Cuando el gato no esté, los ratones... trabajarán

De acuerdo con la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., solo el 76% de los trabajadores civiles tuvieron acceso a vacaciones pagadas y licencias por enfermedad en 2019.

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Sin embargo, cada año, un gran número de personas optan por no tomarse ni un solo día libre, incluso durante la temporada navideña.

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Además del 27,3% que no se tomó tiempo libre, el 16,7% solo tomó uno o dos días, seguido del 9,7% con tres o cuatro días. Otro 10% se tomó de cinco a siete días de descanso, y solo el 5,9% logró tomarse de ocho a 14 días. En cuanto a los que tuvieron que tomarse 15 o más días de descanso, solo fue del 1,9%.

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Los motivos varían de un caso a otro, pero los más comunes son:

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• No existe una política de PTO o no hay tiempo libre remunerado
• Miedo a ser encontrado reemplazable
• Temiendo volver a una montaña de trabajo
• Incapacidad para desconectarse
• Días libres para acumular.

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A los empleados de alto rango en campos competitivos les resulta especialmente estresante y más difícil tomarse unas vacaciones que trabajar sin descanso.

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Es una situación similar con los propietarios de pequeñas empresas, que ni siquiera controlan el tiempo de trabajo y cargan con empresas enteras sobre sus hombros. La mayoría de las veces no tienen a nadie en quien delegar sus funciones, por lo que cuando no trabajan, sus negocios tienen que permanecer cerrados y, por lo tanto, no generan ingresos.

Sin embargo, innumerables estudios han demostrado que tomarse un descanso del trabajo es bueno tanto para los empleados como para la empresa.

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Hoy en día se llama»agotamiento de los empleados», incluido oficialmente en la Clasificación Internacional de Enfermedades de la OMS, este fenómeno ocupacional conduce al agotamiento y al agotamiento de la energía, a un aumento de la distancia mental con respecto al trabajo y a una disminución de la eficacia profesional.

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No solo eso, sino que también se refleja en el balance de fin de año de la empresa, con costos que aumentan millones de dólares cada año.

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Sin embargo, muchos gerentes todavía se preguntan cómo pueden tomarse unas vacaciones sabiendo que es posible que sus empleados no trabajen mientras están fuera.

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¿Qué puede hacer antes de tomarse unas vacaciones?

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Lo mejor para la empresa es anticiparse a cualquier posible problema que pueda surgir mientras un gerente (o cualquier otro miembro del personal, de hecho) esté fuera de la oficina durante unos días. Sin embargo, hay algunas cosas que puedes hacer de antemano para asegurarte de que las cosas funcionen sin problemas durante tu ausencia sin supervisar de cerca a los trabajadores.

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Contrata a la persona adecuada

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Esto se remonta al primer contacto que tienes con un empleado potencial: contrata a personas responsables que se dediquen a trabajar incluso cuando su supervisor no esté presente.

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Si no ha tenido ningún contacto previo con un candidato a un puesto de trabajo y quiere asegurarse de que tiene una buena ética laboral, debe asegurarse de contratar solo a aquellas personas que vengan con excelentes recomendaciones de empleadores anteriores. Siempre que la información que obtengas sea veraz, podrás contratar a personas con un historial comprobado de responsabilidad, confianza y capaces de ofrecer buenos resultados incluso en ausencia de sus jefes.

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Además, sus expectativas de que los nuevos empleados desempeñen sus funciones laborales de la misma manera y con el mismo nivel de eficiencia que cuando el superior está en la oficina estarán bien fundadas.

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Además, observar a cada uno de tus empleados mientras completan sus tareas también puede decirte qué puedes delegar en quién mientras estás fuera.

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Cuando los empleados ya están familiarizados con el tipo de trabajo que tendrán que realizar sin usted, hay muchas menos probabilidades de que se cometan problemas de comunicación y errores que las que tendría un diputado recién nombrado que no tiene una idea completa de la situación.

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Coloque los sistemas en su lugar

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Disponer del sistema de gestión de tareas o seguimiento de asistencia adecuado significa que no tienes que vigilar a tus empleados: siempre sabrás cómo gestionan su carga de trabajo.

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Usa esto a tu favor cuando estés fuera de la oficina.

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Al establecer una línea base de su productividad cuando estés cerca, tendrás una idea clara de quién está realmente trabajando y quién está jugando mientras el proverbial gato está fuera.

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Por supuesto, si realmente quieres desconectarte del trabajo o simplemente no puedes acceder al software para monitorear a los empleados (no tienes tiempo ni conexión a Internet), y no hay asuntos urgentes con mucho en juego, esto puede esperar hasta que regreses.

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Abordar el problema

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Si, por casualidad, la comprobación de los sistemas ha revelado que algunos de sus empleados han tenido una caída de la productividad mientras usted estaba fuera, investigue por qué mediante un software de monitoreo informático de los empleados.

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Tal vez no estaban preparados para quedarse sin orientación, lo que significa que deberías empezar a delegar más en los miembros de tu equipo.

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Pero, si el motivo es que no se comportaron de manera profesional en su ausencia, aborde el tema en una reunión privada. Haga hincapié en que se esperan altos niveles de productividad independientemente de que estén supervisados o no, y que no se trata solo de una cuestión de ética laboral, sino también de confianza en que son capaces de completar las tareas por sí mismos.

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Prepárate para disciplinar

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Con suerte, no tendrá que ir tan lejos, pero si hay mucho en juego, prepárese para tener que despedir a la persona cuya falta de disciplina laboral causó graves consecuencias. O al menos dictar una acción disciplinaria apropiada.

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En última instancia, debe estar seguro (y monitoreo de empleados puede ayudar) que tu equipo pueda gestionar tus ausencias y que puedes confiar en que harán el trabajo correctamente.

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¿Qué puede hacer mientras está de vacaciones?

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Hay maneras de tomarse un tiempo libre del trabajo o simplemente estar fuera de la oficina (en una conferencia, por ejemplo). Estas son algunas de ellas.

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Desconectar

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Salvo una emergencia médica familiar o personal, es probable que se esté ausentando del trabajo para descansar, relajarse y recargar las baterías.

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¡Aprovecha eso!

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Desactiva las notificaciones del trabajo, no leas los correos electrónicos, no respondas a los mensajes ni compruebes las reuniones.

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Por supuesto, si te hace sentir mejor echar un vistazo a la situación a través de un software de seguimiento del trabajo de vez en cuando, asegúrate de no exagerar.

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Ten fe en que las personas que has elegido para formar parte de tu equipo pueden mantener la posición en tu ausencia, incluso si cometen algunos errores en el camino.

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Es su trabajo predicar con el ejemplo y volver renovado y listo para trabajar una vez que terminen sus vacaciones.

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Trabaja en vacaciones

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Responder llamadas, intercambiar correos electrónicos y mensajes, unirse a videollamadas: te comportas igual que cuando trabajas. ¿Por qué te molestaste en tomarte un tiempo libre entonces?

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Esto no lo llevará a ninguna parte, porque su cerebro está preparado para esperar la próxima notificación y simplemente no puede descansar. El resultado final será volver a trabajar aún más cansado que antes de tomarse las vacaciones en primer lugar.

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Por lo tanto, debe dejar en claro a sus empleados que solo está disponible para emergencias y qué significa exactamente eso. Además, proporciona instrucciones específicas que les sirvan de guía para resolver otros problemas sin tu ayuda.

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Implemente el seguimiento del tiempo

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Otra opción es instalar un software de seguimiento del tiempo esos serán tus ojos y oídos en la oficina mientras estés fuera.

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Podrá realizar un seguimiento de la asistencia de los empleados, los niveles de productividad y las tareas en las que están trabajando. Además, las capturas de pantalla y el uso de aplicaciones y sitios web te dirán que no están navegando por sus redes sociales ni jugando durante las horas de trabajo.

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Eso no significa que debas comprobar constantemente lo que hacen tus empleados sin ti, pero como mínimo, tendrán el incentivo de actuar de manera profesional y responsable en tu ausencia.

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Incluso pueden ser más productivos cuando estás fuera de la oficina, pero no te lo tomes como algo personal.

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¿Cómo ayuda exactamente el software de seguimiento del tiempo?

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Una vez que instales un software de seguimiento automático del tiempo en tu organización, registrará cuánto tiempo ha dedicado cada uno de tus empleados a una tarea o actividad en particular. Por lo tanto, tendrá a su disposición información exacta y precisa sobre su asistencia y productividad en el trabajo.

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Además, si quieres hacer un seguimiento de lo mismo acerca de tus trabajadores remotos, también hay un seguimiento remoto de empleados software para ayudarte.

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Ya sea que esté lejos de los empleados o en la misma oficina, puede iniciar sesión en el software de seguimiento que prefiera y asegurarse de que los proyectos y las tareas individuales estén dentro del cronograma. Puedes verlo en tiempo real o consultar los informes diarios y semanales.

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Al comprobarlo tanto cuando estás en la oficina como fuera de ella, puedes ver fácilmente si el comportamiento de tu personal cambia cuando no estás presente. Esta información te permitirá implementar los cambios ‍ si es necesario para que puedas tomarte un descanso y no estresarte por ello.

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Por último, esto también generará una atmósfera más relajada y de confianza en su organización.

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Este artículo fue escrito originalmente el 20 de junio de 2016 por Gina Ora. Fue actualizado el 9 de junio de 2020 por Aleksandra Djordjevic.