Cómo priorizar su carga de trabajo

La mayoría de las personas, sin importar lo que hagan, tienen dificultades para priorizar su trabajo. Si tenemos en cuenta que la mayoría de nosotros tenemos muchas tareas, pero no tenemos suficiente tiempo para hacerlas, un flujo constante de correos electrónicos y numerosas reuniones, no es difícil entender por qué la priorización del trabajo es un desafío tan grande.

La priorización de tareas parece simple en teoría, ya que solo necesitas saber lo que tienes que hacer y clasificar todas tus tareas por importancia. Desafortunadamente, tachar las tareas de nuestra lista de tareas pendientes no significa que vayamos a realizar ningún trabajo real.

Si quieres aprender a priorizar tu carga de trabajo y a utilizarla seguimiento del tiempo de los trabajadores remotos para dedicarse a sus tareas de alta prioridad, quédese aquí, ya que exploraremos el cómo.

Organice sus tareas

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La mejor manera de priorizar su carga de trabajo es visualizar todo lo que tiene entre manos.

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Saber en qué invertir tu tiempo cuando no sabes qué tareas tienes que hacer es casi imposible.

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A continuación te explicamos cómo hacerlo:

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Elaborar una lista

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El primer paso, y el más importante, para priorizar tu trabajo es reunir todo lo que tienes que hacer en un día. En este momento, no tiene que preocuparse por la cantidad de tareas que debe realizar. Solo asegúrese de no olvidar nada, ya que agregar las tareas que olvidó más adelante probablemente podría interrumpir su proceso.

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Determine las tareas urgentes e importantes

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A continuación, echa un vistazo a todas tus tareas. Identifica si necesitas realizar alguna tarea urgente. Tus tareas críticas son aquellas que tienes que terminar al final del día sin ninguna excusa. Lo más probable es que no completar esas tareas a tiempo afecte negativamente a su negocio.

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Eche un vistazo más de cerca a todas sus tareas. Todo lo que deberías ver son tus tareas importantes. ‍

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Una buena forma de determinar qué es «urgente» o «importante» es utilizar un sistema de priorización.

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Aquí hay un par que puedes probar:

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La matriz de Eisenhower: El sistema Eisenhower Matrix, una técnica popular para la priorización, clasifica las tareas en cuatro categorías diferentes según la urgencia y la importancia. De esta forma, puedes visualizar exactamente qué es lo que quieres priorizar y asegurarte de que no estás realizando tareas urgentes a costa de tareas importantes.

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El método ABCD: El método ABCD es un enfoque más sencillo mediante el cual se asigna una letra a cada tarea en función de su importancia, siendo «A» muy importante y «D» la menos importante.

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Ordenar las tareas por importancia

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Cuando hayas dividido tus tareas en grupos urgentes e importantes, debes clasificar todas tus tareas importantes según el nivel de importancia para tu empresa y para ti.

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Como regla general para el futuro, debes reconocer con precisión qué tipos de tareas tienen el mayor nivel de importancia para poder priorizarlas más rápido en el futuro.

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Otra forma de evaluar la importancia de tus tareas es ver a cuántas personas afecta esa tarea. Lo más probable es que cuanto mayor sea el número de personas a las que afecta una tarea, más crítica es.

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Ordenar tareas por esfuerzo

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Si tiene algunas tareas que estima que tienen el mismo nivel de importancia, debe averiguar cuál le llevará más tiempo y hacer esa tarea primero.

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Muchos expertos en productividad sugieren que te comas la rana y hagas las tareas más importantes, pero si no tienes la energía de inmediato, comienza con la tarea más pequeña y avanza desde allí. Hacer primero las tareas más pequeñas podría ser un impulso importante para que te dediques a las tareas más grandes.

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Establezca metas y plazos claros

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Una vez que hayas ordenado tus tareas por orden de urgencia e importancia, debes establecer plazos claros para completarlas.

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Sin tener una idea de cuándo necesitas terminar las tareas, estás tropezando en la oscuridad. Si quieres concentrarte en las tareas más significativas y tener el mayor impacto en tus objetivos estratégicos, debes asignar plazos claros en los que tú y tu equipo puedan trabajar.

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Establezca objetivos claros al principio en función de si la tarea se puede completar en unos pocos días o semanas, o si puede llevar varios meses.

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Una vez que hayas establecido estos objetivos, puedes establecer plazos específicos, que luego puedes añadir al calendario compartido de tu equipo. Una vez fijados, tienes un cronograma que cumplir y cualquier miembro del equipo puede ver de un vistazo las tareas en las que debe centrar su atención en cada momento.

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Refleja y refina

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En los negocios, al igual que en la vida, las cosas cambian.

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Las circunstancias cambian, las expectativas de las partes interesadas cambian y el alcance del proyecto puede cambiar.

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Como resultado, no puedes ser demasiado rígido con tus objetivos si quieres asegurarte de que siempre te concentras en las tareas más significativas.

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Para asegurarte de estar al tanto de tus proyectos y prioridades, puedes:

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Establezca registros regulares: Tómate unos minutos de cada día para asegurarte de que sigues trabajando en tus tareas más prioritarias. Las cosas pueden cambiar en un instante, por lo que debes reflexionar y perfeccionarte constantemente si es necesario.

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Permanezca flexible: No te apegues demasiado a un cronograma u objetivo en particular. Los proyectos pueden abandonarse de la nada, y debes asegurarte de que estás preparado para volver a centrar tu atención y energía en cualquier momento.

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Solicita comentarios: Pídele a tu equipo comentarios periódicos sobre cómo creen que va el proyecto y si sería mejor dedicar el tiempo a otro lugar. A veces, los pequeños detalles pueden pasar desapercibidos, por lo que es importante solicitar comentarios siempre que sea posible.

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Utilice el software de monitoreo de pantalla

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Si quieres estar seguro de cuánto tiempo tardarás en completar tareas específicas, empieza a usar un software de monitoreo de pantalla como Insightful.

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Con software de monitoreo de pantalla, puede ver el tiempo que ha dedicado a trabajar en su ordenador, pero también puede establecer la prioridad y la fecha límite de sus tareas, lo que le permite priorizar su trabajo aún más rápido.

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UN seguimiento del tiempo de los trabajadores remotos Una herramienta como Insightful te permite determinar cuáles son tus horas pico de productividad durante el día, para que puedas construir tu jornada laboral en torno a ellas. Lo mismo se aplica a los miembros de tu equipo. Si te preocupa no lograr un progreso significativo en las tareas y los proyectos correctos, puedes identificar cómo aprovechar mejor tu tiempo más productivo.

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También puedes usar 'de Insightfulremoto frente a oficina'función si tiene una fuerza laboral dividida. Esto le permitirá hacer un seguimiento de los niveles de rendimiento tanto en la oficina como entre los empleados de WFH, de modo que pueda ver en qué se diferencian los niveles de productividad y si hay alguna forma de contribuir a un mejor rendimiento.

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Gestión eficaz de la carga de trabajo

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Si logra priorizar su trabajo con éxito, puede ayudarlo a ser más productivo y seguro cuando se acerca la fecha límite, y podrá hacer mucho más en menos tiempo.

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Si no puede terminar todo a tiempo o si sus prioridades cambian, sepa que es perfectamente normal. Solo asegúrate de volver a hacerlo eventualmente.

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