Las señales de que su capacidad de control podría estar provocando agotamiento

Un buen gerente es el hilo conductor que mantiene la estabilidad de la empresa; deja que se debilite y se relaje, y observa cómo la empresa estalla por las costuras.

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Es probable que los gerentes que se debilitan y pierden el entusiasmo estén agotados. Es importante abordar este tema, y Informes de Gallup esa gran carga de trabajo es una de las principales causas de agotamiento.

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El margen de control decide la cantidad de trabajo que los gerentes tienen entre manos. Irónicamente, el trabajo de los gerentes consiste en prevenir el agotamiento en sus departamentos y, al mismo tiempo, ellos mismos corren el mayor riesgo de agotarse.

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Por eso es crucial mantener a raya el agotamiento gerencial mediante la creación de un período de control sostenible para ellos.

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En este artículo, explicaremos qué es exactamente el alcance de control, qué puede afectarlo de manera buena o mala y la relación entre el período de control y el agotamiento gerencial. Por si fuera poco, te mostraremos varias maneras de mejorar la capacidad de control para que tus gerentes puedan desarrollar todo su potencial y escapar de las turbias aguas del agotamiento.

¿Qué es Span of Control?

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El rango de control (SoC) es el número de subordinados que dependen de un gerente.

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Al igual que un malabarista, los gerentes deben hacer malabares con todos los miembros del equipo al mismo tiempo. Esta diversa tarea consiste en la coordinación del trabajo, la comunicación, la orientación profesional (y a veces personal), el establecimiento de plazos y la toma de diferentes decisiones importantes a diario.

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Los gerentes también deben respaldar estas decisiones cuando rinden cuentas a una autoridad superior, de modo que no solo sean responsables de sí mismos, sino también de cada miembro del equipo y de su trabajo.

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El alcance del control tiene dos dimensiones que se relacionan con los niveles jerárquicos y de antigüedad de su organización:

1. Horizontel: se refiere al número de subordinados que supervisa un gerente. El rango de control es amplio si un gerente supervisa a una gran cantidad de personal, y limitado si solo necesita supervisar a un par de personas.
2. Vertical — a veces llamada «profundidad de control», se refiere al número de niveles que un gerente supervisa directa e indirectamente. Por ejemplo, en un departamento de marketing, el director de marketing tiene un amplio margen de control porque tiene que aprobar las decisiones relacionadas con diferentes aspectos del marketing, pero un administrador de contenido tiene un margen de control corto (y amplio), ya que solo supervisa a los redactores.

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¿Qué afecta el alcance del control?

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Después de intentar encontrar el ancho y la altura de SoC ideales para cada industria y departamento, la gente se ha decidido por esa molesta respuesta que a nadie le gusta escuchar:

«Depende».

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La respuesta más profunda es más elaborada que eso, y no se puede decir exactamente «muchos empleados = muchos gerentes». La decisión sobre el grado de control que tiene un gerente depende de varios factores importantes:

• El tipo de trabajo — Los empleados a los que se les asignan tareas complejas requieren un gerente involucrado, listo para intervenir y ayudar. En este caso, el gerente tendrá un margen de control limitado. En el caso de equipos con tareas sencillas, el gerente tendrá un amplio margen de control.
• Habilidades y experiencia del gerente — Un gerente experimentado puede manejar un mayor número de subordinados y tareas y administrar a otros gerentes. Además, los gerentes deben compartir sus habilidades con sus equipos y conocer la naturaleza de los trabajos de los empleados, para poder establecer metas y expectativas realistas.
• Conocimientos y antigüedad del empleado — Cuando la mayoría de los miembros del equipo conocen bien lo que hacen, no requieren mucha gestión y el gerente puede contratar un gran equipo formado por ese personal.
• La interacción entre el gerente y el personal — Si el trabajo requiere la atención inmediata del gerente la mayor parte del tiempo, es mejor dejar un margen de control limitado. Por otro lado, si el trabajo es sencillo y los empleados solo necesitan aportaciones breves de vez en cuando, los gerentes tienen un amplio margen de control.
• Desde dónde trabajan los empleados — El trabajo remoto ha sido un tema candente durante los últimos dos años. A medida que muchos lugares de trabajo se fueron adaptando desarrollando nuevas formas de gestionar a los empleados, la ubicación de los empleados pasó a ser, sorprendentemente, menos importante. Los gerentes que supervisan a los empleados que trabajan desde casa pueden utilizar software de monitoreo web para empleados y administre a los trabajadores remotos con la misma facilidad con la que supervisarían al personal en persona. De hecho, el uso de herramientas organizativas avanzadas aumenta la productividad laboral de los gerentes. Por lo tanto, se aumenta el alcance del control.

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Agotamiento gerencial: una señal reveladora de que el margen de control puede estar desalineado

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¡De vuelta a los malabares!

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Cada malabarista tiene su número preferido de bolas con las que hacer malabares y lo hace espléndidamente. Cuando alteres este delicado equilibrio y les lances más bolas, se resbalarán y las dejarán caer todas.

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Algo parecido ocurre con los directivos. La falta de control es una de las principales causas del agotamiento de los directivos; si les asignas más trabajo del que pueden realizar o tareas para las que no están preparados, pronto empezarás a ver los primeros signos de agotamiento:

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• Las tareas inacabadas y de baja calidad están pasando desapercibidas, ya que tienen demasiado trabajo entre manos y están agotadas
• Parecen estar desconectados del trabajo: su concentración es baja, su crecimiento profesional está atrofiado y no están interesados en su futuro dentro de la empresa.
• Son pesimistas, irritables, impacientes, ansiosos y apáticos
• La calidad de su trabajo, las relaciones laborales, productividad, y la comunicación se interrumpe

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Cómo mejorar la capacidad de control y aliviar los síntomas del agotamiento

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La recuperación del agotamiento es un proceso personal y es importante crear un entorno en el que los gerentes puedan recuperarse de manera segura y volver a ser quienes eran antes y productivos.

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Pero cuando se trata de trabajar, crear una carga de trabajo sostenible es la respuesta. Puedes eliminar el método de prueba y error y las conjeturas tomando algunas medidas para averiguar cómo corregir el margen de control:

1. Analice el equipo del gerente, un miembro a la vez
2. Realice revisiones de desempeño y sesiones de retroalimentación de 360 grados
3. Utilice un software de seguimiento del desempeño de los empleados
4. Crea un sistema de retroalimentación continua

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Vamos a detallar estos pasos a continuación.

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Analice a los miembros del equipo del gerente

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A veces es fácil detectar el problema simplemente rascando la superficie.

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Si la cantidad de personas que supervisa tu gerente es demasiado grande y necesita analizar cuidadosamente los resultados de cada miembro del personal, puedes solucionar el problema simplemente disminuyendo el tamaño del equipo.

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Sin embargo, ajustar el alcance del control no siempre será tan fácil. En caso de que la cantidad de miembros del equipo no suponga un problema para el gerente, tendrás que examinar a los miembros del personal de forma individual.

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La experiencia y el conocimiento profesional del empleado que superan la experiencia actual del gerente es una situación que vemos con frecuencia en los equipos de TI y tecnología. Saber cómo gestionar a las personas que saben más que tú sobre algo es una habilidad especial que requiere un aprendizaje constante, autorreflexión y objetividad.

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Es posible que tu gerente no esté hecho para ello y su relación con su equipo puede crear un problema para todo el departamento: puedes enfrentarte a disputas repetidas, a plazos imposibles para los empleados, a negarte a entender a la otra parte o a dejar pasar los errores porque el gerente no puede descubrirlos.

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Si ese es el problema al que te enfrentas, puedes resolverlo de varias maneras:

• Desarrollar un programa educativo para los gerentes, para que puedan mantenerse al día con las complejas tareas que se les asignan a los empleados
• Ajustar el rol del empleado para que rinda cuentas a otra persona
• Reorganizar el equipo para que el gerente tenga una carga de trabajo adecuada

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Aprenda de las revisiones de desempeño y los comentarios de 360 grados

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Las revisiones de desempeño son excelentes herramientas para seguir aprendiendo sobre su fuerza laboral y sus equipos.

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Ampliando la sección anterior, estas evaluaciones individuales de los empleados pueden descubrir qué es lo que tiene un impacto negativo en el rango de control de un gerente. Las preguntas de evaluación del desempeño relacionadas con los plazos, la carga de trabajo, la orientación del gerente y otros campos de los que suelen ocuparse los gerentes le indicarán cuáles son las causas del agotamiento.

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La retroalimentación de 360 grados es aún más directa a la hora de descubrir qué puede estar mal con el margen de control de un gerente. Las quejas reiteradas sobre el tiempo permitido para completar el trabajo pueden sugerir que el gerente está fuera de contacto porque tiene demasiado trabajo entre manos. La solución es sencilla:

• Crea un equipo más pequeño para que lo supervise el gerente
• Ajustar las responsabilidades del gerente: cambiar las tareas de las que es responsable simplificándolas o centrándolas en temas, naturaleza o personas específicas

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Cree un ciclo de retroalimentación continuo

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Aunque son excelentes herramientas que no puedes dejar de usar, las revisiones de desempeño y los comentarios de 360 grados no son suficientes.

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Su personal no debe esperar a que se celebren sesiones periódicas de revisión y comentarios para decir lo que piensan y guardarse para sí mismos el resto del tiempo. Un ciclo continuo de retroalimentación es una solución mucho más eficaz, rápida y práctica para los problemas diarios de los gerentes.

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Organizar una reunión semanal de 30 minutos para resumir todo lo de la semana anterior y prepararse para la próxima puede hacer maravillas para tu equipo. Estas reuniones te permiten ponerte en contacto con tu equipo de forma más personal y resolver los problemas al instante, cuando aún son pequeños.

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Use el software de monitoreo remoto de equipos

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¿Deberían los gerentes usar software para monitorear la actividad de los empleados en Internet?

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¡Por supuesto! Monitorización online de empleados lleva demasiado tiempo que los gerentes pueden dedicar a un trabajo de alta calidad. Dejando esto en manos de un software potente y a prueba de trampas ahorra mucho tiempo y reduce las listas de tareas a favor de los directivos.

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El uso de esta herramienta puede ayudar a ajustar y optimizar el alcance del control en: descubrir patrones de trabajo poco saludables. Trabajar demasiado, muy poco o tener un horario extraño que no coincida con el resto de la fuerza laboral pueden ser las primeras señales de que el margen de control de un gerente está desequilibrado y conduce al agotamiento.

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Al mismo tiempo, el software de monitoreo puede Revelar a los verdaderos culpables para un rango de control desalineado y ayudan a crear una carga de trabajo manejable.