Cómo hacer que los informes de productividad sean muy simples (e increíblemente efectivos)

Adopte la automatización para que sus procesos de elaboración de informes de productividad sean más eficaces y objetivos.

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Los informes de productividad son una necesidad fundamental para gestionar con éxito su fuerza laboral. Los líderes, los gerentes y las partes interesadas necesitan datos claros sobre la forma en que los empleados gestionan las cargas de trabajo que se les asignan.

Antes del entorno de trabajo hiperconectado y habilitado digitalmente de hoy en día, los informes de productividad eran un proceso manual que consumía mucho tiempo. Los relojes perforadores analógicos se consideraban herramientas eficaces de seguimiento del desempeño de los empleados, y los empleados registraban las entradas y salidas todos los días.

Ahora, las organizaciones tienen una amplia variedad de software de seguimiento del trabajo hay opciones disponibles, pero un número sorprendente de líderes aún confían en la intuición y en las evaluaciones subjetivas mensuales o anuales para medir la productividad.

Al mismo tiempo, las empresas han mejorado radicalmente su infraestructura tecnológica en otras áreas del negocio. La transformación digital ha dado lugar a increíbles mejoras en la eficiencia del lugar de trabajo. También es hora de que los informes de productividad den el salto.

No todas las métricas de productividad son iguales

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Hay muchas maneras diferentes de medir la productividad, según el tipo de trabajo que se esté realizando. En algunos casos, incluso es posible medir el mismo tipo de trabajo de diferentes maneras, y las decisiones que tomes pueden afectar profundamente a tus posibles capacidades de generación de informes.

Tomemos a un desarrollador, por ejemplo. Algunas de las formas en que las organizaciones miden tradicionalmente el rendimiento productivo de un desarrollador son:

• Número de confirmaciones
• Líneas de código escritas
• Número de solicitudes de cambios realizadas
• Número de puntos de velocidad conseguidos
• «Impacto»

Todas estas medidas tienen sus ventajas e inconvenientes. Por ejemplo:

• La medición por confirmaciones incentiva a los desarrolladores a trabajar con rapidez, pero esto puede provocar errores que, de otro modo, se habrían detectado antes de que se introdujeran en el sistema.
• Medir la productividad de los desarrolladores por líneas de código escritas es bueno para determinar el tamaño del sistema de software y comprender cómo está cambiando la base de código, pero alienta a los desarrolladores a escribir aplicaciones grandes y difíciles de manejar de manera ineficiente.
• La medición de la productividad mediante solicitudes de cambios alienta a los desarrolladores a pensar a pequeña escala, ya que esta métrica no tiene en cuenta el tamaño ni el esfuerzo necesarios. Los desarrolladores pueden empezar a priorizar las funciones pequeñas y fáciles de codificar en lugar de las funcionalidades principales grandes y estratégicas.
• Los requisitos de punto de velocidad requieren que los gerentes dimensionen los proyectos antes de que se complete el trabajo, lo que lo hace impreciso. Esto socava la utilidad de estimar el valor de un proyecto en primer lugar, ya que los desarrolladores ganarán en función de la estimación y no del trabajo terminado.
• El impacto es difícil de definir y medir a nivel organizacional o entre organizaciones. Un equipo puede definir el «impacto» de manera diferente a otro.

A pesar de los desafíos que representa, el impacto sigue siendo la mejor opción para evaluar con precisión el valor de la productividad de los empleados. Para hacerlo bien, los gerentes deben establecer las métricas correctas desde el principio y, luego, implementar la tecnología que automatice el difícil y lento proceso de elaboración de informes de productividad granulares y personalizados en los equipos grandes.

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Establezca métricas de productividad que midan realmente el impacto

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El concepto detrás de la medición del «impacto» es bueno, pero es difícil hacerlo sin el uso de sistemas automatizados seguimiento del trabajo software. Esto se debe a que la herramienta de monitoreo de empleados promedio no recopila ni proporciona datos suficientes para convertir el «impacto» en un indicador de desempeño medible.

El impacto ideal del trabajo de cualquier empleado se refiere al valor real en dólares del trabajo que realiza. La clave para medir eficazmente el desempeño en términos de impacto es correlacionar las horas de trabajo de los empleados con proyectos específicos destinados a lograr los objetivos empresariales.

La belleza de este enfoque es que permite un alto grado de agilidad empresarial. Los empleados individuales e incluso equipos enteros pueden autoorganizarse en torno a los objetivos establecidos y luego informar sobre cómo su trabajo ha permitido alcanzar esos objetivos. Este es el concepto fundamental en el que se basa la metodología ágil de objetivos y resultados clave (OKR).

Sin embargo, para gestionar eficazmente los flujos de trabajo de OKR, se necesita algo más que una aplicación genérica de control del tiempo para los empleados. Ya sea que esté buscando un Hubstaff, Time Doctor o Alternativa a Activtrak, necesita herramientas integrales de seguimiento del desempeño de los empleados y funciones de visualización de datos.

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Gestione el tiempo de los empleados con agilidad e informes automatizados

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Con las herramientas tecnológicas adecuadas de gestión de proyectos y productividad, las empresas pueden alinear el desempeño de los empleados con los objetivos empresariales estratégicos sin tener que microgestionar todos los aspectos de la experiencia de los empleados. Esto ayuda a los equipos a compartir la responsabilidad por su trabajo y, al mismo tiempo, a disfrutar del mérito por ello.

Las metodologías ágiles, como el método OKR, fomentan la creatividad de los empleados, aumentan su motivación y compromiso y permiten la autogestión. Software de monitoreo de actividad informática asume la carga de capturar los datos de productividad de los empleados y garantizar que los miembros del equipo generen valor para la empresa.

Las organizaciones que implementan un software de seguimiento del trabajo preparado para la analítica pueden generar de inmediato gráficos y tablas reveladores que muestran exactamente el desempeño de los empleados y equipos individuales de acuerdo con los objetivos establecidos.

Dado que el software genera automáticamente los datos de productividad de los empleados, el proceso de elaboración de informes puede realizarse en tiempo real. No es necesario esperar a que la dirección cree informes de rendimiento mensuales o anuales: todos los datos más recientes están disponibles de inmediato bajo demanda.

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Habilite la generación de informes automatizados para empleados remotos e híbridos

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Los equipos que implementan herramientas de seguimiento del desempeño de los empleados para automatizar los informes de productividad ganan más que la capacidad de mejorar la agilidad empresarial y agilizar la gestión de proyectos. También facilitan la incorporación de empleados remotos e híbridos con horarios de trabajo flexibles sin afectar negativamente a la productividad.

La pérdida de productividad es una de las principales preocupaciones a las que se enfrentan los líderes de las empresas al implementar soluciones de trabajo remoto e híbrido. Establecer flujos de trabajo ágiles y basados en objetivos y medir el rendimiento de acuerdo con el impacto real de la productividad de los empleados mitiga ese riesgo.

Este tipo de enfoque permite a los empleados abordar su trabajo en casa de la misma manera que abordarían el trabajo en la oficina física. Saben que su productividad se mide objetivamente y entienden que el impacto de su trabajo está directamente relacionado con su desempeño.

Como resultado, la productividad aumenta a medida que los empleados dedican sus nuevos horarios de trabajo flexibles a lograr valiosos objetivos empresariales. Los miembros de su equipo distribuido pueden alcanzar los objetivos empresariales sin supervisión ni microgestión, mientras que su software de seguimiento del trabajo recopila datos y genera informes sobre su productividad.