Uso de un software gratuito de seguimiento del tiempo: ¿es realmente tan asequible como parece?

Cuando buscas lo mejor software de seguimiento del tiempo para su empresa, el precio puede ser un factor decisivo. Especialmente si no estás seguro de si va a resultar rentable para tu negocio y, al mismo tiempo, quieres algo a largo plazo. A primera vista, el curso de acción más lógico sería obtener una versión gratuita o de código abierto que controle el tiempo.

Sin embargo, si bien tiene un funcionamiento completo aplicación de seguimiento del tiempo de los empleados por la que no tienes que pagar ni un centavo puede parecer una oferta tentadora, pero en realidad casi nunca es así. Todo tiene un precio, y el software que obtienes de forma gratuita puede resultar más caro a largo plazo que cualquier solución de pago.

No estamos socavando el hecho de que hay muchos soluciones gratuitas de buena calidad, pero en la mayoría de los casos, vienen con limitaciones que podrían suponer una carga inesperada para su presupuesto.

Datos históricos limitados

Si eliges un software gratuito de seguimiento del tiempo, una de las limitaciones más importantes suele ser el pequeño espacio de almacenamiento. En muchos casos, no podrás adquirir una solución local como la que tienen muchas versiones de pago, pero te quedarás con el software en la nube. Lo cual no estaría tan mal si además tuvieras una gran capacidad de almacenamiento en memoria. Pero desafortunadamente, normalmente no lo haces.

Lo que esto significa en la práctica es que la mayoría software de monitoreo de computadoras para empleados las versiones gratuitas pueden almacenar cantidades muy limitadas de datos de seguimiento históricos. Por lo tanto, si de repente quieres dar marcha atrás y ver lo que ocurrió un día determinado hace siete meses o si un empleado ha mejorado con respecto al año pasado, es posible que no puedas hacerlo.

Esto puede costarle no solo información histórica valiosa que podría ayudarlo a evaluar la mejora de su negocio, sino también dinero real en caso de que algo salga mal en un proyecto. En estos casos, un software de seguimiento del tiempo totalmente equipado puede garantizar la rendición de cuentas al proporcionar datos de actividad de hace muchos meses, pero un sistema gratuito no le servirá de nada en este sentido. Tendrás que investigar a un costo adicional o perderás un cliente.

Características inadecuadas

Otra cosa que suele estar muy limitada en software de monitoreo de empleados gratis las versiones son la gama de características. Todas las funciones y funciones avanzadas están reservadas para los planes premium, por lo que normalmente te quedas con lo que necesitas. Y aunque no necesites exactamente un software de cronometraje con huella digital, tener solo una gama básica limitada de opciones no siempre es suficiente.

Por ejemplo, si tienes una empresa de consultoría y trabajas con varios clientes en diferentes proyectos, tu prioridad podría ser hacer un seguimiento de las horas facturables. Por lo tanto, la mejor manera de hacer un seguimiento del tiempo de los consultores es hacer que tu software clasifique las tareas según los proyectos a los que pertenecen. El problema es que muy pocas soluciones gratuitas tienen esta capacidad (o está limitada a solo un par de proyectos).

No disponer de las funciones óptimas adaptadas a tus necesidades te dejará con otras funcionalidades que quizás ni siquiera necesites o que, al menos, no sean de máxima prioridad. Rastrearlos solo para poder rastrear cualquier cosa le hará perder mucho tiempo sin que pueda mejorar ni un ápice su empresa. Y todos sabemos que, en el mundo empresarial más que en ningún otro lugar, el tiempo es dinero.

Falta de apoyo

Supongamos que tienes una versión gratuita de Windows para rastrear el tiempo y, un mes después, hay un problema que te impide utilizar una de sus funciones. Lo mejor que puede hacer en este tipo de situaciones es llamar al servicio de asistencia técnica. Excepto que muchas suscripciones gratuitas de software de seguimiento del tiempo no son posibles.

En muchos casos, el soporte prioritario y los agentes de atención al cliente dedicados son solo una parte de los planes de pago. Usted, como usuario gratuito, tendrá que recurrir principalmente a centros de ayuda o tal vez a un correo electrónico no prioritario.

Lo que esto significa es que si te encuentras con un problema, tendrás que contratar a tu propio equipo técnico para que arregle la aplicación o llamar a un experto externo para que te ayude. De cualquier manera, este es un gasto adicional para ti que no tendrías con un plan premium y un servicio de atención al cliente dedicado.

Baja capacidad de crecimiento

Y, por último, la razón más convincente por la que un rastreador de tiempo libre es lo suficientemente bueno como herramienta personal, pero no tanto como una solución empresarial permanente es su escalabilidad limitada.

Tienes un usuario al principio, tal vez hasta tres, pero en cuanto tu empresa comience a crecer, esto no será suficiente. Una vez que alcances el límite de usuarios, tendrás que cambiar a otra solución. Esta transición le costará mucho tiempo: tendrá que buscar una solución adecuada (una vez más), implementar el software en los ordenadores del trabajo, capacitar a los empleados y a su personal directivo para que sepan cómo utilizar la nueva plataforma, etc.

Esto es básicamente el doble del trabajo que tendrías que realizar si hubieras adoptado la solución completa desde el principio. Solo por unos meses de viaje gratis.

Conclusión

El uso de una solución de software de seguimiento del tiempo gratuito puede parecer la opción más asequible, pero debe tener en cuenta todas las limitaciones y posibles deficiencias que puede tener un sistema gratuito. En función de tus necesidades y de tu potencial de crecimiento, un software completamente funcional puede ser la opción más inteligente a largo plazo.

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