Workpuls le ofrece otro episodio de Workpuls Productivity Talks.

‍

‍

En comparación con nuestros otros episodios, esta vez nos hemos centrado en las herramientas que pueden ayudarlo a organizar su trabajo y ahorrar tiempo para actividades más productivas.

Workplus: ¡Hola a todos! Bienvenido a otro episodio de Workplus Productivity Talks. Hoy me acompaña Will Bachman, cofundador y socio gerente de Umbrex. Son una comunidad de consultores, diferentes consultores de todo el mundo, pero dejaré que nos cuente un poco más sobre qué es lo que hacen exactamente.

‍

Will Bachman: ¡Muchas gracias por invitarme! Por lo tanto, Umbrex es una comunidad global de consultores de gestión independientes. Conectamos a los consultores entre sí y también ayudamos a nuestros clientes a encontrar el consultor de gestión independiente adecuado para sus proyectos. Tenemos más de 800 miembros en todo el mundo y alrededor del 85% de nuestros miembros son antiguos alumnos de McKinsey, Bain o BCG, las principales firmas de consultoría.

‍

Workplus: ¿Se centran principalmente en la productividad y la gestión del tiempo o están realizando todo tipo de consultorías?

‍

Will Bachman: Nuestros consultores son, como he dicho, antiguos alumnos de grandes firmas, por lo general consultores de estrategia, operaciones de marketing, big data y tipo organización. Por lo tanto, no cabe duda de que la productividad sería algo que deberíamos tener en cuenta, especialmente en proyectos de tipo operativo, pero en una especie de amplia gama de consultores de gestión.

‍

Workplus: Vale. Así que pasemos a la parte de productividad de la entrevista. ¿Qué dirías que es la productividad?

‍

Will Bachman: Bueno, definiría la productividad como el valor generado a lo largo del tiempo. Por lo tanto, muchas veces las personas pueden cometer un error al pensar que la productividad es simplemente la cantidad de actividades a lo largo del tiempo, pero en realidad, queremos ver cuál es el valor generado a lo largo del tiempo. ¿Puedo dar un ejemplo de ello?

‍

Workplus: Sí, por supuesto. Por supuesto.

‍

Will Bachman: Muy bien, tomemos un centro de llamadas, por ejemplo, algo con lo que todos estamos familiarizados. En el nivel más básico de ingenuidad, alguien podría intentar medir la productividad como la cantidad de llamadas atendidas por hora. Pero luego nos daremos cuenta de que hay algunos representantes que atienden muchas llamadas, pero no lo hacen muy bien, y muchas de esas personas que llaman tienen que volver a llamar al día siguiente porque su problema no se ha solucionado. Por lo tanto, nos dimos cuenta de que tal vez la cantidad de llamadas por hora no sea la mejor medida de la productividad.

‍

Entonces, podríamos decir: bueno, veamos en su lugar el número de resoluciones de primera llamada, el número de llamadas atendidas por hora que se resuelven la primera vez. Y seguimos así durante un tiempo y esa es una buena medida. Pero luego nos dimos cuenta de que aquí hay algunos representantes que pueden vender más a los clientes. Haz que los clientes pasen del plan Silver al Gold, al plan Platinum o que paguen por el extra, la garantía o por líneas telefónicas adicionales o algo así. Y actualmente no lo estamos midiendo, pero vaya, realmente están generando valor para la empresa. Tal vez incluso atienden menos llamadas por hora porque se toman más tiempo para vender. Entonces, podríamos empezar a pensar: bueno, necesitamos una medida de productividad más sofisticada. Como tenemos algunos representantes, ni siquiera los estamos incentivando, pero están aportando más valor a la empresa que los representantes que no venden. Por lo tanto, podríamos analizar una especie de cambio en el valor de las llamadas gestionadas para los clientes durante toda su vida útil, lo que debería ser más complicado de medir, pero la idea básica no es medir las actividades, sino medir el valor creado.

‍

Workplus: Así que sí, la medición es definitivamente posible. Esa iba a ser mi siguiente pregunta, pero supongo que realmente depende de la industria y del tipo de trabajo que realicen los empleados. Exactamente cómo las empresas pueden establecer qué es exactamente lo que deben medir y qué es lo que deben rastrear exactamente.

‍

Will Bachman: Eso es correcto. Es fácil medir las actividades de un representante de ventas. Puedes ver la cantidad de llamadas salientes que se realizan por día o, como dijimos, la cantidad de llamadas atendidas o simplemente la cantidad de widgets producidos. Pero para pasar al siguiente nivel, queremos pensar en lo que realmente está creando valor para nuestros clientes. ¿Qué es lo que crea valor a cambio de un precio? Y ya sabes, puede ser un marco simple, pero requiere una reflexión profunda. Por lo tanto, aumentar el valor en el nivel más básico es si hay cosas que realmente aumentan los ingresos, que generan ganancias para el balance final. ¿Hay cosas que alguien está haciendo que ayudan a reducir los costos? Quizás de forma continua. Ya sabes, tal vez el equipo de compras sea capaz de negociar mejores tarifas y, con el tiempo, consigamos mejores tarifas.

‍

Por lo tanto, aunque sea necesario, si queremos medir la cantidad de ahorros que generan o no tienen por qué ser necesariamente costos de ingresos. Si alguien está haciendo algo que realmente mejora y mejora la experiencia del cliente, es posible que ese cliente esté dispuesto a volver y contarnos a sus amigos acerca de la empresa o de alguien que dedica tiempo a trabajar con los empleados, y que ayude a mejorar la experiencia de los empleados y a mejorar la cultura de los empleados. Por lo tanto, medir la productividad no es algo baladí porque hay que pensar en cuál es el valor que se está generando, y para ello hay que pensar muy a fondo para qué existe la empresa.

‍

Workplus: Vale. Entonces, ¿qué diría que los empleadores deben hacer primero si quieren aumentar la productividad? Por supuesto, deberían centrarse en el valor, pero ¿cuál es el primer paso que deben dar?

‍

Will Bachman: Sí, bueno, lo primero que diría es que tomes la perspectiva de tu cliente. ¿Qué cosas está haciendo la empresa por las que el cliente estaría realmente dispuesto a pagar más? Entonces, si dejas de realizar esa actividad, ¿exigiría el cliente pagar menos? O si realizaras una mayor parte de la actividad, ¿el cliente pagará más? Por lo tanto, hay muchas cosas que una empresa, especialmente a medida que crece, empieza a hacer y, simplemente, las hacemos porque siempre las hemos hecho. Pero tienes que preguntarte: «¿Esto añade valor a nuestros clientes?» Por lo tanto, en términos de cómo mejorar la productividad, creo que hay tres pasos.

La primera es pensar en dejar de hacer cosas que no generan valor y que consideramos un desperdicio. Por lo tanto, todo el campo de las operaciones eficientes tiene un conjunto de cosas que se denominan una especie de siete u ocho tipos de residuos. Y ese es un marco útil para pensar en las cosas que puedes dejar de hacer; una de ellas son los defectos. Por lo tanto, en el caso de la fabricación, es evidente que si dedicas todo este tiempo a comprar materias primas y se produce un defecto, es puro desperdicio si no puedes venderla. Por lo tanto, eliminar los defectos sería una fuente de valor y una especie de trabajo intelectual o de conocimiento. Si alguien produce defectos, ¿cómo puedes evitar que eso suceda? Y otro sería el exceso de procesamiento. Entonces, ¿estás procesando algo más de lo necesario? Tal vez lo empaques y te des cuenta: Oh, ya sabes, tenemos que quitar el embalaje, ponerle otro embalaje, sobreproducir, producir más de lo que necesitas. Por ejemplo, nuestro inventario. Por lo tanto, si está produciendo más inventario del que necesita, ese sería un ejemplo de desperdicio. ¿Estás moviendo cosas mucho más de lo necesario? Por lo tanto, deja de hacer las cosas que en realidad no añaden valor, las cosas que consideramos un desperdicio.

Entonces, querrá ver si hay formas en las que podemos, las cosas que están añadiendo valor, ¿podemos hacerlo de manera más eficiente? Haga lo mismo en menos tiempo o con menos energía o esfuerzo. Y esa es un área en la que puedes buscar herramientas, herramientas tecnológicas que pueden ayudar a automatizar los procesos. Puedes considerar la posibilidad de realizar actividades y tener un recurso de menor costo a través de la misma estrategia. También es un lugar en el que contar con procedimientos operativos estándar puede ayudar, ya que, de este modo, no se trata de recrear el proceso cada vez que un procedimiento operativo estándar también puede reducir los errores. Así, por ejemplo, en mi empresa, cuando contratamos a un nuevo subcontratista, seguimos un proceso y enviamos plantillas de correo electrónico. Por lo tanto, no tenemos que crear la plantilla de correo electrónico cada vez que nos aseguramos de obtener la información financiera de la persona, nos aseguramos de firmar el contrato e incluso nos aseguramos de enviar un pago de prueba para asegurarnos de que hemos comprobado nuestra capacidad de pagar a la persona. Por lo tanto, tenemos un proceso estándar que seguimos y que puede ayudar.

Workplus: Ahorra mucho tiempo y, de hecho, reduce definitivamente las posibilidades de error.

‍

Will Bachman: Eso es correcto. ¿Sí?. Entonces... En términos de eliminar las actividades innecesarias y luego automatizarlas y luego ver si puede cambiar las actividades a un recurso de menor costo y a actividades estandarizadas. Estos son algunos de los pasos más comunes que se deben seguir cuando se trata de aumentar la productividad y, sin duda, las herramientas tecnológicas son una de las más importantes.

‍

Workplus: Vale. Así que, cuando hablamos por primera vez, compartiste algunos de los consejos que me gusta dar. Los tengo aquí mismo. Mencionaste una herramienta para correos electrónicos llamada Mixmax.

‍

Will Bachman: Sí.

‍

Workplus: ¿Cómo ayuda?

‍

Will Bachman: Sí, y me encanta Mixmax. Lo uso, recientemente hice un episodio de podcast en mi podcast, que es Unleashed: How to Thrive as an Independent Professional. Así que Mixmax te da superpoderes de correo electrónico. Creo que pueden existir algunas otras herramientas como esa. Entonces, no es el único, pero hablaré de Mixmax. Creo que Mixmax solo funciona con G Suite o Gmail. Entonces, para usar Microsoft Office, creo que hay otros productos, pero permítanme decirles algunas cosas que Mixmax hace. En realidad, son correos electrónicos para el siglo XXI. Con el correo electrónico básico de Gmail o G Suite, hay plantillas que puedes crear. Pero son bonitas, difíciles de manejar, no puedes archivarlas fácilmente. No funcionan muy bien. Mixmax tiene esas plantillas que están consumiendo esteroides.

‍

Mixmax tiene su propio sitio web al que puedes ir para hacer cosas como crear secuencias y crear plantillas, pero también tiene un complemento en el que puedes trabajar desde la ventana normal del navegador de Gmail y esas capacidades están incluidas. Por lo tanto, una capacidad es, como he mencionado, la creación de plantillas. Eso es bastante estándar. Lo siguiente es que puedes tomar esas plantillas y crear secuencias. Por lo tanto, la mayoría de nosotros los hemos recibido de personas del tipo de generación de leads, en los que recibes un correo electrónico y, tal vez tres días después, o una semana después, recibes un correo electrónico de seguimiento que dice: «Oye, no he tenido noticias tuyas. Solo estoy haciendo un seguimiento». Y luego, otra semana después, recibes otro correo electrónico. Puedes hacerlas. Este es un poder que deberías usar con moderación, porque si demasiadas personas te marcan como spam, entonces puedes tener problemas para que te pongan en la lista negra. Pero es un superpoder si se usa de la manera correcta.

‍

Otro poder es poder ver quién ha abierto tu correo electrónico y cuándo. Así que eso es muy bueno. Si envías un correo electrónico a un cliente, si le envías una propuesta y no recibes respuesta, tal vez sea porque no la encontró en su correo electrónico y no la abrió o tal vez la han difundido en toda la empresa y 15 personas la han abierto. Es bueno saber eso. Por lo tanto, saber quién ha abierto tu correo electrónico es bastante poderoso. La otra cosa es combinar correspondencia. Por lo tanto, es posible encontrar una forma de combinar correspondencia con Gmail, pero es un poco complicada si quieres enviar 10 correos electrónicos o cien correos electrónicos y personalizarlos poniendo el nombre y quizás el nombre de la empresa de la persona y cualquier otra variable que desees. Mixmax hace que sea muy fácil. Simplemente crea la plantilla y, a continuación, puede cargar un archivo CSV con diferentes columnas para esas diferentes variables y las envía todas. Y luego, otro consejo es que incluso puede enviar el correo electrónico en el futuro.

‍

Entonces, tal vez trabajas un sábado por la noche y no quieres enviar un correo electrónico a un cliente un sábado por la noche. Es como si estuvieras un poco loco. Así que si quieres salir el lunes por la mañana, puedes programarlo para el lunes por la mañana o incluso puedes usar Smart Send y te lo enviará en el momento en que Mixmax sepa que es más probable que esa persona esté activa en el correo electrónico. Porque envían tantos correos electrónicos a tantas personas que, de media, saben cuándo una persona determinada abre su correo electrónico. Entonces, pueden decir: Oye, las 4:00 p.m., hora del este, es el mejor momento para esta persona. O a las ocho de la mañana es cuando está más activo y lo programará y se lo enviará en ese momento. Así que eso es solo la punta del iceberg. Tiene varios otros superpoderes, pero esos son algunos de los que me gustan.

Workplus: Sí. Parece una combinación de un servicio de marketing por correo electrónico con algo que realmente ayuda con los correos electrónicos de todos los días, no solo con los correos electrónicos de marketing. Por lo tanto, suena realmente útil.

Will Bachman: Sí, es cierto. Y otra cosa que me gusta es que hay otras herramientas como esta, pero incluye una especie de herramienta tipo expansor de texto. Así, por ejemplo, a menudo quiero responder a alguien diciéndole: «Oye, si quieres programar una llamada conmigo, solo tienes que hacer clic en mi enlace de Calendly». (Calendly es otra herramienta de la que podríamos hablar) y mi número de teléfono es este. Entonces, escribo un punto y coma y luego CAL y aparece toda la oración, incluido el hipervínculo a mi Calendly. Por lo tanto, puede programar fácilmente en ese tipo de extensiones de texto frases para las frases que usa con frecuencia.

Workplus: De hecho, Calendly me ahorró mucho tiempo cuando programaba estas entrevistas. Estaba hablando con alguien y me dijo que había leído en alguna parte que, de media, se necesitan ocho correos electrónicos para programar una reunión o una entrevista. Y acabo de pensar en eso. ¿Cuánto tiempo perdería? Porque tenemos muchas de estas entrevistas. Acabo de enviar un gran número de correos electrónicos con mi enlace de Calendly, que estaba integrado con mi Zoom. Por lo tanto, crearon automáticamente enlaces para hacer zoom, pero también los agregaron automáticamente a mi calendario de Google y la invitación al calendario se envió a todos los que se habían registrado en Calendly. No puedo imaginarme cuánto tiempo me llevaría ir persona por persona y enviar un mensaje a todo el mundo e intentar averiguar la hora, el horario y las zonas horarias, porque obviamente todos estamos en lugares diferentes.

Will Bachman: Correcto.

Workplus: Por lo tanto, realmente me ahorró mucho tiempo y, por supuesto, pude hacer muchas otras cosas más productivas dentro del tiempo que utilizaría para enviar esos correos electrónicos a mano.

Will Bachman: Eso es correcto. Así es.

Workplus: También mencionaste las aplicaciones para tomar notas. ¿Supongo que es algo que usas con bastante frecuencia?

Will Bachman: Lo hago. ¿Sí?. Por lo tanto, existen varias aplicaciones. También hice un episodio de podcast y este en Evernote. Evernote es una aplicación popular para tomar notas. Ha estado disponible durante mucho tiempo. Hace mucho más que solo permitirte tomar notas. Primero diré que tiene una versión de navegador web y también hay una versión que estará en tu teléfono o en tu tableta y todas se sincronizarán juntas. Por lo tanto, lo más básico es crear una nota en la que puedas escribirla, por ejemplo, en tu iPad o tableta, y se sincronizará con todo. Así que eso es lo más básico. También puede, si estás en, digamos, el navegador y llegas a una página web que quieras guardar, en lugar de intentar marcarlo como favorito, puedes hacer clic en un botón pequeño, hacer clic en un widget de Chrome y guardará todo ese artículo en tu Evernote, no solo el enlace, sino que cogerá toda la página, rasparla y guardarla principalmente.

Por lo tanto, aunque la página se desconecte, podrás acceder a ella de todos modos. Y eso es muy bueno para los proyectos de consultoría. Si voy a hacer referencia a una página y utilizarla como fuente para un proyecto, quiero poder conservar esa información. Y luego puedes organizarlos en una especie de cuadernos. Por lo tanto, puede almacenar varias notas en una libreta o puede etiquetarlas o puede hacer ambas cosas para organizarse de esa manera. Por lo tanto, puede ocupar páginas web, puede tener un correo electrónico que desee guardar de forma permanente. Puedes reenviarlo a tu Evernote, simplemente reenvíalo y lo guardará en tu Evernote. También puedes tomar fotos y guardarlas en Evernote o en vídeo o audio. Por lo tanto, puede guardar prácticamente cualquier tipo de contenido multimedia y etiquetarlo y luego convertirse en tu cerebro externo, en lugar de intentar buscar en Google ese artículo que leíste hace tres años. Si lo has guardado en Evernote, seguirá estando disponible para ti. Sí, por eso me parece muy valioso. Ahora, cada vez que tomo notas para, por ejemplo, una conversación con un cliente, solía abrir un documento de Word y escribirlo allí e intentar guardarlo en algún sitio. Ahora solo tengo que abrir Evernote y hacer mis apuntes allí y estará disponible en todas partes y para siempre.

Workplus: Vale, bien. Y luego hablamos del Expensify, algo para presentar los gastos. De hecho, eso también suena definitivamente como un gran ahorro de tiempo.

Will Bachman: De verdad que lo es. Así que, cuando estaba en McKinsey, pasaba alrededor de una o dos horas cada fin de mes tomando recibos y pegándolos y luego tomando fotos de todos ellos y escaneándolos. Y conozco personas que, algunas personas, todavía lo hacen. Recibo gastos de muchos consultores y algunas personas todavía se dedican a, ya sabes, ensamblar archivos JPEG. Entonces, lo que hace Expensify es que hay una aplicación en tu teléfono y una versión de navegador. Si recibes un recibo en papel, simplemente abres la aplicación, sacas una foto de ese recibo en papel, lo clasificas, lo guardas y lo tiras a la basura. Si recibes un recibo por correo electrónico de un vuelo o de un hotel, solo tienes que reenviar ese correo electrónico a tu Expensify para que pueda escanearlo por ti y, con un poco de inteligencia artificial, escanearlo por ti.

Y lo mejor es que si haces esto durante todo el mes, en lugar de tener que matarte y comparar tarjetas de crédito, etc., simplemente creas un informe al final del mes y obtendrás un resumen de una página con todos los gastos de la lista. Además, todas las páginas siguientes serán imágenes de todos los recibos. Por lo tanto, obtendrá un bonito PDF que puede enviar con sus gastos. Y si tienes varios clientes, puedes crear códigos de cargo y etiquetar los gastos a medida que llegan. Si algunos clientes quieren que clasifiques tus gastos por categoría: aerolíneas, hoteles, comidas, etcétera, también puedes hacerlo. Por lo tanto, me ahorró mucho tiempo al hacer los gastos al final del mes.

Workplus: Vale, bien. ¿Y qué hay de las aplicaciones de escáner que mencionaste?

Will Bachman: Sí, la aplicación de escáner es increíble. Existen varias aplicaciones de escáner. Probablemente haya varias que lo estén, todas buenas. Me gusta Scanner Pro. Lo mejor de esto es que, en la medida de lo posible, deberíamos evitar imprimir y poder usar, por ejemplo, DocuSign o algo así, pero en algunos casos, es necesario tener una firma húmeda en algo o recibirás un documento por correo electrónico. Scanner Pro te permite tomar una foto de varias páginas y, a continuación, hace dos cosas. Una es que utiliza automáticamente la inteligencia para detectar los bordes de la página y recortarla hasta el borde de la página y, luego, si la página está en cierto ángulo, utilizará su cerebro para corregirlo. Por lo tanto, en realidad parece que se escaneó perfectamente. Y luego, en lugar de simplemente hacer una imagen en color, la convertirá en blanco y negro. Por lo tanto, en cierto modo elimina todo ese contraste. Parece un escaneo en blanco y negro. Y luego puede tomar varias páginas y convertirlas en un PDF de varias páginas en lugar de intentar enviar seis archivos JPEG por correo electrónico, se convertirá en un solo PDF. Por lo tanto, es una gran herramienta. La he estado usando durante años. Si recibes un documento en papel y quieres escanearlo, envíaselo a un colega o si recibes algo que necesitas firmar y luego escanearlo y enviarlo. Me encanta Scanner Pro.

Workplus: Sí, usé un, no estoy seguro de cómo se llamaba la aplicación porque no estoy muy en contacto con el papel y los documentos con tanta frecuencia. Por lo general, instalo la que encuentro en la tienda de aplicaciones, escaneo lo que necesito y lo borro después, porque ya no lo necesito. Pero es un gran salvavidas porque no tengo un escáner, así que si tuviera que escanear algo, tendría que ir a una imprenta, imprimirlo allí, firmarlo allí o lo que sea, escanearlo allí, tienen que enviarlo por correo electrónico y asegurarse de que lo reciba y todo eso. Y puede suceder que cuando lo recibes en tu correo electrónico te des cuenta de que han estropeado algo que no han escaneado bien, o que está doblado hacia un lado o lo que sea.

Will Bachman: Sí.

Workplus: Es muy práctico tenerlo en tu teléfono y, básicamente, escanearlo sobre la marcha. Así que, estés donde estés, puedes hacerlo sin preocuparte si vas a encontrar algo disperso en cualquier parte, probablemente tengas que encontrar una impresora, tienes que hacerlo. Pero encontrar un escáner quizás no sea tan fácil. Por lo tanto, definitivamente es algo que funciona bastante bien. Está bien. Por lo tanto, colaborar en equipo con Google Docs es definitivamente algo que creo que la mayoría de nosotros estamos haciendo, si no a través de Google Docs, a través de Microsoft Online, según lo que usen en la oficina. Así que, la verdad es que no dedicaría mucho tiempo a hablar de ello... Pero lo que me gustó es que mencionaste la subcontratación del trabajo a través de Upwork o cualquier otra herramienta. ¿Qué tipo de trabajo sueles subcontratar y cómo te ahorró tiempo y energía?

Will Bachman: Claro. Bueno, y hay otro en el que hice un episodio de podcast sobre él. Si quieres incluirlo en las notas del programa, el enlace. Así que Upwork es una verdadera superpotencia, y descubrir cómo subcontratar ciertas tareas a autónomos de todo el mundo es una superpotencia. He subcontratado probablemente 20 categorías diferentes de tareas. Te puedo dar algunos ejemplos. La más básica sería decir, hacer alguna entrada de datos. Por lo tanto, supongamos que tiene un montón de sitios web diferentes y necesita reunir esa información en un solo documento. Puedes contratar a alguien en Upwork, por lo general, al menos en dólares. Ese tipo de tarea puede costar entre cinco y 8 dólares la hora con un graduado universitario, alguien que sea muy, muy capaz. Y he contratado a personas para que extraigan datos.

Por lo tanto, tiene un sitio web con un montón de datos de precios en varias páginas. Puedes contratar a alguien para que grabe los datos en un documento de Excel para que puedas hacer algunos análisis sobre tu competidor. He utilizado a personas para hacer compras misteriosas, así que tuve un proyecto en el que quería saber qué tipo de limpiador para máquinas de café se utilizaba en los países de todo el mundo para este esfuerzo de diligencia debida. Y contraté en Upwork a personas de 20 países diferentes para que fueran a sus cafeterías locales y preguntaran qué limpiador de café utilizan para sus máquinas. Y luego sacarle una foto y rellenar una hoja de Excel sobre, ya sabes, lo que estaban usando en el lugar y demás. Definitivamente puedes usar Upwork para encontrar personas que se dediquen a la optimización de motores de búsqueda. Lo usaré mucho para generar leads o desarrollar negocios.

Por lo tanto, si tienes una categoría en particular y puedes definir cuál es la personalidad de tu comprador, puedes contratar a alguien de Upwork que tenga una licencia de Sales Navigator para que vaya a LinkedIn, la busque y cree una hoja de Google para ti, por ejemplo, con el nombre de la persona, su cargo, su empresa y su URL de LinkedIn. Y luego, con tu cuenta de LinkedIn, puedes enviar solicitudes de conexión o correos electrónicos a esas personas. LinkedIn no permite el scraping, son bastante duros en eso, pero puedes contratar a una persona para que use la inteligencia e ir persona por persona y encontrar personas con las que quieras contactar para ahorrar mucho tiempo. Así que estos son solo algunos ejemplos. El consejo para usar Upwork es, o mi consejo clave cuando publicas un proyecto, si puedes, si es un proyecto muy, muy grande, ver si puedes dividirlo en una parte mucho más pequeña. Supongamos que estás esperando que te lleve entre 40 y 80 horas. Por ejemplo, hace poco contraté a un editor de vídeo para editar una serie de 90 vídeos para un curso que hice sobre cómo crear tu propia empresa de consultoría. Por lo tanto, no fue fácil determinar de antemano cuál de los editores iba a hacer el mejor trabajo. Así que terminé contratando a 10 editores para que editaran todos el mismo vídeo. Así que le di las mismas imágenes sin procesar a los 10 y le dije: «Vete a la ciudad». Y luego escogí la mejor para hacer el resto de los vídeos. Así que ese es un ejemplo de cómo intentar elegir uno e ir a por él. Si puedes desglosar la tarea y hacer un esfuerzo de prueba, entonces esa es la mejor manera de averiguar quién va a hacer el mejor trabajo al respecto.

Workplus: Vale, bien. Bueno, lo que más hemos hablado son las diferentes aplicaciones que las personas pueden usar para facilitarles la vida y tener más tiempo para realizar tareas productivas. Pero, ¿qué opinas? ¿Has probado algunas de las técnicas de gestión del tiempo o consejos de productividad que en realidad no tienen nada que ver con una herramienta o aplicación específica? ¿Cuáles son esas técnicas y te han funcionado?

Will Bachman: Sí, bueno, compartiré uno que realmente no implica una aplicación y es el más simple que se te ocurre, que es que tengo un cuaderno, un cuaderno de papel, este es uno que no he abierto. Todos los días empiezo el día reescribiendo a mano mi lista de tareas del día. Y me parece que es un ejercicio muy centrado. Cuando tienes tantas tareas diferentes entre manos, creo que si es electrónica, esa lista puede volverse demasiado larga y difícil de manejar. Pero al volver a escribir la lista de tareas cada mañana, vuelvo a centrarme en lo que quiero hacer ese día. A continuación, priorizaré cuáles son las una o dos cosas que realmente necesito hacer; ese es el primer paso. Y luego, cronometrar el boxeo durante el día. Esto es algo que aprendí del libro de Nir Eyal Indistractable, que recomiendo encarecidamente, ahora que has escrito todas tus tareas, mira tu calendario y, de hecho, ponlas en tu calendario.

De acuerdo, de las nueve a las 10, voy a trabajar en estas dos tareas y de las 10 a las 11 tuve esta reunión, pero luego, de las 11 a las 12, voy a trabajar en estas dos tareas. Si realmente pones tus tareas en tu calendario, entonces no te estarás preguntando a lo largo del día: vale, ¿en qué debo trabajar ahora? Y si tienes esa lista escrita, para mí eso reduce el estrés porque si aparece algo más en mi correo electrónico que tengo que hacer en lugar de intentar recordar esa tarea, simplemente la escribo en mi lista y entonces no requiere RAM aquí y tu cerebro no necesita tu memoria, la sacas de tu cerebro y la pones en la lista de papel. Así que ese es mi tipo de consejo clave para la productividad con herramientas no técnicas.

Workplus: Sí. Supongo que tuve a alguien que hace consultorías principalmente para Time Boxing. Así que pasó mucho tiempo hablando de ello y parece una buena técnica. Supongo que no es realmente buena para todos los tipos de negocios. No estoy seguro de que todos los roles puedan encajar en cada parte de su día en una pelea a contrarreloj. Pero para algunos proyectos, para algunas cosas, definitivamente se puede hacer. Sea cual sea la industria, hay ciertas maneras en las que puedes crearlo, al menos una parte del proyecto para que sea como esa parte del día, para que sea cronometrada. Todo lo demás puede estar disponible, pero supongo que puede darte un mejor sentido de la orientación.

Will Bachman: Eso es correcto.

Workplus: ¿Tienes algún otro consejo para compartir o algo así?

Will Bachman: Bueno, supongo que una, quizás una que les deje es hacer reseñas periódicamente. Mirando hacia atrás y mirando hacia adelante de la lista a largo plazo. Por eso, además de mi lista diaria, todas las mañanas paso 5 o 10 minutos escribiendo en mi diario y un poquito de forma libre, a menudo es una forma de listas, listas de cosas que me gustaría hacer, listas de episodios de podcasts que me gustaría grabar, listas de posibles proyectos de mayor envergadura. Y no lo fuerzo demasiado, solo me permito hacer una lluvia de ideas y formarme libremente, pero ponerlo en papel ayuda a cimentarlo. Y me parece que es un período muy creativo de mi día, cuando se me ocurren esas ideas.

Y luego también revisaré periódicamente cómo me va, ya sabes, en las revistas, de forma semanal y mensual. Hago una retrospectiva de una semana, en un mes hago una retrospectiva de un mes, del trimestre, del año. Y ese es un período en el que no se trata de castigarse a uno mismo, sino de ver qué salió bien, qué se puede mejorar. Y ese es un área en la que, si realmente das un paso atrás, puedes encontrar algunas cosas que, realmente relacionadas con la productividad, generaron valor y qué cosas estoy haciendo que quizás debería dejar de hacer.

Workplus: Vale, genial. Muchas gracias por compartir todos los consejos y todas las herramientas que estáis utilizando y que probablemente nos puedan ayudar a todos, y gracias a todos por ver otro episodio de las charlas sobre productividad de Workpulse.

Will Bachman: Y es un placer. Gracias por invitarme.

Workplus: ¡Adiós!

‍

Workpuls Productivity Talks es un podcast sobre productividad presentado por el favorito de todos rastreador de tiempo - Trabaja más. Con cada entrevista, te traemos nuevos consejos de personas expertas en productividad, pero también de directivos y fundadores que han encontrado la manera de dominar realmente la productividad de sus equipos.

‍