Monitoreo de empleados: ¿tendencia o necesidad?

¿Cómo asegurarse de que las personas no estén holgazaneando cuando se les paga por trabajar?

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Si bien puede parecer un concepto completamente nuevo y un producto de los tiempos modernos, la supervisión de los empleados siempre ha estado en la mente de los propietarios de negocios.

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Incluso hace miles de años, tener empleados productivos era imperativo, si nada más, porque significaba salvar las vidas y los medios de subsistencia de los empleadores y los empleados en el sentido más básico.

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Solo recuerda lo que se necesitó para construir las pirámides.

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Pero, ¿te imaginas cuánto más productivos habrían sido si hubieran podido llevar un registro de todo con software de monitoreo de escritorio como Insightful?

Por lo tanto, es lógico que la necesidad de vigilar de cerca a los empleados siempre haya estado presente, por lo que no es solo una tendencia pasajera. Sin embargo, ¿es también una necesidad en todas las empresas?

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Examinemos las pruebas.

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¿Cómo se supervisaba a los empleados en el pasado?

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La forma más antigua de vigilar a los empleados era que lo hiciera una persona. Llámalos gerente, supervisor, o controlador, su trabajo consistía principalmente en asegurarse de que nadie perdiera el tiempo durante las horas de trabajo.

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Y aunque muchos dirían que el factor humano es precisamente lo que garantiza la mayor protección contra la malversación en el lugar de trabajo, tampoco es el software perfecto para espiar a los empleados.

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No es que deba usarse para eso.

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En la historia más reciente, una forma de garantizar la puntualidad y la asistencia regular de los empleados eran las tarjetas perforadas. Los empleados recibían una tarjeta para perforar un agujero cada vez que entraban y salían de su lugar de trabajo.

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Sin embargo, el sistema era obviamente defectuoso, ya que la respuesta era dar puñetazos a un amigo, en el que un colega perforaba una carta para otra persona y la ayudaba a tomar atajos siempre que era posible.

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Se ha demostrado que es una solución de supervisión de empleados inadecuada para el entorno de trabajo moderno.

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¿Cómo se monitorea a los empleados en la actualidad?

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Un informe de 2018 indicó que el 94% de las organizaciones implementan algún sistema de monitoreo, en comparación con solo el 47% en 2017.

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Sin embargo, con la pandemia de coronavirus causando estragos en el mundo empresarial de todo el mundo, todas las empresas se han visto obligadas a trasladar sus operaciones a Internet y a encontrar formas alternativas de monitorear el comportamiento de los empleados. Por lo tanto, estas cifras se han disparado en 2020.

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En este nuevo escenario, simplemente se ha vuelto imposible tener un humano con precisión supervisar a los empleados que trabajan desde casa - u otro lugar diferente de la oficina. Además, con el aumento del número de trabajadores remotos en todo el mundo, se espera que las cifras sigan aumentando también en un futuro próximo.

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Por lo tanto, para garantizar la productividad, optimizar la carga de trabajo y garantizar la integridad de los datos en el proceso, la necesidad de una herramienta como Insightful se ha convertido en una necesidad, desde todos los puntos de vista.

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Estas son las formas en que los empleadores pueden hacer un seguimiento de sus trabajadores en los tiempos modernos.

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Seguimiento de la asistencia de los empleados

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La función de seguimiento del tiempo es la base de todas las herramientas de monitoreo modernas y permite al empleador ver cuándo su personal comienza y termina de trabajar. En cierto modo, se trata de un sofisticado sistema virtual de perforación de tarjetas en el que el empleado hace el registro de entrada y de salida, mientras que el programa mide el tiempo transcurrido entre ambos.

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Si bien esta es una buena forma de mantener un registro que permita a la administración acceder a los datos cuando sea necesario, el uso exclusivo de esta opción deja mucho que desear en términos de medir los niveles reales de productividad de los empleados. Sin embargo, si diriges una empresa en la que lo único que importa es que tus empleados trabajen en sus turnos de ocho horas, es un sistema tan bueno como cualquier otro.

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Software de monitoreo de actividad de escritorio

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Este tipo de software realiza un seguimiento de la asistencia y los niveles de productividad de los empleados al supervisarlos mientras trabajan.

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Está destinado a los empleados que realizan la mayoría o la totalidad de sus tareas en sus ordenadores tomando capturas de pantalla, midiendo la densidad y los patrones de pulsaciones de teclas, los movimientos del ratón, etc. y traduciéndolo todo en actividad laboral.

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La idea detrás de esto es hacer que los empleados se concentren en las tareas y minimizar las distracciones tanto físicas como virtuales. En la práctica, con solo tener este tipo de software ejecutándose en sus ordenadores, los empleados pueden aumentar su productividad en aproximadamente un 20% durante el primer mes de uso del software de supervisión de los empleados.

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Historial de visitas al sitio web y a la aplicación

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Al registrar qué sitios web y aplicaciones visitan los usuarios en Internet, la dirección está en condiciones de fomentar o sancionar un determinado tipo de comportamiento de los trabajadores, de acuerdo con la descripción de su trabajo, por supuesto.

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Insightful es una de esas herramientas que permite a los administradores etiquetar sitios web y aplicaciones como productivos, improductivos o neutrales en función de las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo.

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Este es el ejemplo perfecto que muestra que esta herramienta de monitoreo de empleados está destinada a cambiar activamente los hábitos de los trabajadores mediante el análisis del comportamiento de la fuerza laboral para hacer negocios de una mejor manera.

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Alertas de comportamiento no deseado o tiempo de inactividad

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Otra opción útil que permite el monitoreo activo es recibir alertas del software de monitoreo implementado en su organización.

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Para reducir el tiempo perdido en la oficina, se pueden enviar alertas tanto a los empleados como a la gerencia sobre los largos períodos de inactividad de los empleados.

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Además, para aumentar la seguridad de los sistemas internos contra las ciberamenazas, se puede alertar a la administración sobre los intentos de acceso no autorizado del personal a la infraestructura de la empresa o de entidades externas sospechosas. Aquí es donde el software de monitoreo de empleados se convierte en la primera línea de defensa en el ciberespacio.

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Rastreo GPS a través de dispositivos móviles

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Algunas industrias no utilizan el software de grabación de escritorio, ya que los empleados están completando sus tareas en el campo en su mayor parte. En ese sentido, es importante que la empresa sepa dónde se encuentra su personal y durante cuánto tiempo para poder controlar su productividad.

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Los teléfonos de la empresa y otros dispositivos móviles equipados con la opción de rastreo por GPS son la mejor manera de garantizar que los empleados se comporten de manera profesional mientras están fuera de la oficina, por lo que el software con esta opción es la mejor opción para ellos.

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Monitorización de llamadas en teléfonos móviles

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Si bien algunos creen que el monitoreo de llamadas en los teléfonos móviles es una función intrusiva del software diseñado para espiar a los empleados, algunas empresas lo utilizan como un mal necesario cuando se ven amenazadas por la competencia y temen que los empleados divulguen secretos comerciales.

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Desde el punto de vista ético, esto solo es aceptable para los dispositivos proporcionados por la empresa, pero incluso si no lo son, todo el enfoque es muy delicado a los ojos de la ley. Por lo tanto, la mayoría de las empresas se atreven a recurrir a él solo como último recurso.

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Monitorización sigilosa en los dispositivos de la empresa

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Dependiendo de la cultura de la empresa, algunos ejecutivos se muestran reacios a compartir con sus empleados que están siendo monitoreados mientras trabajan. Su excusa es que la supervisión sigilosa de los empleados les proporciona una mejor visión general de los hábitos laborales de las personas, datos analíticos de la fuerza laboral más precisos y un entorno de trabajo más justo, pero también puede interpretarse como una violación de los derechos laborales.

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Sin embargo, lo que están ignorando es el hecho de que el solo hecho de saber que están siendo monitoreados aumenta la productividad de los empleados entre un 20 y un 30% solo en el primer mes.

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Si bien esta práctica se considera poco ética e incluso ilegal en algunos países, no es tan raro como podría pensar. Sin embargo, vale la pena mencionar que el software de monitoreo sigiloso está reservado para los dispositivos proporcionados por la empresa y no para la propiedad personal de los empleados.

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Control remoto del dispositivo objetivo

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Una extensión del monitoreo sigiloso es el control remoto de los dispositivos utilizados para realizar el trabajo. En una era en la que la información es poder, las empresas se preocupan por proteger y limitar el acceso a los datos confidenciales en la medida de lo posible.

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Es por eso que muchas empresas que emiten teléfonos y computadoras portátiles donde se almacena información confidencial hacen todo lo posible para garantizar su seguridad en caso de robo borrando los datos de forma remota o almacenando copias de seguridad en servidores seguros.

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Agregue a eso la capacidad de controlar quién puede desbloquear y bloquear un dispositivo e instalar aplicaciones, y las empresas han llevado el control de los empleados a un nivel superior.

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¿El monitoreo de los empleados es una tendencia pasajera o una necesidad a largo plazo?

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Un entorno de trabajo moderno exige soluciones modernas para diferentes problemas empresariales, incluida la supervisión de la productividad de los empleados.

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Dependiendo de las presiones específicas de su industria y modelo de negocio, cada empresa tendrá nuevos desafíos a los que responder en un futuro próximo y algunos de ellos incluirán herramientas de monitoreo como Insightful.

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Sin embargo, mantener el desempeño de los empleados al más alto nivel siempre será la máxima prioridad para garantizar el éxito y los procesos empresariales óptimos.

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Es por eso que debes elegir el mejor software de monitoreo de pantalla para su empresa hoy en día, y no pierda ni un minuto más en no alcanzar su máximo potencial.

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Este artículo fue escrito originalmente el 23 de agosto de 2019 por Aleksa Misic. Fue actualizado el 16 de julio de 2020 por Aleksandra Djordjevic.