Distracciones en el lugar de trabajo y cómo lidiar con ellas

¿Qué tienen en común el trabajo y los rábanos?

Sugerencia: Tiene que ver con la fuerza de voluntad y las distracciones.

Mientras piensas en esto, para llegar a la respuesta, vamos a empezar por decir lo obvio: las distracciones inhiben la productividad. ¿Por qué es un problema tan grande?

Bueno, echa un vistazo a tu alrededor. Si estás en tu oficina, es probable que haya cosas en tu escritorio, un teléfono en el bolsillo y una computadora con acceso a Internet. Por lo menos. Y sus empleados tienen todo eso y a otras personas alrededor. Las distracciones están en todas partes.

El cerebro humano simplemente no está programado para dedicarse a una tarea durante demasiado tiempo. Por lo tanto, naturalmente, la atención de los empleados se desplaza constantemente del trabajo al mensaje instantáneo que acaban de recibir y viceversa. Y luego a otra cosa, y así sucesivamente.

En este artículo, analizaremos qué podemos hacer para detectar las distracciones y cómo manejarlas con un poco de ayuda de software de seguimiento de la actividad de los empleados.

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¿A dónde va todo el tiempo?

Una encuesta realizada en el Reino Unido a unos 2.000 trabajadores de oficina encontró algunos datos interesantes sobre las distracciones en el lugar de trabajo. Por ejemplo, el 38% de los empleados admitió que dedica una media de 40 minutos al día a charlar con sus compañeros y el empleado medio dedica casi 20 minutos diarios a preparar café y té.

Pero adivina cuáles eran las dos distracciones más comunes. Eran redes sociales y sitios web de noticias. Combinados, ocupan en promedio casi dos horas un día.

¿Sabes qué más? Hasta un 65% de los empleados afirmaron que no podrían terminar la jornada laboral sin sucumbir a las distracciones.

Resulta que las distracciones son un gran obstáculo para un día productivo en la oficina. Pero aunque parezca una batalla sin esperanza, hay algunas cosas que puedes hacer y algunas herramientas que te ayudarán a avanzar.

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Descubriendo a qué te enfrentas

Lo primero que tienes que hacer es definir el problema. ¿Hay demasiada gente en la oficina o en CNN News? ¿Los teléfonos suenan por todas partes o se desbordan las cuentas de Instagram? No tiene sentido bloquear Facebook cuando nadie lo ha estado usando desde el principio, ¿verdad?

Entonces, ¿qué puede hacer que no implique acampar junto a la estación de trabajo de un empleado y tomar notas?

Introduzca el seguimiento de la actividad del usuario. El software de seguimiento de empleados tiene un montón de características y funcionalidades, y una de ellas consiste en clasificar diferentes sitios web y aplicaciones como «improductivos» y, a continuación, hacer un seguimiento del uso de los mismos.

La aplicación de seguimiento de la actividad, como Insightful, te permite ver qué empleados utilizan qué aplicaciones improductivas y cuánto tiempo pierden en ellas. O bien, si están lejos de sus ordenadores, el software de seguimiento mostrará que están inactivos.

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Apuntar, bloquear, erradicar

Ahora, espera un segundo. Antes de empezar a bloquear sitios web a diestra y siniestra, hay algo que debes saber.

En un estudio realizado en 1998 por Baumeister, a los sujetos se les ofrecieron galletas y rábanos. A algunos se les pidió que comieran rábanos, mientras que a otros se les permitieron galletas. Después de esto, a todos se les encomendó una difícil tarea mental. ¿Resultados? Los comedores de galletas estaban dispuestos a dedicar más del doble de tiempo a intentar resolver el acertijo que los que tuvieron que resistirse a la tentación. Este fenómeno se denomina agotamiento de la fuerza de voluntad.

En el contexto corporativo, esto significa que los empleados realmente serán menos productivo si tienen que concentrar toda su energía en mantenerse alejados de los sitios web de noticias y los vídeos divertidos de gatos que si se les permite un pequeño descanso de vez en cuando.

El límite es: la fuerza de voluntad es un recurso limitado y si obligas a los empleados a usarla toda para resistir las tentaciones, tendrán un rendimiento inferior.

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Dales galletas pero no dejes que engorden

En otras palabras, los descansos son buenos para la productividad general. Así que deja que los empleados se den el gusto de comer un pedacito de fruta prohibida.

Pero ten cuidado de no exagerar. Aún los necesita para trabajar y hacer el trabajo.

La clave está en el equilibrio: la cantidad mínima óptima de distracciones. El seguimiento de la actividad puede darte una idea bastante clara de cuánto sería eso.

Utilice su herramienta de seguimiento de empleados para supervisar la actividad de los empleados para que sepas que todo el mundo va por buen camino. Por ejemplo, permítales pasar media hora en las redes sociales y luego hablar con los empleados que infringen constantemente esta regla. En casos más radicales, puedes decidir bloquear el sitio web problemático.

Y cuando el software de seguimiento de aplicaciones muestra una caída en la productividad, puede ser un indicio de que es necesario un descanso.

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Conclusión

Ahora volvamos a nuestro acertijo del principio: ¿qué tienen en común el trabajo y los rábanos? Bueno, ambos son (en la mayoría de los casos) nuestra segunda opción. Preferimos comer galletas al igual que preferimos disfrutar de todas las cosas divertidas que ofrece Internet. Pero eliminar las tentaciones no te servirá de nada.

En su lugar, reduzca al mínimo el uso de aplicaciones improductivas que distraigan usar herramientas de seguimiento del trabajo para aumentar la productividad sin dejar de darles a sus empleados un dulce sabor ocasional de distracciones para recargar sus baterías de fuerza de voluntad. Lo suficiente para sacarlo de su sistema y volver a ser ellos mismos, trabajadores y productivos.

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