Consejos de gestión del tiempo para equipos que utilizan rastreadores del tiempo de trabajo de los empleados

¿Alguna vez te has preguntado cómo es que a tus competidores les va mucho mejor que a ti? Ambos vendéis el mismo servicio, tenéis el mismo número de miembros en el equipo, pero parece que tienen muchos más clientes que vosotros... Una de las posibles respuestas es que han mejorado sus habilidades de gestión del tiempo mediante rastreador de tiempo aplicación para Windows o macOS.

Piénsalo. También trabajan 8 horas al día, los fines de semana están libres y ahora están trabajando en 10 proyectos, mientras que tú solo estás trabajando en 5.

Veamos qué es lo que hacen y, lo que es más importante, qué puedes hacer para ayudar a tu equipo a mejorar sus habilidades de gestión del tiempo con un aplicación de seguimiento del tiempo para empleados.

Establezca objetivos SMART

Establecer objetivos y establecer objetivos SMART son dos cosas distintas. Muchas personas se fijan metas que son muy vagas y no hay forma de medir el éxito de dichas metas. Por ejemplo, decir «Queremos aumentar las ventas» dista mucho de decir «Queremos aumentar las ventas en un 50% en los próximos 6 meses».

Establecer objetivos SMART significa que establecerá objetivos que son:

• Específico
• Medible
• Alcanzable
• Relevante
• Con límite de tiempo

Una vez que haya establecido los objetivos SMART, podrá diferenciar claramente las tareas y asignarlas al departamento correspondiente. Con el objetivo final en mente, será más fácil ver los pasos que debes seguir para lograr los mejores resultados.

No olvides consultar con los jefes de departamento a la hora de crear objetivos SMART, al fin y al cabo, ellos están más familiarizados que tú con su carga de trabajo y con el estado actual.

Al utilizar las herramientas de gestión de proyectos y seguimiento del tiempo al mismo tiempo, puedes alinear las tareas de todos para que trabajes para lograr el objetivo SMART. Con estas herramientas, puedes establecer claramente los plazos, asignar el tiempo, hacer un seguimiento del éxito del proyecto y, tal vez, incluso modificar los pasos a medida que avanzas. Además, tener toda esta información en un solo lugar te ahorra tiempo en las actualizaciones y en las reuniones de progreso.

Limite la cantidad de tareas diarias

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Puede parecer contraproducente dar a tu equipo menos tareas que gestionar, pero en realidad es una técnica bastante buena. La multitarea mata la productividad, y los estudios muestran que las personas necesitan unos 20 minutos para concentrarse por completo una vez que cambian de tarea. Por lo tanto, cuantas más tareas tengan, más cambiarán sus empleados de una a otra, lo que perderá el flujo y dejará mucho espacio para cometer errores.

Con un software de seguimiento del tiempo de los proyectos de los empleados, puedes ver cuántas tareas tiene cada persona del equipo. Tal vez descubras que algunos miembros del equipo tienen muchas más tareas que otros, y puedes cambiar la carga de trabajo para que todos trabajen por igual. Con menos tareas por día, tus empleados pueden concentrarse mejor y lograr más.

Establezca el tiempo para que no haya interrupciones

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Si tus empleados tardan 20 minutos en volver al juego después de cambiar de tarea, tardarán ese tiempo en ver un mensaje en Slack. Si bien no cabe duda de que Slack nos ha facilitado la vida en términos de comunicación, acuerdos de equipo y actualizaciones, puede resultar bastante molesto.

Por suerte, todas las herramientas de chat tienen una configuración de «No molestar» y los miembros de tu equipo no deberían tener miedo de usar esa opción. Si quieren centrarse al 100% en lo que hacen, hazles saber que está bien configurar las herramientas de chat para que digan «No molestar». Si tienes dudas sobre su rendimiento durante estas horas, puedes comprobar fácilmente qué ocurre con sus niveles de productividad en tu base de datos de seguimiento del tiempo.

Concluir

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Está claro cómo las principales aplicaciones de seguimiento del tiempo pueden ayude a su empresa a mejorar. Sin embargo, no puede esperar que ese cambio se produzca solo porque haya instalado el software. Debes mejorar las habilidades de gestión del tiempo de tu equipo para obtener los mejores resultados.

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