¿La subcontratación de la entrada de datos es la decisión correcta?

Conclusiones clave:

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• La subcontratación de la entrada de datos es una estrategia rentable para una función empresarial básica.
  
  
• Con más acceso que nunca al talento global, nunca ha habido un momento tan fácil para subcontratar.
  
  
• La selección del proveedor de BPO adecuado es crucial para la seguridad de los datos y la eficiencia operativa.
  
  
• Implementar el derecho software de monitoreo para PC, como Insightful, es importante para una gestión eficaz de la entrada de datos.

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Tiempo de lectura: 7 minutos

Los datos están en todas partes.
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El cuerpo humano envía 11 millones de bits por segundo al cerebro para su procesamiento. La humanidad ha superado el zettabyte, un número casi incomprensiblemente grande, en el universo digital.
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A medida que el mundo se globaliza cada vez más, la capacidad de acceder y procesar datos de alta calidad, sin duda, seguirá remodelando las economías.
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Sin mencionar que la necesidad de datos ha aumentado en los últimos años para impulsar los avances tecnológicos y alimentar el software GPT AI, que continúa evolucionando y dando forma a la forma en que trabajamos.

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Para finales de 2023, los ingresos anuales de la industria global de subcontratación de procesos empresariales (BPO) estaban programados para alcanzar la impresionante cifra de 0,35 billones de dólares. Las BPO de entrada de datos representan uno de los sectores de mayor crecimiento en este sector.

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El siguiente artículo explorará cómo las empresas pueden ahorrar capital, tiempo y concentración mediante la subcontratación de los servicios de entrada de datos. Además, pueden usar el mejor software de monitoreo de PC para llevar a cabo monitoreo remoto del trabajo y asegúrese de que el trabajo se realice correctamente y dentro de los plazos acordados.
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El panorama en evolución de la entrada de datos‍

En 2023, la industria mundial de BPO creció exponencialmente hasta alcanzar una valoración esperada de billones.
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Hay dos razones principales para ello:
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1. La creciente popularidad de los modelos de trabajo remoto ha hecho que sea cada vez más fácil para las empresas acceder al talento internacional y acceder al mercado independiente para la entrada de datos.
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2. Los chatbots basados en modelos lingüísticos, como ChatGPT de OpenAI, prosperan con los datos y, dado que la IA tiene el potencial de liberar un potencial ilimitado en todos los sectores, ha hecho más hincapié en la necesidad de datos de alta calidad, y en gran cantidad.
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Sin embargo, a pesar de un acceso mucho mayor al talento internacional para la subcontratación, muchas empresas todavía tienden a dedicar una cantidad excesiva de valioso tiempo interno a analizar grandes cantidades de datos, desperdiciando valiosos recursos en el proceso.

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Para decenas de miles de empresas que dependen de los datos para impulsar sus negocios, los proveedores de BPO de entrada de datos son una bendición. Sin embargo, dada la sensibilidad de los datos, su adopción requiere una cuidadosa consideración.

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Si está pensando en subcontratar la entrada de datos a una BPO de entrada de datos o simplemente quiere aprender las mejores prácticas de subcontratación de procesos empresariales, hay algunas preguntas que debe hacerse:

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• ¿Ha experimentado ineficiencias cuantificables en las operaciones diarias debido a la naturaleza repetitiva y lenta de la minería y la entrada de datos?

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• ¿Cuenta con la pila de software adecuada para escalar sus operaciones empresariales?

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• ¿Qué valor tiene para su empresa mejorar la eficacia operativa?

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La subcontratación de procesos empresariales puede ayudarlo a lograr una mayor eficiencia operativa en su empresa y, al mismo tiempo, agregar ventajas competitivas en todos los ámbitos.

Explore y explote el arbitraje salarial

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La capacidad de trabajar con cualquier persona en todo el mundo significa que las empresas tienen acceso a talento extremadamente calificado, a menudo a una fracción del precio del talento local. Muchas empresas incluso subcontratan por completo la mayoría de sus operaciones comerciales no críticas para introducir datos (BPO) en India, China, Filipinas y Ucrania.

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Por ejemplo, un empleado de entrada de datos en los Estados Unidos puede costar entre 11 y 27 dólares por hora, mientras que las opciones extraterritoriales, como la India, pueden costar entre 1 y 12 dólares. Dado que la entrada de datos está tan orientada a los procesos, los resultados suelen ser los mismos.

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Las empresas más exitosas tienden a tener un conocimiento profundo de qué actividades son sus verdaderos diferenciadores competitivos, que deben permanecer internas y cuáles sirven principalmente como una función para facilitar esas funciones de misión crítica. Estas empresas tienden a subcontratar estas últimas.

Revele información sobre la productividad que de otro modo quedaría en la oscuridad

Todas las empresas tienen cuellos de botella que les impiden crecer de la manera más eficiente posible.

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La entrada de datos, como una de las tareas más rutinarias y repetitivas, es uno de los procesos empresariales más populares que se subcontratan. Al subcontratar esta función empresarial fundamental, puede eliminar los cuellos de botella que afectan a toda la empresa y liberar recursos críticos.
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Al subcontratar una tarea que consume mucho tiempo, como la entrada de datos, puede liberar a los empleados para que se concentren en actividades más significativas que permitan avanzar hacia sus objetivos estratégicos. Dado que otra recesión económica podría estar a la vuelta de la esquina, es importante asegurarse de aprovechar el mayor activo de la empresa: el tiempo.
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Sin embargo, no es solo la subcontratación del proceso de entrada de datos lo que le da a la empresa una ventaja competitiva. Claro, eso es un comienzo, pero el proceso subcontratado debe ir acompañado de la comprensión y la capacidad de aprovechar al máximo los conocimientos de productividad relacionados con el procesamiento de datos, a fin de maximizar el rendimiento general.

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Por ejemplo, comparar remoto frente a interno el rendimiento puede ser un activo valioso para comprender las tendencias de productividad de los diferentes modelos de trabajo.
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Eficiencia en el procesamiento de datos mediante la responsabilidad

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El valor de los datos reside en su calidad. En pocas palabras, si hay ineficiencias en la forma en que se extraen, analizan e interpretan, su valor disminuye.

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Aquí es donde entra en juego la ayuda de la tecnología.

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El software de monitoreo de entrada de datos brinda a las organizaciones un medio tangible para incorporar la responsabilidad en el procesamiento de datos subcontratado.

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Monitorización remota del trabajo empresas como Insightful ofrecen software de monitoreo de entrada de datos que analiza exactamente cómo los agentes utilizan el tiempo de la empresa, lo que permite a las empresas destacar a los mejores y obtener una visión más compleja de cómo se pueden ejecutar sus procesos de entrada de datos de alto nivel.
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Cuando comprendes las tendencias de productividad y el uso de sitios web o aplicaciones, puedes hacerte una idea clara del rendimiento de tus equipos.
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Con los informes ricos en datos que crea, puede identificar fácilmente los cuellos de botella y las actividades que disminuyen la productividad, lo que puede ayudarlo a formular un enfoque más eficaz para la minería de datos.

El volante Feedback Loop

«Creo que es muy importante tener un circuito de retroalimentación, en el que pienses constantemente en lo que has hecho y en cómo podrías hacerlo mejor».

-Elon Musk, director ejecutivo de Tesla

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El poder de la información sobre la productividad reside en su capacidad para cerrar el ciclo de retroalimentación. El monitoreo de la actividad de los usuarios elimina las costosas ineficiencias y permite a los líderes de la empresa tomar decisiones más estratégicas con sus recursos.
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Tomemos como ejemplo la supervisión de aplicaciones.
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Supongamos que te das cuenta de que los empleados de registro de datos de tus libros o de la agencia de BPO dedican varias horas al día a utilizar una aplicación de comunicación como Slack. La suposición obvia sería suponer que esta comunicación es esencial para su trabajo.
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Sin embargo, si profundizas en esta suposición, podrías descubrir la verdad de que la aplicación está ralentizando su productividad al alejarlos de sus responsabilidades principales.
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¿La solución?
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Plantee el problema a sus empleados y averigüe si hay una solución que les permita trabajar sin interrupciones y, al mismo tiempo, comunicar información importante cuando sea necesario.
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El análisis de los circuitos de retroalimentación conduce a una implementación más rápida de los procesos y, en última instancia, a un producto mejor ejecutado. En el caso de la entrada de datos, es increíblemente sencillo analizar la eficiencia de una agencia de BPO o asistente virtual individual en cualquier actividad que les envíes.

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A medida que las empresas se expanden en el océano digital, es importante tener en cuenta cómo se gasta el tiempo y el presupuesto. Un negocio completamente virtual plantea algunos desafíos únicos y, sin los medios adecuados para analizar el rendimiento, los recursos pueden pasar desapercibidos rápidamente.

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Haga las preguntas correctas para encontrar el proveedor de entrada de datos adecuado

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No tenga miedo de ejercer presión y poner en el banquillo a su potencial BPO de entrada de datos.

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Estas son algunas buenas preguntas que puedes hacerte:

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1. ¿Por qué serían los adecuados para ti? ¿Cómo gestionarán tus proyectos? ¿Qué software utilizan? ¿Puedes comunicarte fácilmente en diferentes zonas horarias? ¿Existe una barrera idiomática? Todas estas son buenas preguntas a la hora de seleccionar a tu posible equipo.
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2. Pregunte si puede ver ejemplos de trabajos anteriores, especialmente aquellos relacionados específicamente con los proyectos de su empresa. Si su cartera refleja tus proyectos actuales, es probable que sean más adecuados que no.
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3. ¿Cómo gestionan la seguridad de sus datos? Una de las consideraciones más importantes a la hora de buscar a alguien que se encargue de sus procesos de datos es la forma en que gestionan la seguridad de sus datos.

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También es importante tener en cuenta los protocolos de emergencia. En concreto, ¿qué procesos de recuperación y respaldo de datos ante desastres ofrece el proveedor?

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Sin un plan sólido de recuperación ante desastres, sus datos podrían estar en riesgo ante amenazas externas. Analice las estrategias con el proveedor para asegurarse de que sus datos no se vean comprometidos en el peor de los casos.

Garantice la seguridad de los datos y el cumplimiento

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Si está pensando en subcontratar la entrada de datos o la extracción de datos, vale la pena preguntarse lo siguiente: ¿qué hace que su conjunto de datos sea más valioso que el de otra persona?

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En pocas palabras, porque es tuyo.

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Con frecuencia, los datos son la principal ventaja competitiva de una empresa. Los datos que recopilas pueden ser extremadamente valiosos y deben protegerse como tales.

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Además, si los datos son confidenciales y puede estar expuesto a riesgos legales si se filtran, la seguridad simplemente debe ser una prioridad, no una idea de último momento.

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Si se trata de datos muy confidenciales, asegúrese de contratar a su proveedor de BPO de entrada de datos.

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Para evitar las filtraciones de datos, las empresas deben implementar múltiples estrategias para garantizar los estándares de seguridad. Los cifrados son especialmente importantes a la hora de proteger la identidad de su empresa. Los datos deben almacenarse en una unidad en la nube con seguridad cifrada o de forma segura in situ en una red segura.

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Por ejemplo, Insightful ofrece a los clientes la opción entre una solución basada en la nube que utilice la infraestructura de Google Cloud o una solución dedicada solución local.

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Cada opción de almacenamiento está protegida con una clave específica que permite que el sistema vea y procese los datos de los usuarios y, al mismo tiempo, evita que los administradores de sistemas no autorizados se aprovechen de ella.

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Medición del ROI en la entrada de datos subcontratados

Si se pregunta si subcontratar la entrada de datos será una buena idea, solo hay una forma de aliviar sus preocupaciones: una forma tangible de medir el éxito.

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Al igual que con los procesos empresariales principales, es esencial que utilice las métricas de rendimiento para evaluar si la actividad está dando los resultados correctos o no. Externalizar la entrada de datos sin contar con métricas claras para el éxito puede ser un ejercicio inútil, ya que no tendrás una forma clara de saber si estás obteniendo un ROI elevado.

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Estos son algunos ejemplos de métricas que puedes rastrear para medir el ROI en la entrada de datos subcontratada:

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• Costos ahorrados
• Mayor productividad y eficiencia
• Tasas de error

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También están los intangibles, las habilidades sociales que garantizan que las operaciones funcionen sin problemas y que trabajes bien con tu BPO.
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Estas habilidades pueden incluir:
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• Tiempos de respuesta
• Iniciativa
• Gestión del tiempo

La verdad sobre la subcontratación de entrada de datos

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Trabajar con una BPO de entrada de datos puede evitar que su equipo interno realice un trabajo tedioso y repetitivo, lo que ya es una ventaja estratégica suficiente en sí misma, pero hay más.

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La tecnología moderna ofrece a las empresas herramientas especializadas para escalar los procesos individuales de entrada de datos, optimizar los flujos de trabajo de toda la organización y obtener más valor de los datos recopilados

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Pero recuerde que no basta con descargar la tarea de procesamiento de datos por sí solo. Los resultados de sus esfuerzos de subcontratación de datos serán limitados si no cuenta con información que le permita cerrar el ciclo de retroalimentación entre la instrucción y la ejecución.

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Es fundamental realizar un seguimiento de los servicios de entrada de datos con la pila de software adecuada para analizar el rendimiento y combinar las métricas de productividad con la calidad de la ejecución.

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Cuando lo haga, capacitará a su equipo con datos más valiosos que desbloquearán un nuevo potencial en toda la empresa.

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Actualizado el 4 de enero de 2024