Implemente «días sin reuniones» y evite la sobrecarga de reuniones

El Informe sobre ciencia y ficción de las reuniones genera varias estadísticas clave de productividad en el lugar de trabajo, como las siguientes:

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Los altos directivos dedican aproximadamente 23 horas a la semana a las reuniones.

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Eso equivale a casi tres días de trabajo completos sentados alrededor de una mesa discutiendo varios temas con compañeros de trabajo y empleados.

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No es exagerado afirmar eso con las soluciones de optimización de la fuerza laboral adecuadas, como software para la supervisión de empleados, parte de este tiempo podría asignarse mejor a otro lugar.

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Presentamos los «días sin reuniones», una forma práctica de reducir trabajo sobre trabajo y libera a todos para que se concentren en un trabajo profundo.

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¿Cuáles son los beneficios de los días sin reuniones?

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Los días sin reuniones pueden brindarles a ti y a tu equipo una oportunidad única de concentrarse en tareas de alta prioridad sin interrupciones a lo largo del día.

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Piénsalo así:

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Un día de trabajo típico es como un autobús que se detiene en 10 o más lugares de camino a su destino, lo que apenas te da tiempo para concentrarte durante más de unos minutos en lo que estás haciendo.

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Un día sin reuniones, por el contrario, es como un autobús que va directamente al destino, lo que significa que tienes todo el tiempo del mundo para leer un libro, escuchar un podcast o entrar en un estado de fluidez con tu trabajo.

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Crea espacio para el trabajo profundo

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Si solo tiene un día a la semana sin reuniones, imagine cuánto más podrían hacer usted y su equipo.

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Dado que tan solo una pequeña distracción es suficiente para distraernos del trabajo, un período de tiempo ininterrumpido no solo es algo raro, sino que también es esencial para concentrarnos en actividades laborales intensas, aquellas que requieren nuestra plena concentración.

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Cuando tenemos reuniones escalonadas a lo largo del día, no es solo la reunión en sí la que puede provocar una pérdida de productividad, sino el tiempo dedicado a pensar en ello.

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Como muestra el efecto Zeigarnik, los empleados pueden ser bombardeados con pensamientos intrusivos si dejan una tarea sin terminar mientras pasan a la siguiente. Si la reunión se celebra en un momento inoportuno para un empleado, esto puede generar ansiedad, inhibir su capacidad para centrarse en el trabajo profundo y dificultar la retención de información en la propia reunión.

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Si realizas un seguimiento regular del rendimiento en el lugar de trabajo, es probable que lo veas en los datos, por lo que usar herramientas de monitoreo web es una gran idea para rastrear el impacto que las reuniones tienen en la productividad.

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Elimine la amnesia de las reuniones

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Sobre el tema de las reuniones y lo que los empleados retienen de ellas, hay un punto en común fenómeno psicológico eso se llama amnesia de encuentro. Esta es la tendencia a olvidar la información importante de una reunión a la que un empleado acaba de asistir, en gran parte debido a su naturaleza monótona.

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Este fenómeno plantea dos cuestiones clave:

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1. Si la retención de información de las reuniones es baja, ¿son realmente la mejor manera de transmitir información?

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2. Si la retención es baja debido a la naturaleza monótona de las reuniones, ¿no cabe duda de que la mejor solución es reducir la monotonía teniendo menos reuniones durante la semana laboral?

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Ambas preguntas apuntan al hecho de que los días sin reuniones no solo podrían mejorar la productividad de los empleados, sino también aumentar la retención de la información para futuras reuniones.

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Si tienes una situación en el trabajo en la que todo el mundo siente que una reunión se fusiona con la siguiente, resulta difícil distinguir los detalles relevantes de las reuniones individuales. Introducir la práctica de no tener un día de reunión puede suponer un reto para ti y para los miembros de tu equipo para que reflexionéis de forma crítica sobre la forma en que celebráis las reuniones actualmente, de forma que podáis mejorarlas en el futuro.

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Inspire soluciones creativas

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A veces, las reuniones pueden acabar con la creatividad.

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Si un empleado sabe que tiene una reunión en 30 minutos, resulta increíblemente difícil entrar en un estado de fluidez con el trabajo. Según Mihaly Csikszentmihalyi, autor del libro «Flow», aclamado por la crítica, un estado de flujo es una forma óptima de trabajar cuando se pierde la noción del tiempo y se pierde en la actividad actual.

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El estado de flujo es lo que ocurre cuando los atletas que están en la cima de su carrera dan pasos agigantados en alta tensión, o los científicos trabajan durante horas y horas sintiendo que están cerca de lograr un gran avance. Es un equilibrio entre tener un trabajo desafiante pero no tan difícil como para querer dejarlo.

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Aquí está el truco: no tenemos ninguna esperanza de intentar entrar en un estado de flujo cuando somos conscientes del tiempo. Eso es lo que hace que las reuniones acaben con la creatividad; inhiben la capacidad de los empleados de dedicarse a un trabajo profundo durante el tiempo suficiente para entrar en el flujo y obtener información creativa.

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Cómo implementar los días sin reuniones

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Ha llegado a este punto y, si todavía está con nosotros, es muy probable que esté considerando implementar días sin reuniones en su lugar de trabajo. Sin embargo, no se trata simplemente de convencerlos para que existan y de vivir una existencia más feliz y productiva en el trabajo.

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Para implementar correctamente los días sin reuniones, debes hacer lo siguiente:

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1. Elige el mejor día para tu equipo

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Ninguno de los beneficios de los días sin reuniones se aplicará si adoptas un enfoque aleatorio para implementarlos. Por ejemplo, supongamos que, de ahora en adelante, designas el miércoles como el día en el que no habrá reuniones, pero después de hablar con tu equipo descubres que es el día en el que la mayoría de los miembros del equipo necesitan instrucciones.

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La forma más fácil de solucionar los problemas logísticos es, lo has adivinado, convocar una reunión con tu equipo.

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En esta reunión sobre el día en que no tendrá una reunión, asegúrese de analizar lo siguiente:

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• ¿Qué día te sientes con más energía o motivación para trabajar en proyectos?
• ¿Qué reuniones actuales son demasiado importantes para cambiarlas de lugar?
• ¿Hay consideraciones de zona horaria a tener en cuenta? (si algunos empleados trabajan de forma remota)

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2. Analice los problemas de productividad subyacentes

Los días sin reuniones no son una solución rápida para problemas de productividad profundamente arraigados.

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Por lo tanto, es importante recorrer la sala con tu equipo y determinar cuáles son los mayores obstáculos para la productividad individual y del equipo. En combinación con los datos que obtengas del software de seguimiento informático o de las herramientas de supervisión, esta reunión debería informarte sobre el panorama general de los problemas de productividad.

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Si las reuniones se presentan como una distracción común y desvían a los miembros del equipo del trabajo importante, es posible que los días sin reuniones tengan un impacto instantáneo.

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Sin embargo, si hay otros problemas en juego, como la ineficacia de los sistemas de comunicación o la falta de recursos de formación, también es necesario abordarlos para justificar la implementación de días sin reuniones.

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3. Piense en el largo plazo

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Los días sin reuniones no tienen por qué significar que, con el tiempo, tendrás menos reuniones en general o que las interrumpirás por completo. Deberías usar la información que recopiles cuando no tienes reuniones para informarte en futuras discusiones sobre cómo celebrar las reuniones.

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Considera la posibilidad de usar herramientas de monitoreo de actividad como Insightful para tener una idea clara de cuánto tiempo dedican los equipos a las reuniones y cómo esto afecta a sus puntos de referencia de productividad.

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Puede realizar un experimento de antes y después en el que mida los niveles de productividad actuales con reuniones todos los días y, a continuación, implementar un día sin reuniones a la semana y medir el impacto.

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Usar una herramienta como Insightful para supervisar a los empleados puede darte una respuesta definitiva para que no te quedes con la duda de si vale la pena implementar los días sin reuniones. Un aplicación para el seguimiento de las horas de trabajo, Insightful le brinda amplias oportunidades para reflexionar sobre la eficacia de las reuniones y realizar cambios.

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Con la supervisión de capturas de pantalla, puedes asegurarte de que se tiene en cuenta el tiempo de trabajo y de que los miembros del equipo no sucumben al tiempo de inactividad cuando hay tareas en las que podrían estar trabajando.

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