La asistencia constante es la columna vertebral de un lugar de trabajo próspero. Los empleados que faltan al trabajo con frecuencia pueden tener un efecto dominó en las operaciones de la empresa, lo que repercute no solo en la productividad sino también en el entorno laboral.

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Antes de tomar la drástica medida de la rescisión, es imperativo que las empresas agoten varias estrategias para mitigar el absentismo excesivo y abordar las causas subyacentes.

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En este artículo, analizaremos cómo abordar la falta de asistencia y cómo proceder al despido si todo lo demás falla. Además, abordaremos cómo los mejores sistemas de tiempo y asistencia puede ayudar a simplificar su enfoque de gestión de la asistencia.

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¿Por qué deberían los empleadores abordar el absentismo excesivo?

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Cuando los empleados faltan con frecuencia al trabajo, no es solo un asunto personal. Presenta desafíos reales y tangibles para la organización:

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Implicaciones financieras: Cada vez que un empleado está ausente, la empresa pierde el potencial de producción de ese individuo. Esto se traduce en pérdidas monetarias, especialmente si es necesario reemplazar o pagar horas extras. Según la Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos, el ausentismo no programado cuesta aproximadamente 3.600 dólares al año por cada trabajador por hora y 2.650 dólares por año para los empleados asalariados. El costo no se debe solo a la pérdida de productividad del empleado ausente, sino también a los costos de reemplazo y a los costos administrativos derivados de la gestión de las ausencias.

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Retrasos en la productividad: El ausentismo constante puede retrasar los proyectos. El Grupo Aberdeen descubrió que cuando los empleados se ausentan de forma no planificada, sus compañeros pierden un 29,5% su productividad debido al tiempo que tardan en ponerse al día, lo que interrumpe el flujo de los proyectos y, a menudo, provoca el incumplimiento de los plazos.

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Moral del equipo: Un equipo funciona mejor cuando todos sus miembros contribuyen. Cuando un miembro se ausenta con frecuencia, puede generar resentimiento entre quienes tienen que asumir el relevo. Una encuesta de Kronos Incorporated mostró que el 49% de los trabajadores de diversas industrias creen que su carga de trabajo aumenta debido al ausentismo de sus compañeros, lo que provoca agotamiento y una reducción de la satisfacción laboral.

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Desafíos de liderazgo: Las funciones de liderazgo a menudo requieren una toma de decisiones y una orientación constantes. Cuando un líder está ausente, especialmente si es impredecible, puede detener la toma de decisiones importantes e impedir el flujo de trabajo. La Harvard Business Review destacó que el ausentismo constante en los puestos de liderazgo puede provocar una caída del 21% en la productividad de los equipos que dirigen.

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Pasos para abordar el absentismo de los empleados

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Cuando surgen problemas de asistencia, es importante tomar medidas para abordar el problema antes de tomar medidas definitivas contra los empleados. Esto es lo que puedes hacer:

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1. Establecer una política de asistencia de los empleados

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Una política de asistencia integral sienta las bases para las expectativas. No solo debe detallar el número aceptable de ausencias, sino también describir los procedimientos para tomar una licencia, ya sea por enfermedad, por motivos personales o por vacaciones. Para las empresas que operan en varias jurisdicciones, es fundamental conocer las leyes de asistencia locales e incorporarlas a la política. Además, una vez que se redacta una política, es fundamental comunicarla claramente a todos los empleados y obtener su reconocimiento, garantizando que todos estén en sintonía.

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2. Defina claramente las descripciones de los puestos

Una descripción clara del puesto puede ayudar a los empleados a comprender la importancia de su función en la empresa. Al especificar los requisitos de asistencia y hacer hincapié en la importancia de la puntualidad, las empresas pueden subrayar el valor que otorgan a la asistencia constante.

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3. Mantenga registros detallados de asistencia

Los registros detallados y precisos son la piedra angular de cualquier política de asistencia. Esto va más allá de simplemente marcar si un empleado está presente o ausente. Anotar los motivos de la ausencia, ya sea por enfermedad, motivos personales o de otro tipo, puede proporcionar información sobre los patrones y, posiblemente, poner de relieve los problemas sistémicos que causan el absentismo. El software moderno de seguimiento de la asistencia puede automatizar este proceso y garantizar la precisión.

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4. Designe un punto de contacto para la aprobación de la licencia por enfermedad

Para mantener la imparcialidad y evitar posibles conflictos de intereses, a menudo es beneficioso contar con una persona independiente, además de un gerente directo, responsable de aprobar las licencias por enfermedad. Esta persona debe estar familiarizada con las leyes laborales y la política de asistencia de la empresa, a fin de garantizar la coherencia en las decisiones.

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5. Implemente un sistema de alerta temprana

El abordaje del absentismo debe comenzar mucho antes de que se convierta en un problema crónico. Un sistema de alerta temprana puede incluir conversaciones informales iniciales y pasar a advertencias escritas más formales si el problema persiste. Este enfoque no solo brinda a los empleados la oportunidad de abordar el problema, sino que también garantiza que sean conscientes de las consecuencias de las ausencias continuas.

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6. Explore las opciones de alojamiento

Antes de considerar el despido, es crucial entender los motivos de las ausencias de un empleado. Si se enfrentan a problemas de salud o personales, las empresas podrían considerar la posibilidad de ofrecer horarios de trabajo flexibles, opciones de teletrabajo o incluso licencias temporales como posibles soluciones.

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7. Proporcione recursos para la mejora

Las empresas pueden ayudar de manera proactiva a los empleados que tienen dificultades para lograr una asistencia constante ofreciéndoles recursos como servicios de asesoramiento o programas de salud y bienestar. La creación de un entorno de apoyo a menudo puede conducir a mejoras en la asistencia y en la satisfacción general de los empleados.

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Cómo despedir a un empleado cuando todo lo demás falla

Tomar la decisión de despedir a un empleado es una de las decisiones más difíciles que puede tomar un empleador. Especialmente cuando el problema en cuestión está relacionado con la falta de asistencia, resulta crucial abordar la situación con diligencia, equidad y sensibilidad. He aquí un tutorial detallado sobre cómo abordar este difícil escenario:

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Consulta el asesoramiento legal

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Antes de tomar cualquier medida para el despido, es imprescindible comprender las leyes laborales locales, estatales y federales. La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), por ejemplo, no exige el pago por el tiempo no trabajado, como la licencia personal o las vacaciones, pero los estados individuales pueden tener regulaciones diferentes.

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Sin la comprensión legal adecuada, los empleadores pueden exponerse inadvertidamente a demandas por despido injustificado. Incluso si cree que las razones son claras y justificadas, consultar a un abogado laboral puede brindarle orientación y garantizar que todas las acciones se ajusten a las normas legales.

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Mantener la documentación

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Un historial bien documentado del ausentismo del empleado puede servir como defensa contra posibles reclamos de despido improcedente. Esto incluye los casos de retraso, falta de presentación, salidas anticipadas y cualquier correspondencia relacionada.

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Junto con los registros de asistencia, documente cualquier conversación formal o informal relacionada con problemas de asistencia. También se deben documentar las advertencias formales, las revisiones del desempeño y cualquier plan de mejora de la asistencia.

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Comentarios de los compañeros de equipo

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A veces, los comentarios de los colegas y otros miembros del equipo pueden proporcionar información sobre el impacto más amplio del ausentismo en la dinámica del equipo y la entrega de los proyectos.

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Maneje la terminación de manera profesional

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Antes de iniciar la reunión de despido, asegúrese de tener a mano todos los documentos pertinentes. Esto puede incluir el contrato del empleado, el historial documentado de ausentismo y cualquier comunicación previa sobre el tema.

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La conversación sobre el despido debe llevarse a cabo en privado, lejos de otros empleados. Idealmente, debería involucrar al supervisor inmediato del empleado y a un miembro del departamento de recursos humanos. La presencia de una tercera persona puede garantizar la equidad y evitar posibles altercados.

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Claridad y compasión

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Si bien es crucial tener claros los motivos del despido, es igualmente importante ser compasivo. Asegúrese de que el empleado comprenda que la decisión se toma después de considerar varios factores y se basa en un patrón uniforme, no en incidentes aislados. Ofrézcales la oportunidad de hacer preguntas y aclarar cualquier duda.

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Pasos de seguimiento

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Informe al empleado sobre los próximos pasos, como los detalles del cheque de pago final, los beneficios y cualquier procedimiento de devolución de propiedades de la empresa. Además, proporcione recursos o contactos en caso de que tenga más preguntas o necesite más aclaraciones.

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Si bien el proceso de despido de un empleado es innegablemente desafiante, abordarlo de manera metódica, legal y compasiva puede minimizar los riesgos potenciales y garantizar que tanto el empleador como el empleado se separen en términos respetuosos.

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El papel de Insightful en la gestión de la asistencia de los empleados

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Abordar el absentismo es crucial para mantener un entorno de trabajo armonioso y productivo. Si bien el despido debe ser siempre el último recurso, las empresas deben estar equipadas para gestionar los problemas crónicos de asistencia cuando surjan.

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Herramientas como la aplicación de Insightful para el seguimiento de la asistencia pueden ser fundamentales para monitorear y administrar la asistencia de los empleados, mejorando eficiencia del lugar de trabajo, y proporcionar a las empresas datos e información precisos, que pueden ser vitales para tomar decisiones informadas. Estas son algunas de las características más destacadas de Insightfu:

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• Seguimiento automatizado de la asistencia: Con el software de última generación de Insightful, las empresas pueden automatizar el proceso de seguimiento de la asistencia, lo que reduce los errores humanos y garantiza la precisión. Esto no solo se limita a registrar los días presentes o ausentes, sino también a clasificar los tipos de ausencias, como las licencias médicas, los días personales o las ausencias no planificadas.

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• Análisis e informes: Una de las características más destacadas es el análisis en profundidad que proporciona el software. Al evaluar los patrones y tendencias de asistencia, los empleadores pueden abordar los problemas de manera proactiva antes de que se agraven. Este enfoque basado en datos ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas.
  
  
• Alertas y notificaciones: El sistema de alerta temprana se puede configurar para alertar a los supervisores o gerentes de recursos humanos sobre ausencias repetidas o si la tasa de ausentismo de un empleado supera un umbral establecido. Esto permite realizar intervenciones oportunas.

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Al incorporar los de Insightful seguimiento de la asistencia a la jornada laboral incorporando el software a su estrategia de gestión de la asistencia, las empresas pueden garantizar un enfoque ágil y eficaz para gestionar las inquietudes de los empleados sobre la asistencia.

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