¿Está pensando en invertir en un software de monitoreo de empleados para gestión remota de equipos en tu negocio?

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Si es así, querrás asegurarte de tomar la decisión correcta la primera vez. Tendrás que tener en cuenta todo, desde el presupuesto hasta las características, e identificar qué solución se adapta mejor al tamaño de tu empresa y a tus necesidades específicas.

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Has explorado la idea de implementar software de monitoreo de empleados, y has llegado a esta página. Estamos aquí para guiarlo a través de los factores de toma de decisiones más importantes para que, en última instancia, pueda tomar una decisión informada.

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Con tantas opciones que revisar y con pocas ganas de perder tiempo y energía en el proceso de selección, puede utilizar esta guía para navegar por el panorama del software de monitoreo de computadoras en 2023 y garantizar a las partes interesadas que la herramienta que seleccione será la correcta.

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Simplicidad y facilidad de uso

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Nadie quiere una solución de software tan complicada y enrevesada que lleve semanas, no días, capacitar a su equipo en ella.

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Instalación

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La supervisión de la computadora debe ser simple, comenzando con el proceso de instalación. Afortunadamente, la mayoría de las instalaciones de software son relativamente sencillas en 2023, y muchas cuentan con equipos de ventas que te guiarán durante el proceso con una demostración interactiva.

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Una vez que haya instalado el software, debería poder empezar a usarlo sin problemas.

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Facilidad de incorporación

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El software de monitoreo de la actividad del PC que seleccione debe ser fácil de usar y navegar. La idea es que, incluso si incorporara a varios miembros nuevos al equipo o subcontratara un proyecto que implique la supervisión, podría hacerlo sin demasiadas interrupciones.

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Las herramientas fáciles de usar tienden a tener un diseño limpio y son intuitivas de usar desde el primer día.

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Fiabilidad

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La última característica que se incluye en el ámbito de la facilidad de uso es la fiabilidad. Si trabajas con una herramienta que se bloquea con frecuencia, podrías terminar perdiendo tiempo en lugar de ahorrarlo.

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Implementación

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Uno de los factores más importantes, aunque a menudo se pasa por alto, a la hora de tomar una decisión sobre la solución de monitorización de empleados adecuada es su implementación.

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En concreto, ¿cómo lo implementaría en su ecosistema en línea actual y cómo se integraría con su oferta tecnológica actual?

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Sin conocer las respuestas a estas preguntas, es poco probable que logre los resultados que busca con el software de monitoreo de empleados. Lo ideal es que necesite una solución de software que funcione con su configuración actual desde el primer día.

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Por lo general, esto significa que necesita un plan claro para implementarlo e integrarlo con su paquete de software actual.

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• ¿Los empleados tendrán que hacer algo por su parte una vez que el software esté instalado?
• ¿Puede el software realizar un seguimiento del tiempo dedicado a tareas específicas completadas en su solución de gestión de proyectos actual?
• ¿El tiempo dedicado a la comunicación a través de una aplicación contará como tiempo de inactividad o tiempo productivo? ¿Cómo puede distinguirlos?

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Es posible que también desee algunas opciones personalizadas que puedan adaptarse a sus procesos. No todos los fabricantes de software están dispuestos a hacer ajustes en sus productos, así que asegúrate de preguntar sobre la posibilidad de personalizar las funciones.

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Características del producto

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Al buscar Software de monitoreo de PC, hay varias preguntas clave que debes tener en cuenta:

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• ¿Por qué rastreas a tus empleados?
• ¿Qué es exactamente lo que quieres rastrear?
• ¿Cómo se utilizarán los datos de tiempo?

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Solo después de responder a estas preguntas, sabrá exactamente qué funciones del producto se adaptarán mejor a su equipo y a sus necesidades específicas del software. La claridad a este respecto es fundamental a la hora de iniciar el proceso de toma de decisiones, ya que es a lo que puedes recurrir cuando no sabes si necesitas una función en particular.

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A partir de su revisión interna, que debe incluir las opiniones de las partes interesadas y los empleados, puede elaborar una lista de las características del producto que probablemente necesite.

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¿Qué tipos de funciones existen en los productos de monitoreo de empleados?

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Puede dividir las funciones en básicas o avanzadas:

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Características básicas:

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• Seguimiento del tiempo
• Seguimiento de sitios web y aplicaciones
• Supervisión de empleados en tiempo real
• Monitorización de la productividad
• Tiempo y asistencia
• Panel de análisis
• Capturas de pantalla

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Funciones avanzadas:

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• Proyectos y tareas
• Mapeo automático de tiempo y actividad
• Inicio de sesión de cliente
• Calculadora de nóminas
• Registrador de pulsaciones
• Rastreo por GPS (más adecuado para posiciones en el campo, como repartidores)
• Integraciones
• Personalización

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Casi todos software de monitoreo de computadoras La solución tiene las características básicas mencionadas anteriormente, por lo que son bastante fáciles de encontrar. Sin embargo, no todas las herramientas tienen las funciones avanzadas que enumeramos.

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Utilice esta lista de funciones básicas y avanzadas para elaborar su lista de las características del producto más deseadas teniendo en cuenta las necesidades de su empresa y su equipo.

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Integraciones de aplicaciones

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Más allá de las características de sus propios productos, una plataforma de monitoreo de empleados también puede ampliar su utilidad a través de integraciones de aplicaciones de terceros.

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Por ello, te recomendamos encarecidamente que eches un vistazo a las integraciones que se ofrecen antes de hacer la última llamada.

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Estos son algunos ejemplos de integraciones de aplicaciones que pueden hacer que tu herramienta de supervisión de empleados sea más valiosa para tu equipo:

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• Gestión de proyectos
• Comunicación
• HORA
• Calendarios
• Productividad
• Automatizaciones

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Con las integraciones de aplicaciones de terceros, puedes combinar la supervisión de los empleados con cualquier cantidad de funciones adicionales para crear un flujo de trabajo fluido para tu equipo.

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Medidas de seguridad

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La seguridad debe ser una prioridad a la hora de introducir el software de supervisión de los empleados, ya que suele ocupar un lugar destacado en la lista de preocupaciones de los empleados cada vez que surge el tema.

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Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que su herramienta tenga medidas de seguridad sólidas?

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Cifrado y almacenamiento de datos: Encuentre una solución de software que mantenga los datos seguros durante el tránsito y también mientras están almacenados; esto protegerá la información confidencial de personas ajenas.

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Control de acceso y permisos de usuario: Deberías poder administrar los permisos de usuario para acceder a la información confidencial para no tener problemas con las filtraciones de datos.

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Cumplimiento de la normativa de protección de datos: Asegúrese de que la solución que elija cumpla con los organismos de protección de datos pertinentes, como el GDPR y la CCPA.

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Insightful, como ejemplo de herramienta de monitoreo de empleados, ha sido elogiado por Forbes por su compromiso con la promoción de la transparencia de los datos y, como tal, puede considerarse una opción sin riesgos por parte del empleado.

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Consideraciones presupuestarias

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Sería negligente por nuestra parte saltarnos el gran problema de las restricciones presupuestarias a la hora de seleccionar una solución de monitoreo de empleados. Ya sea que ya tenga un presupuesto aprobado o no, debe comparar y contrastar los planes de precios y tomar una decisión que se adapte a sus finanzas.

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Dependiendo del tipo de software, el rango de precio más bajo es de alrededor de 6 dólares por empleado y mes. La mayoría de los proveedores ofrecen descuentos para equipos más grandes, pero el precio puede subir si quieres personalizar la herramienta o realizar una instalación local.

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Una vez que te decidas por el software, comprueba el costo de la licencia, la instalación, el soporte o cualquier cosa que pueda generar una tarifa adicional.

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También debes saber que las herramientas más sofisticadas pueden costarte más de 200 dólares por empleado al mes. Por lo tanto, si eliges una de estas soluciones, asegúrate de que realmente necesitas todas las funciones por las que pagas.

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Haga la elección correcta

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El mundo del software de monitoreo de empleados es mucho más grande de lo que piensas y está en constante crecimiento. Hay innumerables empresas y soluciones que ofrecen soluciones integrales de monitoreo de empleados con docenas de funciones.

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No te apresures a tomar una decisión, considera tus opciones detenidamente y asegúrate de consultar a tu equipo y a las partes interesadas durante el proceso. Tómate tu tiempo para pensar detenidamente, actuar con la debida diligencia y tener en cuenta todo lo que hemos enumerado en este artículo antes de tomar una decisión final.

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¡Buena suerte!

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Actualizado el 12 de junio de 2023

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