¿Supervisión de empleados o seguimiento del tiempo? ¿Qué solución elegir?

En caso de que no te hayas dado cuenta antes, monitoreo de empleados es diferente al seguimiento del tiempo en el lugar de trabajo.
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Por lo tanto, es lógico que el correspondiente seguimiento remoto del trabajo herramientas para incorporar características independientes que tienen como objetivo responder y lograr diferentes desafíos y objetivos, respectivamente.
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Si acaba de empezar a buscar la herramienta perfecta, debe analizar las diferencias entre estos dos tipos de acuerdo con las dificultades operativas que pretende abordar.
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A veces, es posible que tenga limitaciones financieras para elegir entre un software de seguimiento del tiempo de los empleados basado en la web y uno para monitorear las actividades de los empleados.
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Permítanos ayudarlo a tomar la decisión correcta.

Reconozca el problema, defina la solución

Antes de empezar a buscar la herramienta adecuada, debe analizar a fondo los problemas a los que se enfrenta su empresa:
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• ¿Están sus empleados sentados sin hacer nada?
  
  
• ¿Tus proyectos tardan demasiado sin motivo aparente?
  
  
• ¿La empresa se queda sin recursos?

Tener una imagen clara de tu entorno empresarial y de los problemas comunes te ayudará a decidir si necesitas empezar a supervisar a tus empleados o hacer un seguimiento del tiempo que pasan en el trabajo.

Puede ser necesario medir la cantidad de tiempo que su personal pasa en el trabajo si comienza a recibir quejas de clientes por no poder comunicarse con el servicio de atención al cliente o de colegas que sienten que los miembros de su equipo llegan constantemente tarde al trabajo.

Debe estar de acuerdo en que perder clientes y pagar de más a los empleados debe tener efectos negativos en sus resultados, y puede solucionarse implementando el seguimiento del tiempo en su colectivo. Por eso, cualquier comportamiento de los empleados que perjudique a tu empresa debe abordarse tan pronto como exista un indicio de dicho comportamiento.

Prevención del robo de tiempo

Del mismo modo, si su empresa se acostumbra a contratar colaboradores externos para proyectos específicos o de forma regular (ya sea que la demanda provenga de desafíos industriales únicos, cambios de mercado urgentes, reducciones de recursos humanos o alguna otra razón), sería prudente implementar software de seguimiento del tiempo para evitar la pérdida de tiempo mientras están en su nómina.

Por supuesto, tendrá que explicar por qué es necesario y que no debe considerarse un software de espionaje informático, sino una herramienta con numerosos beneficios profesionales.

Con Insightful en particular, tanto la empresa como los empleados (incluidos los autónomos) pueden estar seguros de que toda la información recopilada sobre sus hábitos de trabajo y los recursos utilizados se almacena de forma segura, en las instalaciones de la empresa o en servidores seguros de Google. Además, solo es accesible para el personal autorizado de la empresa cliente para evitar cualquier uso indebido y, por lo tanto, cumplir con la legislación más reciente.

‍ Facturación para proyectos de clientes

Seguimiento remoto del trabajo El software también le proporciona una forma de facturar con precisión las horas dedicadas a un proyecto mediante el uso de un software de seguimiento del tiempo del cliente y permite a los clientes estar siempre al tanto del progreso de su proyecto. Esta práctica no solo minimiza la pérdida de tiempo yendo y viniendo a la hora de informar a los clientes, sino que también proporciona un mecanismo para que los empleados rindan cuentas por su trabajo.

Por otro lado, si necesita información directa sobre lo que hacen sus empleados en sus computadoras durante las horas de trabajo y qué tan productivos son, debe implementar un software de monitoreo de empleados en la nube.

Si tiene sospechas o quejas sobre el comportamiento poco profesional de ciertos empleados, software de captura de pantalla de monitor puede darte las respuestas que buscas: qué se hace durante las horas de trabajo, si la duración de las tareas se prolonga innecesariamente, qué recursos se utilizan, etc. En este sentido, herramientas como Insightful están en una posición única para proporcionar información objetiva sobre la productividad de los empleados que puede ofrecer una imagen real que las evaluaciones de rendimiento de la vieja escuela simplemente no pueden ofrecer.

Seguimiento del rendimiento en tiempo real

Además, el software de monitoreo de empleados en la nube, como Insightful, puede proporcionar información en tiempo real sobre el desempeño de los trabajadores, con alertas activadas por un comportamiento poco profesional o por tiempos de inactividad demasiado prolongados. Además, los directivos también pueden tomar capturas de pantalla de los monitores del personal, de forma manual o automática, en momentos aleatorios o cuando se activan debido a una actividad sospechosa.

Con la información almacenada durante dos años, Insightful proporciona los medios para que las empresas gestionen fácilmente las disputas de desempeño con los empleados, pero también el incentivo para un trabajo más productivo y la emisión de la recompensa correspondiente.

‍ Ahí radica el valor de la supervisión de los empleados tanto para los trabajadores como para los jefes.

Prueba ambos, luego decide

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Durante el proceso de identificar los problemas a los que se enfrenta su empresa y determinar los objetivos que desea alcanzar con herramientas que le brinden información sobre la asistencia y las actividades de los empleados en el lugar de trabajo, es probable que descubra que lo que funciona para otros puede no funcionar para usted.

Una de las maneras de averiguar qué tipo de herramienta usar es simplemente probar ambas antes de comprometerse.

Hay muchas versiones gratuitas de software de seguimiento del tiempo disponibles en el mercado, así como aquellas con las que puede monitorear a los empleados, aunque solo sea durante el período de prueba. Sin embargo, en la mayoría de los casos, una o dos semanas son suficientes para probar todas las funciones y decidir si la herramienta es adecuada para su empresa.

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Lo más importante a tener en cuenta al realizar las pruebas es cómo se adaptan a la cultura de su empresa, si pueden resolver problemas candentes y cuánto necesita invertir para que eso suceda.

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No te dejes llevar por todas las opciones si todo lo que necesitas es seguimiento del tiempo para empleados remotos, por ejemplo. Si no utilizas todas las funciones, solo estarás desperdiciando dinero.

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Por otro lado, si tiene una amplia gama de problemas que desea cubrir supervisando la actividad de los empleados, una solución que solo controle el tiempo no será suficiente para usted.

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En última instancia, conocer sus necesidades y lo que quiere lograr decidirá qué herramienta utilizar.

Factores a tener en cuenta

Para ayudarlo a tomar una decisión, estos son algunos de los factores más importantes que debe tener en cuenta.

Consideración para los trabajadores remotos

Con el auge del trabajo remoto, ahora hay más desafíos que nunca cuando se trata de lograr el equilibrio adecuado entre la supervisión de los empleados y el respeto a la privacidad.
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Por lo tanto, es crucial que comprenda que monitorear a los empleados remotos que trabajan desde casa puede, a veces, parecer una invasión de la privacidad desde su perspectiva. Por lo tanto, siempre debes tener en cuenta a tus empleados a la hora de implementar el seguimiento del tiempo o la supervisión de los empleados y, lo que es más importante, tener claros los motivos por los que implementas las herramientas.
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Si lo hace de la manera correcta, la introducción de una herramienta de monitoreo de empleados como Insightful puede ser recibida como algo positivo por su fuerza laboral. Cuando hablas de los beneficios que supone para ellos poder visualizar su productividad y contar con una agencia que se encargue de su propio desarrollo profesional, puede resultar mucho más fácil venderlo.

El papel de la retroalimentación en la implementación
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El uso de cualquiera de estas herramientas no solo consiste en recopilar datos, sino también en comprender y abordar las principales preocupaciones de sus empleados.
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Por eso es importante tener en cuenta cómo comunicarás con los empleados e incorporarás sus comentarios de forma continua.
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Para el seguimiento del tiempo, puedes analizar las hojas de horas que los miembros de tu equipo han enviado y pedirles que añadan comentarios sobre cómo el seguimiento del tiempo ha afectado a sus niveles de productividad.
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Para la supervisión de los empleados, basta con analizar las tendencias de rendimiento de su software y utilizar esos datos para mantener conversaciones con los miembros del equipo que puedan tener dificultades.

Evaluación de la productividad frente al agotamiento
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A veces, el proceso de seguimiento del tiempo puede llevar a algunos empleados al agotamiento.
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Algunos miembros del equipo sentirán que tienen la responsabilidad de trabajar tantas horas como sea posible, ya que creen que sus gerentes verán el tiempo que dedican y los elogiarán por ello.
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Por eso es importante contar con medidas para mantener niveles de productividad saludables y sostenibles.
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Con el seguimiento del tiempo, eso podría significar que tus empleados sepan que no deben trabajar más de un determinado número de horas al día.
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Con la supervisión de los empleados, especialmente con herramientas como Insightful, puede visualizar los niveles de productividad en la aplicación y prevenir de forma proactiva el agotamiento de los empleados mediante el seguimiento de las tendencias.

La tercera opción: integración

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Dependiendo de los requisitos, en lugar de elegir entre las dos opciones, la mejor solución para su empresa podría ser un software de monitoreo de empleados que integre ambas opciones, pero que también pueda rastrear únicamente el tiempo si es necesario.

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Las dos soluciones funcionan mejor en conjunto y proporcionan datos completos, como es evidente en la herramienta de análisis de la fuerza laboral de Insightful. La información profunda y completa que proporciona es útil para optimizar los procesos organizacionales a nivel individual, de equipo y empresarial, ya que cubre todos los aspectos del comportamiento profesional. Solo una solución integral de este tipo puede integrarse perfectamente con sus sistemas internos, evitar problemas futuros y, en última instancia, ayudar a su empresa a crecer.

Tomar una decisión

Antes de elegir el seguimiento del tiempo o una herramienta para supervisar el desempeño del personal, analice detenidamente las operaciones, la cultura interna y la estructura de niveles de su empresa, y defina los objetivos que desea alcanzar en el futuro.

Pruebe ambos en su entorno profesional para asegurarse de que los resultados proporcionados sean relevantes para sus especificidades. Después, considere una solución que integre las dos, ya que puede ser la mejor opción para su empresa.

Actualizado el 5 de octubre de 2023