En este artículo, vamos a analizar:

• Por qué el cumplimiento a menudo ralentiza a los equipos de servicios financieros y cómo el costo real va mucho más allá del incumplimiento de los plazos.
• Los riesgos ocultos de confiar en procesos de cumplimiento manuales que parecen seguros pero que crean puntos ciegos operativos.
• Cómo el pensamiento anticuado crea fricciones innecesarias entre los objetivos de cumplimiento y productividad.
• Por qué software de seguimiento de equipos que hace un seguimiento del tiempo, el uso de las aplicaciones y los flujos de trabajo puede convertir el cumplimiento en una ventaja competitiva.

El cumplimiento y la productividad rara vez funcionan bien, especialmente en los servicios financieros. Con el aumento de las exigencias regulatorias y la creciente presión para obtener resultados, los equipos suelen verse obligados a hacer una disyuntiva: proteger la empresa o mantenerla en marcha con rapidez.

La realidad es que los procesos de cumplimiento manuales están agotando horas a los equipos que no pueden darse el lujo de reducir la velocidad. Y cuando la gestión de riesgos choca con el rendimiento, siempre hay algo que cede.

Pero no tiene por qué ser así. ¿La derecha? software de seguimiento de la actividad de los empleados puede cerrar la brecha y convertir el cumplimiento de un obstáculo en una ventaja incorporada.
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El tira y afloja entre el cumplimiento y la productividad

Para muchas empresas, esta tensión se manifiesta en pequeñas formas al principio: pasos omitidos, informes retrasados, procesos que parecen más lentos de lo que deberían. Sin embargo, con el tiempo, la fricción aumenta y la productividad comienza a disminuir debido al peso de unas rutinas de cumplimiento anticuadas.

Una encuesta reciente de Thomson Reuters reveló que las instituciones financieras ahora gastan hasta un 10% de sus ingresos por actividades relacionadas con el cumplimiento. Se trata de una inversión enorme, pero sin los sistemas adecuados, no siempre ofrece eficiencia o claridad.
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¿Por qué el cumplimiento y la productividad suelen estar en desacuerdo?

Porque se construyeron con prioridades diferentes.

Los sistemas de cumplimiento están diseñados para minimizar el riesgo, no para maximizar la velocidad. Se basan en la documentación, las aprobaciones y la supervisión, la mayoría de las cuales quedan fuera del flujo del trabajo diario. Mientras tanto, la productividad depende del enfoque, el impulso y la flexibilidad. Cuando estos dos objetivos van por caminos distintos, comienzan a competir.

Se espera que los equipos se muevan con rapidez y se detengan constantemente para documentar, registrar o comprobar las acciones. El resultado es un entorno en el que ninguno de los dos objetivos se cumple plenamente y ambos sufren por ello.
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¿Qué ocurre cuando el cumplimiento ralentiza a los equipos?

El impulso se interrumpe y los costos se acumulan rápidamente.

El tiempo dedicado a buscar registros o duplicar informes reduce las horas dedicadas a un trabajo de gran valor. Los empleados se sienten frustrados cuando se ven obligados a cambiar entre sistemas obsoletos que interrumpen su flujo de trabajo. Los gerentes pierden visibilidad a medida que las demoras en la presentación de informes ocultan el rendimiento en tiempo real.

Y al tratar de ponerse al día, los equipos cometen errores. Los plazos se retrasan. Los descuidos pasan desapercibidos. El esfuerzo por cumplir con las normas comienza a socavar los resultados que pretende proteger.
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Pensamientos anticuados que empeoran las cosas

Algunos de los principales obstáculos para el progreso no son técnicos, sino mentales. Cuando el cumplimiento y la productividad parecen incompatibles, con frecuencia se debe a que los equipos siguen operando con suposiciones anticuadas que modelan discretamente las decisiones, los procesos y las expectativas.
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¿Por qué los métodos manuales siguen siendo comunes en las finanzas?

Porque el riesgo se siente más seguro cuando es visible.

Los registros manuales, las hojas de cálculo y las listas de verificación con fecha y hora brindan a los gerentes algo tangible a lo que señalar: una prueba de que se siguieron las reglas, se tomaron medidas y no se tomó ningún atajo. Incluso cuando esos sistemas son ineficientes, crean la ilusión de control.

En las industrias fuertemente reguladas, es difícil dejar de lado esa ilusión. Muchas empresas confían en lo que les resulta familiar, asumiendo que los sistemas más nuevos pasarán por alto algo o añadirán más complejidad. Y sin pruebas claras de que el cambio reduce el riesgo, el liderazgo tiende a ceñirse a lo que ya está en marcha, incluso si está mermando el rendimiento.
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¿Qué riesgos crean las suposiciones anticuadas?

Dejan huecos donde debería haber visibilidad.

Cuando las empresas asumen que los procesos manuales son más seguros, pasan por alto los puntos ciegos que crean esos métodos: informes retrasados, registros incompletos y errores humanos que nadie detecta hasta que es demasiado tarde. Cuando surge un problema de cumplimiento, no hay ninguna pista clara que explique qué fue lo que falló.

Estas suposiciones también afectan el comportamiento. Los empleados aprenden a priorizar lo que se puede medir por encima de lo que es significativo. Los gerentes se centran en los resultados que pueden verificar, en lugar de en los resultados que realmente hacen que la empresa avance. Y con el tiempo, los sistemas establecidos para reducir el riesgo terminan multiplicándolo.
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Cómo las herramientas de monitoreo resuelven ambos problemas

Moderna herramientas de monitoreo de equipos—diseñado para la productividad, el cumplimiento y la privacidad— no se limite a realizar un seguimiento. Supervisan cómo se dedica el tiempo, qué aplicaciones y sitios web se utilizan, cuándo se accede a los sistemas y cómo se desarrollan los flujos de trabajo entre los equipos. Todo esto ocurre en segundo plano, lo que crea una imagen en tiempo real del rendimiento y el riesgo operativos.

Este nivel de visibilidad ayuda a las firmas financieras a reducir la fricción, evitar descuidos y cumplir con los estándares regulatorios, sin microgestionar ni comprometer la confianza.

He aquí cómo hacerlo:

Automatice el cumplimiento sin interrumpir el trabajo

Las herramientas de monitoreo más eficaces eliminan la necesidad de un seguimiento manual. En lugar de pedirles a los empleados que registren las horas, documenten los pasos o registren el uso del software, estas herramientas capturan automáticamente el tiempo, la actividad de las aplicaciones y el acceso al sistema en segundo plano sin interrumpir el trabajo.

Este seguimiento continuo y silencioso ayuda a los equipos a cumplir con los requisitos de cumplimiento sin ralentizar. Los informes se generan a partir de datos en tiempo real, no de conjeturas retroactivas. Como resultado, el cumplimiento se convierte en parte del flujo de trabajo y no en una carga independiente que los equipos tienen que sortear.
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Detecte el riesgo de forma temprana con visibilidad en tiempo real

Las comprobaciones manuales de cumplimiento suelen detectar los problemas demasiado tarde. Cuando se detecta una brecha (ya sea por una herramienta no autorizada, por la falta de documentación o por patrones de acceso irregulares), es posible que el daño ya esté hecho.

Software de seguimiento remoto de empleados resuelva esto planteando los problemas a medida que ocurren. Puede ver qué aplicaciones están en uso, cómo avanzan los flujos de trabajo y si se accede a sistemas sensibles fuera de los patrones esperados. Cuando algo no está bien, pueden investigarlo en tiempo real, antes de que se convierta en una infracción denunciable.
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Reduzca la sobrecarga administrativa y mejore la preparación para las auditorías

Sin la automatización, los informes de cumplimiento se convierten en una pérdida de tiempo y recursos. Los equipos se ven obligados a crear hojas de cálculo, buscar documentación y comprobar los registros manuales, a menudo con plazos de auditoría ajustados.

Las herramientas de monitoreo eliminan ese lío. Las entradas de tiempo, el uso de las aplicaciones y la actividad del sistema ya están registrados y organizados, y están listos para exportarse a formatos aptos para auditorías. Esto reduce los errores de notificación y brinda a los equipos de cumplimiento la confianza de que no falta nada.

Así es exactamente como se benefició CUSO Home Lending. Al utilizar el seguimiento automatizado de Insightful para descubrir las ineficiencias del flujo de trabajo y reducir las tareas administrativas innecesarias, la empresa ahorró casi 12 000$ al mes, lo que permite ahorrar tiempo y presupuesto sin comprometer el cumplimiento.
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Supervise la asistencia sin comprometer la privacidad

Las firmas financieras necesitan visibilidad, pero no a expensas de la confianza de los empleados. Sin los controles adecuados, la supervisión puede resultar invasiva rápidamente, lo que provoca un rechazo y una menor participación.

Las herramientas modernas logran un mejor equilibrio. Funciones como el acceso basado en roles, la anonimización de los datos y la configuración opcional de las capturas de pantalla brindan a los equipos la supervisión que necesitan sin sobrepasar los límites. La información confidencial permanece protegida y la supervisión se centra en los flujos de trabajo, no en las personas.

Este enfoque ayuda a mantener la transparencia y la responsabilidad, a la vez que preserva la sensación de autonomía que los empleados necesitan para mantenerse comprometidos y productivos.
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El cumplimiento no tiene por qué acabar con la productividad

Es hora de dejar atrás la falsa elección entre cumplimiento y rendimiento. Con las herramientas adecuadas, las firmas financieras pueden reducir el riesgo, optimizar los informes y capacitar a los equipos para que se concentren en lo que importa, todo ello sin aumentar la complejidad ni socavar la confianza.

¿Le preocupa que la monitorización pueda parecer invasiva? Herramientas como Insightful están diseñadas con controles que priorizan la privacidad, lo que le brinda visibilidad en tiempo real sin dejar de respetar los límites de los empleados.

Pruebe Insightful sin ningún riesgo durante 7 días y compruebe lo sencillo que puede resultar el cumplimiento cuando se trabaja con su equipo, no en su contra.

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