¿Cómo es una gestión de proyectos exitosa y cómo lograrla?

A simple vista, el objetivo principal de la gestión de proyectos es, al parecer, el resultado final. Después de todo, ese es el punto y eso es lo que quieren los clientes.

Sin embargo, aunque el producto de todo ese arduo trabajo y de todas las horas y recursos invertidos es un gran indicador del éxito de un proyecto, lo que cuenta igual de importante es cómo se llega a él. Se llama proyecto administración y no proyecto conclusión por una razón.

Entonces, ¿qué casillas de verificación deben marcarse para justificar que la gestión del proyecto se ejecutó correctamente? ¿Y por qué importa de todos modos?

Empezaremos por abordar la segunda pregunta y, a continuación, analizaremos la primera con el resto de este artículo. La importancia de una buena gestión de proyectos no solo radica en ayudarte a cruzar esa meta, sino también en ayudarte a hacerlo a tiempo, con la cantidad adecuada de recursos y sin que tus empleados te abandonen.

Y ahora, analizaremos más de cerca qué factores influyen en que esto suceda y cómo usarlos software de seguimiento del tiempo de gestión de proyectos para realizar un seguimiento de las tareas y los proyectos.

La comunicación es clave

Lo más importante que debes asegurarte de que sea absolutamente impecable es la comunicación en equipo. Si no sabes quién hace qué y cómo le va a todo el mundo, todas las herramientas de seguimiento de proyectos del mundo no te ayudarán a llegar lejos.

La comunicación en equipo debe ir en ambos sentidos: hay que dar instrucciones claras y tareas específicas, pero también se debe alentar a los empleados a que den su opinión a lo largo del camino. Asegúrate de que se escuche a cada uno de ellos.

Y trate de crear una atmósfera de confianza en la que los empleados puedan hacer cualquier pregunta que tengan sobre el proyecto o cualquier parte específica de la tarea y pedir ayuda si tienen dificultades. Como líder de equipo de manera eficaz, estás ahí como guía y apoyo, no como dictador.

Defina el alcance y apéguese a él

Las pautas y los límites que establezca para el proyecto al principio determinarán cómo se desarrollará el proyecto en última instancia. Si defines claramente lo que hay que hacer y cómo, además de establecer los plazos e hitos adecuados, esa hoja de ruta tiene más posibilidades de garantizar que todo el proyecto funcione sin problemas.

Aquí es donde el software de seguimiento del tiempo de gestión de proyectos realmente puede ayudar. El uso de un software para el seguimiento de los proyectos te ayudará a controlar quién hace qué, cuánto tiempo les lleva, qué aplicaciones utilizan, cuál es la proporción entre horas facturables y no facturables y qué puede ofrecer muchos más beneficios.

Por supuesto, esto no significa que nunca debas desviarte del plan inicial del proyecto. De hecho, debes reevaluar constantemente tu progreso y tus métodos con un software de seguimiento de proyectos y, si detectas algún problema, deberías poder adaptarte.

Sin embargo, el seguimiento de los proyectos es crucial porque es muy fácil desviarse sin un plan de acción concreto y terminar gastando tiempo y recursos en algo que no define el éxito de ese proyecto en particular. Esto es lo que debes evitar.

Gestione a las personas, no solo el proyecto

No olvides que un proyecto no solo incluye tareas, también incluye personas. Gestionar a las personas significa, ante todo, conocer sus capacidades e idear un plan que aproveche las fortalezas de todos. También incluye una adecuada delegación del trabajo.

Si ya ha utilizado un software de seguimiento del tiempo de gestión de proyectos, a estas alturas ya debería tener amplios datos sobre la eficiencia de cada empleado a la hora de realizar determinadas tareas. Usa estos datos de seguimiento de proyectos para delegar de manera efectiva y crear un flujo de trabajo optimizado para lograr la máxima eficiencia.

La delegación inteligente del trabajo y el conocimiento de cómo trabajan todos los miembros del equipo y en qué son buenos evitarán el estrés y el agotamiento.

Una cosa más que gestionar: las expectativas del cliente

La comunicación con su cliente durante todo el proceso de gestión del proyecto es tan importante como la comunicación dentro de su equipo. Debes asegurarte de estar siempre al tanto de lo que hay que hacer.

Una gran parte de mantener este entendimiento mutuo es ser lo más preciso posible al detallar todos los pasos que incluye el proyecto y estimar el tiempo que su equipo tardará en completarlo. El software de gestión de proyectos y seguimiento del tiempo puede ser de gran ayuda en este sentido, ya que tienes datos de tus proyectos anteriores con los que puedes formar estimaciones precisas. Esto no solo hará que la tarea sea factible para su equipo, sino que también le dará más credibilidad ante el cliente.

Y, por último, mantén la comunicación. Informe periódicamente a su cliente sobre su progreso y proporcione un informe preciso sobre todas las horas facturables al final del proyecto. El software de gestión de tareas con seguimiento del tiempo puede hacer esto último automáticamente por ti, pero también puedes dar a tu cliente acceso privado a los datos de seguimiento de sus proyectos para que sepan dónde se encuentra tu equipo en todo momento.

Conclusión

Algunas cosas son necesarias cuando se trata de gestionar un proyecto. La comunicación con tu equipo y tu cliente, una buena delegación y un seguimiento de los proyectos determinarán si lo has hecho bien. En última instancia, una gestión de proyectos exitosa tiene que ver tanto con el viaje como con el destino.

‍