Los 8 elementos clave de una política de monitoreo de empleados que favorezca el cumplimiento

Mantener a sus empleados comprometidos y productivos a menudo requerirá monitorear su actividad. En consecuencia, la demanda de software de monitoreo de empleados ha aumentado a medida que más empresas esperan realizar un seguimiento de la actividad de los empleados, especialmente a medida que el trabajo remoto se convierte en la norma.

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De 2019 a 2022, el la demanda de software de monitoreo de empleados aumentó un 73%. No hay duda de que los empleadores quieren estas soluciones en sus negocios. Sin embargo, lanzar y mantener una política de supervisión de los empleados no siempre es tan sencillo como parece. Tienes todo tipo de factores en los que pensar y elementos que incorporar.

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Esto es aún más cierto cuando los cumplimientos protegen la privacidad y los derechos de los empleados. No puedes empezar a rastrear la actividad en línea de los empleados sin los parámetros correctos. Por eso debes aprender los ocho elementos clave que ayudan a crear políticas de supervisión de los empleados que favorezcan el cumplimiento. No te preocupes, herramientas como las de Insightful software de monitoreo de empleados ¡estamos aquí para ayudar!

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¿Qué es una política de monitoreo de empleados?

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Una política de monitoreo de empleados es un conjunto de reglas y pautas que una empresa establece para definir cómo y por qué supervisará las actividades y comportamientos de sus empleados en el lugar de trabajo. Esto puede incluir la forma en que una empresa supervisará:

• Uso de la computadora
• Navegación por Internet
• Comunicaciones por correo electrónico
• Llamadas telefónicas
• Videovigilancia
• Ubicación (es decir, con equipos de campo y gestión de flotas)

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Las empresas implementan dicha política para garantizar la seguridad en el lugar de trabajo o prevenir robos o fraudes. Además, también aumenta la productividad al reducir las actividades no relacionadas con el trabajo, garantiza el uso adecuado de los recursos de la empresa y mantiene un entorno profesional.

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¿Por qué la supervisión de los empleados debe favorecer el cumplimiento?

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Ahora, ¿por qué la supervisión de los empleados debería favorecer el cumplimiento? Estas son algunas razones convincentes.

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Evite la ansiedad de los empleados

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Algunos estudios muestran que 59% de los empleados sienten estrés y ansiedad cuando están vigilados en el lugar de trabajo. Hacer que su política de supervisión de los empleados respete el cumplimiento de la política puede ayudar a aliviar ese estrés al establecer límites que protejan el bienestar de los empleados.

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Implicaciones legales

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Diversas leyes y reglamentos rigen los derechos de privacidad de los empleados. La supervisión sin el cumplimiento adecuado puede dar lugar a demandas, multas elevadas y dañar la reputación de la empresa. Una política que favorezca el cumplimiento garantiza que la empresa respete estas leyes y evite posibles dificultades legales.

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Confianza y transparencia

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Cuando los empleados conocen el el monitoreo se realiza de manera ética, fomenta la confianza entre la dirección y los miembros del equipo. Es más probable que acepten y respeten la política si saben que está en vigor para protegerlos a ellos y a la empresa.

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Protección de los derechos de los empleados

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Una política compatible garantiza que la supervisión no infrinja los derechos personales y de privacidad de los empleados. Esto crea un equilibrio entre las necesidades de la empresa y los derechos de sus empleados.

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Protección de datos

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Las políticas favorables al cumplimiento suelen hacer hincapié en la protección de los datos y garantizar que los datos recopilados se almacenen de forma segura y no se utilicen indebidamente. Esto protege a la empresa y a los empleados de posibles infracciones o del uso indebido de la información confidencial.

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Claridad y coherencia

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Una política bien definida y favorable al cumplimiento proporciona claridad. Todo el mundo sabe lo que se espera, cómo se lleva a cabo la supervisión y por qué. Esto elimina las ambigüedades y garantiza una aplicación uniforme en todos los ámbitos.

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Ambiente de trabajo positivo

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Tenga en cuenta que la supervisión de los empleados existe para ayudar a aumentar la productividad en el lugar de trabajo. Pero esto no puede suceder sin un ambiente de trabajo positivo. Es posible tener políticas de supervisión de empleados sin microgestión si cumplimos con los protocolos de privacidad y seguridad.

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Los empleados tienen más probabilidades de ser productivos y comprometidos cuando sienten que se respetan sus derechos. Una política de supervisión que favorezca el cumplimiento contribuye a un entorno laboral positivo y fomenta el respeto mutuo entre empleadores y empleados.

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8 elementos clave de una política de supervisión de empleados que favorezca el cumplimiento

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La supervisión de los empleados es crucial para muchas empresas, no solo por motivos de productividad sino también por motivos de cumplimiento. Hay elementos clave que ayudan a crear una política de supervisión de los empleados eficaz y que favorezca el cumplimiento.

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Estos son los 8 elementos clave de una política de supervisión de empleados que favorezca el cumplimiento.

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1. Propósito y alcance

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Es probable que haya más aceptación cuando su empresa tenga claro por qué está implementando una política de monitoreo de empleados. Indique claramente el motivo de la supervisión y sea abierto y honesto al respecto.

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¿Es por motivos de seguridad, productividad o, posiblemente, por una combinación de ambas? Defina qué se supervisará, ya sean los correos electrónicos, el historial de navegación o las pulsaciones de teclas. Es esencial ser transparente en cuanto a los objetivos para evitar malentendidos. Esto sienta las bases de toda la política y garantiza que todos entiendan su intención.

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2. Transparencia

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La transparencia es clave para mantener a los miembros del equipo de su empresa protegidos y cómodos cuando usa software para monitorear a los trabajadores remotos o a toda su fuerza laboral. Informe siempre a los empleados de que están siendo monitoreados.

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La vigilancia sin su conocimiento puede hacer más que perder la confianza. También puede generar problemas legales y dañar la reputación de su empresa. Informar a los empleados por adelantado garantiza que sepan qué se está monitoreando y por qué. Promueve un entorno de trabajo abierto y honesto y puede disuadir posibles infracciones de las políticas.

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3. Consentimiento

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Antes de ejecutar los sistemas de supervisión de los empleados, debe obtener el consentimiento de su equipo. Esto significa obtener algún tipo de consentimiento por escrito de los empleados antes de la supervisión. Esto protege legalmente a la empresa y solidifica el entendimiento entre ambas partes.

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El consentimiento por escrito demostrará que los empleados conocen la supervisión y la han aceptado, lo que minimiza las posibles disputas.

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4. Protección de datos

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Cualquier dato que recopile de sus empleados pasará a ser responsabilidad de la empresa. Estás obligado a mantener esos datos a salvo de piratas informáticos y entidades malintencionadas. Proteja los datos recopilados por todos los medios necesarios.

La supervisión no debe comprometer la información personal y confidencial de una persona. Emplee métodos de cifrado sólidos y restrinja el acceso solo a quienes lo necesiten absolutamente. Recuerde que el objetivo no es invadir la privacidad, sino garantizar el cumplimiento y la seguridad.

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5. Monitoreo limitado

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Debe haber límites en cuanto a qué y cuándo monitorea la actividad de sus empleados. Las empresas y los equipos directivos deben evitar la vigilancia ininterrumpida, ya que puede infringir los códigos de los empleados. Incluso si se trata de una situación legal clara, una supervisión excesiva puede desmotivar a los empleados y provocar una caída de la productividad o incluso la probabilidad de que se produzca una rotación de personal.

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Controle solo durante las horas de trabajo o cuando la necesidad esté justificada. La supervisión constante puede hacer que los empleados sientan que están bajo el microscopio, lo que puede dañar la moral y la confianza. El equilibrio es clave en este caso.

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6. Retención y eliminación de datos

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Los datos que recopilas de los empleados no tienen por qué existir en tu base de datos para siempre. Hacerlo solo aumentará el riesgo de filtraciones de datos y los costos de su empresa, ya que estos datos consumirán un espacio de almacenamiento por el que tendrá que pagar.

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Especifique durante cuánto tiempo conservará los datos supervisados y el proceso para eliminarlos. No guardes los datos indefinidamente. Establezca un plazo razonable, después del cual los datos deben borrarse de forma segura. Esto protege la privacidad de los empleados y garantiza que la empresa no acumule datos innecesarios.

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7. Derechos de acceso y rectificación

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Habrá ocasiones en las que el monitoreo detectará información falsa o inexacta. Dicho esto, está bien tener vías para que el equipo rectifique sus datos. Permita que los empleados accedan a los datos que ha recopilado sobre ellos. Si encuentran alguna inexactitud, proporciona un proceso para rectificarla. Esto respeta sus derechos y también puede ayudar a mantener registros precisos.

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Pero al hacerlo, coloque los parámetros para que su personal no acabe elaborando informes. Tenga cadenas de mando claras a la hora de permitir estas modificaciones. Pídele a un supervisor que firme antes de permitir cualquier edición.

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Esto es aún más crucial cuando las herramientas de supervisión de los empleados recopilan datos que afectarán a las decisiones financieras, como la supervisión de la nómina o los gastos de los empleados. En estos casos, es útil contar con un personal de contabilidad o finanzas para evitar cualquier rectificación.

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Contrata a alguien con una amplia experiencia en finanzas o pide a tu equipo de recursos humanos que reciba formación adicional. Echa un vistazo a la título de contabilidad más popular en línea que puedan completar fácilmente.

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8. Revisión y actualizaciones periódicas

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Revise periódicamente la política de monitoreo para asegurarse de que esté actualizada con los últimos cambios legales y tecnológicos. Este enfoque proactivo garantiza que la empresa cumpla con las normas y se adapte a los desafíos cambiantes.

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Las políticas y herramientas de monitoreo de empleados protegen a la empresa y a su gente

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Una política de monitoreo de empleados sirve como una herramienta vital para establecer este equilibrio. Si bien su objetivo principal es salvaguardar los intereses de la empresa, nunca debe ir en detrimento de los derechos o la privacidad de los empleados.

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Garantizar una política favorable al cumplimiento protege a las empresas de posibles ramificaciones legales y fomenta una cultura de confianza y transparencia. Este enfoque proactivo mejora la seguridad y la productividad y promueve un entorno de trabajo positivo, respetuoso y armonioso.

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A medida que la tecnología continúe evolucionando y redefiniendo la dinámica del lugar de trabajo, los principios de equidad, claridad y respeto integrados en una política de monitoreo favorable al cumplimiento seguirán siendo siempre relevantes.

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Mantenga a su equipo remoto comprometido y productivo (¡legalmente!)

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La supervisión de los empleados puede ser una herramienta valiosa, pero gestionar el cumplimiento puede ser un quebradero de cabeza. ¡Insightful está aquí para ayudar!
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Así es como Insightful Software de monitorización de PC puede ayudarle a:
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• Aumente la productividad: Obtenga información valiosa para optimizar los flujos de trabajo y empoderar a su equipo.
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• Mantenga la transparencia: Comunique las prácticas de supervisión con claridad y genere confianza con sus empleados.
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• Manténgase en conformidad: Asegúrese de que su supervisión siga todas las pautas legales y éticas.
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¡Deje de perder tiempo y recursos! Reserve una demostración o programe una software de monitoreo de empleados ¡Prueba gratis hoy mismo de Insightful!

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Actualizado el 4 de junio de 2024