Consejos de gestión del tiempo para arquitectos

Si tuvieras que elegir una palabra para describir a un arquitecto típico, ¿cuál sería?

Para muchas personas, esta palabra sería: creativa. Para diseñar edificios, organizar el espacio, pensar en 3D, combinar el propósito con la estética y mantenerse al día en la forma en que se hace todo esto, se necesita una mente muy creativa.

Sin embargo, la creatividad rara vez se asocia con el orden, siempre se trata de escritorios desordenados y horarios agitados. Si bien es cierto que eso es una generalización un poco exagerada, no lo es: el trabajo de un arquitecto implica muchos malabares entre los clientes, los contratistas y, bueno, el trabajo en sí. Se necesita muy poco para convertir una semana laboral en una maratón de 70 horas de proyectos, bocetos, reuniones y comidas para llevar.

Teniendo esto en cuenta, resulta obvio que encontrar una estrategia de gestión del tiempo perfecta no es fácil. Y es aún más difícil ceñirse a ella. Si tiene problemas para administrar el tiempo, definitivamente no está solo. Pero superar este problema es la única manera de controlar tu agitada mente creativa y lograr que realmente hagas tu trabajo de manera eficiente y cumplas con los plazos que tienes.

Hacerlo requiere tanto una planificación estratégica como una persistencia en la ejecución. La segunda depende exclusivamente de ti, pero la buena noticia es que te estamos ofreciendo ayuda con la primera. Este artículo te dará 7 consejos prácticos sobre cómo mejorar en este aspecto intangible pero tan importante que llamamos gestión del tiempo, desde cómo planificar tu tiempo y dividir los proyectos en partes hasta cómo encontrar y utilizar las mejores aplicaciones de gestión del tiempo, como el software de gestión de proyectos o de seguimiento del tiempo.

Así que, sin más dilación:

1. Analiza cómo dedicas tu tiempo

Digamos que quieres perder algo de peso. Puedes ponerte a dieta, hacer ejercicio y tomar todas las medidas necesarias, pero a menos que te hayas pesado antes de todo eso, no hay forma de saber si algo de eso está funcionando y qué tan bien. Lo mismo ocurre con la gestión del tiempo. Es necesario medirlo para poder mejorarlo. O al menos para saber si lo has mejorado.

Por lo tanto, este es tu primer paso: haz un seguimiento del tiempo que dedicas a diferentes actividades para saber cómo lo dedicas, dónde se desperdicia más y dónde puedes mejorar. Puedes optar por hacerlo manualmente, pero hoy en día hay muchas aplicaciones que pueden facilitar este proceso. El software de seguimiento del tiempo es uno de los mejores aplicaciones de gestión del tiempo eso te dirá exactamente cuánto tiempo dedicas a las diferentes tareas y cuáles son tus mayores distracciones. Tendrás que introducir manualmente tus actividades fuera de línea, pero sigue siendo un muy buen comienzo, ya que no te llevará mucho tiempo, pero te proporcionará mucha información útil.

Lo importante es rastrear todo - horas facturables y no facturables, actividades productivas e improductivas, bocetos, renderización 3D, reuniones con clientes, programación de contratistas, navegación por tu feed de Instagram, todo. Lo sabemos, puede parecer un fastidio, pero es la única forma de obtener la imagen más completa de tu rendimiento actual. Tampoco es algo que se haga una sola vez, sino que debe ser continuo o, al menos, recurrente. Nunca dijimos que fuera a ser fácil.

2. Usa la tecnología

Hoy en día hay una aplicación para casi todo. El seguimiento del tiempo, la gestión de proyectos y la planificación son mercados extremadamente competitivos, por lo que seguramente encontrará algo que se adapte a sus necesidades. No sientas que usarlo es indigno de ti.

Dicho esto, veamos cuál puede ser el software de gestión del tiempo más útil para arquitectos:

El primero es el software de gestión de proyectos. Te permite realizar un seguimiento de tus tareas, agruparlas, asignarlas a tus colegas, hacer un seguimiento de las que se han completado, hacer un seguimiento de los plazos y mucho más. Cuando tienes todo esto en un solo lugar, es más fácil tener una visión general de lo que hay que hacer y cuándo, lo que hace que organizar tu tiempo sea un poco más fácil.

El segundo grupo de software son los rastreadores del tiempo, probablemente las mejores aplicaciones de gestión del tiempo que pueden ayudar a los arquitectos a tomar el control de su tiempo en los proyectos. Algunas de ellas tienen la capacidad de realiza un seguimiento automático del tiempo dedicado a las tareas que se realizan con algunas herramientas BIM, por lo que tendrá datos de rendimiento precisos sin esfuerzo. La ventaja de los programas de seguimiento del tiempo de trabajo es el hecho de que son perfectos si quieres dar pruebas de trabajo a tus clientes y hacer un seguimiento de las horas facturables para asegurarte de que recibes un pago justo.

3. Planifique cuidadosamente su tiempo

Este es un consejo un poco obvio, pero lo que realmente cuenta es cómo lo haces. No podremos darte ideas detalladas sobre cómo debería ser tu agenda diaria porque depende de tu carga de trabajo, tu flujo de productividad, etc. Pero podemos darte algunos consejos generales.

En primer lugar, no confíes en hacer la parte creativa de tu trabajo cuando llegue la inspiración. En su lugar, oblígate a entrar en este estado mental convirtiéndolo en parte de tu rutina. Reserva un espacio de tiempo para la creatividad y el pensamiento, y cúmplelo todos los días.

Además de esto, también debes planificar todas las demás tareas, desde responder a los correos electrónicos, hacer planos de planta o tomar un café. Si has probado algunas de las mejores aplicaciones de gestión del tiempo, es posible que te hayas topado con la función de cronogramas de productividad, que muestra cuándo eres más productivo. Para la mayoría de las personas, esto ocurre al principio de la jornada laboral, por lo que una buena idea sería asignar todas las tareas más importantes para ese momento y dejar las tareas de poca monta, poco esfuerzo o sin importancia para más adelante, cuando empiece a cansarse.

4. Establezca microobjetivos

Diseñar un edificio residencial puede ser el resultado final que su cliente desea, pero no es algo que deba ser un punto único en su lista de tareas pendientes. Las tareas enormes como esta suelen tardar muchos días en completarse, lo que es desalentador y puede hacer que postergues las cosas. Para evitar esto, debes tratar de dividir cada proyecto en tareas más pequeñas y manejables que quieras realizar de inmediato, y asignar una fecha límite realista para cada una de ellas. Luego, puedes usar algunas de las mejores aplicaciones de administración del tiempo para hacer un seguimiento de tu progreso y asegurarte de cumplir con el cronograma.

5. Limite las distracciones

Aumentar la cantidad de horas facturables para que pueda seguir siendo rentable es una de las problemas más comunes para los arquitectos. Una gran parte de solucionarlo consiste en eliminar las distracciones. Primero, usa tu rastreador de tiempo para identificar qué actividades te hacen perder más tiempo. Es tan fácil como mirar un informe, solo una razón más por la que seguimos refiriéndonos a ella como una de las mejores aplicaciones de gestión del tiempo. Una vez que sepas lo que necesitas reducir, haz todo lo posible para mantenerte alejado de ello. Apaga tu teléfono, cierra sesión en Facebook, olvídate de tu blog o fuente de noticias favorita. Puedes ponerte al día con todo esto durante los descansos que tengas asignados, pero cuando llegue la hora de trabajar, trata de centrar toda tu atención en eso.

6. Cree un equilibrio entre la vida laboral y personal

Los arquitectos son ampliamente conocidos como uno de esos profesionales que tienden a trabajar muchas horas. Sin embargo, esto es extremadamente contraproducente a largo plazo, ya que inevitablemente conducirá al agotamiento. Organizar suficientemente bien tus 8 horas de trabajo habituales va a dejar mucho más espacio para la parte «personal» del equilibrio entre la vida laboral y personal. Haga ejercicio, viaje, pase tiempo con familiares y amigos, disfrute de sus pasatiempos y verá que tendrá más energía para trabajar.

Si diriges una empresa o diriges un equipo, es aún más importante hacerlo, ya que servirá de ejemplo para tus empleados de que también pueden tener tiempo libre y de que no tienen que dedicar cada hora de vigilia a su trabajo.

7. Acepta el hecho de que no podrás hacerlo todo

Un último consejo de nuestra lista de consejos para la gestión del tiempo es darse cuenta de que vas a dejar de hacer una o dos cosas de vez en cuando. No responderás a todos los correos electrónicos, no supervisarás todas las construcciones. Cuanto antes acepte este hecho, menos estresado estará cuando suceda por primera vez. Esta es una razón más para asignar las tareas más importantes a la hora del día en la que eres más productivo, de esa manera te aseguras de que las lograrás realizar.

Conclusión

Para los arquitectos, siempre hay muy pocas horas en un día. Pero seguir estos siete consejos le permitirá administrar mejor el tiempo y cerrar esta brecha entre la cantidad de trabajo y la cantidad de tiempo del que dispone. Con solo un poco de persistencia y disciplina, no hay nada que no puedas hacer.

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