¿Su equipo realmente necesita un software de seguimiento del tiempo?

Tener un programa para controlar el tiempo de los empleados parece ser la próxima gran moda en el mundo empresarial. Todo el mundo se está volviendo loco al respecto: los propietarios y gerentes de negocios lo implementan a diestra y siniestra, y las empresas de rastreo se ven en la cara con el argumento de que optimizará su negocio, aumentará el rendimiento de los empleados, mejorará el cumplimiento de las horas de trabajo y una docena de cosas más que se supone que harán que quiera tener el suyo rastreador de tiempo.

Pero, te preguntarás, ¿mi aplicación de reloj horario realmente podrá hacer todas estas cosas y, aunque lo haga, realmente la necesito?

Bueno, sí a la primera parte de la pregunta. En cuanto a la segunda parte, a eso se dedicará todo este artículo.

Para llegar al fondo del asunto, le haremos un par de preguntas sobre sus procesos empresariales e intentaremos explicar por qué dar respuestas afirmativas significa que debería considerar seriamente la posibilidad de implementar un rastreador del tiempo de los empleados en tu lugar de trabajo.

¡Así que pongámonos manos a la obra!

¿El trabajo de sus empleados se basa principalmente en computadoras?

Un número cada vez mayor de funciones laborales exige el uso de una computadora para al menos una parte de las actividades diarias. Con esta alta probabilidad de asentir con la cabeza al responder a la pregunta anterior, es seguro asumir que muchas industrias son elegibles para beneficiarse del seguimiento del tiempo de los empleados del software.

Por ejemplo, si su empresa se especializa en recursos humanos y usa computadoras para la organización, la incorporación, etc., puede obtener un software de seguimiento del tiempo de recursos humanos. Si, por otro lado, tienes un equipo de diseñadores que realizan sus tareas y guardan sus archivos en formato digital, te alegrará saber que hay un software de seguimiento del tiempo de diseño ideal para ti. Y lo mejor es que esos dos son lo mismo.

Por lo tanto, si desea realizar un seguimiento del tiempo dedicado a trabajar en una computadora, independientemente del tipo de trabajo o industria, seguramente encontrará valor en un rastreador de tiempo.

¿Necesita supervisar las tareas de los empleados?

Si todos los miembros de tu equipo trabajan de forma individual, no hay posibilidad de que las tareas se superpongan y también confías en que cada empleado hará su parte del trabajo a tiempo, es posible que no sea necesario un rastreador del tiempo (al menos no por este motivo en particular).

Sin embargo, la mayoría de los equipos funcionan como, bueno, un equipo. Lo que significa que la tarea de un empleado depende de la finalización de la tarea de otro. Por ejemplo, en un equipo de marketing muchos empleados son codependientes. Un redactor debe escribir un texto para que un equipo de redes sociales publique un anuncio, pero no antes de recibir una imagen de los diseñadores. Aquí es donde el software de seguimiento del tiempo de las agencias de publicidad puede ser muy útil.

Podrás ver en qué están trabajando todos en tiempo real, así como cuánto tiempo han dedicado a la tarea hasta ahora y cuándo es probable que la terminen. Ahora tienes una visión general clara de todos los procesos y tareas de un equipo, lo que te ayudará a delegar y organizar mejor tu carga de trabajo.

¿Quiere optimizar sus proyectos?

Es difícil justificar una respuesta negativa a esta pregunta. Por supuesto, todos los gerentes quieren aprovechar al máximo el tiempo y los recursos en cada proyecto. Y el software de seguimiento del tiempo también puede ser una de las formas más fáciles de lograrlo resolver cualquier problema organizativo y de tiempo a lo largo del camino.

Digamos que tienes un bufete de abogados. Cada proyecto y cada caso es urgente y hay mucho por hacer. El uso de un software de seguimiento del tiempo de un abogado le dirá cuánto tiempo suele llevar cada tarea, quién es la persona más adecuada para el trabajo, qué procesos desperdician más tiempo y qué puede hacer de manera diferente para ser más eficiente.

También puedes hacer algunas pruebas para ver qué métodos funcionan mejor y comparar los resultados de forma fácil y precisa.

¿Es necesario hacer un seguimiento de la asistencia?

Casi siempre lo es, por una razón u otra. Si tiene una gran cantidad de empleados, la mejor manera de realizar un seguimiento automático de su asistencia es mediante el uso de un software empresarial de seguimiento del tiempo. Esta es también la forma más conveniente de hacerlo si su empresa permite horarios de trabajo flexibles.

Algunas funciones laborales exigen tratar con los clientes a través de medios digitales, por lo que los empleados deben estar en el trabajo en momentos específicos. Por ejemplo, en el caso del soporte técnico y los centros de llamadas, el software de seguimiento del tiempo es esencial para determinar si los empleados hacen lo que tienen que hacer y cuándo lo tienen que hacer. Especialmente teniendo en cuenta que, por lo general, se trata de puestos que trabajan las 24 horas del día.

El rastreador de tiempo te proporcionará hojas de tiempo claras con las entradas y salidas de todos los relojes y podrás ver quién llega tarde y quién trabaja horas extras.

¿Quiere saber qué software utilizan sus empleados?

Es posible que no necesite conocer todos los aspectos técnicos de cómo usar cada software individual con el que trabajan sus empleados, especialmente si ese no es su campo de especialización. Sin embargo, siempre es una buena idea averiguar qué necesitan tus empleados en los distintos departamentos. Razón de más si pagas por el software que utilizan.

Ya sea tiempo de marketing digital, consultoría o ingeniería software de seguimiento aplicación, seguramente será un recurso excelente a la hora de decidir sobre la adquisición de software. Si sabes que estás pagando por un programa, pero tu cronómetro no ha registrado a nadie usándolo desde hace bastante tiempo, tal vez deberías reconsiderar la suscripción. De esta forma, acabarás ahorrando mucho dinero.

¿Está obligado a dar informes de horas de trabajo a sus clientes?

Cuando se trata de clientes, es mejor tener informes precisos y objetivos sobre el trabajo que has realizado para ellos. Refleja tu responsabilidad y reputación, pero también garantiza que recibas un salario justo por todo el trabajo realizado.

Tener el mejor software de seguimiento del tiempo de los proyectos, que tenga la función de rastrear las horas facturables, así como el tiempo dedicado a los proyectos y la asistencia general, le proporcionará informes sobre cada empleado y cada tarea para que su cliente sepa exactamente cómo se gasta su tiempo y dinero.

Si trabajas con datos y archivos confidenciales que deben estar protegidos, puedes obtener un software de seguimiento del tiempo con captura de pantalla como una capa adicional de seguridad de los datos.

¿Tiene trabajadores remotos?

Si su empresa ofrece a los trabajadores la oportunidad de trabajar desde casa, aunque solo sea de forma ocasional, es probable que se haya enfrentado al problema de cómo hacer un seguimiento de las horas de los empleados. No pueden usar tarjetas de acceso, no puedes verlas, por lo que no tienes más opción que confiar en un software de seguimiento del tiempo para asegurarte de que cumplen con las horas de trabajo.

El software también le permitirá comprender mejor cómo funcionan, cuánto tiempo necesitan para tareas específicas y cuál es su rendimiento general. Esto le proporciona la base para su evaluación, delegación de tareas y, en última instancia, promoción.

Conclusión

Si todavía te preguntas «¿por qué usar un software de seguimiento del tiempo?» pregunta, tal vez puedas empezar con algo pequeño: prueba primero una aplicación gratuita de reloj horario o haz una prueba gratuita y comprueba si

hace alguna diferencia. Puede actualizarse fácilmente a una versión más completa software de monitoreo para empleados una vez que veas que lo hace.

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