01: ¿Qué es el software de monitoreo de la actividad del usuario?

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Similar a herramientas de monitoreo de empleados, las organizaciones que desean mejorar el rendimiento de su equipo en muchos niveles diferentes utilizan el software de seguimiento de la actividad. El software permite a los gerentes realizar un seguimiento de las actividades diarias de sus empleados, proporcionándoles información sobre cómo pasan sus horas de trabajo.

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También le ayuda a revelar la productividad general e individual de su organización, a la vez que le proporciona información útil sobre cómo mejorarla. Además, puede ver las actividades de los usuarios en tiempo real e históricamente, lo que le permite realizar un seguimiento preciso del progreso de cada uno de sus equipos en términos concretos.

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Un monitor de actividad de PC como Insightful le permite rastrear a sus empleados de manera eficiente y, al mismo tiempo, asegurarse de que su privacidad no se vea comprometida. Principalmente, ahorra tiempo y le muestra cómo se utilizan los recursos de su empresa, pero también le ayuda a prevenir actividades potencialmente dañinas, como las amenazas internas y las filtraciones de datos.

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02: ¿Cómo funciona el software de seguimiento de actividad?

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Un rastreador de actividad eficaz se compone de dos partes:

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1. Una aplicación que está instalada en las computadoras de sus empleados, conocida como «agente»; y

2. Un panel al que los gerentes y administradores pueden acceder a través del navegador.

El agente de las computadoras de sus trabajadores recopila los datos y los envía al panel de control, donde puede revisarlos a nivel individual, de equipo u organizacional. El software también se puede usar para crear informes ricos en datos basados en la información y los conocimientos precisos que le interesan.

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Para ayudarte a entender mejor cómo funciona el software de monitorización de actividad, centrémonos ahora en las funciones clave que tiene.

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[fs-toc-omit]Uso de aplicaciones y sitios web

Esta función le permite ver qué aplicaciones y sitios web utilizan sus empleados durante su jornada laboral, así como cuánto tiempo dedican a cada uno de ellos.

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[fs-toc-omit]Capturas de pantalla

Software de monitoreo de pantallas para empleados con capturas de pantalla proporciona una instantánea de en qué están trabajando sus empleados en cualquier momento.

Según tus preferencias, esta función puede activarse o desactivarse y personalizarse según los intervalos de tiempo programados en los que se realizarán las capturas de pantalla. Algunos programas también te permiten desactivar las capturas de pantalla de aplicaciones y sitios web específicos.

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[fs-toc-omit]Seguimiento de actividades

Con esta función, puedes ver cuánto tiempo han pasado trabajando activamente en sus ordenadores, a diferencia de las entradas de tiempo inactivas y manuales. La actividad registrada se muestra de forma exhaustiva en los registros de actividad de los ordenadores para todos los miembros de tu equipo.

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[fs-toc-omit]Seguimiento de la productividad

En función de las etiquetas (productivas, improductivas y neutrales) que asigne a cada aplicación y sitio web, monitoreo de computadoras de empleados el software calculará automáticamente los niveles de productividad de sus empleados y equipos.

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[fs-toc-omit]Informes

Los informes generados automáticamente y repletos de datos incluyen la asistencia de los empleados, la información sobre la productividad y el tiempo dedicado a los proyectos y las tareas. Los informes se pueden descargar al instante o puedes crear un cronograma para que te los envíen automáticamente por correo electrónico de forma regular.

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03: ¿Cómo monitorear la actividad de la computadora?

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Hay varios tipos de herramientas que puede utilizar para supervisar la actividad informática de los empleados. Además del software de monitoreo de la actividad de los usuarios, también puede recurrir a software de monitoreo de empleados, o software de seguimiento de tiempo y asistencia.

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También hay opciones de software que se centran más en la seguridad, como prevención de amenazas internas o herramientas de prevención de pérdida de datos.

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Todas estas herramientas rastrean la actividad informática de los empleados de una manera diferente. Sus funciones, si bien son similares en algunos aspectos, rastrean diferentes actividades y proporcionan informes dispares. Es por eso que debes considerar qué datos necesitas más para mejorar tu negocio antes de decidirte por un tipo de software.

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04: Los beneficios de la supervisión de la actividad de los usuarios

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[fs-toc-omit]Qué puede hacer el software de monitoreo de la actividad de los empleados por su equipo

Los beneficios del software de monitoreo de la actividad de los usuarios son numerosos. Y se agravan con el tiempo. Es decir, cuanto más tiempo utilices el software, mayor será el impacto que tendrá en el rendimiento de tu equipo. Veamos las ventajas competitivas que obtienen las empresas cuando utilizan un software para la actividad de los usuarios.

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[fs-toc-omit]Una fuerza laboral más productiva

Sea cual sea el tipo de actividad de los empleados y software de seguimiento de la productividad elija, podrá usarlo para aumentar la productividad en su organización. Para ello, le ayuda a encontrar y eliminar los cuellos de botella en sus proyectos y procesos. Además, puede ayudar a minimizar las distracciones, haciendo que sus empleados estén más concentrados que nunca.

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[fs-toc-omit]Ahorre tiempo y recursos

Si bien, como cualquier software, la implementación de un software de monitoreo de las actividades de los usuarios implica una inversión, pronto se amortizará al ahorrarle tiempo y recursos.

Al descubrir y eliminar los cuellos de botella en el flujo de trabajo, su fuerza laboral será más eficiente, lo que le permitirá ahorrar horas de tiempo valioso. Además, las empresas pierden mucho dinero debido al «robo de tiempo» y a que los empleados dedican tiempo a asuntos privados durante las horas de trabajo. El rastreador de actividad informática minimiza esta pérdida de tiempo, lo que reduce los altos costos financieros que ocasiona a las empresas.

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[fs-toc-omit]Qué puede hacer el software de monitoreo de la actividad de los empleados por su equipo

No es raro que al principio algunos empleados se muestren escépticos o disgustados ante la idea de que se controlen sus actividades durante las horas de trabajo. Sin embargo, al explicarles los beneficios, se puede contrarrestar cualquier escepticismo para conseguir su aceptación. Por lo tanto, repasemos los principales beneficios que el software de monitoreo de la actividad de los empleados brinda a sus empleados.

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[fs-toc-omit]Una carga de trabajo optimizada

El software de registro de actividad diaria suele tener una funcionalidad de gestión de proyectos integrada o puede integrarse fácilmente en sus sistemas existentes.

Cada vez que comienzas un nuevo proyecto, puedes ver claramente qué tan ocupado está tu equipo, sin importar qué tan grande o distribuido esté. Este nivel de supervisión te permite asignar mejor a los empleados a los proyectos en función de la carga de trabajo, sin tener que interrumpir su trabajo actual.

Los empleados aprecian esta función, ya que les ayuda a mantenerse ocupados, pero no con exceso de trabajo.

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[fs-toc-omit]Reconocimiento y recompensas

No es ningún secreto que a las personas les gusta que se les reconozca por su trabajo, desarrollo y contribuciones al éxito de la empresa. Una vez que comprenda cómo supervisar la actividad informática de los empleados, podrá reconocer todo el trabajo excepcional realizado por sus empleados.

Si no tienes un sistema de recompensas en tu organización, definitivamente deberías considerar crear uno y recompensar a los empleados que hayan progresado más, en función de los resultados o durante un período de tiempo determinado.

Cuando utiliza un software para supervisar la actividad de los ordenadores, puede descubrir fácilmente a los trabajadores destacados que merecen mayores bonificaciones o incentivos; o a aquellos que necesitan formación adicional para mejorar en lo que hacen.

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[fs-toc-omit]Un lugar de trabajo más transparente

Todos los empleados aprecian la transparencia. Quieren saber exactamente cómo le va a la empresa, hacia dónde se dirige y cómo llegará allí. También necesitan saber de qué manera lo que hacen contribuye al éxito general de la empresa.

Las herramientas de supervisión de la actividad de los empleados le permiten compartir los datos recopilados de forma sencilla. Esto no solo genera transparencia y confianza, sino que también mantiene a todos informados sobre el progreso de la empresa.

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05: Las desventajas (menores) del software de monitoreo de la actividad del usuario

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No se puede negar que el software de monitoreo de la actividad empresarial brinda muchos beneficios tanto a los empleados como a los empleadores. Sin embargo, todavía hay algunos inconvenientes a los que debes prestar atención.

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[fs-toc-omit] Problemas de confianza y privacidad

No es un secreto que si monitorizas la actividad informática, existe la posibilidad de provocar estrés y agotamiento entre tus empleados. Esto se debe a la percepción de problemas de confianza y privacidad que pueden surgir al utilizar el software Monitor PC Activity.

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Si presentas un software de monitoreo sin explicarle a tu equipo por qué lo haces, qué datos recopilarás y quién los verá, estás dejando mucho a su imaginación.

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Desafortunadamente, el primer instinto es pensar: «Nuestro jefe no confía en nosotros». Debe abordar este problema desde el principio dedicándose tiempo a explicar y responder cualquier pregunta que sus empleados puedan tener sobre el registro de actividades informáticas. En resumen, una comunicación clara es vital.

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Es posible que sus trabajadores también se preocupen por su privacidad, por lo que debe limitar la supervisión solo a las aplicaciones y sitios web que se utilizan para las empresas y utilizarla únicamente durante las horas de trabajo.

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[fs-toc-omit] Microgestión

Cómo monitorear la computadora del empleado sin microgestionarlos? De hecho, es bastante fácil. No seas quisquilloso con cada cosa que hagan y deja de analizar los datos individuales de cada minuto de cada día. En su lugar, analice los datos agregados semanalmente y, si observa que la productividad de alguien está disminuyendo vertiginosamente, solo entonces analice sus datos individuales y mantenga una conversación abierta al respecto.

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Tenga cuidado de no microgestionar. Si avisas a las personas cada vez que abren las noticias en lugar de los correos electrónicos del trabajo, es probable que generes una fuerza laboral infeliz y estresada.

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06: Cuestiones legales a considerar

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El software de monitoreo de actividad, especialmente aquellos que rastrean la actividad en Internet, va acompañado de importantes consideraciones legales y éticas. Por lo tanto, para asegurarse de que está implementando y utilizando el software al pie de la letra, le recomendamos encarecidamente que consulte a expertos legales en su país de operación.

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Según el país, la ley normalmente exige que notifiques a los empleados sobre cualquier práctica de supervisión que estés utilizando. En algunas partes del mundo, incluso tienes que obtener su consentimiento por escrito y notificárselo con al menos dos semanas de antelación, además de otros requisitos estrictos.

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Además, no debe olvidar el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos) y otras legislaciones que cubren la protección de datos y la privacidad.

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En algunos casos, debe consultar con expertos en derecho laboral o laboral; en otros casos, su mejor opción podrían ser los profesionales de la protección de datos.

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07: Elegir el mejor monitor de actividad

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Hay una gran cantidad de soluciones que pueden ayudarlo a monitorear la actividad de los usuarios en Internet o, de manera más amplia, a monitorear sus actividades informáticas. Por lo tanto, no es de extrañar que elegir el mejor monitor de actividad pueda parecer una tarea abrumadora.

Para ayudarlo a simplificar su tarea, estos son nuestros consejos favoritos para ayudarlo a seleccionar la solución que mejor se adapte a sus necesidades.

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[fs-toc-omit]Defina sus objetivos

Todo empieza con un objetivo. Piense por qué quiere usar este tipo de solución y qué le ayudará a lograr a corto y largo plazo. Por ejemplo, ¿necesitas ¿software para monitorear a los empleados remotos?

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Cualquiera de los siguientes objetivos es bueno, pero tómate tu tiempo para adaptarlos a tus necesidades

• Agregar seguridad adicional a los datos de su empresa
• Mejorar la productividad y la eficiencia de sus empleados
• Optimización de proyectos y gastos

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[fs-toc-omit]Pruebe el software

Con sus objetivos claramente en mente, será más fácil crear una lista corta de soluciones que se ajusten a sus necesidades. Y una vez que lo tengas, puedes empezar a hacer pruebas.

Compruebe si hay retrasos, errores o cualquier deficiencia que tenga el rastreador de actividad de Internet durante el proceso de prueba. Ninguna solución será perfecta, pero no debes pasar por alto ninguna señal de alerta. Comprueba la velocidad y el espacio de almacenamiento del software y toma nota del tipo de datos que puede recopilar.

Aproveche toda la duración de las pruebas gratuitas que ofrecen los proveedores, preste atención a la facilidad de uso e incluya a sus empleados en el proceso para obtener sus opiniones.

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[fs-toc-omit]Piense en los recursos

Es fácil encontrar la solución más barata y dar por terminado el día. Pero el hecho de que sea la más barata no significa que vaya a ser fácil de usar o instalar. Por no hablar de su eficacia.

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Al seleccionar una solución, piense en la complejidad de la solución por parte del usuario. ¿Sus empleados tienen problemas para navegar por el agente? ¿Se quejan los gerentes del tiempo y el esfuerzo que se necesitan para navegar por el panel de control?

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La usabilidad es una parte fundamental de su elección. Es posible que tengas que pagar un poco más por una solución fluida y optimizada para el usuario, pero teniendo en cuenta el tiempo que te ahorrará, es un gasto justificado.

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08: Conclusión

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Después de leer esta práctica guía, ahora sabe mucho más sobre el software de monitoreo de la actividad de los usuarios que hace unos minutos. Sin embargo, se puede decir con seguridad, todavía hay mucho que entender. ¡Qué bueno para ti! ¡Somos expertos en la materia!

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Si realmente quieres obtener más información sobre cómo supervisar el uso del ordenador por parte de los empleados y cómo supervisar la actividad en línea, regístrate para obtener una prueba gratuita y te guiaremos a lo largo de todo el proceso, respondiendo a cualquier pregunta que surja durante el proceso.