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La política se actualiza cada trimestre. El back office cambia cada día.
Cada operación del front office queda registrada al milisegundo. El trabajo de conciliación, onboarding y revisión que hay detrás se estima una vez por trimestre, en una hoja de cálculo.
En tres meses en un banco líder de EE. UU., tras detectar una brecha del 25 % entre las horas facturadas y las trabajadas
En más de 500 casos diarios en una firma global de inteligencia financiera, con el trabajo con y sin IA separado por línea de producto
Que el propio caso de estudio de Peach Payments atribuye a su modelo operativo remote-first
Convertir la política trimestral en un registro diario
Sin Insightful
Herramientas de IA de uso diario que nadie aprobó, sin registro de cuáles ni con qué frecuencia.
Nadie puede ver cómo se usa la capacidad del back office, así que el exceso de personal es difícil de argumentar.
La misma revisión se hace distinto en cada equipo, y el primero en notarlo es un regulador.
Licencias compradas, herramientas desplegadas y ninguna forma de saber si algo cambió.
No hay registro hasta que alguien lo pide, y entonces empieza la carrera.
Con Insightful
Qué herramientas de IA están abiertas, qué equipos las tienen y por cuánto tiempo cada semana.
Qué funciones del back office operan por debajo de la utilización para la que se dotaron.
El tiempo por paso en cada equipo, lado a lado, para compararlo con el proceso documentado.
Qué equipos adoptaron las herramientas que se pagaron, frente a los equipos que trabajan sin ellas.
Horas y uso de aplicaciones registrados mientras se trabaja, exportables cuando un revisor lo pide.
Encontrar las herramientas de IA que operan fuera de la lista aprobada
El uso se obtiene del endpoint y no de la consola de un proveedor, así que una herramienta de IA que nadie compró por compras igual aparece, con el equipo y las horas detrás.
- Marcar las herramientas de IA fuera de la lista aprobada, con el equipo que usa cada una
- Ordenar las herramientas por la frecuencia con que cada equipo las abre, semana a semana
- Se obtiene una lista ordenada: las alertas de política específicas para IA aún no están disponibles
Justificar la plantilla del back office con utilización medida
Cada cifra muestra su variación porcentual frente al período anterior de la misma duración, así que una función que opera por debajo de su dotación se ve antes de la próxima contratación.
- Comparar la utilización por función con el nivel para el que se dotó
- Encontrar los flujos de trabajo que absorben más horas por caso
- Revisar si hay capacidad libre antes de aprobar una nueva contratación
Descubra qué herramientas se le escaparon a la política
Renovar las licencias de IA según las horas que la gente les dedica
Cada equipo se ubica según amplitud y profundidad como Champions, Regulars, Deep Divers o Dabblers, y cada licencia muestra la última fecha en que alguien la abrió.
- Comparar los equipos que usan IA con los que trabajan sin ella
- Ajustar la renovación según las licencias abiertas antes de firmar la factura
- Comparar la adopción entre herramientas, una función a la vez
Mantener la captura lejos de los sistemas con datos de clientes
La captura se desactiva para una aplicación concreta, un equipo o una persona, y todo el despliegue puede funcionar en infraestructura propia en lugar de la nuestra.
- Desactivar la captura para una aplicación concreta, un equipo o una persona
- Limitar a cada gerente a los equipos de su alcance asignado
- Desplegar on-premise o en una nube privada que la empresa ya gestiona
¿Qué equipos de back office usan IA en el trabajo mismo?
People Intelligence muestra cuánto del trabajo de conciliación y revisión de cada equipo pasa por una herramienta de IA, y con qué profundidad. Sugiere el siguiente paso, aprendido del equipo que va adelante, y sigue la proporción de IA en ese trabajo hasta alcanzar el objetivo.
Qué se recopila en un puesto que maneja datos de clientes
Limitado por diseño: Insightful recopila la forma del trabajo y no su contenido, y el alcance se acuerda con el revisor antes de la instalación.
Tres respuestas que tener antes de la próxima revisión del regulador
Juntas muestran con qué herramientas funciona el back office, si su dotación se sostiene y qué se le puede entregar a un revisor el día que lo pida.
¿Qué herramientas de IA se usan?
Cada herramienta de IA que abre cada equipo, ordenada, con su fecha de última apertura.
¿Podemos justificar el número de empleados?
Utilización por función del back office, leída antes de aprobar la próxima contratación.
¿Qué podemos entregarle hoy a un revisor?
Alcance, cifrado y residencia por escrito, más el historial de administración con el complemento Audit Logs.
Equipos de servicios financieros que eligieron saber
La pregunta sobre IA, el caso de plantilla y el expediente de revisión salen de un solo registro del trabajo del back office, en lugar de tres solicitudes a tres equipos.
Todos los sistemas con los que opera el equipo de servicios financieros, conectados
Insightful se conecta con las herramientas de proyectos, recursos humanos y servicio que ya usa un back office de servicios financieros. Los datos de trabajo también se pueden consultar con conectores MCP.
Una lectura diaria del back office, no una vez por trimestre
Lo que más nos preguntan los líderes de servicios financieros
La Shadow AI es cualquier herramienta de IA que alguien usa sin aprobación de TI o de cumplimiento, y a la que pueden llegar datos sensibles. Insightful muestra cada herramienta de IA en uso en los equipos, con qué frecuencia se abre cada una y qué equipos la tienen, para que una herramienta no aprobada sea visible antes de convertirse en una exposición. Lo que muestra es el uso, no la intención: indica que un equipo abrió una herramienta cuarenta veces la semana pasada, pero no qué ingresó en ella.
Produce evidencia. No cumple una obligación en lugar de la empresa, y esa distinción es lo primero que revisa un oficial de cumplimiento. Insightful es una plataforma de información sobre el trabajo. Recopila horas, uso de aplicaciones y carga de reuniones de equipos que trabajan en escritorio, y las reporta por equipo, cada medida frente al período anterior. Mantenido de forma continua, se convierte en un registro de cómo avanzó el trabajo por un proceso del back office, disponible antes de que alguien lo pida y exportable cuando lo hagan. El programa de cumplimiento sigue siendo dueño de los controles, las pruebas y la certificación.
Sí, y los reportes son iguales esté donde esté cada persona. Se despliega on-premise o en una nube privada, admite equipos en varias ubicaciones e infiere la modalidad de trabajo a partir de la red y no del GPS. El reporte indica oficina o remoto y nada más detallado. No reporta la ubicación física de una persona, lo que responde a la siguiente pregunta.
Insightful cuenta con un reporte SOC 2 Type II, auditado anualmente. Ofrece soporte para los requisitos de HIPAA, GDPR y CCPA, que son regulaciones y no certificaciones, y precisar cuál es cuál es justamente lo importante. Los datos se cifran en reposo con AES-256 y en tránsito con TLS 1.2, con las claves en Google Cloud KMS. La instalación on-premise o en nube privada los mantiene fuera de infraestructura compartida, y el acceso se define por rol. El control que más importa es qué se recopila: las aplicaciones y páginas usadas y por cuánto tiempo, sin pulsaciones de teclas, sin audio ni video y sin el contenido de ningún mensaje o documento.
La primera lectura llega en 14 días. Funciona con la aplicación de escritorio y con pocos cambios en la forma en que la gente ya trabaja. Las primeras dos semanas muestran qué herramientas de IA se usan, dónde la utilización es más baja y cómo se reparte el tiempo entre los pasos de los procesos que se definan. Lo que dos semanas no pueden decir es si un proceso se ha desviado, porque para eso se necesita un período con el que comparar.
Workforce Analytics muestra los datos de entrada, desde la perspectiva del tiempo. People Intelligence muestra los resultados y lo que ocurre entre ambos. Aquí, eso significa qué equipos de back office tienen la IA dentro del trabajo de conciliación y revisión, y cuáles la tienen abierta al lado del trabajo. Vemos las aplicaciones, los sitios y las herramientas de IA que usan los equipos, y lo que hacen en ellos.
