¿Qué características hacen que el software de seguimiento del tiempo sea el mejor?

En un intento por responder a la pregunta de cómo hacer un seguimiento del tiempo de los empleados de la mejor manera posible, es posible que te hayas encontrado con muchas revisiones de software de seguimiento del tiempo de los empleados. Estas pueden ser complicadas, abrumadoras y nunca pueden abarcar realmente todas las opciones que hay. Además, lo que se considera la mejor aplicación de seguimiento de horas según una reseña puede no ser lo que necesita.

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Es por eso que hemos decidido abordar la búsqueda de mejor software de seguimiento del tiempo de una manera ligeramente diferente: discutiendo las características generales que debería tener. De esta manera, podrá decidir qué es lo que necesita específicamente y tendrá una base concreta sobre la que podrá comparar diferentes soluciones y elegir la mejor para su empresa.

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Así que aquí hay 11 características que el mejor software de seguimiento del tiempo debería tener para ayudarlo a mitigar la pérdida de productividad trabajando desde casa:

1. Tiempo en aplicaciones y sitios web

Esta es una funcionalidad bastante básica que tienen casi todos los relojes de computadora para empleados. Sin embargo, como es la base de muchas otras funciones, pensamos que merecía un lugar en la lista de todos modos.

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Básicamente, lo que hace es detectar qué programas informáticos utilizan los empleados, así como qué sitios web en particular visitan a través de su navegador. Además de esto, una aplicación y un sitio web que rastreen el tiempo deberían poder registrar automáticamente cuánto tiempo dedican los trabajadores a cada una de esas actividades.

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Esto le permite realizar un seguimiento del tiempo de las tareas y tener una visión general en tiempo real de lo que están haciendo todos. Como resultado, ayuda a prevenir una pérdida de productividad trabajando desde casa, ya que puedes analizar tendencias y hacer cambios en tiempo real.

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2. Categorización de aplicaciones y sitios web

Una extensión de la funcionalidad anterior que debe tener el mejor software de seguimiento del tiempo es la capacidad de clasificar las aplicaciones y los sitios web en «productivos» e «improductivos». Esto debería poder personalizarse al menos a nivel departamental.

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La categorización ayuda con dos cosas. En primer lugar, hace que sea mucho más fácil llevar un registro de la actividad de la computadora, ya que el software de cronometraje de la computadora colorea automáticamente de verde las actividades productivas y de rojo las improductivas, de modo que podrás saber de inmediato quién está trabajando y quién está holgazaneando. Y, en segundo lugar, estos datos sobre el tiempo dedicado a cada tipo de tarea se recopilan y se convierten en estadísticas de productividad muy útiles.

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3. Informes de productividad

Ahora, esta es una característica muy útil que definitivamente deberías buscar en tu búsqueda del mejor software de seguimiento del tiempo si uno de tus objetivos es optimizar la eficiencia de los empleados y los procesos comerciales.

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Estos informes de productividad vienen en diferentes formas y tamaños. Un buen sistema de gestión del tiempo en línea te dirá qué tan productivo es cada empleado, si su productividad ha aumentado o disminuido en comparación con el período anterior, a qué hora del día cada equipo o departamento es más productivo y mucho más.

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Estas estadísticas se pueden utilizar en las evaluaciones de los empleados, la delegación del trabajo y la optimización de la gestión del tiempo en general.

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4. Seguimiento de asistencia

El mejor software de seguimiento del tiempo tiene la capacidad de ser más que eso. No solo es importante llevar un registro del tiempo dedicado a las tareas, sino que también es útil poder controlar automáticamente la asistencia de los empleados.

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Esto incluye la función de registrar las entradas precisas en función de la primera actividad de la computadora y los relojes de salida en función de la última, así como el cálculo automático de las horas extras registradas.

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Ser capaz de conseguir esto datos de asistencia desde tu aplicación para registrar las horas de trabajo es crucial para cumplir con las horas de trabajo, prevenir los golpes entre amigos y otros tipos de robo de tiempo, pero también para organizar la jornada laboral de todos.

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5. Horas facturables

Si necesita algo más que una funcionalidad de seguimiento de la asistencia, existe un software de facturación y seguimiento del tiempo del proyecto que le permite establecer tarifas por hora para cada empleado o cada proyecto e incorporarlo a la función básica de seguimiento del tiempo.

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Al final, obtienes un informe no solo sobre el tiempo que los empleados dedicaron a trabajar en un proyecto específico, sino también sobre el costo de ese tiempo. Esto proporciona informes claros y muy precisos que puede entregar a sus clientes y hace que la nómina sea mucho más justa.

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6. Seguimiento automatizado del tiempo

Ahora, aquí es donde se pone interesante. La mayoría de los tipos de software de gestión del tiempo de oficina les permiten a usted o a los empleados asignar actividades informáticas específicas a proyectos particulares. Sin embargo, solo el mejor sistema de seguimiento del tiempo le permite hacerlo automáticamente.

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Por ejemplo, Insightful logra esto detectando los nombres de los archivos en los que están trabajando sus empleados y conecta automáticamente el tiempo dedicado a esos archivos con el tiempo total dedicado a un proyecto específico.

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Esta es una solución invaluable para la rendición de cuentas, el ahorro de tiempo y la eliminación del error humano.

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7. Seguimiento basado en la ubicación

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El futuro de la supervisión de los empleados se basa en la ubicación.

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¿Por qué?

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Porque a medida que seguimos adoptando nuevas formas de trabajar, desde el trabajo híbrido hasta el trabajo remoto y todo lo demás, es importante poder comparar y contrastar los niveles de rendimiento con los datos de seguimiento del tiempo.

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El recién presentado 'de Insightfuloficina frente a control remotoEsta función le permite hacer precisamente eso: comparar los niveles de rendimiento de la productividad de los trabajadores remotos y de oficina y supervisarlos en un solo lugar.

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Dado que muchas empresas ahora tienen una fuerza laboral fragmentada, dispersa por la ciudad, el país o el mundo, especialmente si subcontratan a otros equipos, es imperativo medir la productividad según la ubicación.

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Comparar la productividad de los trabajadores en la oficina y la de los trabajadores remotos le permite realizar pequeños cambios que podrían tener un impacto muy positivo en el rendimiento.

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8. Etiquetado de actividades

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Si desea algo más que un simple desglose de cómo los empleados dedican su tiempo, necesita un software de seguimiento del tiempo que ofrezca etiquetas de actividades.

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Los datos de tiempo por sí solos pueden ser valiosos, pero son mucho más útiles cuando se combinan con un sistema para determinar qué tiempo es productivo y qué no.

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Tomemos a Insightful como ejemplo.

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Con él, puedes etiquetar una actividad en particular como:

• Productivo
• Neutro
• Improductivo

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Pero no se detiene ahí. También puedes etiquetar las actividades según el equipo que las lleva a cabo. Por lo tanto, lo que puede considerarse productivo para un vendedor, se consideraría neutral para un representante de recursos humanos.

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Con el etiquetado de actividades, puede crear una imagen completa del desempeño de toda la empresa, incluyendo cada departamento y equipo. Esto permite a todos los gerentes tomar decisiones sobre la productividad respaldadas por los datos, que van desde dejar de usar aplicaciones que provocan una pérdida constante de productividad hasta programar descansos en los momentos del día en que el equipo es menos productivo.

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9. Privacidad y seguridad de datos

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Por último, aunque no por ello menos importante, aunque no sea glamuroso, todas las excelentes soluciones de seguimiento del tiempo se comprometen a mantener la privacidad y la seguridad de los datos.

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Dado que el software de seguimiento del tiempo se ocupa de los datos confidenciales, incluido el tiempo que dedican los empleados a lo largo del día, es fundamental que abordes los problemas de privacidad desde el principio.

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Como alternativa, simplemente puede decidir elegir una plataforma de monitoreo de empleados que priorice la privacidad y la seguridad de los datos para aliviar cualquier inquietud que usted o sus empleados puedan tener.

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En 2022, Forbes reconoció a Insightful como el «mejor software de seguimiento del trabajo remoto para la privacidad y la promoción de la transparencia». Por ello, Insightful es una apuesta segura si estás buscando implementar una solución de seguimiento del tiempo que se comprometa a proteger tus datos confidenciales.

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Tome una decisión informada

Como puedes ver, incluso una simple aplicación de reloj horario puede ser poderosa, pero si realmente quieres todos los beneficios que vienen con funciones adicionales más sofisticadas, debes estar bien informado antes de elegir la mejor software de seguimiento del tiempo para tu empresa. Y es de esperar que este artículo haya proporcionado una base educativa sólida sobre lo que existe y lo que puede hacer cada función. Todo lo que queda por decir es: ¡buena suerte en tu búsqueda!

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