Cumplimiento de la HIPAA: medidas y herramientas de seguridad para garantizar que siempre supere la auditoría

Supere sus auditorías con la combinación adecuada de medidas de seguridad, soluciones de bases de datos y software de monitoreo de PC.

Gestionar el cumplimiento de los datos nunca ha sido fácil. Entre los riesgos de ciberseguridad, las amenazas internas y las normativas cada vez más estrictas, las organizaciones de nivel empresarial llevan años esforzándose por mantenerse al día.

Sin embargo, esas complejidades solo se han agravado en los últimos años. Desde el enfoque centrado en la nube para la gestión de la fuerza laboral hasta el aumento del teletrabajo provocado por la pandemia, cada vez es más difícil para las empresas garantizar que superarán las auditorías de cumplimiento.

No es ningún secreto que el número de personas que trabajan a distancia para trabajar ha aumentado desde el inicio de los bloqueos pandémicos mundiales a principios de 2020. Las soluciones de trabajo remoto e híbrido reducen los tiempos de viaje de los empleados y ahorran a las empresas hasta 11 000 dólares al año por trabajador.

Si bien las ventajas de trabajar de forma remota son claras para muchos, todavía conlleva riesgos importantes. El cumplimiento de la HIPAA sigue siendo uno de los problemas más delicados a los que se enfrentan las organizaciones sanitarias y los grupos de defensa durante la transformación digital.

¿Qué es la HIPAA y quién debe seguirla?

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La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA) es una ley federal que rige la forma en que las empresas e instituciones manejan los datos confidenciales de los pacientes en los Estados Unidos. Establece normas sobre la forma en que los proveedores de atención médica, las compañías de seguros, los empleadores y las organizaciones relacionadas manejan los datos de atención médica privados.

La HIPAA establece ciertas reglas para la creación, el almacenamiento, la transmisión y el mantenimiento de la información médica protegida (PHI). Si bien los hospitales y los proveedores de atención médica obviamente gestionan la PHI a diario, la mayoría de los empleadores empresariales también lo hacen.

La PHI incluye una variedad de datos médicos y personales que los empleadores pueden procesar para la cobertura del seguro médico, las reclamaciones de compensación laboral y las operaciones diarias:

• Nombres, direcciones y números de teléfono de los pacientes.
• Números de seguro social, números de registros médicos e información de licencias de conducir.
• Identificadores de vehículos, identificadores de dispositivos y direcciones IP.
• Identificadores biométricos como huellas dactilares, grabaciones de voz y fotografías.

La HIPAA regula la forma en que las empresas comunican este tipo de datos a las organizaciones de atención médica: Entidades cubiertas en el idioma oficial de la ley. Se consideran empleadores empresariales Socios de negocios, y deben seguir las normas de la HIPAA al enviar datos a las entidades cubiertas.

Por ejemplo, si el nombre y la dirección de un empleado aparecen en una factura, no se trata automáticamente de datos de PHI. Si el nombre y la dirección del mismo empleado aparecen en una reclamación de compensación laboral, se trata de datos de PHI. Esto se debe a que una entidad cubierta debe procesar esa reclamación.

Las sanciones por incumplimiento pueden ser graves. La multa por una sola sanción accidental puede oscilar entre 100 y 50 000 dólares. La negligencia deliberada se traduce automáticamente en una multa de 50 000 dólares. Es poco frecuente que una infracción de la HIPAA incluya solo un registro protegido. La mayoría de las veces se trata de una colección de registros individuales que, en conjunto, suponen una enorme multa multimillonaria.

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Cómo afecta la HIPAA a los empleados remotos e híbridos

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La HIPAA impone requisitos estrictos sobre la forma en que las empresas gestionan los datos de salud de los empleados. Combina la gestión de identidades y accesos, la detección de brechas de seguridad, la prevención de la pérdida de datos y muchos otros aspectos de la política de seguimiento web de sus empleados. Las fuerzas de trabajo remotas e híbridas deben demostrar el cumplimiento.

Sin el derecho Software de monitoreo de PC, el cumplimiento empresarial de la HIPAA es difícil de gestionar. Tenga en cuenta los siguientes escenarios:

• Los trabajadores remotos pueden usar los dispositivos de la empresa en un centro de trabajo remoto repleto de otras personas.
• Los empleados remotos pueden acceder a los datos de PHI protegidos desde redes públicas no seguras.
• Los empleados híbridos podían usar el mismo dispositivo de la empresa in situ y fuera de él, lo que dificultaba la elaboración e implementación de una política de seguridad coherente.
• Los empleados remotos pueden usar los dispositivos de la empresa para uso personal y terminar exponiendo datos confidenciales.
• Alguien puede robar el dispositivo de un empleado remoto, lo que podría poner en peligro una gran cantidad de datos confidenciales de los clientes.

Cualquiera de estos escenarios cotidianos podría convertirse en una costosa infracción de la HIPAA. Si se infringe una base de datos llena de registros confidenciales, es posible que la empresa tenga que pagar una multa de seis cifras.

Si el equipo de TI de su empresa no puede encontrar esos datos ni eliminarlos de forma remota antes de que se vean comprometidos, es poco lo que se puede hacer para solucionar la violación. Por eso, preparar de forma proactiva a los empleados remotos con las herramientas adecuadas de supervisión remota y supervisión del lugar de trabajo es vital para que los equipos distribuidos cumplan con la HIPAA.

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Conozca los factores de riesgo que predicen las infracciones de la HIPAA

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El trabajo remoto introduce una variedad de complicaciones en el marco de la HIPAA. Si bien las políticas de ciberseguridad y cumplimiento normativo suelen centrarse en las tecnologías, lo cierto es que las personas de la organización son la causa más común de las infracciones de la PHI.

Los empleados negligentes, las políticas ambiguas y las amenazas imprevistas son factores que influyen en las posibles infracciones de la HIPAA. En muchos casos, lo único que se interpone entre un actor malintencionado y la protección de los datos de salud es contar con un empleado atento y bien formado que comprenda los riesgos.

Por ejemplo, los familiares, los compañeros de habitación o los huéspedes visitantes de cada trabajador remoto pueden acceder a la información protegida a través del portátil de los empleados en casa. Las soluciones tecnológicas de ciberseguridad, como el cifrado, son indudablemente útiles en este tipo de situaciones, pero no pueden ofrecer una protección absoluta mientras otras personas tengan acceso físico al propio dispositivo de trabajo.

Los peligros inherentes al uso remoto de dispositivos

Las empresas con políticas de traer su propio dispositivo (BYOD) tienen un riesgo significativamente mayor de infringir la HIPAA que las que emiten dispositivos de trabajo a los empleados. Sin embargo, si los empleados utilizan sus dispositivos de trabajo para actividades personales o en redes externas, esos dispositivos también son muy susceptibles a los ataques de malware. Seguro software de monitoreo de Internet para empleados es una herramienta de seguridad imprescindible en este caso.

Si los empleados no protegen adecuadamente las credenciales de sus cuentas, pueden entregar accidentalmente datos importantes a personas ajenas. El meteórico aumento de los ataques de suplantación de identidad y ransomware durante la última década hace que este riesgo sea cada vez más peligroso.

En casi todos los casos, un software integral de monitoreo de PC desempeña un papel vital a la hora de prevenir posibles filtraciones de datos. Al capturar, registrar y rastrear la actividad informática de los empleados, es posible crear registros de auditoría detallados para cualquier evento de seguridad que se produzca.

Sin un seguro que cumpla con la HIPAA monitoreo del lugar de trabajo instalado, no es posible generar registros de auditoría sobre las actividades de los usuarios en respuesta a un evento de seguridad. Esto hace que la prevención adecuada de las infracciones sea más una cuestión de suerte que el producto de una política sólida.

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Respalde el cumplimiento de la HIPAA con un software integral de monitoreo de PC

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Debe quedar claro que, si bien la ciberseguridad y el cumplimiento son cuestiones intensamente orientadas a las personas, la tecnología desempeña un papel claro al facilitar el éxito. Tener una cultura empresarial que cumpla con las normas ayuda, pero no puede evitar por sí solo las infracciones de la HIPAA.

Los líderes empresariales deben aumentar su cultura de cumplimiento con las soluciones tecnológicas adecuadas. El software que permite a los gerentes monitorear el uso de Internet por parte de los empleados es una de las inversiones más importantes que puede hacer un líder empresarial.

La elección de una supervisión del lugar de trabajo de los empleados que cumpla con la HIPAA garantiza que pueda identificar rápidamente los riesgos de infracción y prevenirlos antes de que ocurran. Los líderes empresariales deben ver esta oportunidad como un activo generador de valor, no como un costo de cumplimiento típico.

Algunas de las formas en que su software de seguimiento y análisis de la fuerza laboral puede ayudar a optimizar el cumplimiento incluyen:

• Mejora de la gestión de identidades y accesos

Simplifique la administración de identidades y la autenticación mediante el uso de su sistema de supervisión de empleados para el inicio de sesión y la autenticación de los empleados. Esto reduce la fricción entre los usuarios y permite a los equipos de TI empresariales optimizar los permisos en función de los roles de los usuarios.

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• Detección de brechas de seguridad

Una vez que a cada empleado se le asigna su propia cuenta de usuario única, es mucho más fácil detectar comportamientos inusuales y actividades no autorizadas. Su equipo de operaciones de seguridad tendrá una visión mucho más profunda de lo que constituye una actividad sospechosa caso por caso.

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• Implemente el análisis del comportamiento

Sin la capacidad de rastrear el comportamiento de los empleados a gran escala, no puede ser proactivo a la hora de identificar y mitigar los riesgos de cumplimiento relacionados con los empleados. Las cuentas de usuarios con privilegios también se ven comprometidas, y depende de usted identificar cuándo eso ocurre para poder implementar restricciones y proteger sus activos más confidenciales.

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• Prevención de la pérdida de datos

 La generación de registros de auditoría basados en la actividad de los empleados brinda a los equipos de TI empresariales la oportunidad de evitar la pérdida catastrófica de datos debido a un ciberataque o a la negligencia de los empleados. Implemente políticas, reforzadas por la tecnología, que exijan la aprobación para gestionar datos confidenciales de la PHI a fin de protegerlos contra actores malintencionados o la negligencia de los empleados.

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• Brindar capacitación personalizada a los empleados

Una vez que tenga datos claros sobre cómo cada empleado interactúa con los datos confidenciales de la PHI, puede empezar a publicar materiales de formación personalizados según sus flujos de trabajo. Puedes hacerlo de forma individual para cada empleado o distribuir materiales de formación a equipos enteros de una sola vez.

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• Realización de auditorías internas

La mejor manera de prepararse para una auditoría es realizarla usted mismo. La tecnología de seguimiento de los empleados le permite realizar auditorías internas e identificar posibles problemas de cumplimiento antes de que lo hagan las autoridades, lo que podría ahorrarle a la empresa millones de dólares en daños.

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Cumplimiento empresarial de la HIPAA simplificado: realice un seguimiento de las actividades de los empleados y genere registros de auditoría completos

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Los líderes empresariales pueden mostrarse, con razón, escépticos a la hora de añadir otro software a la gama tecnológica de su equipo, pero el precio del incumplimiento es un riesgo demasiado alto. En un entorno de trabajo remoto o híbrido, sus empleados desempeñan un papel demasiado importante como para quedarse sin un sólido soporte de cumplimiento.

Use el software de monitoreo y análisis de los empleados para detectar los comportamientos no autorizados antes de que se conviertan en violaciones de datos. Aproveche los datos que recopila para realizar auditorías internas y comparar los resultados entre los departamentos. Los conocimientos que obtenga valen la pena el tiempo y el esfuerzo invertidos. La capacidad de evitar una violación del cumplimiento de la HIPAA costosa y perjudicial para la reputación se justifica por sí sola.

Ya sea que su empresa califique como entidad cubierta o como asociada comercial, implementar las mejores soluciones de su clase para monitorear y analizar las actividades de los empleados es la forma más segura de garantizar el cumplimiento de la HIPAA. Proteja los datos confidenciales del uso no autorizado y cultive una relación de confianza entre sus clientes, sus empleados y las partes interesadas.