¿Cómo puede el seguimiento del tiempo ahorrarle tiempo y dinero?

La economía lo es todo en el mundo empresarial: muchos empresarios y ejecutivos corporativos exitosos estarán de acuerdo y se adherirán a la premisa. Sin el gasto de recursos económicos, no hay una gestión exitosa de una empresa en el mundo moderno.

‍ El tiempo ES dinero, dirán muchos.

Los dos están estrechamente relacionados. La capacidad de asignar económicamente y dedicar tiempo a las tareas de trabajo se traduce directamente en resultados financieros favorables.

Pero, ¿cómo se asegura una correlación positiva entre los dos?

El análisis de la fuerza laboral es la solución, y seguimiento remoto del tiempo de los empleados ¡es el método!

Cómo hacer un seguimiento del tiempo de trabajo de los empleados

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Ha pasado más de un siglo desde la gran manifestación internacional en la que se adoptaron las demandas de la clase trabajadora de una jornada de ocho horas. Y si bien desde entonces ha sido ilegal trabajar más de ocho horas al día sin una compensación adecuada, una gran parte de la fuerza laboral trabaja mucho menos que eso.

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Según una investigación y la de Insightful software pasivo de seguimiento del tiempo - las personas dedican, en promedio, solo cinco horas al día a tareas productivas y a sus responsabilidades principales. Las otras tres horas se dedican a tareas domésticas, como revisar el correo electrónico y las citas del calendario, o renunciar por completo a las tareas profesionales durante largas pausas para tomar café o navegar por las redes sociales.

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Si bien no es razonable esperar que incluso los empleados con mejor desempeño trabajen de manera productiva durante ocho horas seguidas (todos los días) y mantengan la calidad del trabajo, hace que los propietarios de negocios piensen:

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¿Estoy pagando a mis empleados para que se queden sentados?

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Así que, ¿por qué no empiezas con seguimiento remoto del tiempo de los empleados ¿y ver si realmente terminan sus tareas en solo cinco horas en lugar de ocho?

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Se sorprenderá de la cantidad de dinero que podrá ahorrar de esta manera. Pero tenga en cuenta que no significa necesariamente reducir las horas de trabajo.

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Las herramientas como Insightful no solo registran cuándo los empleados entran y salen. A través de varios mecanismos de monitoreo, permite a los gerentes vigilar de cerca las actividades realizadas durante las horas de trabajo. Además de ser un software para informar el tiempo de los empleados, Insightful ofrece:
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• Medición de la productividad (pulsación de teclas y movimientos del ratón e intensidad de los clics)
  
  
• Etiquetado de productividad del uso de sitios web y aplicaciones (productivo, improductivo, neutral)
  
  
• Captura de pantalla (manual, activada por comportamiento)
  
  
• Alertas de comportamiento no deseado y tiempo de inactividad
  
  
• Informes avanzados (en la aplicación y por correo electrónico)
  
  
• Cronometraje (datos disponibles durante dos años), etc.
  
  

El beneficio más evidente del seguimiento del tiempo de trabajo de los empleados es el hecho de que el personal tiende a ser más productivo por el simple hecho de estar al tanto de las prácticas de supervisión de la empresa.

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Nuestra propia experiencia ha demostrado que los empleados de los clientes aumentan sus niveles de productividad entre un 20 y un 30% solo en el primer mes después de que la empresa implemente el seguimiento del tiempo. Además, esos niveles se mantienen altos si se introducen mejoras en la rutina laboral del colectivo.

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Cómo ahorrar dinero rastreando el tiempo

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El propósito del seguimiento del tiempo en el lugar de trabajo es administrarlo de manera efectiva. Obtener información detallada sobre qué actividades consumen tiempo del personal y de qué manera permite reducir o eliminar las actividades redundantes.

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Una mejor gestión del tiempo puede estar directamente relacionada con una mejor gestión de los proyectos y, en consecuencia, con resultados financieros más favorables.

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Por eso, con el software de seguimiento del tiempo web de Insightful, tanto los empleados como los gerentes tienen acceso a los datos recopilados, lo que beneficia enormemente a ambas partes.

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Permite a los empleados autoexaminar sus hábitos de trabajo y mejorar su desempeño profesional sin la presión directa de sus superiores. Tenga en cuenta que, a veces, las personas no son conscientes del tiempo que pierden en actividades improductivas en el lugar de trabajo o del grado en que las interrupciones pueden hacer fracasar su progreso laboral.

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Al tener una visión directa de los números y la representación gráfica de su producción de trabajo, pueden responder fácilmente a la antigua pregunta: ¿Cómo puede mi aplicación de tiempo de trabajo ayudarme a aumentar mi rendimiento?

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La respuesta: eliminar la procrastinación, la pérdida de tiempo y las actividades improductivas en la oficina.

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Perspectivas sobre la eficiencia

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Herramientas como Insightful brindan a los gerentes información sobre la eficiencia de cada miembro del equipo, sus habilidades para administrar el tiempo y las tareas, y pueden ayudarlo a establecer una mejor comunicación y una cultura de responsabilidad en el lugar de trabajo.

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Además, los líderes de equipo tienen una forma única de reconocer las partes del proceso que pueden bloquear o retrasar los proyectos. En este sentido, son algo más que seguimiento de empleados - están sentando las bases de una gestión de proyectos exitosa.

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Los datos sin procesar de Insightful permiten analizar la eficiencia de la fuerza laboral y reorganizar las asignaciones entre los miembros del equipo de tal manera que se obtengan resultados óptimos del proyecto dentro del plazo. De este modo, tanto las personas asignadas como los colaboradores pueden asignar su tiempo para lograr el mejor flujo de proceso.

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Planeación de proyectos

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Además, las soluciones de monitoreo de empleados brindan información que puede aprovechar para planificar proyectos futuros, no solo en términos de asignación de recursos humanos y cumplimiento de los requisitos de tiempo, sino también, en última instancia, para obtener los mejores resultados financieros.

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En este sentido, tener acceso a información precisa y confiable recopilada por un software de seguimiento del tiempo facturable puede tener un impacto significativo y directo en los ingresos de la empresa.

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La utilización de información precisa sobre la cantidad de horas productivas invertidas en un proyecto, especialmente en uno con graves limitaciones financieras, puede determinar el grado de éxito con el que se llega a la meta.

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Facturación precisa

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Si estás contratando trabajadores independientes o tienes otros miembros del personal a los que pagas por horas, es muy importante tener una idea clara de cuál es tu posición con respecto al presupuesto y al ritmo con el que se gasta. Por lo tanto, el software de facturación y seguimiento del tiempo debería ser la herramienta más utilizada de tu arsenal.

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Sin embargo, si bien lo mejor para ti es mantener una buena proporción entre las horas facturables y las no facturables, ten en cuenta que depende del sector y de los métodos de optimización innovadores que estés dispuesto a implementar.

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El impacto psicológico del seguimiento del tiempo

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Si miras más allá de las funciones que ofrecen las soluciones de seguimiento del tiempo y cómo se correlacionan con los beneficios específicos relacionados con la empresa, también debes tener en cuenta el impacto psicológico del seguimiento del tiempo.
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Comprender la psicología detrás del seguimiento del tiempo puede ayudarlo a aprovechar el proceso para aprovechar al máximo su fuerza laboral y, en última instancia, ahorrarle más tiempo y dinero.
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Veamos algunos de los factores psicológicos que sustentan el proceso de seguimiento del tiempo y los beneficios que pueden aportar:
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• Responsabilidad y autonomía: Cuando los empleados saben que se está controlando su tiempo, los alienta a asumir la responsabilidad de sus acciones. Al mismo tiempo, puede empoderarlos al darse cuenta de que tienen la autonomía necesaria para hacer realidad sus ambiciones profesionales al mejorar sus niveles de rendimiento.
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• Motivación: Al presenciar sus logros y niveles de productividad, los empleados pueden sentir un aumento en sus niveles de moral y motivación. Pueden establecer metas para batir sus récords anteriores y utilizar estas metas para catapultarse hacia sus ambiciones profesionales.
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• Monitorización del agotamiento: Introducir el control del tiempo en el lugar de trabajo puede ayudarte a mantenerte al tanto del bienestar como del rendimiento de los empleados. Esto significa que es más probable que te des cuenta de las tendencias preocupantes hacia el agotamiento, por lo que puedes ser proactivo e intervenir antes de que sea demasiado tarde.
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Ahorro de tiempo y dinero con el seguimiento

Para garantizar un gasto empresarial óptimo, mucho depende de la capacidad de ahorrar tiempo.

Si bien el seguimiento del tiempo se asocia principalmente con el aumento de la productividad, el impacto que tiene en los resultados de la empresa es directo e incuestionable, por lo que sería absurdo por parte de cualquier propietario de negocio o ejecutivo corporativo no equiparar el ahorro de tiempo con el ahorro de dinero.