Ya que está aquí, es probable que haya tomado una decisión muy importante: invertir en software para rastrear la actividad informática de los empleados y asegurarse de que sus empleados estén trabajar desde casa más productivo. Pero antes de continuar y hacerlo, hay algunas cosas que debes tener en cuenta.

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Hay algunos obvios factores que probablemente ya hayas considerado, como el precio, las funciones, el almacenamiento de datos, etc. Sin embargo, este artículo intentará cubrir algunas de las cosas más pequeñas y sutiles que merecen su atención a la hora de elegir el mejor software de monitoreo de PC para tu empresa.

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Estos siete factores no son tan obvios como algunos de los más importantes, pero pueden ser igual de importantes para tomar la decisión correcta sobre qué software utilizar para rastrear a los empleados.

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1. Número de empleados de su empresa

La elección del mejor software de monitoreo de PC debe comenzar por responder a la pregunta de cuántos trabajadores rastreará. La respuesta podría influir en varios factores diferentes, como la implementación, las posibilidades de agregación de datos y, sobre todo, el precio.

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Si tiene una pequeña empresa, el seguimiento del tiempo de los empleados podría incluso hacerse con un programa gratuito de monitoreo de computadoras si no necesita muchas funciones y funciones. Además, incluso la instalación más complicada no supone un gran problema, ya que solo necesitas hacerlo en un par de ordenadores y además puedes sacrificar la agregación de informes por el precio.

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Sin embargo, si tienes más de 50 empleados, es cuando las cosas pueden complicarse si simplemente optas por la solución más barata. Las empresas grandes e incluso medianas necesitan sistemas que sean mucho más escalables y que ofrezcan más funciones y un mayor grado de personalización. Incluso si el precio es un poco más alto, definitivamente es una inversión que vale la pena. Además, la buena noticia para las grandes empresas es que muchas soluciones de supervisión de empleados ofrecen descuentos si tienen muchos empleados.

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Y, por último, si tiene una fuerza laboral remota, esa es otra cosa en la que debe pensar. Busca funciones que hagan que el seguimiento de los empleados remotos sea sencillo y no sea intrusivo, como establecer el horario de oficina durante el cual podrás supervisar la actividad de los empleados.

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2. Interfaz de usuario y paneles

Una de las razones por las que es posible que haya decidido implementar la supervisión de los empleados en primer lugar podría ser para ahorrar tiempo en cosas como el seguimiento de la asistencia, los cálculos de nómina, la descripción general del proyecto y la supervisión de los procesos. Por lo tanto, terminar con un software de monitoreo que no sabes cómo usar puede ser extremadamente frustrante.

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Lo ideal es que dediques menos de una hora a averiguar dónde se encuentra cada funcionalidad en el panel y qué representa cada informe. Cualquier cosa más que eso es una pérdida de tiempo. Por lo tanto, busque siempre una interfaz intuitiva que sea fácil de entender y que pueda usar de inmediato sin necesidad de llamar al técnico o al departamento de TI.

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Y, por supuesto, si también se ve bien, es solo la guinda del pastel.

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3. Facilidad de instalación

Lo fácil o difícil que sea implementar un sistema de monitoreo puede ser una buena indicación de cómo será su experiencia con su uso. Este proceso también debe ser sencillo y fluido, y no deberías necesitar ningún conocimiento tecnológico extenso para implementarlo con éxito. Esto se aplica especialmente a las soluciones basadas en la nube.

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Algunos tipos de software de monitoreo de empleados como Insightful incluso permiten instalar el programa en todos los ordenadores simultáneamente mediante un directorio activo. Esto es muy fácil y te ahorrará mucho tiempo.

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4. Opciones de inicio de sesión

Otro factor que se pasa por alto fácilmente al elegir el mejor software de monitoreo es la variedad de diferentes opciones de inicio de sesión y acceso. Lo ideal es que tengas muchas opciones diferentes entre las que elegir.

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El número mágico es tres. En primer lugar, tener un inicio de sesión como administrador es un hecho: cada software de monitoreo le brinda la posibilidad de acceder a la totalidad de los datos recopilados por el software para que pueda supervisar el progreso y realizar ajustes en los procesos comerciales.

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En segundo lugar, el inicio de sesión del cliente es una posibilidad increíble para darles a los clientes acceso cerrado a los datos de monitoreo relacionados con su propio proyecto. Y la tercera opción que debería tener el mejor software de monitoreo de PC es inicio de sesión de empleado lo que le ayudará a promover la transparencia e incitará a los empleados a tratar de mejorar su desempeño.

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5. Atención al cliente

Por último, la atención al cliente es algo que a menudo se olvida al considerar qué software de seguimiento de empleados elegir. Pero, de hecho, esto puede ser un factor crucial en la experiencia del usuario.

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Si tiene algún problema, es esencial que pueda obtener ayuda de un experto de inmediato. Por lo tanto, busque siempre empresas de monitores de computadoras que al menos tengan una sección de centro de ayuda en su sitio web. Esto en sí mismo a menudo puede ahorrarle muchos problemas porque puede encontrar rápidamente una solución a muchos problemas haciendo una simple búsqueda.

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Además de esto, su proveedor de software de monitoreo de empleados debe tener un correo electrónico al que respondan rápidamente, así como un número de teléfono al que pueda llamar o un chat en vivo con las personas reales detrás de él.

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6. Comparaciones de rendimiento

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Si bien no todos los programas de monitoreo de PC ofrecen comparaciones de rendimiento, es una función muy valiosa para alentar a los empleados a: trabajar desde casa más productivo o en la oficina.

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Lo nuevo de Insightful»oficina v remotaEsta función ofrece precisamente eso: una forma sencilla de comparar y contrastar los niveles de rendimiento en la oficina con los del trabajo remoto. Con un seguimiento preciso basado en la ubicación, puedes crear o mantener la estructura de trabajo ideal para ti y tu equipo.

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De esta forma, no solo puedes identificar las horas y condiciones de máxima productividad de los miembros de tu equipo, sino también determinar dónde hacen su mejor trabajo.

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Si ya trabajas en un modelo de trabajo híbrido con una fuerza laboral dividida, esta función es imprescindible, ya que puedes realizar cambios que aumenten la productividad en función de los datos de tiempo para aumentar los niveles de rendimiento de todo el equipo.

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7. Privacidad de datos y cumplimiento

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A la hora de presentar la implementación de un software de monitoreo de PC a quienes van a estar bajo el microscopio, puede resultar difícil de vender.

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Muchos empleados tendrán dudas sobre el uso y la seguridad de sus datos, y es comprensible que así sea. Incluso por su parte, hay leyes de cumplimiento que debe tener en cuenta antes de introducir el software, por lo que debe tener la seguridad de que las preocupaciones de todos se aliviarán a la hora de elegir una herramienta.

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Con Insightful, puede estar seguro de que los datos de todos estarán protegidos con medidas de seguridad sólidas y su uso cumplirá plenamente con las leyes del GDPR (Reglamento General de Protección de Datos).

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Forbes reconoció a Insightful a finales de 2022 como el «mejor software de seguimiento del trabajo remoto para la privacidad y la promoción de la transparencia». Por lo tanto, no debería ser difícil convencer a su fuerza laboral de que la implementación de Insightful es la decisión correcta para todos los involucrados.

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Tomar una decisión informada

Elegir la solución de monitorización adecuada no es una tarea fácil.

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Pero para tener éxito en la búsqueda del mejor software de monitoreo de PC, debe considerar algo más que un par de características y un precio. Es probable que este artículo no le haya dado todas las respuestas, pero a veces es incluso mejor quedarse con más preguntas.

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