Cuatro cosas que debe tener en cuenta al rastrear a los trabajadores remotos

El trabajo remoto tiene más demanda que nunca y cada vez es más aceptado a pesar de los muchos desafíos y limitaciones que se presentan, como el cumplimiento de las horas de trabajo, la comunicación y la supervisión de las tareas. Pero, al fin y al cabo, las buenas políticas y la buena organización del trabajo remoto lo han hecho posible. Y además, Software de monitoreo de PC es una gran herramienta para permitir que este sistema funcione en muchas industrias y tipos de negocios organizacionales diferentes.

Pero antes de seguir adelante e implementar este software de cronometraje internacional para rastrear la actividad informática de su fuerza laboral remota, que incluso podría estar repartida por países y continentes, hay cuatro cosas extremadamente importantes que debe tener en cuenta.

1. Leyes y reglamentos

Sí, leyes, en plural. No basta con comprobar lo que dice la ley de su propio país sobre la supervisión de los empleados. Ver que, por ejemplo, puedes implementar un software de seguimiento del tiempo en la India y suponer que puedes hacer lo mismo en todos los demás países donde se encuentran tus empleados puede meterte en problemas.

La buena noticia es que el monitoreo rara vez es totalmente ilegal (siempre que, por supuesto, se haga con fines laborales), pero aun así es necesario leer la letra pequeña de cada país de residencia. Por ejemplo, el uso de software de seguimiento del tiempo de los empleados en Canadá es legal si notificas a tus trabajadores sobre el proceso. Algo similar ocurre con la implementación del software de seguimiento del tiempo en Australia: debe informar a sus empleados al menos dos semanas antes de comenzar a monitorearlos.

Por lo tanto, infórmese, consulte a su equipo legal si es necesario y, independientemente de si se ve obligado a hacerlo o no, dígales a sus trabajadores remotos que realizará un seguimiento del uso que hacen de sus ordenadores.

2. Requisitos técnicos

Otra cosa que debe tener en cuenta con respecto a su sistema de seguimiento de empleados incluso antes de decidirse a comprar este software es cómo lo va a implementar en las computadoras de sus empleados de forma remota.

Hoy en día, las soluciones de seguimiento informático se han vuelto lo suficientemente sofisticadas como para permitirte almacenar todos los datos en la nube y realizar un seguimiento de las horas de trabajo en línea, pero lo que es aún más importante para este tema, puedes instalar el software de monitoreo de forma remota simplemente enviando una invitación por correo electrónico a tus teletrabajadores. Así que busca la herramienta que hará que este proceso sea lo más fácil posible.

Otra cosa a tener en cuenta, especialmente si planeas instalar el sistema en las máquinas personales de los trabajadores, es la compatibilidad del sistema operativo. Al igual que con las leyes, no puedes ser demasiado egocéntrico al estimar lo que vas a necesitar. Si decides usar la aplicación de control horario para Mac porque ese es el sistema que estás usando y resulta que la mayoría de tus trabajadores remotos usan Windows, tendrás que volver a hacerlo.

Así que asegúrate de cubrir todo lo que puedas con esto. Claro, consigue un software de seguimiento del tiempo para Mac, pero comprueba si también tienes una aplicación de temporizador para Windows o incluso para Linux. Por suerte, la mayoría del software moderno funciona en todos los principales sistemas operativos, pero no está de más comprobarlo.

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3. Privacidad

Saber cómo rastrear a sus empleados cuando trabajan desde casa sin dañar su privacidad personal es un requisito previo importante para que este sistema funcione para ambas partes. Para lograr este delicado equilibrio, primero debes pensar qué es lo que vas a rastrear y cómo lo harás.

Esto dependerá en gran medida de las funciones laborales de su equipo remoto. Por ejemplo, el mejor software de seguimiento del tiempo para diseñadores gráficos tendrá algún tipo de seguimiento de proyectos o asignación de tareas a diferentes clientes. Esto puede ser importante para las horas facturables y como prueba de trabajo para el cliente, por lo que en este caso podrías centrarte en usar esta funcionalidad.

Por otro lado, es posible que el software de seguimiento del tiempo para los asistentes virtuales no necesite este seguimiento preciso de las tareas, ya que el cumplimiento de las horas de trabajo y la disponibilidad en línea son probablemente el factor decisivo para hacer un buen trabajo. En este caso, es posible que desee utilizar predominantemente la función de seguimiento de asistencia.

En ambos casos, ir demasiado lejos de lo que realmente necesita puede hacer que acceda a datos que no necesariamente puede utilizar para fines laborales, y esto está cada vez más cerca de dañar la privacidad de sus teletrabajadores.

Otra cosa que hay que recordar es que los empleados remotos suelen trabajar desde casa, lo que significa que inevitablemente utilizarán sus ordenadores portátiles para asuntos privados. Por eso es de suma importancia no recopilar nunca datos fuera del horario laboral oficial.

4. Mantener el contacto humano

Independientemente de lo útil que pueda ser una aplicación de rastreo informático, no debes olvidar que tus empleados remotos son parte del equipo, sin importar desde dónde trabajen. No les robes la comunicación regular con el resto de los compañeros ni los comentarios personales sobre su desempeño.

De hecho, un encuesta reciente sobre empresas remotas realizado por nuestro equipo de Insightful descubrió que la comunicación era el mayor desafío en hasta el 24,3% de los equipos remotos. Hoy en día, tienes muchas herramientas digitales y plataformas de mensajería instantánea, así que úsalas para controlar a tus trabajadores remotos de vez en cuando.

Claro, cuando haces un seguimiento de la actividad informática de los empleados, es posible que sepas en qué tarea están trabajando y cuánto tiempo llevan usando una aplicación en particular, pero es bueno para la cultura de la empresa y para tu relación con los trabajadores remotos tomarse el tiempo y preguntarles cómo están y si necesitan ayuda. Agradecerán que nos pongas en contacto con nosotros. Simplemente no exageres con la atención.

Y, por último, proporcione comentarios personales periódicos a cada empleado que trabaje desde casa. Llámelos a la oficina o utilice un chat de vídeo para hablar sobre su progreso y sugerirles las posibles mejoras que le gustaría ver.

Conclusión

Seguimiento de trabajadores remotos es un proceso delicado e incluso tener el mejor rastreador del tiempo de trabajo no garantiza que sepas cómo usarlo correctamente. Pero es de esperar que ya sepas a qué cosas debes prestar atención y cómo puedes implementar y llevar a cabo el seguimiento de los empleados de una manera justa y segura para todos.

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