Con el fin de aumentar los ingresos, hace mucho tiempo, los abogados comenzaron a facturar a sus clientes en función del número de horas trabajadas. Para llevar un registro de esas horas, utilizaron los registradores de tiempo de trabajo más básicos: las hojas de horas.

Después de un tiempo, la tecnología se desarrolló y surgió una nueva industria, la industria del seguimiento del tiempo, y los abogados no son los únicos quién puede beneficiarse de este producto.

Es necesario reemplazar las hojas de horas

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Érase una vez, las hojas de tiempo eran la única forma de registrar el tiempo. Los abogados se sentaban al final de la semana, mes o incluso trimestre para anotar las horas facturables para cada cliente. Lo hacían de memoria, basándose en sus calendarios, tal vez incluso en los registros de llamadas. Luego, estas hojas llegarían al departamento administrativo, quien luego ingresaría manualmente todas las horas facturables en el sistema de facturación.

Este sistema es defectuoso de varias maneras. Los abogados pueden olvidar fácilmente que han hecho algo y olvidarse de facturarlo, lo que significa que cobrarían menos al cliente, pero también se les pagaría menos. Por otro lado, su bufete de abogados podría terminar cobrando de más a los clientes porque alguien hizo trampa en su hoja. De cualquier manera, su empresa sufre.

No importa si los abogados utilizan bolígrafo y papel para introducir sus horas o hojas de Excel; es un sistema poco fiable y es realmente sorprendente que algunas empresas sigan recurriendo a esto en lugar de utilizar un software de seguimiento del tiempo en las oficinas de abogados.

¿Qué debe rastrear?

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Si por fin estás de acuerdo con el cambio de hojas de tiempo anticuadas a un software legal de seguimiento del tiempo, probablemente estés pensando en qué debes hacer un seguimiento. Bueno... prácticamente de todo. Incluso las horas no facturables!

Al hacer un seguimiento exclusivo de las horas facturables, obtendrá pagos precisos de los clientes, y eso es excelente. Pero, ¿qué pasa si dedicas demasiado tiempo a tareas administrativas que no están incluidas en las horas facturables?

La idea es que hagas un seguimiento de todas las horas para ver a dónde va tu tiempo. Si dedicas más tiempo a actividades no facturables, le estás costando a tu empresa más de lo que ganas. Una vez que sepas a qué dedicas tu tiempo, podrás optimizar tu carga de trabajo y minimizar las horas no facturables.

¿Cómo funcionan juntos el software legal de facturación y seguimiento del tiempo?

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Ya mencionamos que el seguimiento del tiempo en la industria legal es importante para la facturación de clientes y empleados. Pero además de darles a tus clientes la cantidad exacta de horas que pasaste trabajando para ellos, también puedes darles un comprobante de trabajo.

El software de seguimiento del tiempo de los bufetes de abogados generalmente tiene una opción de seguimiento del tiempo con captura de pantalla, y usted puede proporcionar a los clientes las capturas de pantalla para que no tengan dudas sobre cuánto tiempo dedicó a su caso. Además, un práctico panel de control con seguimiento de proyectos y tareas también les permitirá ver lo que has hecho por ellos.

Algunos software de seguimiento del tiempo Las opciones, como Insightful, también tienen una función llamada «Inicio de sesión del cliente». Gracias a esta opción, los clientes pueden iniciar sesión de forma segura en el programa y ver en todo momento los datos de seguimiento relacionados con sus casos, sin tener acceso a nada más.

Si tiene acceso gerencial o de administrador a la mejor aplicación de seguimiento del tiempo que elija, podrá establecer el monto del pago por hora para cada uno de sus abogados y su nómina se calculará automáticamente. Esta función ahorrará horas a tu equipo de contabilidad y todos tus empleados estarán contentos porque cada minuto de su trabajo (incluidas las horas extras) se pagó de manera justa.

Concluir

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¿Quién no querría poder obtener pagos precisos de los clientes y pagar a sus empleados de manera justa, manteniendo las ganancias al mismo tiempo? Las opciones sencillas de software de seguimiento del tiempo pueden ser gratuitas y, si son de pago, son económicas, por lo que no puedes decir que no obtengas un buen retorno de la inversión con eso.

¿Sigues aquí? Ve y encuentra el mejor aplicación de tiempo de trabajo para su bufete de abogados.

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