En el entorno empresarial actual, cada vez más competitivo y en constante cambio, los propietarios de empresas deben mantenerse a la vanguardia si desean lograr el mayor éxito posible. Especialmente en el entorno actual de la COVID-19, en el que las empresas tienen que replantearse drásticamente su forma de operar, la eficiencia es más importante que nunca.

Esta es la razón por la que muchas empresas buscan diferentes formas de automatizar diferentes aspectos de sus funciones empresariales. Hay muchos aspectos de un negocio por los que pagamos a la gente y que podrían gestionarse fácilmente de forma automática mediante un software informático. Esto significa gastar más en mano de obra de lo necesario.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo se refiere a un conjunto de técnicas que permiten incorporar tecnología que automatiza ciertos aspectos del espacio de trabajo, lo que reduce la necesidad de que los empleados administren tareas de poca monta y también reduce la probabilidad de errores.

Por supuesto, no todas las tareas se pueden automatizar, por lo que tendrá que analizar detenidamente todos los elementos que mantienen su empresa en funcionamiento y determinar cuáles de estas cosas podrían automatizarse. Cosas como la entrada de datos y el inicio o la detención de procesos se pueden realizar fácilmente con el software de automatización del flujo de trabajo, que permite a los empleados dedicarse a otras tareas más importantes que no se pueden automatizar.

Es fácil darse cuenta de que esto tiene innumerables beneficios, desde la posibilidad de mejorar la productividad y la creatividad de los empleados hasta la reducción de errores y la mejora de la eficiencia.

Poderoso suites de software de automatización del flujo de trabajo puede aumentar considerablemente la eficiencia y la fiabilidad de muchos aspectos de sus procesos empresariales y, en última instancia, ahorrarle tiempo y dinero.

¿Por qué debo pensar en la automatización?

Independientemente del tamaño de la empresa, hay varias razones para considerar la posibilidad de utilizar la automatización del flujo de trabajo, que incluyen:

• Mayor eficiencia en una variedad de tareas domésticas
• Reducción del error
• Todos los procesos y tareas automatizados siguen el mismo conjunto de protocolos de procedimiento estándar, lo que crea coherencia en los procesos
• Realice un seguimiento, gestione y mejore los aspectos de su negocio con una variedad de métricas útiles
• Libere a los empleados para tareas más complicadas o creativas
• Reduzca los costos operativos

La mano de obra sigue siendo una de las partes más costosas de la gestión de una empresa y encontrar formas de hacer más con menos personas le permite optimizar su negocio para que sea lo más eficiente posible. La automatización del flujo de trabajo puede reducir drásticamente la cantidad de mano de obra que se necesita para realizar las tareas básicas de la empresa. La automatización puede completar tareas menores de forma más rápida, eficiente y con menos errores que un humano. Esto no solo ahorra dinero, sino que reduce los problemas asociados con la entrada de datos u otros errores humanos básicos.

Sin mencionar que el trabajo de baja categoría repetitivo no es particularmente satisfactorio para los empleados. Sus mentes y su creatividad se pueden utilizar mejor, mejorando así la satisfacción en el lugar de trabajo, junto con la productividad. Una investigación realizada por Process Street descubrió que hasta el 60% de todas las ocupaciones tienen elementos o aspectos que pueden automatizarse con facilidad. Además, un estudio de Forrester Research muestra que las empresas pueden reducir los costos operativos entre un 10 y un 90%, según el campo.

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Procesos de automatización a tener en cuenta en su negocio

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Una de las áreas más comunes de la automatización del flujo de trabajo es, de hecho, el campo de TI, lo que sorprende a muchas personas. La automatización de la TI ha aumentado casi un 300% en menos de 10 años, lo que demuestra lo frecuente y útil que es. Con la automatización de la TI, puede vincular e integrar fácilmente los recursos que proporcionan una asistencia automatizada al cliente en muchos casos básicos de resolución de problemas.

La gestión de procesos empresariales es otra área común en la que la automatización del flujo de trabajo es muy útil. A lo que se refiere la gestión de procesos empresariales es a crear un mapa detallado de todos los aspectos del proceso empresarial de forma que todos los empleados pertinentes puedan acceder a los mapas más recientes y puedan integrarlo con un nuevo software para la automatización futura.

La inteligencia artificial, o IA, se ha vuelto cada vez más común en el software de automatización del flujo de trabajo. A medida que la IA se vuelve más inteligente y sofisticada, los propietarios de empresas pueden usar el software para tareas que antes dependían de la lógica humana o de la capacidad de analizar el lenguaje. Esto se puede utilizar en el marketing, el seguimiento de ventas, las operaciones básicas e incluso en la atención al cliente o el soporte técnico.

Para muchos propietarios de negocios, aprender sobre la automatización del flujo de trabajo por primera vez parece una «solución mágica» y puede hacer que agotar y comprar toneladas de software parezca lo lógico. Sin embargo, se recomienda empezar poco a poco. Hay una curva de aprendizaje asociada a este software y no todos los tipos de empresas se beneficiarán en la misma medida de todas las herramientas de automatización disponibles en el mercado. Debe tener una comprensión clara de todos los aspectos de sus operaciones y tener una buena idea de dónde puede implementarse la automatización con mayor facilidad o dónde marcará la mayor diferencia y comenzará por ahí.

En resumen

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Los propietarios de empresas de todos los sectores siempre buscan formas de mejorar la eficiencia y reducir los errores. Esta es la razón por la que muchos han recurrido al software de automatización del flujo de trabajo para ayudarlos a cumplir estos objetivos. Este software proporciona una amplia gama de herramientas que facilitan la optimización y la automatización de una variedad de procesos, desde los más simples hasta los más complejos. Esto reduce la necesidad de mano de obra excesiva para tareas de poca monta y permite a los empleados dedicarse a actividades más profundas o creativas en la empresa. También reduce el tiempo necesario para completar muchos procesos básicos y reduce los casos de error. Las sofisticadas herramientas de inteligencia artificial pueden incluso permitir a las empresas automatizar partes más complicadas de sus operaciones, como el servicio al cliente y el soporte técnico.

En el mercado competitivo, todos hacemos negocios y, durante una pandemia que ha hecho que las operaciones laborales básicas sean mucho más difíciles de lo que eran antes, la automatización del flujo de trabajo simplemente tiene sentido. Muchos empleados ya están sobrecargados con grandes cargas de trabajo y el software de automatización puede reducir esa carga casi de inmediato. La satisfacción en el lugar de trabajo suele mejorar cuando las tareas domésticas y que consumen mucho tiempo pueden gestionarse mediante un software de automatización, lo que permite a los empleados utilizar su tiempo de forma más productiva. El aumento de la satisfacción laboral también tiende a aumentar la productividad.

La automatización del flujo de trabajo permite mejorar la eficiencia en mis aspectos de la operación empresarial, lo que le permite ahorrar tiempo y dinero. Un ordenador no es víctima de «errores humanos», lo que significa que se cometerán menos errores o errores que puedan detener la productividad. Hay muchísimas opciones para un software de automatización que proporcione una gama de herramientas diferentes según el tamaño, el alcance y las necesidades de su empresa.