En este artículo, vamos a analizar:

• Por qué los métodos tradicionales de seguimiento del tiempo fallan para los equipos que trabajan en sitios de trabajo, sobre el terreno o fuera de los escritorios.
• Cómo configurar un sistema que dé prioridad a los dispositivos móviles y que garantice la precisión, la responsabilidad y el cumplimiento.
• Los pequeños cambios que evitan costosos errores de nómina y generan la aceptación de todo el equipo.
• Cuál es el mejor valorado seguimiento remoto del tiempo de trabajo las herramientas son las mejores para los trabajadores móviles y no de escritorio.

El seguimiento preciso del tiempo por hora es un desafío cuando su fuerza laboral trabaja fuera de los escritorios tradicionales. Los equipos de construcción, fabricación y servicio de campo suelen enfrentarse a imprecisiones en la nómina y a problemas de cumplimiento porque los métodos típicos de seguimiento del tiempo no se adaptan a sus flujos de trabajo móviles.

En este artículo, compartiremos estrategias claras para hacer un seguimiento eficaz del tiempo de los empleados mediante aplicaciones móviles, técnicas de registro de turnos y mejores prácticas de cumplimiento. Aprenderá a optimizar la nómina, aumentar la productividad y mantener la responsabilidad de su fuerza laboral con confianza.
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Por qué el seguimiento preciso del tiempo es importante para los equipos móviles

Sus cuadrillas no se sientan frente a las computadoras; están en el sitio, operando maquinaria o viajando entre trabajos. Esto hace que el seguimiento tradicional del tiempo sea ineficaz y conduce a costosos errores de nómina.

Informes de Deloitte las empresas pierden miles de millones cada año solo por errores de seguimiento manual. Para tu equipo, el seguimiento preciso del tiempo no es opcional. Así evitas las multas por cumplimiento, minimizas los problemas relacionados con la nómina y mantienes la rentabilidad de tus proyectos.
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¿Cómo puede el seguimiento preciso del tiempo aumentar la rentabilidad?

Con un seguimiento fiable del tiempo, evitará las disputas de nómina y las infracciones de cumplimiento, reducirá la pérdida de tiempo y verá claramente hacia dónde va a parar el esfuerzo de su equipo. Esta información le ayuda a gestionar mejor los presupuestos y mejora la rentabilidad general de su empresa.
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Paso a paso: Cómo hacer un seguimiento del tiempo de los empleados para los trabajadores que no son de escritorio

Los equipos móviles y externos no pueden confiar en hojas de cálculo o aplicaciones de escritorio para registrar sus horas. Hacer un seguimiento del tiempo de los trabajadores que no trabajan en oficinas requiere herramientas y procesos diseñados para las personas que se desplazan, especialmente en los sectores que exigen un alto nivel de cumplimiento, como la construcción y la fabricación.

A continuación, encontrará un sistema claro de cinco pasos que lo ayudará a implementar un seguimiento confiable del tiempo sobre el terreno, reducir los errores de nómina y mantener sus operaciones funcionando sin problemas.
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Paso 1: Seleccione la aplicación móvil adecuada

Empieza por elegir un aplicación de seguimiento del tiempo para empleados creado para equipos que trabajan en movimiento. Las plataformas que dan prioridad a los dispositivos móviles facilitan a los empleados entrar y salir de cualquier lugar, ya sea in situ, en un vehículo o moviéndose de un trabajo a otro. Busca funciones como el rastreo por GPS, la geolocalización y el acceso sin conexión a Internet.

Por ejemplo, QuickBooks Time utiliza el geofencing para enviar recordatorios automáticos cuando los trabajadores entran o salen de un lugar de trabajo. ExakTime es ideal para entornos de campo difíciles, ya que cuenta con dispositivos móviles duraderos y un seguimiento preciso de la ubicación. Busybusy ofrece una interfaz sencilla, registros diarios integrados y una verificación por GPS fiable, muy popular en las obras de construcción y fabricación.

La derecha software de monitoreo de empleados y seguimiento del tiempo elimina las conjeturas y genera confianza. Si es demasiado complicado, tu equipo no lo usará, y ahí es donde fallan la mayoría de los sistemas de seguimiento del tiempo.
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Paso 2: Entrena a tu equipo

Incluso la mejor aplicación de seguimiento del tiempo no funcionará si tu equipo no la usa correctamente. Una formación clara y práctica es esencial, especialmente para las tripulaciones que no están acostumbradas a registrar el tiempo en sus teléfonos o tabletas.

Mantenlo simple. Descubre cómo registrar la entrada, la hora de salida y ver las horas registradas. Muéstreles cómo funciona el GPS y qué se espera durante los turnos. Céntrese en la facilidad y la precisión.

El objetivo es ayudar a su equipo a comprender cómo el seguimiento de su tiempo protege su salario, reduce los problemas de nómina y mantiene los proyectos según lo programado.

También deberías volver a la formación con regularidad. Las actualizaciones rápidas o las demostraciones in situ son útiles a la hora de incorporar a nuevos trabajadores o introducir nuevas funciones de la aplicación.
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Paso 3: Implemente el GPS y el geofencing

Para que el seguimiento del tiempo sea preciso y sencillo, configura el rastreo por GPS y el geofencing en tu aplicación de seguimiento del tiempo. Estas funciones verifican que los empleados estén en las instalaciones cuando entran y salen, lo que te ayuda a evitar errores manuales y golpes entre amigos.

Con el geofencing, puede definir un límite de sitio de trabajo virtual. Cuando un trabajador entra o sale de esa zona, se le pide que inicie o detenga el registro del tiempo.

Esto funciona especialmente bien para los equipos que se desplazan entre varios sitios cada semana. Tanto QuickBooks Time como ExakTime admiten recordatorios automáticos basados en la ubicación, lo que facilita que las cuadrillas adquieran el hábito.

Este paso también protege su empresa. Crea un registro verificable de las horas trabajadas, lo que puede ayudarte a resolver disputas, justificar la facturación y aprobar las auditorías con confianza.
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Paso 4: Auditar y ajustar regularmente

El seguimiento del tiempo no es un proceso de configurarlo y olvidarlo. Para mantener la precisión, planifica auditorías periódicas de tus registros de tiempo. Busca los intentos fallidos, los desajustes de ubicación o los patrones inusuales que puedan indicar confusión, uso indebido o interrupciones en la formación.

La mayoría de las aplicaciones móviles de seguimiento del tiempo facilitan esta tarea al generar informes diarios o semanales. Revisa estos informes con los directores o supervisores del sitio para detectar los problemas a tiempo. Las aplicaciones como Busybusy proporcionan registros específicos de cada trabajo que te ayudan a detectar rápidamente errores o discrepancias.

Usa lo que encuentres para mejorar. Si algunas tripulaciones se olvidan constantemente de marchar, revisa cómo se configuran los recordatorios. Si un sitio de trabajo tiene una cobertura de GPS deficiente, considera la posibilidad de introducir datos manualmente con la aprobación del supervisor. Los pequeños ajustes hacen que tu sistema sea honesto y confiable.
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Paso 5: Garantizar el cumplimiento

El seguimiento del tiempo no consiste solo en mantener limpia la nómina. En las industrias reguladas, también es un requisito de cumplimiento. Las leyes laborales suelen exigir registros precisos de las horas de trabajo, los descansos y las horas extras. Hacer esto mal puede implicar auditorías, multas o incluso acciones legales.

Elige una aplicación de seguimiento del tiempo que admita funciones de cumplimiento automatizadas. Busca informes listos para ser auditados, alertas de horas extras y registros claros de las horas de inicio, finalización y descanso. Asegúrese de que sus supervisores entiendan cómo revisar y aprobar los registros correctamente.

Cuando tienes registros de tiempo limpios y consistentes, no solo cumples con las normas. También genera confianza en sus empleados, sus clientes y cualquier organismo regulador que llame.
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Errores comunes que se deben evitar al registrar el tiempo de los trabajadores que no trabajan en oficinas

Incluso con las herramientas adecuadas, algunos errores comunes pueden hacer descarrilar tu sistema de seguimiento del tiempo. Esto es lo que debes tener en cuenta:
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• Basándose en la entrada manual: Las hojas de horas en papel y las perforaciones manuales dejan demasiado margen de error. Utilice herramientas compatibles con el GPS que automatizan el proceso y reducen la dependencia de la memoria y las conjeturas.
  
  
• Omitir el entrenamiento y el seguimiento: No dé por sentado que una sesión de incorporación es suficiente. Si los trabajadores no entienden completamente la aplicación o no ven su valor, su uso disminuirá rápidamente.
  
  
• Ignorar los requisitos de cumplimiento: Algunas aplicaciones registran horas, pero no ofrecen informes aptos para auditorías. Asegúrate de que tu sistema cumpla con los estándares legales de tu sector y región.
  
  

La corrección temprana de estos errores evita problemas mayores más adelante, como disputas de nómina, problemas legales o costos de trabajo inexactos.
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Cree un sistema confiable de seguimiento del tiempo que su equipo realmente usará

El seguimiento del tiempo de los trabajadores que no trabajan en oficinas es más fácil si te centras en la usabilidad, la precisión y la confianza. Con las aplicaciones móviles, la automatización basada en el GPS y los controles periódicos, puedes eliminar las conjeturas y asegurarte de que todos reciban una remuneración justa. Estas medidas no solo ayudan a que cumplas las normas, sino que ayudan a tu equipo a mantenerse concentrado, productivo y cumplir con los cronogramas.

Si está buscando una herramienta de análisis de la fuerza laboral que ayude con la visibilidad, la responsabilidad y el seguimiento del tiempo para los equipos híbridos o de oficina, Insightful (anteriormente Workpuls) puede ayudarlo.
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