Todo lo que necesita saber sobre el seguimiento automático del tiempo

La tecnología, al parecer, avanza a la velocidad de la luz. Algo que es genial hoy será reemplazado por algo mejor la semana que viene. Tu nuevo teléfono será inútil dentro de dos años. Y lo mismo ocurre con el software.

No importa lo increíble que te parezca una aplicación de seguimiento del tiempo de trabajo normal, ahora hay una versión más joven y atractiva que pronto estarás buscando. Es hora de que te presentemos el seguimiento automático del tiempo, una funcionalidad especial dentro de rastreador de tiempo de trabajo como Insightful.

Entonces, ¿qué es exactamente un rastreador de tiempo automatizado? Antes de responder a esta pregunta, veamos lo que otros tipos de software de seguimiento del tiempo para PC pueden y no pueden hacer, para que podamos ver en qué se diferencia el seguimiento del tiempo automatizado.

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¿Cómo funciona el software de seguimiento del tiempo?

Se instala una aplicación regular de seguimiento del tiempo de trabajo en cada computadora que desea monitorear de dos maneras diferentes. Puedes enviar un archivo de instalación a todos tus empleados para que instalen la herramienta ellos mismos, o puedes ir a instalarla tú mismo de la misma manera. Si tiene una infraestructura que incluye un directorio activo, puede instalar la herramienta de seguimiento del tiempo en los ordenadores de todos en un abrir y cerrar de ojos.

Una vez instalado, el software comienza a detectar cosas como cuándo los empleados encienden su ordenador, su última actividad, qué aplicaciones y sitios web utilizan, cuánto tiempo pasan en ellos, y algunos programas de seguimiento de proyectos y tiempos permiten clasificar las actividades de los empleados en «productivas», «improductivas» y «neutrales».

Si implementado correctamente, este tipo de software te ofrece una visión general muy clara de lo que hace cada uno, pero no puede decirte en qué proyectos están trabajando. Por ejemplo, si un diseñador abre Photoshop, solo sabrás que está usando Photoshop, pero no en qué proyecto está trabajando ni para qué cliente.

Para ello, cada empleado individual debe hacer clic en el botón «Comenzar» del registro del tiempo de trabajo de sus empleados cuando comience un proyecto en particular y, a continuación, hacer clic en «Detener» cuando termine de trabajar en esa tarea y, a continuación, hacer clic en «Comenzar» de nuevo para indicar que ahora está haciendo otra cosa, y así sucesivamente.

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¿En qué se diferencia el software de seguimiento del tiempo automatizado?

El software de seguimiento automático del tiempo puede hacer todo lo que puede hacer un software normal de tiempo y asistencia, pero también puede asignar tiempo a proyectos específicos automáticamente.

Esto se hace detectando no solo las aplicaciones que utilizan los empleados, sino también los nombres de los archivos que abren y en los que trabajan. Tomemos nuestro ejemplo de arriba. Ahora, cuando su diseñador abre Photoshop, el rastreador temporal registra el nombre del archivo abierto, lo que le permite asociar esta información directamente a un proyecto y cliente específicos.

Por lo tanto, no es necesario que los empleados hagan clic en ningún botón; todo está completamente automatizado y el software hace todo el trabajo, incluida la asignación de tiempo a cada proyecto en particular. Todo lo que tiene que hacer es asegurarse de que todos los archivos tengan el nombre correcto para facilitar la asociación.

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Ventajas del seguimiento automático del tiempo

El seguimiento automatizado del tiempo tiene una serie de ventajas sobre las soluciones de seguimiento del tiempo habituales. Ahora, cada empresa utilizará este software de diferentes maneras y, por lo tanto, se beneficiará de diferentes maneras, pero algunos de los beneficios básicos que todas las empresas pueden esperar obtener son:

• Automatización: El proceso de seguimiento de tareas y proyectos es más fácil y sin usar las manos. No es necesario que ni tú ni tus empleados guarden constantemente en el fondo de su mente los botones de «Comenzar» y «Detener». Puedes olvidarte de eso y concentrarte en el trabajo real.
• Sin amenaza de error humano: No te preocupes de que un empleado se olvide de hacer clic en el botón cuando empiece a trabajar o de que deje el proyecto abierto y, por lo tanto, obtengas resultados inexactos.
• Métricas precisas: Como no hay posibilidad de error, puede estar seguro de que todos sus datos son precisos y objetivos. Obtendrá mediciones precisas en las que podrá basar sus estimaciones futuras.
• Mejores informes de clientes: Proporcionar a sus clientes informes detallados desde su aplicación de registro de tiempo garantizará que siempre reciba un pago por el trabajo que realiza y ni un dólar menos.

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¿Para quién es el seguimiento automático del tiempo?

Como acabamos de ver, cualquier empresa puede beneficiarse enormemente de la implementación de una aplicación de seguimiento del tiempo con una funcionalidad de seguimiento del tiempo automatizada. Es especialmente útil para las grandes empresas con una gran cantidad de empleados y proyectos.

Algunas industrias para las que esta tecnología es particularmente valiosa incluyen las empresas de BIM, cuyos proyectos se realizan principalmente en software como AutoCAD y Revit. El software de seguimiento del tiempo de AutoCAD puede rastrear los proyectos automáticamente y proporcionarle informes precisos sobre el progreso del proyecto.

Del mismo modo, los diseñadores también pueden beneficiarse del uso de esta solución automatizada, ya que eliminará la necesidad de pensar en el seguimiento del tiempo y dejará intacto su flujo creativo.

Estos son solo dos ejemplos, pero en realidad cualquier empresa que trabaje con clientes y reciba un pago por proyecto o por hora puede utilizar estos informes precisos como prueba de trabajo válida y justa.

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Conclusión

Con este conocimiento sobre la última tecnología automatizada de seguimiento del tiempo, puede tomar una mejor decisión si piensa en lo que el mejor software de facturación y seguimiento del tiempo es para tu empresa. Dejar todas las tareas mundanas, como el control del tiempo, en manos del programa informático y dejar que sus empleados se concentren en su trabajo hará que su empresa sea más eficiente y esté mejor organizada.

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