El arte de hacer un seguimiento de las horas extras: cómo no pagar de menos o de más a tus empleados

El tiempo a veces puede ser tu mayor enemigo. Incluso con muchos empleados trabajando 8 horas al día, parece que nunca hay suficiente. ¿Cuántas veces has extendido una fecha límite? ¿O has dejado algo para la semana que viene? ¿O has decidido no hacerlo en absoluto porque no es una prioridad suficiente para ocupar el tiempo de tu empresa? ¿O, el peor pecado de todos, hacer que sus empleados trabajen horas extras para poder terminar un proyecto urgente?

No es ningún secreto que los empleados desprecian permanecer en el trabajo más tiempo del necesario. Pero probablemente tampoco seas un gran fan. Después de todo, tienes que acumular horas extras y compensarlas en consecuencia. Lo cual es solo trabajo extra y dinero extra perdido.

Por lo tanto, todos estamos de acuerdo en que las horas extraordinarias deben evitarse a toda costa.

Pero a veces, pasan cosas. El trabajo se acumula, los empleados se van de vacaciones de forma masiva, la empresa crece y consigue más clientes y acabas viéndote obligado a pedirles a tus trabajadores que dediquen más horas.

Y ahora las preguntas comienzan a obsesionarte: ¿les estoy pagando lo suficiente? ¿De verdad están haciendo algo durante estas horas extra o simplemente les pago gratis? ¿Mi registro de horas extras es correcto? ¿Tiene algún sentido hacer esto?

Las respuestas están en un software que puede rastrear no solo el tiempo, sino también la actividad de la computadora: un aplicación Time Clock.

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Las horas extras son más fáciles con un rastreador de tiempo

Entonces, ¿cómo puede una simple aplicación de seguimiento del tiempo librarte de todas las preocupaciones que tienes sobre la gestión de las horas extras? Para responder a esto, primero deberíamos mirar de cerca para ver cómo funciona exactamente una aplicación de reloj horario.

Al estar implementado en todos los ordenadores corporativos, el software de seguimiento del tiempo detecta qué empleados utilizan activamente sus máquinas y cuáles no. Según estos datos, el software registra automáticamente las primeras actividad de los empleados (que normalmente consiste en que los empleados encienden el ordenador) como hora de entrada y, por extensión, la última actividad es la hora de salir.

Luego, obtienes una hoja de horas bastante ordenada con todos los nombres, entradas y salidas, junto con el tiempo calculado en la oficina y las horas extras. Eso sí, todo esto es automático, casi no tienes que hacer nada.

Y lo mejor de usar una aplicación de reloj horario es que también registra todo lo intermedio, lo que significa que sabrá qué tan productivos son realmente sus empleados durante sus horas de trabajo.

Ahora que sabemos cómo funciona el rastreador de tiempos para empleados, veamos cómo puede ayudarte a abordar las horas extras de una manera justa tanto para tus empleados como para tu empresa.

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Ni un dólar menos

El primer obstáculo que debe superar es medir con precisión la cantidad de tiempo extra que dedican sus empleados. Las horas extras no son tan fáciles de establecer como horas de trabajo regulares porque todo el mundo quiere recogerlo y marcharse en cuanto termine su parte o su trabajo. Por lo tanto, un empleado puede irse después de media hora, otros dos pueden hacer lo mismo 20 minutos más tarde, mientras que los demás se quedan hasta las 10 de la noche. Agregue horarios de trabajo flexibles a la ecuación y obtendrá un lío.

El seguimiento del tiempo activo de cada empleado con una aplicación de reloj resuelve este problema. No importa cuándo cada empleado llegó al trabajo y cuándo se fue, dispondrá de informes exactos y precisos sobre quién estuvo activo durante cuánto tiempo y cuánto tiempo pasó exactamente por encima de su horario habitual.

De esta manera, puede pagar a sus trabajadores de manera adecuada por el trabajo adicional realizado y no preocuparse por pagar menos a su personal.

También hay un problema de cumplimiento legal en algunos países, es obligatorio llevar un registro de las horas de trabajo de los empleados para que puedan recibir una compensación justa por su trabajo.

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Asegurarse de que tampoco te roben

Ahora que tiene una política que compensa cada minuto de horas extras, no es difícil imaginar que algunos empleados valoren ese dinero extra por encima de la pérdida de tiempo libre. En otras palabras, tal vez a algunos de ellos no les importe quedarse horas extras y que se les pague por ellas si eso les permite no hacer casi nada durante sus horas de trabajo oficiales.

No pagar de más a su personal es otro problema que se resuelve con el uso de una aplicación de reloj horario. Dado que rastrea la productividad de los empleados al detectar si están escribiendo un documento de Word o viendo un vídeo de YouTube, puede decirte, en porcentajes, qué tan productivos son tus empleados.

De esta manera, puede ver si los trabajadores realmente han estado haciendo la tarea durante todo el día y no han podido terminarla. Esto provocaría la necesidad de permanecer más tiempo en la oficina y recibir un pago por ello.

Pero si ves que hay personas que se quedan horas extras y exigen una remuneración y, al mismo tiempo, han estado trabajando activamente durante aproximadamente el 30% del tiempo, tú decides si vas a permitir las horas extras.

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Final Remainder: los quisquillosos son malos

«Sí, Greg, me doy cuenta de que hiciste tres horas extras la semana pasada, pero mi aplicación de registro del tiempo también me dice que estuviste inactivo 20 minutos cada día y que navegaste por Amazon durante un total de 11 minutos y 24 segundos, así que...»

Simplemente, no seas ese tío.

Se deben fomentar los descansos y, de hecho, son buenos para recuperar la concentración y mejorar la productividad. Además, distracciones ocasionales sucederá, tus empleados son solo humanos. Así que no restes este tiempo cuando calcules cuánto debes pagar por horas extras. Centrarse en los pequeños detalles lo llevará a tener expectativas poco realistas y a sus trabajadores a agotarse.

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Conclusión

En general, el seguimiento de las horas extras es un asunto delicado, pero si utilizas una aplicación de reloj para registrarlo con precisión y teniendo en cuenta el rendimiento general, gran parte del problema ha desaparecido. Ser justo a la hora de compensar las horas extras garantizará que tus empleados confíen en ti y estén dispuestos a esforzarse un poco más por ti cuando llegue el momento.

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