Guía de solución de problemas para la gestión del tiempo en equipos

Tienes grandes habilidades de comunicación, iniciativa para resolver problemas y ser un jugador de equipo y aún no estás a la altura de las expectativas.

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Sin una gestión eficaz del tiempo, es poco probable que los empleados impresionen.

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Para una habilidad tan importante, tanto en el ámbito personal como profesional, sorprende que se pase por alto. En esta guía, esperamos solucionar este problema y proporcionarte los entresijos de una gestión eficaz del tiempo en equipo.

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Cuando te tomas el tiempo para supervisar a los empleados remotos con un rastreador de trabajo al igual que Insightful, puedes mejorar las habilidades de gestión del tiempo de todo el equipo. Pero primero, debes solucionar los problemas más importantes.

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Problema #1 Interrupción de la comunicación

Todo comienza con una comunicación clara. Desde el principio. Si explicas claramente a cada miembro del equipo lo que esperas de ellos en la entrevista de trabajo y durante el proceso de incorporación o formación, tu trabajo ya está hecho a medias. Y esta práctica debería extenderse durante todo el tiempo que estén en tu equipo.

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Uno de los descuidos más comunes es no establecer metas y plazos claros. ¿En qué proyecto estamos trabajando? ¿Cuál es el objetivo principal? ¿Qué tareas específicas tenemos que realizar? ¿Cómo se relacionan entre sí? ¿Cuándo vence el proyecto? Si tus empleados no pueden responder a todas y cada una de estas preguntas, no podrán coordinarse y tú acabarás teniendo que volver a explicárselo todo dos días antes de la fecha límite.

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Puedes ver cómo la eficiencia del tiempo no es posible aquí.

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Solución: reuniones semanales

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Si tu equipo sufre problemas de comunicación habituales, puedes solucionarlo con una reunión semanal de una hora y el implementación adecuada de un rastreador del tiempo de trabajo. Después de esto, puedes usar este software para dividir los proyectos en partes más pequeñas y manejables, planificar el tiempo que necesitarás para cada uno, establecer la fecha límite final y hacer un seguimiento del progreso de todos.

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Con una aplicación de seguimiento del trabajo como Insightful, puedes ver qué es lo que te detiene y resolver los problemas de inmediato, ya sea porque Nathan no sabe cómo usar Google Drive o porque Samantha pasa demasiado tiempo en Instagram. Si les comunicas lo que necesitas que hagan y cuándo, te asegurarás de que no pierdan el rumbo.

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Estas reuniones ofrecen la oportunidad perfecta para aclarar todas las facetas del proyecto por adelantado y el papel de cada miembro del equipo en su finalización, lo que deja poco margen para la falta de comunicación.

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Problema #2 Mala administración de tareas

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Otro problema que puede surgir con la gestión del tiempo es la mala delegación.

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Si tus empleados no saben quién debe hacer qué, puedes terminar en una situación en la que las tareas se repiten o se olvidan.

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Del mismo modo, es posible que se sienta tentado a asumir demasiado trabajo pensando que lo hará más rápido que sus empleados. En la mayoría de los casos, esto es extremadamente estresante e ineficaz.

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Si hay una clara falta de claridad sobre quién miembro de tu equipo es responsable de qué tareas, es casi seguro que no estarán seguros de cómo priorizar su tiempo de manera efectiva.

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Solución: asignación de tareas

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La aplicación de seguimiento del tiempo de trabajo elimina esta amenaza al permitirle supervisar a los empleados remotos para ver exactamente quién está trabajando en qué tarea. Al analizar los datos del software de gestión del tiempo en línea, podrás ver quién está realizando bien un tipo de tarea, quién tiene problemas con determinadas plataformas, de modo que puedas darles más apoyo, etc.

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El software de seguimiento del tiempo de los proyectos hará que el proceso de delegación sea fluido y esté bien informado, y verás que la gestión del tiempo de tu equipo mejora en poco tiempo.

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Problema #3 Estimaciones inexactas

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Cuando surja la cuestión de la duración del proyecto, es posible que esté perfectamente preparado para dar una respuesta a su cliente. Tal vez le digas cuál es el mejor de los casos, o el peor, o añades una o dos semanas a lo que te llevó un proyecto similar la última vez, solo para poder sorprenderlo y terminar antes.

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Esta puede ser una excelente manera de tratar con los clientes, pero hará que tu equipo pase por un infierno si sobreestimas o subestimas el tiempo que necesitarás. Sobrestima y tus empleados pasarán directamente al modo de vacaciones cuando vean que tienen tiempo; si subestimas, les provocarás un estrés excesivo.

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Solución ‍: seguimiento del tiempo

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Aquí es donde entran en juego Insightful y un software similar de seguimiento de horas. Con una aplicación de control del horario, puedes medir con mucha precisión el tiempo que tarda tu equipo en terminar cada tarea. Planificar tus proyectos futuros de acuerdo con estos datos objetivos hará que tus estimaciones sean mucho más realistas y tu equipo estará más concentrado, menos estresado y, en última instancia, más eficiente.

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Problema #4 Liderazgo del Laissez-Faire

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Los dos últimos problemas que vamos a tratar son dos extremos opuestos.

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Por un lado, está el estilo de liderazgo relajado y laissez-faire, en el que depositas plena confianza en tu equipo y adoptas un enfoque de gestión sin intervención. Después de todo, trabajar en una oficina cómoda o desde casa con poca presión hará que todos sean superproductivos por arte de magia, ¿verdad?

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Bueno, no exactamente.

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Tener cierta cantidad de libertad y tiempo para respirar y relajarse es bueno para la eficiencia y la productividad, pero demasiado puede convertirse rápidamente en un desastre. En este escenario, los plazos son prácticamente inexistentes.

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Solución ‍: Clarificar las expectativas

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Si bien es perfectamente razonable adoptar un estilo de liderazgo que requiera menos microgestión, debes asegurarte de que tu equipo tenga todo lo que necesita para prosperar.

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Establezca expectativas y plazos claros para cada tarea desde el principio, y luego podrá sentarse y realizar un seguimiento del progreso con su software de seguimiento del tiempo de gestión de proyectos. Tu sistema de seguimiento del trabajo te ayudará a ver quién está desperdiciando su tiempo en actividades improductivas, de modo que puedas volver a ponerlos en marcha.

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Con el seguimiento del tiempo, puedes identificar rápidamente posibles cuellos de botella o actividades improductivas, lo que te permite ajustar los plazos y promover un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal de tu equipo.

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Problema #5 Expectativas imposibles

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Por otro lado, tenemos un estilo de liderazgo que implica insistir en plazos ajustados y en trabajar sin parar. Puede parecer una idea fantástica para maximizar la gestión del tiempo de su equipo, pero hasta que los robots sustituyan a los humanos, no es una receta para una productividad sostenible.

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Nos guste o no, sus empleados no son máquinas de trabajo.

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Todos necesitan un respiro de vez en cuando, y definitivamente necesitan una pausa para comer de más de 10 minutos. No considere las pausas breves como una pérdida de tiempo, sino como una inversión para concentrarse mejor.

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Solución: fomentar el descanso

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El software de seguimiento de tareas y tiempos puede ayudarlo a recopilar datos sobre cuándo sus empleados son más y menos productivos, lo que puede indicarle cuándo es un buen momento para tomarse un breve descanso y cuándo debe programar las tareas más importantes.

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Si tu software para registrar el tiempo te dice que, en un momento dado, la mayoría de tus empleados comienzan a ir a Facebook y YouTube, esa es tu señal para darles un descanso de 15 minutos en lugar de obligarlos a volver al trabajo. Si no se concentran, también trabajarán más despacio. Y la aplicación del temporizador te mostrará cuándo suele ocurrir este momento.

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Lo nuevo de Insightful»oficina frente a control remoto'la función amplía la funcionalidad del rastreador de tiempo para que pueda capturar y comparar datos de un entorno de trabajo inalámbrico con los de la oficina. De este modo, puede ayudar a mantener una productividad sostenible de forma individual, en función de lo que le digan las cifras.

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El uso del software de tiempo de los empleados de esta manera garantizará que sus empleados estén siempre concentrados y listos para ir a trabajar. No solo serán más rápidos, sino que también serán más felices.

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Mejore hoy la gestión del tiempo de su equipo

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Depende de ti poner a tu equipo en forma y ayudar a todos a ser lo más productivos posible y selectivos en la forma en que utilizan su tiempo.

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Pero no tiene que emprender este desafío solo.

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Entre los muchas ventajas El software de seguimiento del tiempo de trabajo tiene que ofrecer, sin duda te ayudará a mejorar las habilidades de gestión del tiempo de tu equipo al hacer un seguimiento de tu progreso, proporcionarte datos informativos y mantener a tu equipo en el buen camino hacia la máxima eficiencia.

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