Conclusiones clave:

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▶ En entornos de trabajo dinámicos, incluso los profesionales expertos pueden saltarse involuntariamente pasos pequeños o aparentemente sin importancia.

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▶ Los errores de los empleados debido a la fatiga o la prisa pueden provocar pérdidas financieras sustanciales.

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▶ Implementación listas de verificación breves y claras poder mejorar significativamente la eficiencia de trabajadores en muchas profesiones.

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▶ Perspicaz sistema de monitoreo de tiempo y actividad puede ayudarte realizar un seguimiento de la implementación de las listas de verificación, ayudándote mejorarlos aún más y reducir las pérdidas debidas a errores evitables.

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Tiempo de lectura: 11 minutos

Los errores humanos a pequeña escala pueden provocar problemas y costes a gran escala para cualquier empresa.

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Quizás los mejores ejemplos de este problema se encuentren en el ámbito de la ciberseguridad: según Verizon, el 74% de los problemas de ciberseguridad se deben a un error humano.

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La situación no es diferente en muchas otras industrias, desde los centros de llamadas hasta las compañías de seguros.

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Por lo tanto, ¿sus empleados están bien capacitados para evitar los errores que conllevan las tareas complejas o la fatiga? ¿Siempre tienen una idea clara de todos los pasos que deben tomar al abordar procesos complejos?

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Desafortunadamente, una formación prolongada no siempre es la mejor solución. Sus empleados necesitan tener una imagen clara y sencilla del proceso al que se están enfrentando.

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Esto es lo que también descubrió el Dr. Atul Gawande mientras trabajaba en el mejor método para mejorar la seguridad en los quirófanos. Basándose en la investigación que realizó, escribió un libro sobre un método de gestión del tiempo y la productividad llamado el Manifiesto de la lista de verificación.

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Lee este artículo para obtener más información sobre el método Checklist Manifesto, cómo reduce la incidencia de errores humanos y mejora la gestión del tiempo. También descubrirás cómo Insightful rastreador del tiempo de los empleados puede ayudarlo a implementar, adaptar y aprovechar al máximo este método.

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¿Qué es el manifiesto de la lista de verificación?

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El manifiesto de la lista de verificación: cómo hacer las cosas bien es un libro de un reconocido cirujano, el Dr. Atul Gawande. En este libro, el Dr. Gawande analiza los beneficios de usar listas de verificación en casi todas las líneas de trabajo. Sostiene que las listas de verificación pueden simplificar tareas complejas y reducir la incidencia de errores humanos.

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El Dr. Gawande sugiere en El manifiesto de la lista de verificación que incluso los profesionales altamente cualificados y con mucha experiencia pueden beneficiarse de seguir las listas de verificación.

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En su opinión, las listas de verificación simples, si se formulan correctamente, pueden simplificar y garantizar resultados positivos para tareas muy complejas.

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La razón por la que cree en este efecto revolucionario de las listas de verificación es la naturaleza de la memoria humana. Especialmente cuando una persona está bajo presión, su memoria puede fallarle. Incluso si no olvidan los pasos de un procedimiento, las personas tienden a saltarse pasos aparentemente pequeños y sin importancia. Esto puede provocar fácilmente efectos asombrosos, como pérdidas financieras o daños irreparables a la reputación. En resumen, las pequeñas omisiones pueden llevar a un fracaso catastrófico.

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Beneficios de introducir listas de verificación en su empresa

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El número de cirugías en todo el mundo aumentó considerablemente en 2004, al igual que el número de complicaciones y desenlaces mortales, que alcanzó entre el 3 y el 17%.

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En 2007, tras examinar su investigación sobre los beneficios de las listas de verificación y su uso en tres hospitales, el Dr. Gawande creó una lista de verificación para cirugías seguras que la OMS instituyó como procedimiento obligatorio que sigue salvando vidas.

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El Manifiesto de la lista de verificación encontró su aplicación en muchos campos fuera de la medicina. Se considera importante en la industria de la construcción, la aviación, la informática, etc., debido a su reducción de errores y a la maximización de la eficiencia.

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Estos son algunos de los beneficios más destacados de este principio:

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1. Reducción del error humano

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Las listas de verificación garantizan que no se omita ningún paso crítico al realizar procesos complejos. En el mundo de la medicina, las listas de verificación pueden evitar que se realice un procedimiento incorrecto en un paciente o que se salte una prueba importante antes de la cirugía. En el área de TI, una lista de verificación puede evitar una gestión deficiente de los posibles errores y bloqueos del software.

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2. Simplificación de tareas complejas

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Las listas de verificación bien estructuradas desglosan los procesos complejos en pasos sencillos y fáciles de seguir. Para cumplir su propósito, las listas de verificación deben ser sencillas y fáciles de entender.

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Al seguir listas de verificación como estas, los gerentes de proyectos pueden dividir fácilmente los grandes proyectos en tareas únicas. Lo mismo ocurre con los departamentos de TI en caso de una falla tecnológica. Con la lista de verificación de recuperación adecuada, pueden recuperar fácilmente todos los servicios en poco tiempo.

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3. Mantener la consistencia y la calidad de la salida

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Cuando todos los miembros del equipo siguen la misma lista de verificación, su empresa garantiza la coherencia en la calidad del servicio o del producto. Por ejemplo, en un centro de llamadas, todas las personas que llamen recibirán el mismo nivel de servicio de alta calidad. En un quirófano, todos los pacientes reciben la misma protección gracias a una lista de verificación bien elaborada con los pasos preparatorios clave.

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En muchas profesiones y con una herramienta poderosa como Insightful, la dedicación a seguir las listas de control de calidad puede incluso supervisarse de forma remota.

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4. Mejora de la gestión de riesgos y la rendición de cuentas

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Para gestionar el riesgo de manera más eficaz, es importante identificar los pasos clave que deben tomarse. Cree cuidadosamente una lista de verificación clara para que sus empleados puedan seguirla fácilmente.

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Las listas de verificación en combinación con un potente rastreador de empleados también pueden mejorar el sentido de responsabilidad y motivar a los empleados a ceñirse a estas listas. Gracias a la posibilidad de seguir cada acción, los rastreadores de empleados, como Insightful, permiten incluso vigilancia de trabajo remoto. Pueden identificar todos los pasos por los que ha pasado un empleado, así como los que ha omitido.

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5. Mejora de la eficiencia

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Cuando tienes ante ti una lista de verificación clara y fácil de seguir, puedes ahorrar mucho tiempo en pasos y procesos innecesarios. En otras palabras, las listas de verificación pueden mejorar significativamente la eficiencia del flujo de trabajo y ayudar a tus empleados a maximizar sus contribuciones diarias.

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6. Mejorar el proceso de formación e incorporación

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Las listas de verificación pueden servir como excelentes guías durante el proceso de incorporación. Pueden ayudar a los nuevos empleados a comprender mejor todos los procesos y a acostumbrarse a ellos más rápidamente.

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Las listas de verificación también facilitan la incorporación de los mentores. Ofrecen una visión general clara de todas las habilidades y datos clave que deben abordarse durante la incorporación.

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Cómo implementar listas de verificación en su organización

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Cosas a tener en cuenta

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El Dr. Gawande también consultó a Daniel Boorman, de la empresa Boeing, para obtener más información sobre cómo crearon nuevas listas de verificación para sus controles de seguridad.

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Boorman describió dos divisiones de listas de verificación:

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• Bueno y malo
• Confirmar y leer y hacer

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Listas de verificación buenas y malas

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Esta división de listas de verificación se lleva a cabo en función de su practicidad.

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✅ Buenas listas de verificación: Para calificar como buenas, las listas de verificación deben ser concisas, claras y prácticas. No entran en detalles, sino que solo enumeran los pasos y prioridades críticos para mejorar la eficiencia.

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❌ Listas de verificación incorrectas: Cuando una lista de verificación es larga y poco clara, se caracteriza por ser mala. En otras palabras, es demasiado detallada y poco práctica, y no aporta ningún valor real al empleado al que se supone que debe guiar.

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Listas de verificación para confirmar y leer y hacer

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Esta división de las listas de verificación se basa en los tipos de puntos de decisión.

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✔️ Listas de verificación para confirmar: Estas listas de verificación están diseñadas como una herramienta de confirmación. Cuando las personas completan un proceso de memoria, estas listas se utilizan para asegurarse de que se han tomado todas las medidas necesarias.

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✔️ Listas de verificación de lectura y tareas: Estas listas sirven para ayudar a los profesionales a llevar a cabo procesos complejos. Los empleados primero leen los pasos y luego proceden a realizarlos.

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Implementación de los principios del Manifiesto de la Lista de Verificación en el lugar de trabajo

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Los pasos para crear una lista de verificación parecen sencillos, pero se debe pensar y analizar mucho antes de distribuir la lista final a sus empleados:

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1. Analice la tarea y mida su complejidad: La complejidad de la tarea decodificará el número de pasos de la lista de verificación.

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2. Cree la lista de verificación: Concéntrese en los pasos, es decir, en los resultados deseados. La decisión sobre la forma de obtener esos resultados debe dejarse en manos de los empleados. De esta forma, permites que todo el equipo trabaje constantemente para encontrar el mejor y más corto camino hacia estos pequeños objetivos.

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3. Distribuya la lista e inicie la vigilancia: Una vez que tengas la primera versión de la lista de verificación, distribúyela entre tus empleados y haz un seguimiento de la eficiencia del equipo. Supervise cada aspecto para saber qué pasos funcionan y cuáles deben perfeccionarse. Aquí es donde Insightful puede hacer un gran trabajo al extraer los datos de rendimiento y productividad más detallados. Esta herramienta puede funcionar tanto en la oficina como software de monitoreo remoto del sistema.

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Consejos adicionales para crear una lista de verificación

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✅ Mantenga el número de pasos entre cinco y nueve

✅ Use palabras sencillas que sean familiares para los profesionales de su organización

✅ Sé preciso

✅ Mantenga la lista en una página

✅ Evite abarrotar la lista o usar colores innecesarios

✅ Usa la fuente Sans Serif

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¿Qué empresas pueden beneficiarse de la implementación de listas de verificación?

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El Manifiesto de la lista de verificación es aplicable en todos los sectores. Se puede adaptar fácilmente para mejorar la eficiencia y reducir los errores de varios profesionales:

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Instituciones médicas

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Desde el diagnóstico hasta la realización de cirugías, las listas de verificación pueden simplificar y mejorar la seguridad de numerosos procedimientos.

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Centros de llamadas

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Los centros de llamadas son entornos de ritmo rápido. Por eso, tener a mano una lista de verificación puede simplificar muchos procesos y garantizar que se lleven a cabo correctamente.

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Estos procesos incluyen todo, desde la verificación de los datos de los clientes y la tramitación de las quejas de acuerdo con las políticas de la empresa hasta el control de calidad. Las listas de verificación también facilitan la supervisión de los agentes e incluso pueden ayudarte a supervisar a los empleados que trabajan desde casa. Esto también se aplica a las empresas que subcontratan centros de llamadas. En resumen, las listas de verificación pueden garantizar que todos los procesos y todos los empleados cumplan con los estándares de la empresa.

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Compañías de seguros

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Los aseguradores pueden encontrar un socio confiable en una lista de verificación bien redactada. Las listas pueden ayudarlos a mantener la coherencia a la hora de evaluar los factores de riesgo y garantizar que se recopile toda la documentación necesaria. También pueden mejorar la seguridad al enumerar los posibles indicadores de fraude y garantizar que se cumplan todos los requisitos reglamentarios.

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Servicios financieros

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Desde el procesamiento de transacciones hasta la creación de informes financieros y la gestión de riesgos, el manifiesto de la lista de verificación tiene amplias aplicaciones en este sector.

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Procesar transacciones y crear informes es mucho más fácil cuando hay una lista de verificación. Le recuerda todos los pasos que debe seguir para garantizar la precisión e integridad de los datos. Además, le ayuda a garantizar que se hayan recopilado todas las aprobaciones necesarias.

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El cumplimiento de los controles internos y la identificación y mitigación de riesgos también es mucho más fácil con una lista de verificación que guíe el proceso.

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Empresas de TI

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Los procesos de desarrollo de software pueden estandarizarse por completo y mantenerse de alta calidad gracias a las listas de verificación bien elaboradas. Esto incluye:

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• Todas las etapas del ciclo de vida del desarrollo de software.
• El proceso de revisión del código.
• Mantenimiento.
• La respuesta al incidente.

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Los defectos del manifiesto de la lista de verificación: ¿cómo eliminarlos con Insight?

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Ya sea que implemente un proceso nuevo o pruebe la eficacia de uno anterior, es importante contar con una herramienta de análisis de la fuerza laboral confiable.

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Insightful es una de las herramientas más confiables de este tipo. Su amplia gama de funciones le brinda una visión inmediata del trabajo, la actividad, la productividad y el tiempo registrado de sus empleados a lo largo de la jornada laboral. Con información como esta, puede detectar fácilmente cualquier cosa, desde el agotamiento de los empleados hasta los procesos ineficientes y los comportamientos riesgosos de los empleados.

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Es por eso que Insightful es el aliado perfecto para implementar el Manifiesto de la Lista de Verificación y eliminar sus defectos a lo largo del camino.

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📌 Dificultades para crear listas de verificación eficaces

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❗ Las listas de verificación mal diseñadas no aumentarán la eficiencia ni reducirán los errores. Sin embargo, se espera que tenga una lista imperfecta al principio de la implementación del principio del Manifiesto de la Lista de Verificación.

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❗ Tanto las listas de verificación mal elaboradas como las bien elaboradas necesitan «mantenimiento» y actualización. En otras palabras, todas deben revisarse y actualizarse constantemente. Son trabajos en progreso que pueden resultar desafiantes sin un sistema adecuado para rastrear su eficiencia y sus defectos.

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Cómo puede ayudar Insightful:

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Perspicaz software de monitoreo de empleados puede ayudar con estos dos problemas. Por un lado, puede rastrear el proceso de implementación de la lista de verificación y detectar los problemas que surjan. Ya sea que se trate de una confusión con un paso o de un tiempo de finalización demasiado largo, Insightful puede ayudar a identificar cualquier problema que tengan sus empleados a la hora de seguir la nueva lista de verificación.

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Por otro lado, Insightful software de cronometraje para empleados puede realizar un seguimiento de todos los procesos de su empresa. Su capacidad para integrarse con diferentes programas de gestión de proyectos aumenta aún más sus capacidades de seguimiento. Esto permite a Insightful identificar aquellos procesos que parecen causar confusión o pérdida de tiempo, lo que le ayuda a identificar los procedimientos exactos que deben incluir una lista de verificación. Esto debería hacerlos más eficientes y completos para todos los empleados.

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📌 Falta de motivación o capacidad de los empleados para ceñirse a las listas de verificación

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❗ Los empleados desmotivados pueden representar uno de los principales obstáculos al intentar introducir el método de listas de verificación.

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❗ Podrían intentar tomar atajos y, por lo tanto, comprometer el proceso de implementación, pero también la calidad de su servicio o producto.

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❗ Es posible que algunos de ellos se opongan a las listas de verificación porque las consideran redundantes.

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❗ También hay empleados que podrían tener dificultades para seguir su nueva lista de verificación debido a una capacitación inadecuada o a un conocimiento insuficiente.

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Cómo puede ayudar Insightful:

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Todos estos tipos de empleados pueden identificarse y tratarse gracias a la solidez de Insightful software de seguimiento. Este software puede rastrear a cada empleado y sus actividades diarias. Desde el tiempo dedicado a una tarea hasta los sitios web y aplicaciones utilizados durante el día, destaca la eficiencia exacta de los empleados. En otras palabras, le ayuda a descubrir tanto a los empleados desconectados como a los que tienen dificultades.

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Perspicaz software de monitoreo de computadoras para empleados también le permite tomar las siguientes medidas adecuadas. Puede ayudarlo a encontrar una manera de motivar a los empleados y proporcionarles capacitación adicional en el área con la que más luchan.

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Incluso aquellos que no ven la necesidad de implementar la lista de verificación pueden convencerse de lo contrario. Puede hacerlo compartiendo con ellos el historial detallado de los problemas que se produjeron debido a un error humano.

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Por ejemplo, puede usar los registros de seguimiento del trabajo remoto y en la oficina de Insightful para extraer todos los problemas de seguridad que haya tenido en el pasado. Explica a tus empleados cómo no habrían ocurrido si hubiera habido una lista de verificación para agilizar el proceso.

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De esta manera, Insightful puede ayudarlo a evitar la rotación de empleados debido a la insatisfacción junto con los costos asociados, y a aumentar la productividad y los ingresos.

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📌 Empleados que se cansan con las listas de verificación

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❗ Si cubre inmediatamente todos los procesos complejos con las listas de verificación correspondientes, podría ser demasiado para sus empleados. Demasiadas listas de verificación nuevas en poco tiempo pueden provocar fatiga con facilidad y rapidez. Esto conduce además a una reducción de la motivación, la concentración y la productividad.

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Cómo puede ayudar Insightful:

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Insightful le permite reconocer los signos de fatiga en las listas de verificación, tales como:

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• Períodos de inactividad más prolongados.
• Reducción de la capacidad de respuesta a los mensajes.
• Reducción de la productividad y la eficiencia generales.
• Tiempos de finalización de tareas ampliados.

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Gracias a InsighsAI, la herramienta de inteligencia artificial de Insightful para el análisis automático de datos, puede, en cuestión de segundos, identificar a los empleados que tienen dificultades de esta manera. Sus números le dirán si el problema es sistémico o individual, para que pueda abordar su resolución de manera adecuada.

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Con sus precios rentables y su impacto comprobado en la productividad, Insightful ha figurado con frecuencia entre los el mejor software de monitoreo de empleados. Es una inversión que se amortiza rápidamente. Al reforzar la implementación del Manifiesto de las listas de verificación, Insightful ayuda a las empresas a reducir los gastos derivados de los errores de los empleados y a mejorar la eficiencia y, en última instancia, a ahorrar dinero.

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