficinas, pero también minimizan los riesgos de propagación dado que reducen los desplazamientos.
Facebook canceló su conferencia de desarrolladores F8, también se ha retirado de la Game Developers Conference. Muchas otras conferencias fueron canceladas, o se convirtieron en eventos sólo en línea.
Algunas de estas empresas ya tienen políticas de trabajo desde casa, por lo que son conscientes de cómo funciona el sistema, los empleados saben qué hacer, etcétera. Pero, ¿qué ocurre con las empresas que nunca tuvieron este tipo de políticas y ahora, de repente, necesitan enviar a sus empleados a trabajar a distancia por tiempo indefinido? Estas empresas son un caos porque los empleados no son conscientes de cosas básicas como qué deben hacer en caso de que les falle el hardware.
Incluso si te encuentras en una zona no afectada, deberías empezar a pensar con antelación y permitir que los empleados trabajen desde casa uno o dos días, sólo para practicar y ver qué puedes esperar de un programa de este tipo.
Tu plan de trabajo de emergencia desde casa debe ser una política que todos los empleados conozcan. Debe explicar detalladamente qué incluye este trabajo a distancia, si las reuniones se celebrarán en línea (y a través de qué herramientas), qué deben hacer si les llegan clientes, cómo actuar en caso de mal funcionamiento del software/hardware, etc. Si no empiezas a planificar ahora, puede que te pille por sorpresa cuando, en algún momento, tengas que dejar que todo el mundo se vaya a casa.
Aunque tu zona nunca se vea afectada por el brote actual, no hay forma de saber si otro tipo de catástrofe puede hacer que tengas que empezar a trabajar a distancia durante un tiempo, así que es bueno estar siempre preparado.
Conclusión
El hecho es que las empresas pueden ganar mucho permitiendo a sus empleados trabajar desde casa ocasionalmente. Sin embargo, es un proceso que no debe hacerse lo más rápidamente posible; tómate su tiempo, evalúa tus opciones y asegúrate de que tienes todas las herramientas y procesos establecidos antes de proceder.
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Tener un lugar de trabajo flexible en el que la gente pueda trabajar desde casa si lo desea nunca ha planteado grandes problemas. Las personas que pueden ser productivas desde casa son las que uno quiere contratar en cualquier caso. Todo el mundo debería querer contratar a personas responsables, con iniciativa y automotivadas.