¿Debería realizar un seguimiento de las horas no facturables?

Si su empresa pertenece a una industria que cobra a los clientes por horas facturables, debe utilizar un software para controlar tu tiempo. Sin embargo, si solo haces un seguimiento de las horas facturables, en realidad no estás haciendo mucho para mejorar la eficiencia de tu negocio. ¿Por qué?

Es simple: para que su empresa funcione mejor, debe mejorar todos los procesos, no solo aquellos por los que se le paga.

¿Qué son las horas no facturables y por qué debería importarle?

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Las horas no facturables incluyen el tiempo que dedicas a terminar un trabajo que el cliente no puede pagar. Son un gasto empresarial y, si no se optimizan, podrían costarte una fortuna.

Las horas no facturables suelen incluir: (algún otro podría ser aplicable también, dependiendo de su industria)

• Creación de redes
• Investigación de clientes
• Desarrollo de los empleados
• Reuniones de empresa
• Procesos administrativos como facturación, contabilidad, etc.
• Redacción de propuestas

Las horas no facturables son la columna vertebral de su empresa. No importa cuántos proyectos reales tenga, no podría ejecutarlos sin las tareas que se consideran no facturables.

Entonces, ¿qué puedes hacer al respecto?

El primer paso para resolver un problema es identificarlo.

Una vez que comience a usar un software de cronometraje electrónico para realizar un seguimiento de las horas no facturables, podrá optimizar los procesos que ocupan la mayor parte del tiempo. Tal vez te des cuenta de que las reuniones redundantes llevan mucho tiempo sin motivo y podrás reducirlas.

¿Tiene alguna idea de cuánto tiempo dedican usted y sus empleados a investigar, presentar, redactar propuestas y buscar nuevos clientes? ¿Una, dos o tres horas al día? ¿Es más? ¿Cómo puedes estar seguro? Podrías estarlo si estuvieras utilizando un software de seguimiento del tiempo empresarial. Si descubres que uno de tus empleados dedica demasiado tiempo a la investigación cada vez que recibe un nuevo proyecto, deberías hablar con él y hacer que tome otra dirección. Además, es posible que encuentres una forma de modificar los procesos para dedicar más tiempo a las horas facturables.

Tú eres el que acabará pagando esas horas no facturables. Tú lo sabes, ¿verdad? Es muy posible que algunos clientes te cuesten más de lo que valen debido a la gran cantidad de reuniones, correos electrónicos y conferencias telefónicas prolongadas y, por lo general, inútiles. Cuando comiences a usar un software de seguimiento del tiempo de tu equipo, verás claramente si tu equipo dedica más tiempo a actividades no facturables con los clientes. Una vez que identifiques a los clientes, puedes eliminarlos o actualizar los términos de tu acuerdo.

Lo que pasa con el seguimiento del tiempo es que les dará a usted y a sus equipos una imagen precisa de cómo dedican su tiempo. Esto hace que todos sean más responsables de la forma en que dedican su tiempo de trabajo. En general, ver cómo utilizas el tiempo te hace pensar en cómo puedes gastarlo de manera más eficiente.

Además, el seguimiento de las horas facturables y no facturables te ayudará a ser mucho más preciso estimaciones del proyecto en el futuro.

Al final, debes recordar que cada hora que dediques a actividades no facturables, es una hora menos que puedes facturar al cliente. Por lo tanto, asegúrate de hacer un seguimiento del tiempo todos los días.

¿Cómo puedes hacer un seguimiento de las horas no facturables?

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De hecho, es bastante fácil y prácticamente igual que las horas facturables. Simplemente mantén tu

software de gestión y seguimiento del tiempo de los empleados que se ejecuta mientras trabajas. Simplemente etiquete las reuniones como «Tiempo sin conexión» y añada una nota que diga «Reunión con el cliente X».

Los mejores programas de seguimiento del tiempo le darán la opción de clasificar el tiempo empleado como productivo o improductivo. Con un poco de personalización, puedes hacer que ese tiempo se clasifique como tiempo no facturable y facturable.

Reflexiones finales

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Puede que no lo parezca, pero las horas no facturables son tan importantes como las facturables. Están allanando su camino hacia las ganancias y ayudándole a lograr excelentes resultados. El hecho de que no te paguen por ellas no significa que no debas hacer un seguimiento o intentar mejorar lo que haces durante esas horas.

¿Estás haciendo un seguimiento de tus horas no facturables? ¿Cómo? ¿Intentaste hacerlo con Insightful? ¡Háznoslo saber!

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