Cómo hacer el seguimiento del tiempo en Excel como un profesional

Seguimiento del tiempo de los empleados es una parte integral de la forma en que operan muchas empresas. El objetivo principal de las hojas de horas es calcular cuántas horas facturables han trabajado los empleados para informar a la nómina y garantizar que se les pague en consecuencia.

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Sin embargo, el seguimiento del tiempo y las hojas de tiempo también pueden ser útiles para monitorear la productividad y evaluar el desempeño de los empleados. De todas las métricas para medir el rendimiento del equipo, la cantidad de horas trabajadas (y cómo se dedicó cada hora) es una de las más reveladoras.

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Entonces, ¿cómo te aseguras de que los empleados rellenen sus hojas de horas y termines con información precisa?

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Con plantillas de hojas de horas, por supuesto. En esta guía, exploraremos algunas de las funciones de seguimiento del tiempo más útiles de Excel y plantillas de hojas de horas.

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Cómo admite Excel el seguimiento del tiempo

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Si se pregunta cómo mejorar el rendimiento y la productividad del personal, Microsoft Excel es una valiosa herramienta a su disposición. Si bien se usa principalmente para recopilar y mostrar datos en un formato fácil de entender, Excel también le permite realizar un seguimiento eficaz del tiempo de los empleados.

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Hay varias funciones de Excel que lo convierten en una ayuda útil para el seguimiento del tiempo, y son las siguientes:

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Celdas y tablas

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Como programa de hojas de cálculo líder en la industria, la función principal de Excel es proporcionar a los usuarios una forma sencilla de introducir y mostrar datos. Tanto si tiene que realizar tareas de entrada de datos como si desea equilibrar las cuentas, las celdas, tablas y gráficos de Excel le proporcionan los medios para hacerlo.

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El formato de Excel también se presta para crear hojas de tiempo para equipos y empleados. Con celdas claramente delineadas, es fácil configurar hojas de horas personalizadas que reflejen las necesidades de seguimiento del tiempo de tu equipo o departamento.

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Puedes usar las filas y las columnas (que vienen etiquetadas de manera útil con letras y números) para configurar una hoja de horas que luego puedes crear plantillas y distribuirla a los miembros individuales del equipo.

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Esta es parte de la información que puedes agregar:

• Día de la semana
• Hora de inicio/finalización del turno
• Horas extras
• Pausas
• Número total de horas trabajadas

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Una vez que los miembros del equipo completen la hoja de horas, puedes descargarla como informes en PDF, lo que facilita compartirlos y almacenarlos.

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Cálculo automático de fórmulas

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El verdadero poder de Excel no reside en sus celdas, sino en su cálculo automático.

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Una vez que hayas configurado tu hoja de horas de la forma que desees, puedes usar el software para calcular automáticamente cuántas horas ha trabajado un miembro del equipo en un turno, día o semana laboral determinado.

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Esta es una forma excelente de ahorrar incontables horas y es fácil de configurar para su uso futuro. También elimina la necesidad de exportar datos de tiempo desde una herramienta externa.

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Esta es una forma sencilla de calcular el salario total de un empleado según su tarifa por hora y las horas trabajadas en Excel:

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=X*Y

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Haga clic en la celda con la tarifa por hora (X), luego en la celda con el número total de horas trabajadas (Y) y añada el símbolo de la estrella para multiplicarlas.

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Varias hojas

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Cuando tu hoja de horas esté completamente configurada y personalizada, lo único que queda por hacer es configurarla para todo el equipo.

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Afortunadamente, con Excel, cada espacio de trabajo te da acceso a varias hojas que puedes asignar a diferentes miembros del equipo. Como resultado, cada miembro del equipo podrá introducir sus datos de tiempo y tú, como líder del equipo, podrás cambiar rápidamente de una hoja de horas a otra desde un mismo espacio de trabajo.

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Esto elimina la necesidad de enviar correos electrónicos de ida y vuelta a medida que recibes la hoja de horas de cada miembro del equipo, lo que inevitablemente inunda tu bandeja de entrada durante el día y hace que sea más difícil hacer un seguimiento de ellos.

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Plantillas de hojas de horas de Excel

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Excel también tiene plantillas de hojas de horas prediseñadas que puede descargar y empezar a usar hoy mismo. Si bien es posible que no estén diseñadas específicamente para su equipo o departamento, le brindan un excelente punto de partida y puede comenzar a usarlas de inmediato.

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Estas son algunas de las plantillas de hojas de horas de Excel más populares:

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Hoja de horas básica

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El hoja de tiempo básica de Excel es una forma sencilla de hacer un seguimiento del total de horas que cada empleado ha trabajado durante cada día y semana. Cuenta con espacio para añadir las pausas para comer y las horas en las que el empleado entra y sale cada día de trabajo.

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También hay un espacio para agregar las horas extras que el empleado pueda haber trabajado.

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Ideal para:

Pequeñas empresas y trabajadores por cuenta propia o contratistas.

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Hoja de horas semanal

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El Plantilla de hoja de horas semanal de Excel es una plantilla más completa que le permite completar más detalles. Con ella, puede agregar información sobre su empresa, el empleado y su gerente respectivo, y cualquier información de contacto relevante.

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La propia tarjeta horaria utiliza un sistema de seguimiento diario en el que un empleado simplemente tiene que introducir la hora a la que llegó cada día y la hora a la que salió del trabajo. Hay columnas al final de la tarjeta horaria en las que se indican las horas de licencia o vacaciones, y puedes calcular cuánto se le debe pagar al empleado utilizando su tarifa por hora en la parte inferior.

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Ideal para:

Empleados con horarios fijos.

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Hoja de horarios quincenal

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El Plantilla de hoja de horas quincenal de Excel ofrece una forma de hacer un seguimiento de los períodos de dos semanas, lo que puede facilitar el seguimiento de las horas a lo largo del mes, lo que le permite revisar menos tarjetas horarias.

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La plantilla funciona de manera muy similar a la plantilla semanal, excepto que esta solo tiene espacio para el total de horas trabajadas cada día. En lugar de agregar las horas de entrada y salida, los empleados o gerentes solo necesitan ingresar la cantidad total de horas.

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Ideal para:

Seguimiento del tiempo a largo plazo para empleados con horarios fijos.

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Optimice el seguimiento del tiempo con Insightful

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Excel es una excelente manera de administrar y compartir las hojas de horas de los empleados, pero no es la única manera. Si está buscando un rastreador de horas de trabajo que reduce la entrada de datos y le permite supervisar de forma exhaustiva el uso de Internet por parte de los empleados, software para la supervisión de empleados como Insightful es una mejor opción.

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Con Insightful, puede ir más allá de la simple entrada de datos temporales y crear un sistema para una supervisión eficaz en el trabajo.

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Como el mejor software de seguimiento de empleados, Insightful le permite gestionar los datos de tiempo de las siguientes maneras:

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• Seguimiento web de empleados según aplicaciones específicas - Desglose el tiempo que los empleados dedican a las aplicaciones que utilizan a lo largo del día. Con el panel de control en tiempo real, los jefes de equipo pueden ver exactamente a qué dedica su tiempo cada miembro.

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•  Programación de turnos - Configura turnos personalizados para cada miembro del equipo para que puedas ver cuándo se presentan a trabajar y recibir notificaciones si llegan tarde.

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•  Capturas de pantalla regulares - El uso de software de computadora para rastrear la actividad puede ayudarlo a identificar el tiempo de inactividad y abordarlo. Insightful te permite configurar capturas de pantalla con regularidad para tener la seguridad que necesitas de que los miembros del equipo dedican su tiempo de forma productiva.

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