Conclusiones clave:

‍

• El seguimiento de los proyectos en tiempo real ofrece actualizaciones en tiempo real sobre el progreso del proyecto, lo que optimiza las horas facturables para obtener mejores resultados financieros.

‍

• El seguimiento preciso de las horas facturables es crucial para maximizar los ingresos y minimizar los costos en las empresas que se basan en los servicios.

‍

• El tiempo real minimiza las interrupciones del flujo de trabajo, reduce las actividades no facturables y mejora la administración de la fuerza laboral y los recursos, maximizando las horas facturables.

‍

• El seguimiento de los proyectos en tiempo real fomenta la transparencia, mejora la comunicación con los clientes y acelera el proceso de facturación, lo que en última instancia conduce a una mayor productividad e ingresos.

‍

• Herramientas digitales para seguimiento remoto del tiempo de trabajo, la colaboración y la gestión de proyectos agilizan el seguimiento de los proyectos en tiempo real y aumentan aún más las horas facturables.

‍

Tiempo de lectura: 7 minutos

‍

Por qué necesita un seguimiento de proyectos en tiempo real para optimizar las horas facturables

‍

Si dirige un negocio basado en servicios, sabe exactamente lo importante que son las horas facturables para el éxito financiero. Las horas facturables representan el tiempo dedicado a trabajar en los proyectos de los clientes, lo que repercute directamente en la generación de ingresos.

‍

Pero, ¿cómo sabes que estás haciendo que cada minuto cuente? Introduzca el seguimiento de los proyectos en tiempo real, un enfoque innovador que proporciona actualizaciones en tiempo real sobre el progreso de los proyectos.

‍

En este artículo, explicaremos cómo el seguimiento de proyectos en tiempo real puede ayudarte a controlar las horas facturables para obtener mejores resultados. Analizaremos todo el proceso y los efectos que puede tener en su empresa.

‍

Cambiando tu forma de pensar para usar un aplicación de monitoreo de empleados, aprenda a hacer un seguimiento de los proyectos en tiempo real y a optimizar las horas facturables.

‍

Seguimiento preciso de las horas facturables: por qué es importante

‍

Las horas facturables son las horas que los empleados dedican a trabajar en una tarea o proyecto y que se pueden cobrar a los clientes. Las horas influyen directamente en la cantidad de beneficios que puede obtener una empresa. Cuantas más horas facturables trabajen los empleados, más ingresos podrán generar.

‍

Sin embargo, seguimiento preciso de las horas facturables puede ser un desafío. Es fácil quedarse atrapado en el trabajo y olvidarse de llevar un registro del tiempo. Sin mencionar que podría haber discrepancias en la forma en que se registra el tiempo en los diferentes proyectos. Todo esto puede llevar a facturar de forma insuficiente o excesiva a los clientes, lo que puede afectar a los resultados de la empresa y a las relaciones con los clientes.

‍

La optimización de las horas facturables es esencial para la rentabilidad. Piénsalo de esta manera: si cada miembro del equipo dedica tiempo a las tareas facturables, las empresas pueden maximizar los ingresos y minimizar los costos.

‍

El seguimiento de los proyectos en tiempo real desempeña un papel crucial en este proceso, ya que proporciona información para:

‍

1. Supervise el progreso del proyecto
2. Distribuya los recursos de manera eficaz
3. Identificar oportunidades de mejora

‍

El impacto del seguimiento de proyectos en tiempo real en el seguimiento de las horas facturables

‍

El seguimiento de proyectos en tiempo real le permite monitorear y actualizar el progreso del proyecto a medida que ocurre, en lugar de depender de actualizaciones o informes periódicos.

‍

Con el seguimiento en tiempo real, los directores de proyectos y los miembros del equipo pueden realizar un seguimiento de las tareas, la distribución de los recursos y otras métricas del proyecto en tiempo real. Como resultado, pueden tomar decisiones y ajustes oportunos.

‍

Cuando se trata de horas facturables, el seguimiento de los proyectos en tiempo real puede optimizar todo el proceso, ya sea seguimiento remoto del tiempo de trabajo o monitoreo en la oficina. La visibilidad inmediata permite a los equipos identificar los cuellos de botella, priorizar las tareas facturables y aprovechar al máximo los recursos disponibles, maximizando así las horas facturables. Además, el seguimiento de los proyectos en tiempo real permite obtener más facturación precisa y puntual proporcionando un registro transparente del tiempo dedicado a cada proyecto.

‍

Reducir las interrupciones del flujo de trabajo

‍

Con el seguimiento en tiempo real, las empresas pueden tomar medidas proactivas para abordar los cuellos de botella. Por ejemplo, si un miembro del equipo se queda atrapado en una tarea en particular, los gerentes de proyecto pueden intervenir en tiempo real para proporcionar recursos adicionales, ajustar los plazos o reasignar tareas para mantener el proyecto en marcha.

‍

¿Cómo le ayuda esto a maximizar las horas facturables?

‍

• Tiempo de inactividad minimizado: Los cuellos de botella y las interrupciones en las tareas facturables pueden provocar tiempos de inactividad, lo que hace que los empleados no puedan trabajar en tareas productivas. Cuanto más rápido se solucionen los cuellos de botella, menor será el tiempo de inactividad. Como resultado, los empleados pueden concentrarse en las tareas facturables, maximizando la cantidad de horas facturables disponibles.

‍

• Mejora de la eficiencia del proyecto: Resolver los cuellos de botella ayuda a mantener el impulso del proyecto, garantizando que todo funcione sin problemas y sin demoras innecesarias. Esto mejora la eficiencia general del proyecto, lo que le permite completar los proyectos a tiempo o incluso antes de lo previsto. De esa forma, podrás facturar a los clientes por el trabajo completado antes, lo que aumentará los ingresos.

‍

• Mayor satisfacción del cliente: Eliminar cualquier interrupción en las tareas facturables demuestra profesionalismo y confiabilidad. Los clientes quieren que un trabajo de alta calidad se entregue a tiempo. Si puede cumplir con sus estándares, puede generar negocios repetidos, referencias positivas y oportunidades de ingresos adicionales en el futuro.

‍

Minimizar las actividades no facturables

‍

El seguimiento de proyectos en tiempo real ayuda separar las actividades facturables de las no facturables. Si tú monitorear a los empleados que trabajan desde casa o la oficina y marcar su progreso, puedes identificar cualquier tarea que no genere ingresos directamente. Esto le permite tomar medidas proactivas y reducir o eliminar las actividades no facturables, lo que garantiza que los empleados se centren principalmente en las tareas más lucrativas.

‍

Por ejemplo, si observas que los empleados dedican demasiado tiempo a las tareas administrativas, busca soluciones como la capacitación adicional o la automatización. Una vez gestionada la actividad no facturable, los empleados pueden dedicar más tiempo a las tareas facturables, lo que lleva a aumento del total de horas facturables trabajadas.

‍

Mejora de la gestión de la fuerza laboral y los recursos

‍

El seguimiento de los proyectos en tiempo real te permite aprovechar todo el potencial de tu equipo, lo que maximiza las horas facturables. Cuando controlas el progreso del proyecto y el uso de los recursos en tiempo real, sabes exactamente qué empleado está disponible y cuándo. Esto le permite asignar tareas de manera más eficiente, garantizando que las personas adecuadas trabajen en la tarea correcta, acumulando esas horas facturables.

‍

El seguimiento del proyecto en tiempo real también demuestra la disponibilidad de equipos, materiales o cualquier otro recurso necesario para el proyecto.

‍

Supongamos que administra una obra en construcción. El seguimiento de los proyectos en tiempo real puede ayudarlo a realizar un seguimiento de la maquinaria y los materiales que tiene a su disposición. Si se te está acabando el hormigón, puedes pedir inmediatamente suministros adicionales o transferir recursos de otros proyectos. Esto será evite cualquier retraso y maximice la productividad, lo que, en última instancia, se traduce en más horas facturables, es decir, más beneficios.

‍

En resumen, el seguimiento de proyectos en tiempo real te enseña a concentrarte en las tareas facturables y a llevar un registro detallado de todo lo que ocurre durante un proyecto. Esto se traduce en una mayor productividad y más ingresos, pero también crea un entorno de trabajo más transparente.

‍

El seguimiento de proyectos en tiempo real fomenta la transparencia

‍

Seguimiento significativo de proyectos en tiempo real mejora la transparencia y la comunicación con los clientes a través de información inmediata y precisa sobre el progreso del proyecto.

‍

Los clientes tienen acceso a paneles o portales de proyectos en vivo donde pueden ver actualizaciones en tiempo real sobre el estado del proyecto, los hitos logrados y cualquier posible retraso o problema. Este nivel de transparencia refuerza la confianza de los clientes, ya que pueden ver cómo su inversión se amortiza en tiempo real.

‍

Los clientes satisfechos tienen más probabilidades de seguir trabajando con la empresa en proyectos futuros o de recomendar sus servicios a otros. Esto puede resultar en horas facturables adicionales y mayores oportunidades de ingresos a largo plazo.

‍

La comunicación transparente con los clientes también ayuda a gestionar el alcance del proyecto de forma eficaz. Cuando los clientes se enteran de cualquier cambio en el alcance, pueden evitar el infame «aumento del alcance» y evite trabajos adicionales innecesarios que pueden no ser facturables. Esto garantiza que las horas facturables se dediquen a tareas alineadas con el alcance del proyecto acordado.

‍

Facturación precisa y oportuna

‍

La transparencia y los conocimientos que vienen con el seguimiento de los proyectos en tiempo real aceleran el proceso de facturación. Una vez que te asegures de que todas las horas facturables se registran correctamente, las facturas se pueden enviar a tiempo y con la información correcta. Además, el seguimiento en tiempo real ayuda a detectar cualquier problema desde el principio, de modo que los proyectos se ajustan a lo programado y las horas facturables no se desperdician.

‍

En general, cuando se hace bien, ayuda a las empresas a aprovechar al máximo su tiempo y dinero.

‍

Cómo hacer el seguimiento de proyectos en tiempo real de la manera correcta

‍

El uso del seguimiento de proyectos en tiempo real para optimizar las horas facturables requiere una planificación cuidadosa. Entonces, ¿cómo lo haces bien?

‍

• Defina procesos claros: Establezca procesos y directrices claros para el seguimiento del tiempo en el trabajo dentro de su organización. Defina cómo se realizará el seguimiento de las tareas, cómo se supervisará el progreso y cómo se analizarán y utilizarán los datos para optimizar las horas facturables.

‍

• Capacite y eduque a los empleados: Brinde capacitación integral a los empleados sobre cómo usar las herramientas de seguimiento de proyectos elegidas de manera efectiva. Explique la importancia de la precisión seguimiento del trabajo desde casa y registro de horas facturables. Brinde apoyo continuo para abordar cualquier desafío o pregunta que puedan tener.

‍

• Establezca objetivos claros: Defina metas y objetivos claros para el seguimiento de los proyectos en tiempo real. Comunique estos objetivos a los empleados para asegurarse de que todos comprendan la importancia de hacer un seguimiento de las horas facturables.

‍

• Supervise y analice: Supervise continuamente el progreso del proyecto y analice los datos de seguimiento en tiempo real para identificar patrones, tendencias y áreas de mejora. Utilice estos datos para tomar decisiones informadas y hacer ajustes con el fin de aumentar las horas facturables.

‍

• Fomentar la mejora: Adopte una mentalidad de mejora continua al implementar el seguimiento de proyectos en tiempo real. Solicita la opinión de los empleados y las partes interesadas y úsala para refinar los procesos, abordar cualquier desafío y maximizar las horas facturables.

‍

Si quiere tomarse en serio las horas facturables, necesita la infraestructura adecuada. El software de gestión de proyectos complementa el seguimiento de los proyectos en tiempo real y mejora aún más la productividad. Pero, ¿cómo puede saber qué herramientas son las adecuadas para su empresa?

‍

Herramientas de seguimiento de proyectos en tiempo real para optimizar las horas facturables

‍

Las herramientas de seguimiento de proyectos en tiempo real minimizan las actividades no facturables, agilizan los flujos de trabajo de los proyectos y maximizan el tiempo dedicado a las tareas generadoras de ingresos. La tecnología adecuada puede ayudarlo a aumentar las horas facturables y mejorar la eficiencia de los proyectos.

‍

Entonces, ¿cuáles son algunas de las herramientas de seguimiento de proyectos en tiempo real que puedes usar para rastrear las horas facturables?

Software de gestión de proyectos

‍

Un enfoque eficaz es integrar las herramientas de seguimiento de proyectos en tiempo real con el software de gestión de proyectos existente. Herramientas como Asana, Trello y Monday.com ofrecen funciones como paneles en vivo, administración de tareas, asignación de recursos y herramientas de colaboración.

‍

El panel en vivo proporciona información inmediata sobre el progreso del proyecto, lo que permite a las partes interesadas y a los clientes monitorear el estado de las tareas y los hitos del proyecto en tiempo real.

‍

Tener todos los datos del proyecto en un solo lugar te ayuda a identificar las tareas que están tardando más de lo esperado, lo que te permite optimizar las horas facturables.

‍

Plataformas de colaboración

‍

Las plataformas de colaboración como Slack, Microsoft Teams y Google Workspace son esenciales para el seguimiento de los proyectos en tiempo real. Las plataformas ofrecen funciones como mensajería en tiempo real, uso compartido de archivos y videoconferencias. Esto permite una comunicación y una colaboración fluidas entre los miembros del equipo que trabajan en proyectos.

‍

Las herramientas de colaboración reducen los retrasos en la comunicación y garantizan que los proyectos avancen sin problemas. Esto minimiza las interrupciones y mejora la eficiencia general del proyecto y, en última instancia, maximiza las horas facturables y mejora los resultados del proyecto.

‍

Software de seguimiento del tiempo

‍

Las herramientas de seguimiento del tiempo y el software de monitoreo de PC como Insightful son indispensables para optimizar las horas facturables. Con funciones como el seguimiento automatizado del tiempo, las hojas de horas y el análisis de la fuerza laboral, la herramienta permite a los empleados realizar un seguimiento del tiempo que dedican a diversas tareas y proyectos en tiempo real.

‍

Los datos proporcionan información precisa sobre las horas facturables, lo que le ayuda a identificar oportunidades para mejore su gestión del tiempo y minimice las actividades no facturables. Además, las funciones de análisis de la fuerza laboral de Insightufl lo ayudan a analizar la productividad de los empleados e identificar las áreas de mejora. Todo esto conduce a la optimización de las horas facturables y a una mayor eficiencia de los proyectos.

‍

Perspicaz: Haga que cada momento valga la pena

‍

Insightful es mucho más que un rastreador del tiempo de trabajo. El software ofrece una solución perfecta para el seguimiento automático de las horas facturables, garantizando que cada minuto trabajado se capture con precisión. Gracias a la información en tiempo real, puede detectar fácilmente cuándo los proyectos se están desviando del camino correcto, lo que le permite tomar medidas para evitar sobrecostos presupuestarios y maximizar el retorno de la inversión.

‍

La plataforma te permite realizar un seguimiento de las horas de trabajo independientemente de la ubicación o la configuración de trabajo de tu equipo. Ya sea en la oficina, de forma remota o híbrida, podrás capturar esos lucrativos minutos y obtener más ingresos.

‍