Hojas de horas
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¿Cómo funciona?
No se necesitan calculadoras manuales de hojas de tiempo. Insightful genera automáticamente hojas de horas para cada uno de sus empleados en función de sus actividades informáticas.
Con su configuración personalizada, Insightful rastrea la actividad de los empleados desde el momento en que encienden la computadora hasta que la apagan. Como alternativa, puedes permitir que los trabajadores marquen las entradas y salidas manualmente.
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Reciba informes detallados de hojas de tiempo automáticamente en su correo electrónico o expórtelos como PDF, CSV o XLSX desde su panel intuitivo en cualquier momento. Filtra las hojas de horas en función de personas o equipos, y agrega fechas personalizadas para obtener los datos que realmente necesitas.
Los informes simplificarán el proceso de pago, minimizarán el tiempo perdido en la administración de la nómina y reducirán la posibilidad de errores humanos en el proceso.
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Preguntas Frecuentes
Aunque las empresas emergentes generalmente no tienen que seguir reglas rígidas, el software de hojas de tiempo aún brinda muchos beneficios. Ayuda con las facturas, los pagos, el control de los costos de los proyectos y la reorganización del tiempo de la empresa.
Dado que las hojas de horas son la fuente de las nóminas, son un documento legal y también son importantes para la facturación de los clientes. Gracias a ellas, los empleados pueden estar seguros de que recibirán la compensación por las horas trabajadas, el tiempo libre al que tienen derecho y otros beneficios.
El uso principal de las hojas de horas es calcular la nómina correctamente, por lo que se podría decir que son imprescindibles. Especialmente si tienes trabajadores por hora. Cada día, o cada semana, entregarán sus hojas de horas, las rellenarán con las horas trabajadas y, al final del ciclo de pago, tú calcularás todas las horas, las multiplicarás por la tarifa por hora y obtendrás el importe del pago.
En resumen, sí. A pesar de todas las leyes de mantenimiento de registros, los empleadores son los responsables si hay algún problema con la hoja de horas. Y si bien pueden cambiarlas, deben reflejar el tiempo que un empleado ha dedicado a trabajar. Si los empleados olvidaron introducir su hora de inicio, los empleadores pueden anotarla y hacer otros cambios similares. Sin embargo, no se les permite trabajar menos horas para poder pagar menos a los empleados. Si utilizas un sistema automatizado como Insightful, no tendrás que preocuparte por cambiar ninguna de las hojas de tiempo, ya que serán completamente precisas.
Si utilizas un software de planillas de horas automatizado, calcularás fácilmente tus horas facturables. Por ejemplo, en Insightful, cada proyecto tiene su tasa de facturación y cada vez que tus empleados trabajan en ese proyecto, la facturación se calcula automáticamente.
Realmente depende de la información que se incluya en las hojas de horas. Si solo se trata del número de horas trabajadas, se trata más bien de un documento financiero, por lo que no es confidencial. Sin embargo, si la hoja de horas incluye información clasificada como personal (seguridad social, información sobre compensaciones, evaluación del desempeño, etc.), el documento se considera confidencial.
¡Sí! Al usar un software como Insightful, obtendrás todas las hojas de horas de cada empleado justo a tiempo cada vez que las necesites. Incluso puedes crear informes automatizados que se enviarán a tu correo electrónico en el plazo que hayas establecido.
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La guía definitiva de hojas de tiempo
01: ¿Qué son las hojas de tiempo?
Las hojas de horas son registros del tiempo que sus empleados pasaron trabajando. Se pueden organizar en días, semanas o incluso meses. Además, puede usarlos para medir cuánto tiempo se dedicó a un determinado proyecto o cliente.
En la mayoría de los casos, cada empleado se encarga de rellenar su hoja de horas. Luego, los gerentes las revisan y aprueban.
[fs-toc-omit]Tipos de hojas de horas
Hay varios tipos de hojas de horas, pero lo más común es que se dividan por el período de tiempo que cubren. Por otro lado, se pueden dividir en función de la información que requieren.
- Hojas de horas diarias
- Hojas de horas semanales
- Hojas de horas quincenales
- Hojas de horas mensuales
- Hojas de tiempo del proyecto
- Hojas de horas para empleados
- Hojas de horas para gerentes
La mayoría de ellas se contabilizarían como hojas de horas manuales. En este caso, los empleados deben tener acceso a una plantilla de hoja de horas y rellenarla a mano antes de entregarla a su gerente o supervisor.
Sin embargo, dado que vivimos en una era de software y tecnología avanzada, las hojas de tiempo electrónicas y las aplicaciones de hojas de tiempo están ganando popularidad, pero las analizaremos más adelante en el texto.
[fs-toc-omit]Tipos de hojas de horas
Las plantillas de hojas de tiempo las utilizan principalmente los empleados que trabajan por hora. Muestran a los empleadores cuántas horas ha trabajado un miembro del equipo, para que puedan calcular su salario en consecuencia. Sin embargo, muchas empresas con trabajadores asalariados todavía quieren asegurarse de que su equipo trabaje 40 horas a la semana, por lo que también utilizan las hojas de horas de los empleados.
Por otro lado, las hojas de tiempo se pueden usar solo para rastrear el tiempo dedicado a ciertos proyectos. Aunque solían ser bastante útiles, cada vez son más agotadoras para los trabajadores y los empleados están recurriendo a software de seguimiento del tiempo para gestionar el seguimiento del tiempo en los proyectos.
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02: ¿Cómo se pueden utilizar los datos de la hoja de tiempo?
Las hojas de horas son increíblemente importantes para todas las empresas y tienen múltiples formas de uso y beneficios. Principalmente, te ayudarán a facturar a tus clientes con mayor precisión, a hacer un seguimiento de los costos de los proyectos, a medir el desempeño de los empleados (si estás calculando el tiempo en función de las tareas completadas) y a proporcionarte información sobre la eficiencia del trabajo de tu equipo.
También pueden ayudarlo a estimar y realizar un seguimiento del presupuesto del proyecto, así como a crear estimaciones más precisas en el futuro.
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03: Tarjetas de tiempo y hojas de tiempo: ¿cuál es la diferencia?
Aunque la tarjeta de tiempo y las hojas de tiempo se utilizan generalmente como sinónimos, son esencialmente dos cosas diferentes. Las plantillas de tarjetas horarias se utilizan principalmente como una forma de sistema de reloj que entra y sale, ya que solo registra cuándo los empleados empezaron y dejaron de trabajar durante el día. Las tarjetas horarias se utilizaban con los antiguos sistemas de punzonado que la mayoría de las fábricas tenían a lo largo de la historia, pero ahora se sustituyen por tarjetas de teclado y aplicaciones de reloj.
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04: Hojas de tiempo manuales frente a software de hojas de tiempo
Tanto las hojas de tiempo manuales como las automáticas tienen sus ventajas y desventajas. Si bien las manuales pueden ser más baratas (puedes imprimirlas o usar una plantilla de hoja de horas de Excel), son más propensas a errores humanos. Además, requieren más trabajo por parte de sus empleados. En la mayoría de los casos, es necesario recordarles que rellenen sus plantillas de hojas de horas semanales, o las dejarán para última hora y las rellenarán de memoria. Si también utilizas hojas de horas para el seguimiento del tiempo de los proyectos, no podrás obtener los datos más precisos de esta manera.
Por otro lado, el software de hojas de tiempo o software de cronometraje para empleados suele ser automático, lo que le ahorra la molestia de tener que recordárselo a sus empleados y facilita la revisión y verificación de los datos. Por ejemplo, con Insightful puede generar hojas de horas basadas en las actividades informáticas de los empleados. En función de la configuración, los empleados pueden marcar la entrada y la salida manualmente, o Insight puede detectar cuándo su ordenador se enciende/apaga y contabilizarlo. Incluso puedes crear informes en un período de tiempo que se repite, seleccionar qué empleados o equipos quieres incluir en ellos y recibir una hoja de tiempo generada automáticamente para todos los miembros de tu equipo. Estos informes se pueden generar de forma diaria, semanal o mensual.
El rastreador de hojas de tiempo en línea también se puede usar para rastrear el tiempo de los proyectos, y es extremadamente preciso, lo que significa que podrás facturar a cada cliente con las facturas más precisas. También simplificará tu proceso de administración de nóminas, ya que normalmente podrás integrarlo a tu software de contabilidad.
Las hojas de horas manuales son buenas para equipos muy pequeños, o personas, que recién comienzan a usarlas. Pueden brindarle una gran cantidad de beneficios. Pero, si quieres tomarte en serio tu hoja de tiempo de trabajo, definitivamente deberías considerar usar un aplicación de seguimiento del tiempo.
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05: ¿Son legales las hojas de tiempo?
No solo son legales, en la mayoría de los países, la ley exige algún tipo de hoja de tiempo. En concreto, la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) de los EE. UU. y la Directiva sobre el tiempo de trabajo (UE) exigen que los empleadores mantengan un registro de lo siguiente:
- Número de horas que los empleados trabajaron cada semana
- Horas extras trabajadas por los empleados cada semana
- Tiempo empleado en licencia por enfermedad o tiempo libre remunerado
- Cantidad de tiempo entre dos turnos, etc.
Si quieres obtener más información sobre el cumplimiento de estas normas, consulta estos artículos:
- ¿Cómo puede ayudarle Insight a cumplir con la directiva sobre el tiempo de trabajo de la UE?
- Los empleadores de la UE deben registrar el tiempo de trabajo diario o enfrentarse a multas de hasta 15 000 euros
- ¿Cómo puede un rastreador de tiempo de pantalla de PC ayudarlo a cumplir con la FLSA?
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06: Prevención del fraude en las hojas de tiempo
El fraude en las hojas de horas no es tan infrecuente como podría pensar. Al igual que en el caso de los fraudes relacionados con el seguimiento del tiempo, como dar puñetazos a amigos o robar el tiempo, en el caso de las hojas de horas, los empleadores se enfrentan al fraude de varias maneras diferentes. Una de ellas es inflar las horas de trabajo (escribir más horas para que se les pague más), otra es introducir datos falsos (horas falsas en los proyectos), pero también hay errores causados por la introducción tardía de las hojas de trabajo.
Debe aceptar que probablemente no podrá eliminar por completo el fraude con las hojas de horas de su empresa. Sin embargo, no debes desanimarte, ya que hay varias maneras de minimizarlo:
- Cree una política de hojas de horas que describa todas las reglas de las hojas de horas, incluidas las medidas disciplinarias que se tomarán en caso de uso indebido
- Utilice un software que genere automáticamente hojas de tiempo y funcione como reloj de tiempo de trabajo
- Tenga políticas que lo ayuden a lidiar con las irregularidades en la nómina, los presupuestos superados y el exceso de horas de trabajo
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07: ¿Cuánto cuestan las hojas de tiempo?
Hay varias opciones gratuitas de hojas de horas disponibles. Software gratuito de hojas de horas es una de ellas, pero normalmente está limitada por la cantidad de empleados o le faltan funciones más avanzadas que podrían ayudarte. También puedes encontrar algunas gratis plantillas de hojas de tiempo de Excel o Google Sheets, o créalos tú mismo. Ten en cuenta que tus empleados deberán introducir los datos manualmente y que tendrás que transferirlos al departamento de contabilidad o a tu software de contabilidad. Además, a medida que pase el tiempo, tendrás más y más hojas de este tipo y no será tan fácil hacer un seguimiento de ellas. Tu tercera opción es calculadora de hojas de tiempo sitios web. Durante el día, sus empleados pueden indicar cuándo trabajaron, cuándo se tomaron descansos, descargar el informe y enviarlo. Una vez más, el trabajo manual es propenso a errores humanos y deja más espacio para el fraude en las hojas de trabajo.
Cuando se trata de aplicaciones de gestión del tiempo con las funciones de hoja de tiempo, el precio varía, desde un par de dólares por usuario hasta 15 dólares. El precio suele ser por empleado y depende de la cantidad de funciones que tenga el software. Por lo general, cuantas más opciones tenga, más caro será el software. Sin embargo, más caro no significa mejor, así que, cuando decidas cuál usar, comienza con una prueba gratuita para asegurarte de que tiene todo lo que realmente necesitas.
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08: ¿Cuáles son las características del mejor software de hojas de tiempo?
En pocas palabras: el mejor software de hojas de horas es el que mejor se adapta a su organización. Por lo tanto, la realidad es que no tiene sentido que le digamos cuál es el mejor. Pero una cosa que sí podemos hacer es compartir tu opinión sobre las funciones que sin duda debería tener tu software de registro de horas.
En primer lugar, el software de hojas de horas debería poder generar hojas de horas automáticamente para usted. Esta opción no solo le ahorra mucho tiempo a usted, a sus empleados, a los contadores, al departamento de recursos humanos y a todos los involucrados, sino que también le brinda los datos más precisos sobre las horas de trabajo de sus empleados.
Para simplificar aún más las cosas, el software también debería tener informes por correo electrónico que pueda programar en determinados momentos. Pero, si es necesario, aún debe poder exportar estos informes y filtrarlos en función de los equipos, proyectos o empleados.
Si desea tener una herramienta a prueba de fraudes, debe buscar las siguientes características:
- Posibilidad de detener el seguimiento una vez que la computadora de los empleados haya estado inactiva durante un tiempo
- Cálculos del tiempo de descanso (donde el tiempo se puede personalizar según sus necesidades)
Otra característica que ahorra mucho tiempo y esfuerzo es la calculadora de nómina, así como la calculadora de montos de facturación. En el caso de la nómina, podrás introducir las tarifas por hora para cada uno de tus empleados y el software calculará automáticamente cuánto les debes después de un período de tiempo determinado. También deberías poder introducir la tarifa de facturación de cada proyecto, de modo que puedas calcular las horas facturables con gran precisión.
Para simplificar aún más las cosas, busque una herramienta que se integre con el software de nómina de su elección. De esa forma, puedes realizar pagos desde tu hoja de registro de horas, sin preocuparte de que te saltes un dígito o cualquier otro dato.
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09: Presentación de las hojas de tiempo a su equipo
Ya sea que opte por una versión manual o automatizada de las hojas de horas, lo cierto es que sus empleados no estarán muy entusiasmados con ella. Si optas por una versión manual y decides usar la plantilla, seguro que oirás quejas de que esto les ocupará demasiado tiempo, etc. Por otro lado, si optas por una rastreador de tiempo, es posible que les preocupe el tipo de datos que recopila este software y si esto afecta a su privacidad.
En cualquier caso, eventualmente lo aceptarán, pero debes ayudarlos a aceptar el sistema lo antes posible. Para ello, debes mantener una conversación abierta sobre cualquier inquietud que puedan tener. Organice una reunión en la que tengan la oportunidad de hacerle preguntas y usted debe responder con franqueza a cada una de ellas. Además, cuando anuncies que empezarás a usar las hojas de horas, habla sobre los beneficios y no solo sobre los beneficios que tendrá tu empresa. Asegúrese de abordar los beneficios que reciben sus empleados, que son pagos justos y precisos, cálculos precisos de las horas trabajadas, las horas extras, etc.
Es bastante simple: se preguntarán qué es lo que obtienen y cuanto antes lo sepan, más fácil será aceptar las nuevas políticas.
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10: Pruebe GRATIS el software Employee Time Clock
A estas alturas, ya debería conocer las ventajas que ofrece un software en comparación con el cálculo normal de hojas de horas o las plantillas de hojas de horas. Un software como Perspicaz es mucho más que hojas de horas, y es posible que ni siquiera seas consciente de los beneficios que puede ofrecerte cuando se usa por completo. Le recomendamos que obtenga una demostración gratuita de Insightful, aprovecha al máximo tu prueba de 7 días para entender por qué Insightful es la mejor solución para tu negocio.
