Cómo no abusar de su software de monitoreo de empleados

Disponer de una forma de supervisar la actividad informática del personal es una herramienta poderosa para proteger sus datos, supervisar el rendimiento de los empleados, optimizar los procesos empresariales y aumentar la productividad en el lugar de trabajo. Pero estos es tal cosa como demasiadas cosas buenas.

Independientemente de lo beneficioso que sea software de monitoreo de empleados es para tu empresa, debes tener cuidado de no dejarte llevar. La cantidad de funciones útiles y la alta precisión de los datos e informes pueden llevarlo rápidamente a pensar que dejar que el software supervise la actividad informática de sus empleados es lo único que necesita hacer para tener una visión completa de su desempeño.

El software de monitoreo es fácil de usar en exceso. Y es posible que ni siquiera te des cuenta de que lo estás haciendo. Para evitar que esto suceda, hay tres cosas importantes que debe tener en cuenta al usar monitores de computadora comerciales.

Tenga una combinación saludable de KPI de monitoreo y no monitoreo

El seguimiento de computadoras y aplicaciones web puede brindarle una gran cantidad de datos útiles que también pueden ser sus indicadores clave de desempeño cuando se trata de estimar el desempeño de cada uno de sus empleados, así como de su empresa en general. Puedes hacer un seguimiento del tiempo y los procesos con un software de monitoreo informático en tiempo real, puedes obtener informes sobre la productividad, la asistencia, las hojas de horas y mucho más.

Y el software de monitoreo de empleados es una forma muy fácil y automática de medir esas actividades y los KPI basados en el tiempo.

Pero no caiga en la tentación de tomar la salida más fácil a costa de pasar por alto algunos aspectos importantes de los procesos empresariales. En otras palabras, lo más probable es que también debas tener en cuenta algunas de las cosas que el software de seguimiento de herramientas no puede medir. Por ejemplo, la calidad del trabajo, la satisfacción del cliente, la iniciativa, la creatividad y la colaboración en equipo, solo por nombrar algunos.

Por lo tanto, es extremadamente importante no preocuparse demasiado por cómo rastrear la actividad de la computadora y olvidarse de estos KPI que no son de monitoreo. Solo si se tienen en cuenta todos los factores se puede tener realmente una visión holística del progreso de sus empleados.

Hay una historia detrás de cada número

Otra cosa que debes tener en cuenta es que no todo está en los números. Hay una explicación para cada dato que le proporciona el sistema de monitoreo informático de sus empleados. Especialmente para estadísticas de rendimiento inusualmente bajas o altas.

Por lo tanto, no se apresure a juzgar y siempre pregunte por la versión de los hechos de los empleados en lugar de quedarse con todo monitor de actividad de los empleados el software profesional te lo dice. He aquí un ejemplo para ilustrar este punto.

Ve una caída en la productividad en uno de los informes de sus empleados. Puede deberse a que se han vuelto perezosos y distraídos, pero también puede deberse a que están volviendo a la normalidad después de un período inusualmente productivo, tienen problemas personales, los llaman a reuniones con clientes o una docena de otras cosas que podrían explicar la caída de la productividad.

Así que haz un seguimiento de cualquier cosa que creas que no cuadra. Esta es tu oportunidad no solo de dejar las cosas claras y evite sacar conclusiones precipitadas, sino también para demostrar a los empleados que te preocupas y que los ves como seres humanos que cometen errores, se distraen y tienen días malos, pero que también pueden aprender de sus errores y esforzarse por mejorar.

No permita que el monitoreo de la computadora reemplace la comunicación cara a cara

O en otras palabras, no te permitas llegar al punto en el que tus empleados sean solo un número para ti. Puede resultar útil saber quién llega pronto a trabajar, qué productividad podría mejorarse, quién usa Excel de manera más eficiente y quién pierde demasiado tiempo en Facebook. Pero asegúrate de recordar también los nombres y las caras de tus empleados.

Acusar a alguien de apagar su ordenador 4 minutos antes del final de su jornada laboral y, al mismo tiempo, no poder reconocerlo en la calle no lo nominaría exactamente a gerente del año.

Esto se aplica especialmente a evaluaciones. Tienen que ser regulares y personales, de lo contrario no tienen sentido. El software de seguimiento de los empleados es una base excelente para obtener comentarios objetivos y detallados, y este es uno de sus usos más impactantes, pero incluir un par de esos KPI no relacionados con la supervisión de los que hemos hablado anteriormente ayudaría a los empleados a sentirse valorados por algo más que un número lo suficientemente alto en un programa de monitoreo.

Y una cosa más: ir a la naturaleza de vez en cuando. Sabemos que el sistema de supervisión de empleados puede darte una idea bastante precisa de lo que hacen tus empleados en sus ordenadores, pero no puede mostrarte su personalidad. Eche un vistazo a la oficina de vez en cuando. ¿El empleado que pasa más tiempo inactivo se dedica a ayudar a sus compañeros más jóvenes o a organizar una barbacoa de fin de semana por teléfono? El software puede decirte muchas cosas, pero no puede decírtelo todo y definitivamente no puede reemplazar una conversación casual en el pasillo.

Conclusión

Saber cómo monitorear el uso de las computadoras de los empleados y optimizar su negocio de acuerdo con los datos que tiene lo llevará lejos. Pero el peligro de centrar toda su atención en una sola cosa es tan aplicable a esta poderosa herramienta como a cualquier otra cosa. No olvides que el tiempo, las aplicaciones y la actividad informática no son lo único que depende del rendimiento de los empleados. La única forma de obtener una visión completa es asegurarse de no abusar del software de monitoreo de los empleados.

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