5 tipos de herramientas que necesitará para administrar una fuerza laboral remota

Administrar un equipo remoto puede resultar difícil, especialmente si se trata de una novedad en su organización. Sin embargo, con las herramientas adecuadas para los trabajadores remotos, todo se puede hacer de forma rápida y eficiente.

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Seamos realistas, no todas las industrias pueden empezar a trabajar desde casa. Sin embargo, la pandemia de coronavirus ha obligado a tomar esta decisión incluso a las empresas que pueden, pero no pueden, dar este paso por sí mismas.

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Algunos se han llevado mejor el trabajo desde casa que otros, pero la balanza se inclina sin duda a favor de las empresas que tenían experiencia previa.

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En gran medida, fue más fácil al tener acceso a las herramientas adecuadas para la comunicación, la colaboración, la gestión de proyectos, software de monitoreo remoto de empleados, etcétera.

Si está pensando en trabajar de forma totalmente remota con su equipo, debe tener una serie de dudas sobre cómo hacer que este nuevo acuerdo funcione sin poner en peligro el futuro de la empresa.

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Se necesita tiempo para hacer los ajustes adecuados: encontrar las herramientas adecuadas, crear nuevos procesos o modificar los antiguos para que se ajusten a la nueva situación.

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Sin embargo, la mayor preocupación para usted debe ser cómo monitorear la actividad de la computadora de forma remota, ya que no estará en la misma ubicación física que sus empleados.

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¿Hay alguna manera de asegurarse de que su personal realmente está haciendo el trabajo por el que les paga y de no ver maratones de todos los programas para los que no tenían tiempo hasta ahora?

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¡Por supuesto que la hay!

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Insightful le brinda una visión completa de lo que hacen sus empleados durante el horario de oficina y de qué tan productivo es su trabajo.

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Sin embargo, para garantizar un alto nivel de productividad, debe proporcionar los recursos adecuados al personal.

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Vamos a ver cuáles son.

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Herramientas de comunicación

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Si bien puede pensar que es una tarea muy difícil para los equipos que nunca antes han funcionado de esa manera, existe una serie de herramientas que permiten la comunicación distribuida de la fuerza laboral en todas sus formas: escrita, de audio y de vídeo.

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Cada uno de ellos tiene una amplia gama de funciones especializadas, todas diseñadas para adaptarse a las diversas necesidades de los clientes: mensajes organizados de forma ordenada en canales o hilos para facilitar el seguimiento o llamadas de vídeo y audio que permiten una sincronización sencilla dentro de los equipos de una empresa y entre ellos.

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Cuantos más empleados tenga, mayor será la necesidad de este tipo de herramientas (y algunas de ellas son una excelente adición al software de monitoreo que necesita para realizar un seguimiento de las actividades laborales del personal).

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Entre las herramientas de comunicación más famosas (y utilizadas) en la actualidad se encuentran:

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• Slack - en esencia, una oficina virtual; puedes hablar por escrito o mediante videollamadas con otros miembros del equipo de forma individual, o usar canales dedicados para una comunicación más amplia
• Skype - videollamadas con tus conexiones o mensajes escritos, de forma individual o grupal
• Zoom - plataforma de videoconferencia que puede acomodar a grandes grupos de personas
• Telar - plataforma de videomensajería (captura la pantalla, la voz y/o el rostro)
• Google Meet - ideal para videoconferencias, especialmente en grupos grandes; disponible directamente desde la aplicación de calendario o correo electrónico.

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Junto con el buen software de monitoreo de empleados basado en la nube, estas herramientas ayudan a crear una atmósfera de trabajo muy similar a la de la oficina. No es necesario que los procesos de trabajo se vean afectados por el hecho de que no estén todos en la misma habitación, especialmente si se molestan en integrar las herramientas para facilitar aún más el acceso y la administración.

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Herramientas de colaboración

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Una buena herramienta de colaboración vale oro sin importar desde dónde trabajes, especialmente para los equipos remotos.

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Imagina esto: todo tu equipo distribuido trabaja en conjunto en una tarea que requiere que cada miembro añada información al mismo archivo para que todos estén al tanto del progreso del proyecto.

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Para garantizar la productividad remota, las herramientas que pueden ayudar a que este proceso se lleve a cabo sin esfuerzo deben permitir el acceso ininterrumpido y la contribución de todos los miembros del equipo.

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Lo que necesita son documentos, hojas, presentaciones, herramientas de diseño o edición de vídeo basadas en la nube que permitan la colaboración entre los miembros de su equipo.

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Todos conocemos el conjunto de herramientas de Google que funcionan exactamente de esta manera: toda la información se puede aportar fácilmente desde cualquier lugar y en cualquier momento.

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Si bien hay más herramientas profesionales disponibles, con un enfoque más limitado y más opciones, es un buen punto de partida para un control remoto exitoso gestión de la fuerza laboral.

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Software de gestión de proyectos

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A medida que la tecnología cambia, también lo hacen nuestros hábitos de trabajo.

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Atrás quedaron las grandes pizarras blancas y los coloridos diagramas y diagramas de flujo que ciertos gerentes diligentes dibujan antes de que todos los demás se pongan a trabajar.

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A medida que pasamos de las oficinas congestionadas a las mesas y patios de nuestro comedor, descubrimos que las herramientas de planificación de la vieja escuela eran inútiles.

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Hoy en día, todos hemos recurrido a soluciones de gestión de proyectos basadas en la nube que están disponibles para todos los miembros del personal con solo hacer clic en un botón desde prácticamente cualquier lugar.

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Si se pregunta cómo administrar una fuerza laboral remota y encontrar herramientas en línea que realmente puedan ser útiles en ese sentido, no tiene de qué preocuparse.

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Están diseñados de tal manera que le brindan una visión general y un control completos sobre la carga de trabajo de todos (tareas actuales, futuras y pasadas), el progreso, el ritmo del trabajo, el grado y las habilidades de colaboración de cada uno, y mucho, mucho más.

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Cada herramienta para la gestión de proyectos tiene su propio conjunto de características que la distinguen de las demás, así como el nivel de complejidad y facilidad de uso.

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Sin embargo, según el equipo al que quieras presentarle una herramienta y sus necesidades, encontrarás una mejor o una peor combinación. Software de monitoreo de empleados puede indicar cualquier problema en el uso de estas herramientas, ya que seguramente reflejará bien o mal la productividad, pero todo se reduce a la antigua técnica de probarlo y ver qué pasa.

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Por ejemplo, los equipos de desarrollo prefieren Jira y su concepto de trabajo más complejo, mientras que los equipos de marketing suelen sentirse más cómodos usando Trello o Asana para sus tareas.

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En general, es mejor que toda la empresa utilice la misma herramienta que la principal, pero si necesitas herramientas adicionales para tareas específicas del equipo, siempre puedes añadir otras para complementarla.

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Herramientas de seguimiento del tiempo y monitoreo de empleados

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Si lo que más te preocupa es cómo hacer un seguimiento del progreso y la productividad de las personas, entonces este tipo de herramienta será la más importante de la lista.

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Si bien algunos sostienen que los administradores de equipos remotos simplemente no tienen la misma autoridad que sus homólogos de la oficina, no estamos de acuerdo. Todo se reduce a la persona y a su estilo de gestión, a la forma en que asigna las tareas, al ejemplo que da y al ambiente que crea en el equipo.

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Sin embargo, cada uno de ellos diría que aprecia la ayuda que reciben del software de seguimiento del tiempo de las computadoras para mantener un mejor control del personal y sus responsabilidades.

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Es cierto que es más difícil rastrear las idas y venidas de los trabajadores remotos, las horas de trabajo productivas e improductivas y, en última instancia, centrarse en las tareas relacionadas con el trabajo.

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Herramientas como Insightful te dan una idea de todas estas cosas y más. Te dan la oportunidad de dividir ciertos sitios web y aplicaciones según su nivel de productividad, tomar capturas de pantalla del escritorio mientras tus empleados están trabajando, recibir alertas sobre la inactividad y las visitas a sitios inapropiados, etc.

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Estas y otras características son los ingredientes del mejor software de monitoreo en línea eso es perspicaz.

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No solo ayuda con la gestión remota de los empleados, sino que también aumenta la productividad de toda la empresa. Todos los clientes de Insightful han afirmado una y otra vez que han tenido los niveles de productividad más altos después de instalar nuestra solución, lo que a su vez también se reflejó en su desempeño financiero.

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Buena conexión a Internet y equipamiento de calidad

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No importa qué tan buenas sean las herramientas de la empresa, los empleados también necesitan una forma de acceder a ellas de forma ininterrumpida. Después de todo, necesitan hardware para instalar el software de seguimiento del tiempo, ¿verdad?

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Cada vez son más las empresas totalmente remotas que proporcionan equipos de trabajo a los nuevos empleados o compensan total o parcialmente si alguno de sus empleados decide comprar ordenadores portátiles, auriculares o cualquier otra cosa relacionada con el trabajo por su cuenta. Sería sensato que otras empresas siguieran sus pasos si tienen los medios económicos para ello.

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Esto no solo hace que los trabajadores se sientan valorados y apreciados, sino que también aumenta la lealtad a la propia empresa y la productividad con el nuevo hardware en funcionamiento.

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Si bien algunas herramientas, como Insightful, tienen la opción de instalar una versión sigilosa del software de rastreo en los equipos de la empresa, recuerda que no está ahí para permitirte espíe las computadoras de sus empleados, sino para garantizar un trabajo eficiente.

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Además, aparte del equipo, una parte integral del trabajo remoto es también una buena conexión a Internet. Garantizar que las personas puedan seguirte cuando hables en una reunión y cuando estés disponible de forma continua durante las horas de trabajo establecidas es una señal de profesionalismo. En el mundo profesional nunca se agradecen las interrupciones, la falta de comprensión y la falta de disponibilidad, por lo que es imprescindible disponer de una conexión a Internet estable mientras se trabaja.

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Conclusión

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Para los gerentes, los equipos remotos pueden ser una bendición o la peor pesadilla. En última instancia, depende de sus habilidades en términos de interacción humana, organización, gestión del tiempo y dedicación.

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Sin embargo, para ayudar a que las cosas funcionen sin problemas, hay una variedad de herramientas para los trabajadores remotos que facilitan la comunicación, la colaboración, la gestión de proyectos, el seguimiento de la productividad de los empleados y mucho más.

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En este punto, invertir en ellos se ha convertido en una necesidad para todas las empresas que desean operar con éxito con una fuerza laboral remota y asegurarse de que están presentes en el mercado durante mucho tiempo.

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Este artículo fue escrito originalmente el 16 de agosto de 2019 por Aleksa Misic. Fue actualizado el 30 de junio de 2020 por Aleksandra Djordjevic.