Cómo aumentar la productividad cuando se trabaja de forma remota

La idea de productividad ha cambiado por completo en un mundo en el que trabajar de forma remota se ha convertido en la norma. Los días en que las oficinas estaban abarrotadas y las interacciones cara a cara han quedado atrás, y ahora navegamos por el mundo virtual con ordenadores portátiles en la mano y con la determinación de hacer las cosas.

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Trabajar desde casa parecía un sueño lejano para muchos en un pasado no muy lejano. Sin embargo, a medida que la tecnología se desarrolló y los factores externos cambiaron nuestra dinámica de trabajo tradicional, millones de profesionales de todo el mundo comenzaron a trabajar a distancia. En los Estados Unidos, 82% de los empleados trabajar de forma remota.

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Si bien ofrece beneficios innegables como la flexibilidad y la libertad, también presenta desafíos particulares que, si no se abordan adecuadamente, pueden reducir la productividad.

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A medida que el trabajo y el hogar se unen, es crucial encontrar métodos para aumentar la productividad cuando se trabaja de forma remota. En este artículo, analizaremos algunas sugerencias valiosas que te ayudarán a maximizar el potencial de tu equipo y a tener éxito en un entorno de trabajo remoto.

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Tanto si eres un gestor de proyectos experimentado como un profesional de RRHH que trata de poner a tu personal en el buen camino, estas técnicas funcionarán de maravilla para ti.

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Pero primero, profundicemos en lo que trabajo remoto es.

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¿Qué es el trabajo remoto?

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El «trabajo remoto» describe una situación en la que las personas llevan a cabo sus tareas y responsabilidades habituales fuera de la oficina. Los trabajadores remotos pueden completar las tareas desde sus hogares, espacios de trabajo conjunto o cualquier otro lugar en lugar de viajar a un lugar de trabajo físico.

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Tanto los empleadores como los equipos cosechan los beneficios de este acuerdo de trabajo de varias maneras. Las personas tienen más control sobre sus horarios y pueden evitar largos desplazamientos cuando trabajan de forma remota. También permite a las empresas aprovechar una reserva de talento global, acceder a habilidades especializadas y reducir los costos relacionados con la oficina.

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Este trabajo remoto también ha traído asistentes virtuales pasa a ser el centro de atención, lo que permite a las empresas utilizar sus servicios a fondo.

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Desafíos que plantea el trabajo remoto

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A pesar de sus múltiples beneficios, una configuración de trabajo remoto presenta desafíos únicos.

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La autodisciplina es uno de los mayores obstáculos para trabajar de forma remota. Las personas deben confiar en su autodisciplina para mantenerse concentradas y productivas, ya que carecen de la responsabilidad y la estructura de un entorno de oficina tradicional. Es fácil dejarse llevar por las tareas del hogar, los compromisos fuera del trabajo o incluso el atractivo de las redes sociales.

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La colaboración y la comunicación son dos dificultades particulares adicionales que conlleva trabajar de forma remota. La comunicación efectiva puede verse obstaculizada por la distancia física, lo que puede impedir interacciones espontáneas.

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Formas de aumentar la productividad cuando se trabaja de forma remota

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Dele a su equipo más libertad

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Estar rodeados físicamente de personas ayuda a muchos gerentes a tener éxito en un entorno de oficina. Pueden acercarse al escritorio de un empleado y ver cómo está mientras le hace preguntas. Pueden reunir rápidamente al equipo para analizar un problema si surge.

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Esta misma dinámica no se aplica a los equipos remotos. Es posible que sientas la tentación de enviar mensajes de Slack con frecuencia a tu equipo sobre cómo va su trabajo, ya que los empleados no están a la vista.

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No es ni siquiera lo último que quieres hacer.

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No solo les hace perder el tiempo mientras escriben actualizaciones, sino que el cambio de contexto también puede distraerlos.

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En su lugar, necesita modernizar su enfoque de gestión fortaleciendo la relación con su personal y otorgándoles más libertad. De hecho, los lugares de trabajo, donde los trabajadores tienen más libertad para completar su trabajo, registran niveles más altos de satisfacción laboral.

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Definir prioridades

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Ahora es aún más crucial que los líderes intervengan y ayuden a establecer prioridades, porque hay muchas demandas contrapuestas sobre el tiempo de los empleados. El desorden se puede reducir eliminando las tareas no esenciales de la lista de tareas pendientes y alentando a las personas a concentrarse en lo que sí lo es.

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Las expectativas deben quedar muy claras tanto para los gerentes como para los empleados. Los sistemas que fomentan el control diario de las expectativas y prioridades ahorrarán mucha frustración a todos y ayudarán a marcar la pauta de la jornada laboral a medida que se implementen.

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Ayudar en el establecimiento de espacios de trabajo domésticos dedicados

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Según un estudio de 2020, si bien las tres cuartas partes de los empleados de la FMH dijeron que trabajaban desde una oficina doméstica separada, casi el 40% dijeron que de vez en cuando trabajaban desde sus dormitorios, comedores o sofás. Eso no puede ser productivo.

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Un mejor enfoque sería alentar y ayudar a sus empleados a crear espacios de trabajo domésticos dedicados. Considera la posibilidad de proporcionar a los empleados ordenadores portátiles e impresoras que puedan utilizarse en el trabajo para que no tengan que depender de dispositivos personales menos seguros. Incluso puedes comprar o subvencionar material de oficina en casa para los empleados que, de otro modo, trabajarían desde los sofás de su sala de estar.

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Mantener una comunicación regular

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Para aumentar la productividad en un lugar de trabajo remoto, es crucial comunicarse con frecuencia y honestidad. Esto implica que los miembros del equipo deben comunicarse entre sí con frecuencia y que esta comunicación debe tener un propósito y estar relacionada con el trabajo.

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Hay varias maneras de garantizar una comunicación frecuente y genuina.

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La primera es que los miembros del equipo se comuniquen regularmente entre sí mediante videoconferencias, llamadas telefónicas o mensajes instantáneos.

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En segundo lugar, la comunicación debe limitarse a temas relacionados con los negocios y no a conversaciones casuales o asuntos privados.

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El equipo también debe ser abierto y honesto entre sí, y compartir tanto los éxitos como los reveses.

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Cree una cultura empresarial compatible con el uso remoto

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Mantener un compromiso con la cultura y misión de la empresa estar fuera del entorno de trabajo tradicional es uno de los mayores obstáculos para un trabajo remoto productivo. Por lo tanto, es imperativo reiterar las normas culturales fundamentales y asegurarse de que el equipo pueda hacerlo de forma remota.

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Considere la posibilidad de implementar horarios de trabajo flexibles para apoyar mejor el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados, que es el factor principal para aumentar la productividad.

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Ofrezca recompensas significativas por el bienestar físico y mental para fomentar la felicidad de los empleados y, a su vez, aumentar la producción.

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Organice algunos juegos y actividades interesantes para que su equipo participe. Puedes plantearte la posibilidad de realizar concursos en línea con carretes, sorteos y muchas otras actividades divertidas utilizando publicaciones en redes sociales para que su equipo participe.

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Por último, desarrolle procesos y acciones que promuevan los valores fundamentales de la empresa para aumentar la participación de los empleados y el compromiso con los objetivos compartidos.

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Ofrezca compartir archivos y documentos en línea

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Los empleados deben tener acceso a los documentos y recursos necesarios para completar el trabajo. Sin embargo, muchas empresas siguen utilizando el correo electrónico para enviar y compartir documentos, lo que genera muchos problemas.

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Los documentos se pierden. Los remitentes suelen pasar por alto el archivo adjunto. Nadie conoce la versión más reciente. Además, cualquier otra persona que necesite acceder debe confiar en uno de los remitentes o receptores para reenviar los archivos, ya que los correos electrónicos solo almacenan información en sus cuentas.

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El equipo puede acceder fácilmente a todos los archivos y documentos que necesite en cualquier momento y desde cualquier lugar mediante el uso de un sistema de administración de documentos para cargar y compartir documentos. Los miembros del equipo pueden clasificar y calificar los documentos para colocar los más importantes en la parte superior de la lista y ver quién tiene acceso y quién los ha editado.

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Conclusiones clave

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Aunque puede ser un desafío, vale la pena maximizar la productividad con su equipo remoto. Realizar algunos ajustes menores en su cultura y administración tendrá un impacto significativo en el compromiso de su fuerza laboral remota.

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Recuerde que ningún método funciona para todos para aumentar la productividad cuando trabajan de forma remota. Requiere prueba y error, flexibilidad y un desarrollo continuo. Estemos abiertos a nuevas tácticas, recursos y conceptos mientras navegamos por el entorno virtual para aumentar la productividad.

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Biografía del autor

Con especialización en Periodismo y Comunicación de Masas, Shaurya Bedi trabaja como redactora de contenido para Wishup. Es una persona a la que le gusta idealizar el mundo en la poesía mientras sostiene una cámara y un bolígrafo en cada mano.