Cómo monitorear la actividad informática de los empleados sin dañar su privacidad

La cantidad de opciones tecnológicas y aplicaciones profesionales que puede utilizar para optimizar su negocio es asombrosa en estos días. Se han respondido preguntas que van desde cómo enviar un archivo a cien personas al mismo tiempo hasta cómo rastrear toda la actividad en los dispositivos de su computadora.

Una de las maravillas modernas que pueden ayudar a su empresa a prosperar con productividad y un alto nivel de organización es, sin duda, un sistema de monitoreo de empleados, como Perspicaz.

Hay muchas cosas que puede hacer con este tipo de software: supervisar el uso de aplicaciones y sitios web, realizar un seguimiento del tiempo e incluso ver la pantalla de los empleados. Gracias a sus paneles de control intuitivos, informes nítidos, estadísticas precisas y un manejo prácticamente sin usar las manos, el software de seguimiento informático puede ofrecerle información sobre la forma en que se utiliza el tiempo de oficina en la empresa, los niveles de productividad y el rendimiento general de sus trabajadores.

Pero por muy fácil que sea ver cómo esta forma de seguimiento puede ser extremadamente beneficiosa para su empresa, es igual de fácil ver cómo monitoreo de empleados puede ser objeto de abuso cuando se implementa por razones equivocadas.

Uno de los problemas que podrían surgir es no tener en cuenta la privacidad personal al rastrear a los empleados. En este artículo se explicará cómo supervisar la actividad de los ordenadores y, al mismo tiempo, respetar la privacidad de los empleados.

Definir la privacidad y si existe en el lugar de trabajo

En términos generales, la privacidad se puede definir como el derecho a denegar a alguien el acceso a sus asuntos, relaciones e información privados. La pregunta es: ¿podemos aplicar este concepto al contexto del entorno laboral?

Se podría argumentar que no hay lugar para asuntos privados en el trabajo. La cantidad de tiempo que los empleados deben pasar en la oficina es técnicamente el tiempo de la empresa y, por lo tanto, los gerentes deberían poder saber todo lo que sucede. El hecho de que los empleados accedan cada vez más a canales privados y compartan datos personales en los ordenadores de la empresa no hace más que aumentar este argumento.

Sin embargo, adoptar esta postura y mantenerla todo el tiempo puede parecer un poco robótico por naturaleza. Sus empleados tienen derecho a descansos, ¿verdad? Durante esos descansos, no es razonable esperar que se mantengan alejados de su cuenta de Twitter si eso es lo que desean hacer. Pero, al mismo tiempo, se trata de información privada. Aparentemente, hay cierta superposición entre lo personal y lo profesional dentro del horario de oficina y es tu trabajo aprender cómo monitorear el uso de la computadora sin convertirse en Gran Hermano con sus empleados.

¿Qué actividades debe supervisar?

La respuesta corta es todas. Pero no tomes esto al pie de la letra. Es la medida en que se supervisan actividades específicas lo que marca la línea entre el software de seguimiento, que mejora el rendimiento, y el software de seguimiento, que actúa como software espía para empleadores. Intentemos ilustrar esto con un ejemplo.

El software de monitoreo de empleados le permite detectar qué aplicaciones y sitios web utilizan sus empleados. Podrás ver que el empleado X está trabajando actualmente en Word, mientras que el empleado Y navega por Amazon. Hasta ahora todo va bien: tiene derecho a saber cómo dedican su tiempo sus empleados. Más específicamente, si lo utilizan de forma productiva o no.

Los problemas comienzan con las capturas de pantalla y la supervisión de las pulsaciones de teclas. En el momento en que haces una captura de pantalla consciente de la bandeja de entrada privada del correo electrónico de tu empleado sin más motivo aparente que la curiosidad, es el momento en que conviertes una aplicación de valor incalculable en un software de vigilancia espía. Por lo tanto, limite la supervisión de los correos electrónicos de los empleados a las cuentas corporativas y estas funciones avanzadas de seguimiento a las aplicaciones y plataformas de trabajo reales.

¿Cómo rastrear el tiempo de uso de la computadora de manera justa?

La pregunta sobre cómo monitorear la actividad informática de los empleados se vuelve un poco más matizada cuando se mezcla un rastreador de tiempo. Como hemos dicho, el tiempo de oficina se compone inevitablemente de actividades tanto profesionales como privadas, y esto es algo que se debe tener en cuenta a la hora de hacer un seguimiento del tiempo.

Básicamente, debes hacer un seguimiento del tiempo «productivo» e «improductivo» para poder realizar una evaluación precisa del desempeño, pero no consideres que el tiempo «improductivo» sea algo intrínsecamente malo. Estas pausas ayudan a los empleados a recuperar la concentración y, si durante ese tiempo quieren hojear su feed de Facebook, debes respetarlo.

Proteja los datos privados de los empleados

Debe tener mucho cuidado al utilizar cualquier aspecto del sistema de seguimiento de empleados, incluido el software de seguimiento en línea y el software de monitoreo de archivos. Dado que tus empleados suelen utilizar ordenadores corporativos para acceder a cuentas privadas de vez en cuando, es mejor que desactives la captura de pantalla automática o la detección de pulsaciones de teclas.

Si tiene estas funciones activadas en todo momento, lo que puede suceder es que accidentalmente tome una captura de pantalla de los detalles de la cuenta bancaria privada de los empleados, por ejemplo. Si ocurre un problema similar, es recomendable eliminar el registro para proteger la privacidad personal de los empleados. Pero es mejor que todos intenten descubrir cómo rastrear la actividad del PC sin utilizar estas funciones.

Y, por supuesto, nunca comparta sus datos e informes de monitoreo con terceros. Especialmente si contienen los nombres de los empleados y otra información.

Considere los datos agregados anónimos

La apuesta más segura, y también la solución más conveniente para las grandes empresas, es utilizar la funcionalidad del software de monitoreo de equipos. Esto significa que los datos se obtienen a nivel de equipo, sin nombres, solo «Departamento de redes sociales» o «equipo de desarrollo web de primera línea».

Hay dos ventajas de seguir este sistema. En primer lugar, se garantiza la privacidad de todos al no vincular ninguna actividad informática a una persona específica. Y en segundo lugar, se obtiene una visión mucho más clara y concisa descripción general del rendimiento del equipo colectivo que es realmente todo lo que necesitarás en la mayoría de los casos.

Conclusión

En general, entendemos que poder ver todo lo que hacen sus empleados en sus ordenadores es emocionante, pero si hay algo que no debe perder de vista al intentar supervisar y optimizar con entusiasmo todos los procesos empresariales, es proteger la privacidad de sus empleados. Al fin y al cabo, son su mayor activo y debe asegurarse de que no se sientan sometidos a un escrutinio minucioso.

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