¿Por qué las herramientas de gestión de proyectos y supervisión de empleados funcionan bien juntas?

Hay muchas tácticas que puede implementar en un esfuerzo por encontrar la correcta que hará que su negocio prospere. Sin embargo, ¿realmente puede haber solo una?

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Los tiempos modernos requieren métodos modernos para hacer negocios. Especialmente útiles son todo tipo de novedades herramientas de gestión de la fuerza laboral que salen todos los días, aquellos que permiten y facilitan la comunicación y la colaboración, así como la gestión de proyectos y software de monitoreo de empleados, solo por nombrar algunos.

Algunos dirían que es necesaria una combinación de varias herramientas y técnicas diferentes para lograr los mejores resultados posibles en todo lo que haces. Dicen que toma la mejor parte de cada una y hazla tuya.

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Nos inclinamos a estar de acuerdo en que, a veces, la combinación de herramientas puede marcar una gran diferencia en la forma en que las personas trabajan y en su productividad.

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Un ejemplo de ello son las herramientas de gestión de proyectos y supervisión de empleados. Esta es la razón por la que funcionan bien juntas y pueden ayudarlo a administrar un negocio exitoso.

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Software de gestión de proyectos

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Este tipo de herramienta permite a la dirección tener una imagen clara de en qué están trabajando sus empleados en todo momento.

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En un equipo que consta de más de una persona, hacer un seguimiento de las responsabilidades de todos puede ser bastante difícil, improductivo y, a veces, infructuoso. Y siempre que un proceso no tenga éxito, es de esperar una pérdida de ingresos.

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Pero, ¿cómo evitar un desastre de este tipo en la puerta de su casa?

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Lo primero que debe recordar es que la gestión de proyectos no es lo mismo que la supervisión de los empleados.

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Las herramientas como Asana, Trello, Jira y otras no están diseñadas para proporcionar información sobre el nivel de productividad de tus empleados, sino para ayudarte a ver dónde se encuentra cada empleado en cada tarea. Esto es útil para gestionar los recursos necesarios para alcanzar los objetivos empresariales definidos y planificar con antelación.

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Además, no solo son útiles para realizar un seguimiento del progreso de las tareas, sino también para asignar y redistribuir correctamente la carga de trabajo a los empleados de acuerdo con la descripción de su puesto, sus habilidades y afinidades, así como su nivel de eficiencia y actividad.

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Por ejemplo, si utiliza un software para monitorear un PC en el que trabaja cualquiera de sus empleados le dirá que su eficiencia en el trabajo ha disminuido, pero no todas estas herramientas le dirán por qué. Solo aquellos que han integrado la opción de gestión de proyectos, como Insightful, pueden ayudar con eso.

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Al igual que con el software de monitoreo de empleados, las diferentes herramientas de administración de proyectos vienen con un conjunto diferente de capacidades y, por extensión, con un precio diferente.

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Los gratuitos tienen un conjunto de funciones limitado que probablemente solo puedan cubrir las necesidades básicas de gestión de proyectos para un número reducido de empleados.

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Por otro lado, las soluciones de pago abren un mundo completamente diferente de opciones, especialmente las más caras. Dependiendo de la industria en la que se encuentre su empresa, su tamaño y su situación financiera, estará más inclinado a elegir un tipo que otro.

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Por ejemplo, Jira parece ser la herramienta preferida para los equipos de desarrollo, mientras que los equipos de marketing requieren una solución más sencilla como Trello. Pero esta no es en absoluto una regla que debas seguir antes de empezar a probar diferentes programas de seguimiento de proyectos por ti mismo.

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De todos modos, las empresas cambian y crecen, por lo que lo que funciona para usted ahora probablemente no funcione dentro de cinco años. Cuando llegue el momento de pasar de una solución más simplista a otra que pueda seguir el ritmo de las complejas operaciones de su empresa, al menos tendrá una idea de qué debe conservar y qué debe cambiar en la forma en que gestiona sus proyectos.

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Software de monitoreo de empleados

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A pesar de que las empresas están implementando este tipo de software en cantidades cada vez mayores debido a la pandemia, no todas se sienten cómodas con la idea de revelarlo a sus empleados y al público.

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Esto es un gran error, especialmente en aquellas regiones y países en los que es obligatorio por ley informar a los empleados de que están siendo monitoreados. Además, el simple hecho de saber que su trabajo está siendo sometido a algún tipo de inspección sistemática aumentará la productividad de los empleados, especialmente cuando se trata de monitoreo remoto del trabajo.

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Pero lo que es más importante es la razón detrás de tal acto: la seguridad de los datos y la privacidad de los empleados.

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Con Insightful, las empresas deben estar seguras de que su información está protegida incondicionalmente sin importar la solución que elijan. Con las soluciones locales, todos los datos están en su ubicación y solo el personal autorizado tiene acceso a ellos. Las soluciones en la nube se alojan en los servidores de Google, la opción más segura que existe.

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Además, el software de monitoreo de empleados no está instalado para que los gerentes puedan ver lo que haces en las computadoras de la empresa mientras trabajas, sino para poder identificar los cuellos de botella en los procesos de la empresa, evaluar la disciplina laboral de los empleados y la alineación entre tareas y habilidades.

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Insightful, por ejemplo, permite la captura de pantalla de forma manual, en patrones aleatorios o cuando se desencadena por una actividad sospechosa. Sin embargo, en lugar de que los gerentes reprendan a los empleados por usar Twitter durante sus horas de trabajo, pueden decidir para quién se trata de una actividad necesaria para completar las tareas laborales y para quién no.

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Además, pueden etiquetar diferentes tipos de sitios web y aplicaciones que utilizan los empleados como productivos, improductivos o neutrales según las asignaciones de los empleados. En este sentido, empleado el software de monitoreo es ahí para comprender mejor los patrones de comportamiento, corregirlos si es necesario y aumentar la productividad al hacerlo.

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Pero lo que es aún más importante, Insightful brinda información no solo a nivel individual, sino también para todo el equipo y la organización. Esto, a su vez, permite tener una visión general completa del comportamiento de los empleados y el nivel de productividad, así como de los pasos necesarios para mejorar el desempeño de la empresa.

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Pero, ¿qué hace que estos dos tipos de software vayan tan bien juntos?

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Herramientas de gestión de proyectos y supervisión de empleados

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En pocas palabras, estos dos tipos de herramientas le brindan un control total sobre todas las actividades de su empresa. Puede ver quién está trabajando en qué, cuándo, cómo, durante cuánto tiempo y con qué herramientas. También puede obtener datos intrínsecos que se pueden utilizar para realizar análisis empresariales complejos y planificar el futuro.

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Y si bien es posible que desee encontrar una manera de interconectar estos dos tipos de herramientas para obtener toda la información, no es necesario que lo haga con Insightful, ya que todo está integrado en un solo software.

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No solo te proporciona una forma de monitorear el uso de la web por parte de los empleados en el trabajo, sino que también puedes hacer un seguimiento de sus idas y venidas, o mapear automáticamente el tiempo necesario para terminar un proyecto.

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Con las mejores opciones de ambos mundos, Insightful te permite llevar un buen registro de las horas facturables, lo que es especialmente importante para la industria legal o los autónomos, por ejemplo.

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Funciones como esta no están disponibles en el software de monitoreo gratuito, pero eso no significa que Insightful tampoco sea económicamente viable para su empresa, sin importar su tamaño. Todas las empresas de éxito quieren ver resultados detrás de cada inversión, por lo que herramientas como esta son una adición bienvenida a la caja de herramientas.

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Reflexiones finales

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A medida que más empresas ven su valor, las herramientas de gestión de proyectos y supervisión de empleados están experimentando una rápida expansión en este momento. Su valor para su empresa no se mide por los medios financieros, sino por la forma en que permiten que su empresa se desarrolle y escale.

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Entonces, ¿qué estás esperando? ¡Es el momento de la implementación!

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Este artículo fue escrito originalmente el 20 de agosto de 2019 por Aleksa Misic. Fue actualizado el 10 de julio de 2020 por Aleksandra Djordjevic.