Una guía para evitar costos inesperados de subcontratación

Una de las razones más convincentes para recurrir a la subcontratación en su estrategia de contratación es mantener bajos los costos a medida que amplía su negocio.

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Por eso es importante que no se deje engañar por los costos ocultos o inesperados durante el proceso de subcontratación, ya que pueden convertir un acuerdo de trabajo favorable en uno que proporcione un ROI mucho menos atractivo.

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En esta guía, le mostraremos algunos de los costos de subcontratación que más se pasan por alto (e inesperados) y lo que puede hacer para evitarlos. Además, descubre cómo seguimiento del tiempo de los empleados ¡las herramientas pueden ayudar!

Espere gastos ocultos

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Uno de los mayores errores que cometen muchas empresas cuando intentan subcontratar las funciones empresariales principales es no calcular las cifras internas.

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Es fácil suponer que la subcontratación sería la opción más rentable, pero esto no siempre es cierto.

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Si se tratara de un caso sencillo o de pagar una cuota fija de proyecto inferior a la que tendría que pagar para hacerlo internamente, entonces podría presentar un argumento sólido a favor de la subcontratación de ese proyecto. Sin embargo, a menudo hay costos ocultos en los que incurres cuando subcontratas y que debes tener en cuenta para tener un panorama financiero completo.

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Por ejemplo, existe la posibilidad de que tengas que invertir en un plan de suscripción de software premium para integrar tu equipo subcontratado con tu equipo interno. O bien, podrías llegar a un acuerdo de trabajo con tu MSP (proveedor de servicios gestionados) y descubrir que el alcance del proyecto cambia al cabo de unos meses y necesitas renegociar los precios.

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Todo, desde las tarifas de consulta hasta las circunstancias cambiantes, puede afectar el precio que paga por la subcontratación, por lo que es aconsejable sobreestimar al principio para asegurarse de mantenerse dentro del presupuesto. De esta forma, cuando te dirijas a un MSP, tendrás una idea clara de qué precio es más adecuado para tu empresa.

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Para estar al tanto de la evolución del alcance del proyecto, puedes usar un software sigiloso de monitoreo de empleados para rastrear las tareas subcontratadas y así poder anticipar los cambios.

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¿Qué es el software de monitoreo de empleados?

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Software que le brinda las herramientas para medir con precisión las medidas de rendimiento de la productividad a través de informes de análisis de productividad sólidos y un seguimiento automático del tiempo.

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Como uno de los las mejores aplicaciones para realizar un seguimiento de las horas de trabajo, Insightful resuelve el acertijo de cómo supervisar a los empleados en el trabajo y, al mismo tiempo, cumple con las leyes de supervisión del lugar de trabajo para que puedas realizar un seguimiento seguro del tiempo de equipo subcontratado sin infringir la privacidad individual.

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Una breve comparación del software de monitoreo de empleados y un análisis de los artículos sobre monitoreo del lugar de trabajo revelará que las funciones que se ofrecen pueden ayudarlo a administrar mejor el tiempo de los empleados, lo que puede respaldar la eficiencia operativa y mitigar los costos inesperados.

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Aclare los detalles relevantes

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La única manera de llegar a un acuerdo de subcontratación que funcione para usted y anticipe los costos inesperados es aclarando todos los detalles relevantes.

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La primera cuestión a resolver será identificar exactamente qué es lo que desea subcontratar. Por supuesto, en términos generales, tendrás un área en la que te gustaría delegar, como:

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• Mercadeo
• Contabilidad
• Atención al cliente
• Recursos humanos

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Sin embargo, el proceso de toma de decisiones no debería terminar ahí. Un error común que cometen los propietarios de empresas es optar por subcontratar una función empresarial básica sin aclarar qué servicios específicos esperan recibir de un MSP.

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Si desea crear una hoja de ruta clara para trabajar en conjunto con un MSP, debe establecer exactamente cuáles serán sus funciones y responsabilidades.

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Sin pensar en los detalles, dejas que el proveedor fije un precio en función de lo que crea que necesitas, lo que puede o no coincidir con lo que realmente necesitas.

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Entonces, ¿cómo comunica sus necesidades específicas de subcontratación al proveedor para evitar costos inesperados?

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Hay varias maneras de hacerlo, como las siguientes:

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• Desarrolle una hoja de cálculo de responsabilidades - con una hoja de cálculo o matriz de responsabilidades, puede exponer claramente lo que espera del MSP en un formato fácil de entender.
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• Detalla cada rol - si lo prefiere, puede abrir un documento y enumerar todas las tareas y entregas que corresponden a las funciones que espera que asuma el MSP.
  
  
• Incorpore el MSP a su solución de gestión de proyectos - si ya tienes una plataforma de gestión de proyectos, puedes incorporar el MSP, por lo que basta con escanear la carpeta o el tablero correspondiente para ver las tareas que deben completar.

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Lea la letra pequeña

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Es una práctica muy común en las empresas pasar por alto los detalles más sutiles de un contrato o acuerdo de trabajo, y esto ciertamente se extiende a la subcontratación.

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Incluso si ha encontrado una oferta perfecta que está muy por debajo del presupuesto y podría ahorrarle miles de dólares a largo plazo, aún podría incurrir en costos inesperados que amargaran su visión de la oferta.

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Si no quieres que te atrapen, vale la pena dedicar un poco más de tiempo a revisar la declaración de trabajo (SOW) con tu MSP para asegurarte de que todo parece satisfactorio. La SOW es un documento legalmente vinculante que te obliga a firmar un contrato con tu MSP y, por lo tanto, es fundamental que lo leas y quedes satisfecho con él.

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Por lo general, una SOW incluirá:

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• Entregas
• Procesos
• Cronogramas

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Cuando lea la SOW, compruebe que todo lo que ha discutido con el MSP esté claramente escrito en el documento. Si, por ejemplo, has acordado comunicarte a través de Slack mientras dure el proyecto, deberías comprobarlo; de lo contrario, no tendrás ningún recurso si el equipo decide no usarlo una vez que empieces a trabajar juntos.

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Evalúe la gestión del cambio

Un proceso de administración de cambios dicta la forma en que usted y su MSP abordarán los cambios inesperados mientras trabajan en los proyectos.

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Podría incluir cómo respondes cuando hay una interrupción de la tecnología o qué hacer cuando ha pasado una fecha límite y aún queda trabajo por hacer debido a factores que están fuera de tu control.

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El primer paso para establecer un proceso de gestión de cambios efectivo es definir claramente cuáles podrían ser estos cambios, de modo que ambos tengan una idea de lo que podrían tener que afrontar durante su relación laboral.

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Una vez que hayas identificado los posibles cambios, puedes analizar las implicaciones financieras de ciertos cambios, como cuánto más puede cobrar el MSP por trabajar horas extras o por utilizar un nuevo proceso para completar una entrega.

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Un proceso exhaustivo de administración de cambios lo cubrirá cuando inevitablemente se encuentre con problemas inesperados, ya que sabrá exactamente qué esperar y cuál será el costo. Esto hace que sea mucho más fácil establecer un presupuesto eficaz para el proceso de subcontratación, ya que puedes tener en cuenta tanto lo inesperado como lo que ya sabes.

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Es fácil pasar por alto o minimizar la importancia del proceso de gestión del cambio, especialmente porque puede representar discusiones tediosas y continuas para garantizar que ambas partes estén satisfechas. Sin embargo, una vez que tengas un proceso sólido de gestión de cambios, no te arrepentirás.

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