¿Qué es el robo de tiempo de los empleados y cómo minimizarlo?

El robo de tiempo de los empleados es un problema empresarial moderno, especialmente para las empresas que tienen un equipo distribuido o que se vieron obligadas a trabajar de forma remota debido a una mayor potencia, como la pandemia de coronavirus.

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Cuando tienes un control limitado sobre tus empleados, ¿cómo puedes estar seguro de que realmente dedican sus horas de trabajo al trabajo por el que les pagas y no ven vídeos graciosos en YouTube?

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¡Utilice el software de seguimiento del tiempo de los empleados!

¿Qué es el robo de tiempo?

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Si crees que de alguna manera te has encontrado en Alicia en el país de las maravillas - no te preocupes, estás sano y salvo en el mundo real.

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Pero en caso de que realmente lo estés preguntándose qué es el robo de tiempo, estamos aquí para echarle una mano.

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El término robo de tiempo se refiere a los empleados que trabajan, pero no hacen el trabajo durante al menos una parte de ese tiempo.

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Esto puede costarle mucho a la empresa, especialmente si al empleado se le paga por hora, porque es simplemente dinero tirado por la borda para él.

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También es la razón por la que la mayoría de las empresas son conscientes del problema y están intentando evitarlo por su cuenta mediante el uso de un software de seguimiento del tiempo.

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Una vez descubierto por el empleador, el trabajador que ha estado eludiendo sus obligaciones profesionales sin una buena razón suele ser despedido muy rápidamente del trabajo.

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Esto significa que no son elegibles para recibir beneficios de desempleo y están obligados a divulgarlo en todas las búsquedas de empleo en el futuro. A veces, la empresa puede incluso demandar al empleado por daños y perjuicios si una mala conducta tan grave le ha causado importantes daños a su reputación y pérdidas financieras.

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El seguimiento de las entradas y salidas de los empleados no es suficiente en este caso, pero sin duda es un buen punto de partida para identificar si los empleados son productivos en el trabajo o no.

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Estadísticas de robo de tiempo

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Las investigaciones realizadas sobre el tema han demostrado que el 75% de las empresas que no han implementado un software de seguimiento del tiempo de los empleados son víctimas del robo de tiempo por parte de sus empleados. Sus pérdidas por este concepto equivalen a 11 000 millones de dólares al año, es decir, hasta el 7% de la nómina bruta anual.

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Además, todos los demás empleados admitieron que habían utilizado el sistema de puñetazos entre amigos en algún momento (al haber iniciado sesión para trabajar con un colega), lo que les ha costado a sus empresas más de 370 millones de dólares al año, según una investigación.

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Además, se cree que se dedican hasta cuatro horas por semana a actividades improductivas. Ese tiempo lo paga el empleador, que al final del año ha perdido más de 200 horas de trabajo remuneradas, en parte porque no las implementó software de seguimiento del tiempo facturable.

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Al mismo tiempo, los estudios muestran que solo el 20% de las horas de trabajo se dedican a tareas críticas o de alta prioridad, lo que significa que el resto de las horas de trabajo consisten en interrupciones de «poco o ningún valor».

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Tenga en cuenta que, en realidad, no puede esperar que las personas trabajen de manera constante durante ocho horas al día, todos los días, con el mismo nivel de productividad. En este sentido, debemos ser razonables. Los altibajos en términos de eficacia laboral son completamente normales, pero la práctica lo ha confirmado simplemente con la implementación software para realizar un seguimiento del uso de la computadora, puede aumentar la productividad de su organización.

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¿Cómo puede reducir el robo de tiempo en su empresa?

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Dicen que es mejor prevenir que curar.

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Debido a todas las repercusiones financieras que el robo de tiempo puede tener en su empresa, está claro que lo mejor para usted es hacer todo lo posible para evitar que ocurra.

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Hay varias tácticas que puedes utilizar para evitar que los empleados desperdicien sus horas de trabajo y los recursos de tu empresa en el proceso:

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• Comunicación abierta y objetivos claros
• Practica la responsabilidad
• Comportarse de manera ejemplar
• Sea comprensivo y no dé por sentado
• Instale un software de seguimiento del tiempo de los empleados.

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Comunicación abierta

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Es muy importante establecer expectativas claras para tus empleados desde el principio. Tanto si trabajas desde la oficina como si no, esta práctica garantizará que todos sepan en qué consisten sus funciones, qué resultados y ritmo de trabajo se esperan y qué pasará si no se cumplen los objetivos establecidos. En este sentido, definir los KPI no solo a nivel empresarial, sino también para cada equipo y sus miembros de forma individual puede resultar muy útil impulsar el potencial empresarial.

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Durante el uso software de monitoreo de empleados Al igual que Insightful señalará problemas en términos de procesos mal diseñados y uso inadecuado de las herramientas, también es beneficioso crear una cultura de este tipo dentro de la empresa en la que todos puedan compartir las dificultades laborales, especialmente las que afectan a su productividad, con el resto del equipo y la dirección.

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Mejorar la rendición de cuentas

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Una vez que haya establecido las expectativas de su personal, debe asegurarse de que tengan un sentido de responsabilidad por la forma en que hacen su trabajo. Las excusas razonables y pertinentes para cualquier tipo de fracaso laboral pueden aceptarse una o dos veces, pero los empleados deben ser conscientes de que todo lo que hagan o dejen de hacer (bien y a tiempo) repercute en los resultados de la empresa y, por extensión, en los suyos propios.

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No es que debas utilizar un software de seguimiento del tiempo facturable como arma contra ellos y sus hábitos laborales, sino hacerles entender que la implementación de uno es ayudarlos a ser más productivos, de modo que eso también pueda repercutir en el equilibrio financiero de la empresa.

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Da el ejemplo

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Involucrándose en el robo de tiempo de manera consciente o no, siempre tenga en cuenta que, a menos que tengan una ética laboral inviolable, los empleados emularán el comportamiento que ven de sus superiores.

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Por ejemplo, un jefe solo está presente los lunes porque tiene que asistir a las reuniones durante todo el día, pero no se le puede encontrar los martes, miércoles y jueves para dar su opinión sobre las tareas hasta que vuelva a presentarse los viernes porque todo el personal tiene una reunión en el ayuntamiento con el director ejecutivo.

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Incluso si la empresa no utiliza monitoreo remoto de empleados, es bastante obvio que este jefe no asiste con regularidad y, por lo tanto, no está dando un buen ejemplo a los miembros de su equipo.

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Entonces, ¿qué puedes hacer al respecto?

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Si eres el propietario o el director ejecutivo de la empresa, trata con la administración. No deberían gozar de privilegios si eso arruina la productividad de su equipo y, en última instancia, de toda la empresa, el hecho de que no estén en la posición más baja de la empresa y tengan a otros que se ocupan de ellos.

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Esto también indicará a otros empleados que este tipo de comportamiento es inaceptable sin importar en qué parte de la escala empresarial se encuentren.

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Solo entonces sus otros empleados ganarán confianza en la idea de que todos son iguales en este sentido, ya sea que utilice un software de informes de tiempo de los empleados o no.

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Sé comprensivo

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Siempre que observe irregularidades en la forma en que sus empleados gestionan su carga de trabajo, es lógico pensar que existe una causa subyacente para ello.

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Ya sea que se trate de cuestiones personales, agotamiento, falta de comunicación o relaciones arruinadas con otros colegas, carga de trabajo excesiva, falta de habilidades, insatisfacción con el trabajo o el salario; puede variar de un empleado a otro.

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Depende de los gerentes investigar, ofrecer ayuda (tiempo libre, opción de ampliar el equipo, capacitación adicional, mejores condiciones de trabajo, aumentos) y, lo que es más importante, ser comprensivos y modestos.

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Depende de los gerentes ver el problema y hacer todo lo posible para resolver los problemas candentes y ayudar a que la productividad de los empleados vuelva a niveles aceptables.

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Instale el mejor software de seguimiento del tiempo

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Si desea minimizar el robo de tiempo y aumentar el control sobre la forma en que su personal dedica su tiempo al trabajo, utilice una solución diseñada especialmente para ese propósito.

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Al usar el software de Insightful, puedes tomar capturas de pantalla de forma manual, aleatoria o cuando se desencadena por una actividad sospechosa, pero también realiza un seguimiento de la actividad de las teclas que presionan, así como del uso del sitio web y la aplicación.

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El último punto es particularmente útil, ya que aquí es donde obtiene una visión completa de cómo su personal pasa su tiempo en la oficina, virtual o física.

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Uno de los puntos fuertes del software de monitoreo de empleados de Insightful es que permite a los gerentes etiquetar sitios web y aplicaciones particulares como productivos, improductivos o neutrales en congruencia con la descripción del trabajo de cada empleado.

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Por ejemplo, tiene mucho sentido que su gerente de recursos humanos dedique una gran parte de su tiempo a LinkedIn o incluso a Twitter para tener una buena idea de los candidatos antes de entrevistarlos para los puestos vacantes en la empresa.

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Sin embargo, no puede decirse lo mismo de los representantes de atención al cliente, por lo que su gerente marcaría los sitios de redes sociales como improductivos en el software de monitoreo de empleados de Insightful.

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Esta función es particularmente útil para equipos grandes, ya que permite al gerente vigilar a numerosos empleados con poco esfuerzo.

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Conclusión

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La decisión sobre qué herramienta utilizar dependerá, en última instancia, de las funciones que tenga y de lo útiles que sean para usted. Con muchas opciones, tienes mucho trabajo por delante.

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Asegúrese de elegir un software de seguimiento del tiempo de los empleados que se adapte a sus propósitos, cultura empresarial y rango de precios.

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No solo minimizará los costos causados por el robo de tiempo de los empleados, sino que también podrá aumentar la productividad de la empresa en el proceso.

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Este artículo fue escrito originalmente el 16 de agosto de 2019 por Aleksa Misic. Fue actualizado el 1 de julio de 2020 por Aleksandra Djordjevic.