Preguntas frecuentes sobre el monitoreo de empleados: 10 cosas que todo empleador debe saber

El monitoreo de empleados no es una práctica tan nueva como podría pensar... Sin embargo, el software de monitoreo de empleados podría considerarse una novedad. Después de todo, hace poco que casi todo nuestro trabajo se centraba en ordenadores.

Sean cuales sean sus opiniones al respecto, el hecho es que la industria no va a ir a ningún lado en el corto plazo. Cada año se fabrican más herramientas, se agregan funciones innovadoras y rastreadores de computadoras están encontrando su lugar en casi todas las oficinas. Si nunca ha tenido la oportunidad de encontrar un sistema de este tipo, es probable que tenga muchas preguntas al respecto.

Hemos investigado un poco, hemos encontrado las 10 preguntas más frecuentes sobre la supervisión de los empleados y las hemos respondido en este artículo.

¿Qué se considera monitoreo de empleados?

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Se podría decir que el monitoreo de los empleados es cualquier forma de observar a sus empleados y la forma en que funcionan. Según el tipo de supervisión, esta práctica es útil para proteger los activos de la empresa, garantizar el cumplimiento de los estándares empresariales, aumentar la productividad, etc.

Algunas de las formas más comunes de supervisar a sus empleados son:

• CCTV
• Tarjetas de acceso
• Monitorización de red
• Supervisión del correo electrónico
• Monitorización de llamadas
• Software de monitoreo de empleados

¿Qué son las herramientas de monitoreo de empleados?

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Las herramientas de monitoreo de empleados son cualquier software y hardware utilizado para realizar el monitoreo del que hemos hablado anteriormente. En el monitoreo por circuito cerrado de televisión, tienes las cámaras y el software que utilizas para comprobar el funcionamiento de esas cámaras. En lo que respecta a las tarjetas de acceso, hay un software que permite programarlas para diferentes niveles de acceso, pero también hay cerraduras con forma de tarjeta en las que los empleados pasan las tarjetas con el dedo para abrir las puertas del edificio de oficinas. Para la supervisión de la red, el correo electrónico y las llamadas, normalmente instalas un software en los dispositivos de tus empleados para hacer un seguimiento de estas actividades.

¿Es ético el monitoreo de los empleados?

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La supervisión de los empleados es tan ética como usted la considera. Si estás rastreando a los empleados sin su conocimiento o accedes a su información privada a través del rastreador informático, en realidad no estás utilizando el software de manera ética.

El punto es, puede ser ético, pero depende únicamente de usted y de los valores de su empresa. Para que la supervisión sea lo más ética posible, debes ser transparente con tus trabajadores al respecto. Dígales desde el principio que tiene la intención de supervisar sus actividades informáticas, explíqueles qué se supervisará, cómo almacenará y utilizará los datos, etc. Además, puede crear una política empresarial escrita sobre la supervisión y compartirla con todos los empleados.

Otra forma de garantizar la supervisión ética es limitar el acceso a los datos que está recopilando. Como propietario de una empresa, obviamente tendrás acceso de administrador y podrás ver la información de todos. Tus gerentes solo deberían tener acceso a los datos de su departamento y cada uno de tus empleados debería poder ver sus propias actividades.

¿Es legal el monitoreo de los empleados?

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Esto realmente depende del país en el que vivas, pero en la mayoría de los casos la supervisión de los empleados es legal. Sin embargo, hay ciertos requisitos que debe cumplir si desea utilizar rastreadores de computadora.

Por ejemplo, algunos estados de EE. UU. exigen a los empleadores que notifiquen a los empleados sobre la supervisión, mientras que otros no. Lo mismo ocurre con todos los demás países del mundo. Por eso te instamos a que consultes a un equipo legal antes de tomar cualquier medida relacionada con el software de monitoreo. Especialmente si trabajas con un equipo remoto.

¿Cómo funciona el software de monitoreo de empleados?

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El software de monitoreo de empleados se compone de dos partes: el agente y el panel de control. El agente es un software que se instala en los ordenadores de los empleados, mientras que el panel de control es el lugar donde puedes iniciar sesión y comprobar qué están haciendo tus trabajadores.

El panel de control suele estar basado en la web, por lo que puede acceder a él desde cualquier parte del mundo. Los agentes pueden instalarse en modo oculto (los empleados no podrán verlos y registrarán automáticamente todas las actividades de sus ordenadores) o pueden estar visibles (en cuyo caso los empleados pueden iniciar y detener el rastreador cuando quieran).

Según el software que haya adquirido, puede hacer un seguimiento del tiempo que los empleados pasan en diferentes aplicaciones y sitios web. Sin embargo, también puede hacer un seguimiento de las pulsaciones del teclado, tomar capturas de pantalla, grabar su pantalla y, a veces, incluso ofrecerte la posibilidad de acceder al ordenador de los empleados de forma remota.

La mayoría de los rastreadores de computadoras se centran en la seguridad, por lo que puedes esperar ver funciones como el monitoreo USB, las alertas que puedes recibir cuando alguien descarga muchos datos, etc.

¿Cómo anunciar el monitoreo de los empleados?

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Esta es la parte más difícil de la implementación de la supervisión de los empleados: darles la noticia a sus empleados. Nunca puedes estar 100% seguro de cómo reaccionarán ante ello, y debes tener en cuenta que no a todo el mundo le gustará esta idea.

Le recomendamos que anuncie este cambio personalmente en lugar de usar un correo electrónico. Organice una reunión con toda la empresa o una conferencia telefónica y notifique a todos los departamentos que está buscando la herramienta de supervisión que mejor se adapte a sus necesidades. Explica que, durante el período de prueba, es posible que se les pida que prueben algunas funcionalidades de diferentes opciones de software, hasta que encuentres la correcta.

Tómese el tiempo para explicar POR QUÉ decidió implementar este software. Es una de las mejores maneras de tranquilizar a tus empleados, porque lo primero que pensarán la mayoría de ellos es que estás intentando espiarlos o microgestionarlos. Piensa en los problemas que estás intentando resolver con el sistema de seguimiento y explícaselos a los empleados. Además, asegúrate de aclarar cómo el software les beneficiará a ELLOS.

Dedique algo de tiempo a las preguntas, porque sus empleados seguramente tendrán muchas preguntas. Intenta responderlas con la mayor honestidad posible y no intentes salirte de esta parte de la implementación a rastras, ya que el futuro de tu empresa depende de ello.

¿Cómo engañar al software de monitoreo de empleados?

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Lo crea o no, esta es una de las consultas más buscadas sobre el software de monitoreo en línea. Esto se debe a que los empleadores no dedican suficiente tiempo a informar a sus empleados sobre los beneficios de este tipo de software. Además, muchos empleadores utilizaron esta herramienta como una forma de espionaje, por lo que no es de extrañar que los empleados no estén entusiasmados con ella.

Sin embargo, usted, como empleador, debe saber cómo los trabajadores pueden (intentar) engañar al software de seguimiento y qué puede hacer para prevenir o detener ese comportamiento.

Puede parecer ridículo, pero los trabajadores están probando diferentes formas de mantener los ratones de sus ordenadores en movimiento para que sus ordenadores no entren en modo inactivo. Una forma en que lo hacían era sujetando al ratón un juguete que funcionaba con pilas. Si bien esta es una táctica eficaz para mantener el ratón en movimiento, podrás ver en el panel de control que los empleados no dedicaron tiempo a cambiar de aplicación, sitio web y tarea durante un tiempo, sino que, entretanto, no han hecho nada productivo. Además, debes usar un software con la opción de captura de pantalla y configurar la frecuencia para que sea de 1 minuto en 30 minutos. El software capturará la pantalla en un momento aleatorio y podrás ver si tus empleados realmente trabajaron o no.

Otra forma en que los empleados engañan al software es reproduciendo un programa de televisión o una película en pantalla completa, con una pequeña pestaña sobre ella, donde abren una aplicación que se clasifica como productiva. Una vez más, este es un problema que se puede resolver fácilmente con capturas de pantalla.

Debes vigilar cualquier actividad sospechosa e investigarla lo antes posible, antes de que se convierta en un problema aún mayor.

¿Cuál es el mejor software de monitoreo de empleados?

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Ahora bien, esto realmente depende de lo que esté buscando en un software de monitoreo, y no hay una respuesta definitiva para ello. Todos los fabricantes le dirán que son los mejores, pero todo depende de sus necesidades. Por eso hemos creado un artículo con los 10 mejores programas de monitoreo de empleados, así que compruébalo para ver qué software terminó en la lista y por qué.

El artículo también contiene una práctica tabla comparativa, para que puedas ver qué tipo de software necesitas realmente y si se trata más de una herramienta de productividad o de seguridad.

¿Por qué es importante el monitoreo de los empleados?

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La supervisión de los empleados es importante porque ayuda a:

• Mejore la seguridad de los datos
• Mejore la productividad
• Optimice los entregables del proyecto
• Detecta comportamientos malintencionados (acoso, malware, empleados deshonestos, etc.)

Como mencioné en el segmento anterior, hay herramientas que están más orientadas a la productividad y otras que se centran en la seguridad. A menudo se combinan con algunas funciones de seguimiento del tiempo, por lo que puede realizar un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos y tareas, pero al mismo tiempo medir la productividad.

¿Qué es la supervisión remota de los empleados?

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La supervisión remota de los empleados es como el seguimiento regular de los empleados, pero para equipos remotos. La mayoría de los programas de monitoreo de empleados que puedes usar para empleados de oficina también puedes usarlos para equipos remotos. Sin embargo, en este caso, no podrás rastrearlos de forma sigilosa, y debes prestar atención a las leyes de su condado para asegurarte de que los estás monitoreando de manera legal.

Concluir

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Ahí está, la lista de las 10 preguntas más buscadas sobre el seguimiento de los empleados. Sí, hay otras preguntas y es probable que también tengas algunas, así que no dudes en contactarnos y preguntar lo que quieras saber. Además, sigue leyendo nuestro blog para obtener más información útil y guías similares a esta.

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