La industria de la publicidad y las agencias de marketing son conocidas como las oficinas más concurridas, con los plazos más ajustados. Hay muchas variables diferentes que intervienen en el proceso de creación de la estrategia o campaña de un cliente. Pero no confíe en nuestras palabras.

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Workplus: Hola a todos, ¡bienvenidos a otro episodio de Workpuls Productivity Talks! Aquí está Bojana, como siempre, y hoy conmigo está Andre Filip. Es el director ejecutivo y propietario de ELA, una agencia creativa global. Entonces, Andre, cuéntanos primero un poco sobre qué es lo que hacéis exactamente.

André Filip: Sí, somos una agencia de publicidad creativa global, por lo que creamos campañas de marca para una variedad de clientes, desde clientes de entretenimiento hasta clientes de CPG y tecnología. En realidad, somos una agencia estratégica. Lanzamos productos en todo el mundo, tanto a nivel nacional como mundial, independientemente del medio, es decir, en cualquier lugar, desde la televisión hasta lo digital, el vídeo, las redes sociales y todo eso.

Workplus: Vale, genial. ¿Qué dirías que es la productividad, en primer lugar?

André Filip: Es interesante, hay muchas maneras de responder a eso. Creo que la respuesta más clara sería que la productividad consiste realmente en tener un conjunto de objetivos, digamos, y alcanzarlos de la manera más rápida y eficiente posible. Pero creo que, para mí, la productividad es un tema más importante. Y lo que quiero decir con esto es que creo que la gente tiene que entender el espíritu de aceptación de lo que todo el mundo trata de hacer. Creo que una vez que las personas se conectan emocionalmente con lo que es el plan más grande, se convierte en una expresión de esa comprensión cada vez mayor y más profunda. Luego, las personas comienzan a trabajar juntas de una manera diferente, de una manera más colaborativa, lo que las lleva a alcanzar la meta porque la entienden, en lugar de tener que alcanzar un pequeño hito. Creo que es fácil. Creo que lo más importante es conseguir una gran aceptación sobre cuál es la meta.

Workplus: Vale, ¿y crees que se puede cuantificar y medir la productividad de alguna manera?

André Filip: Creo que hay una parte científica y una parte emocional. Creo que, obviamente, la forma más sencilla de hacerlo es decir que hay que lograr estas 10 cosas y si esas 10 cosas sucedieron. Pero creo que la medida más importante es el grado de colaboración y la forma en que las personas trabajan juntas para lograr esos objetivos. Por lo tanto, creo que la productividad no solo se basa en dedicar horas y tiempo, sino que también creo que se basa en ser eficiente. Y creo que para nosotros, por ejemplo, analizamos constantemente nuestro proceso y nos preguntamos: «¿Estamos siendo lo más eficientes y eficaces posible?» Y creo que tener un proceso largo podría ser fantástico. Pero también creo que siempre buscamos: «¿Hay una manera mejor de lograr nuestro objetivo? ¿Lo estamos haciendo de la manera más eficiente? ¿Hay medidas que debamos añadir o eliminar?» Y, a veces, eso es muy importante, porque a veces es necesario añadir un paso para acelerar el proceso. No siempre es así, hagámoslo en los pocos pasos posibles. Creo que a veces se trata de añadir unos cuantos pasos adicionales para llegar más rápido, aunque, a primera vista, podría parecer que estamos añadiendo una capa adicional a una conversación, una reunión, un proceso, un documento, una pieza de tecnología, sea lo que sea. A primera vista parece contraproducente, pero creo que ese proceso es fundamental y cuestionar el proceso de forma coherente también es fundamental.

Workplus: Vale, y además de cuestionar el proceso, ¿qué es lo que haces con tu equipo para maximizar la productividad de todos? Trabajas en un entorno creativo, por lo que la productividad es probablemente lo más esencial para que la creatividad fluya.

André Filip: Sí, creo que sí. Tenemos plazos increíbles en el mundo de la publicidad y tenemos que ser productivos y creativos, pero también eficaces. Y creo que lo que hacemos para implementarlo es que siempre empezamos con un fin en mente. Nunca trabajamos para lograr una meta, trabajamos lejos de una meta. Creo que si alguna vez nos esforzamos por lograr algo, fracasaremos y fracasaremos, porque hay muchos niveles de productividad y de lo que las personas tienen que hacer. Por eso, siempre partimos de un fin en mente e intentamos retroceder en un formato tan lógico como para decir: «Bueno, si esto tiene que ocurrir antes, digamos, el viernes, ¿qué tiene que pasar el jueves, miércoles, martes o lunes?» Y te retiras de ella. Y eso te da una hoja de ruta y creo que sin una hoja de ruta fundamental, solo estás caminando hacia algo, y eres víctima de darte cuenta de que el día antes de que llegue algo te faltan cinco cosas en las que nadie pensó. Por lo tanto, creo que tener una perspectiva micro y macro en todo momento es fundamental para la productividad. Sepa a dónde va, llévelo y vuelva a trabajar. Y luego concéntrate en alcanzar esos hitos individuales, porque es como un efecto dominó: si no lo consigues, las cosas tienen que cambiar. Tienes que ser flexible, pero tienes que entender la hoja de ruta. Y creo que a veces la hoja de ruta está en la mente de las personas que la crearon, pero no la distribuyen ni la aceptan por completo todos los miembros del equipo que está trabajando en ella. En el caso de un equipo, deberías poder acercarte a cualquier miembro del equipo y preguntarle: «¿Cuál es el plan para el día, cuál es el objetivo y cuál es nuestra fecha límite?» Todo el mundo debería poder responder a esa pregunta. Una extensión de eso es «pronto y con frecuencia», lo que nos gustaría decir. Nos registramos temprano y con frecuencia, y no solo una vez a la semana, sino una vez al día y, a veces, dos, tres, cuatro o cinco veces al día, según la intensidad de lo que tengamos que hacer. Y creo que cuando te fijas en tu productividad, en tu flujo de trabajo, en un objetivo, es muy agresivo. No puedes darte el lujo de perder un día y, por lo tanto, no puedes darte cuenta a las 5 de la tarde de que tal vez solo estamos allí al 50% cuando deberíamos estar allí al 90%. Por eso creo que el hecho de que todo el equipo se registre pronto y con frecuencia es algo que garantiza que se cumplen los plazos, lo que puede resultar muy engorroso para algunos escuchar. Pero la cantidad de tiempo que ahorras manteniendo una conversación de 10 o 15 minutos es mucho más que tener que deshacer o rehacer algo por no tener que conversar durante una hora.

Workplus: Supongo que realmente depende de la industria. Su industria es completamente diferente, por lo que tiene que estar al tanto de lo que sucede todos los días, debido a esos plazos tan altos y todo eso. En otros sectores no es realmente así, por lo que la gente tiene un poco más de espacio en el que trabajar. No tienen plazos tan ajustados. No tienen los clientes que los esperan, etc. Pero es una buena forma de operar en la industria en la que opera. Quería preguntarle... escuché a los gerentes quejarse de que quieren implementar algo. Quieren empezar a hacer algo nuevo que podría ayudarlos a aumentar la productividad, pero no están muy seguros de cómo lograr que los empleados lo acepten. ¿Cuál crees que es la mejor manera de conseguir que los empleados acepten cualquiera de las estrategias que estás intentando implementar para aumentar la productividad o, básicamente, cualquier otra cosa que quieras cambiar?

André Filip: Creo que lo primero es dejar de lado los egos porque nadie quiere que le digan: «Oye, tenemos que ser más productivos», porque lo que la gente escucha es que no somos lo suficientemente productivos y la gente sigue trabajando y trabajando duro. Y creo que la productividad no lo es, hay que aclararlo muy bien no se trata de lo duro que trabajes, sino de lo eficientes que seamos. Así que creo que no se trata de una conversación sobre la productividad, sino de una conversación sobre la eficiencia. Y creo que eso es algo que los líderes y gerentes empresariales pueden compartir con su equipo: la eficiencia. Porque la productividad suena muy personal, como si se tratara de un ataque. «Hola, Bob, no estás siendo productivo» frente a «Hola, Bob, ¿cómo podemos ser más eficientes?» Completamente diferente, el mismo tema. Así que creo que la eficiencia es la forma correcta de verlo y no la productividad. No utilizamos la palabra productividad, sino cómo podemos lograrlo de manera más fácil, rápida y eficaz. Así que creo que ese sería mi mejor consejo en relación con tu punto anterior. He consultado a empresas que están completamente fuera del mundo de la publicidad y el marketing, pero diría que la comunicación es lo único que he visto en cualquier sector que carece. Esto se debe a que todo el mundo está delante de un ordenador, está escribiendo, está enviando correos electrónicos. Pero la verdadera conversación, el verdadero diálogo, te sorprendería que no ocurriera en las organizaciones más grandes, que las personas no hablaran entre sí. Y creo que una buena conversación a la antigua usanza en el pasillo es algo que no tiene precio para mí, por muy anticuado que suene.

Workplus: Bueno, lo es. Tiene sentido. Creo que lo hemos visto ahora, en la situación en la que estamos, en la que todo el mundo trabaja desde casa y no puedes ver a tu equipo ni puedes acercarte al escritorio de alguien y... estás enviando mensajes, estás enviando correos electrónicos. De acuerdo, hacemos reuniones, videollamadas y todo eso, pero aún así no hablas con esas personas con tanta frecuencia como solías hacerlo cuando estás en la oficina, así que puedes sentir la diferencia y es... no estoy seguro de cómo pueden las personas simplemente trabajar en una oficina y no tener ese tipo de conversaciones durante el día, sin importar lo ocupadas que estén.

André Filip: Estoy de acuerdo En nuestro caso, lo hemos estado implementando, aunque todo el mundo trabaja desde casa, lo que hemos estado haciendo es decir: «Vale, ¿sabes qué? Intentemos aumentar la cantidad de Google Hangouts que tenemos» para que podamos vernos y seguir imitando la conversación, pero en formato digital en lugar de usar Slack, enviar mensajes de texto o correos electrónicos. Es simplemente: «¿Sabes qué? Hagamos una llamada rápida». Se ha demostrado que es un buen enfoque curita para ese proceso.

Workplus: Me di cuenta de que intentamos hacer reuniones diarias, y luego nos damos cuenta de que las reuniones diarias eran demasiado para lo que hacíamos, así que las dividimos en dos reuniones por semana, como una reunión semanal. Y hoy nos dimos cuenta de que no tiene sentido hacer dos, es mejor hacer solo una. Así que todavía estamos probando lo que podemos hacer porque es la primera vez que todos estamos fuera de la oficina al mismo tiempo, tenemos la política de trabajar desde casa, pero nunca ha sucedido que toda la empresa esté fuera de la oficina al mismo tiempo.

André Filip: Sí, sí

Workplus: Ha sido un período de prueba para todos, pero por suerte también tenemos un par de personas que tienen mucha experiencia trabajando en entornos remotos y que nos han ayudado mucho durante todo este proceso en lo que respecta a todo.

André Filip: Correcto.

Workplus: Prepararse en casa, gestionar la carga de trabajo desde casa y todas las demás cosas que necesitamos como apoyo, es algo bueno. También quiero comprobar si has probado alguno de esos estándares o técnicas habituales de gestión del tiempo que se supone que te ayudan a aumentar la productividad o a mantenerte al tanto de tu lista de tareas pendientes, o lo que sea. ¿Las has probado tú mismo o con tu equipo y cuáles han sido los resultados?

André Filip: No se basa tanto en la gestión del tiempo, sino más bien en un software que nos permite hacer un seguimiento y creo que el seguimiento es lo más importante porque parte de la productividad es la propiedad y creo que esa es otra cosa que he visto en muchas organizaciones, ¿hay mucha gente trabajando en una cosa, pero quién es el mariscal de campo? ¿Quién es, en última instancia, el dueño de este proyecto y cuál es el papel de todos? Porque a veces puede haber un propietario de este proyecto y, en el siguiente, su compañero de apoyo en ese proyecto, en ese equipo. Así que probamos diferentes maneras de hacer eso y de hacer un seguimiento, y una vez más, cada negocio es diferente. Es posible que tengamos de 30 a 50 proyectos en un día determinado. Parte de esto consiste en asegurarnos de que si tenemos un software o algo que estemos usando, también tenga el elemento humano, porque alguien tiene que estar ahí en tiempo real, rastreándolo todo el tiempo. Creo que para nosotros también ha sido muy útil. Una vez más, tenemos un gráfico global, digamos un diagrama de GANT, por así decirlo, a falta de un término mejor, en el que entendemos dónde nos encontramos en todo momento y creo que es importante tener varios proyectos o varios productos finales... Tal vez, un día tengas 10 cosas en marcha, pero sabemos que en dos días tendremos 50 cosas en marcha, así que editamos el flujo. Creo que parte de la productividad se basa en la previsión, así que no os pilla por sorpresa y creo que estaréis de acuerdo en que necesitamos saber lo que viene. Aunque el proyecto en el que estáis trabajando es lo más importante, se encuentra en un ecosistema más grande que afecta a los recursos, lo que afecta a los tiempos y cosas por el estilo, y lo vemos una y otra vez. Es posible que tengas que obtener una autorización y que la persona esté completamente reservada y no puedas conseguirla hasta dentro de dos días, pero vence dentro de un día. ¿Es porque la persona está muy ocupada o porque no lo previmos? Por eso creo que hacer previsiones es fundamental para la productividad y para disponer de una tecnología que sea capaz de prever lo que viene, de forma que no llegue la ola y que todos los actores que tienen que participar sepan con antelación lo que pasa en sus vidas y lo que necesitan para moverse o para qué necesitan estar disponibles.

Workplus: Supongo que eso va en línea con una estrategia de planificación que tienes que ir de principio a fin y planificar de principio a fin lo que tiene que suceder todos los días. Supongo que hace que sea más fácil pronosticar en conjunto lo que va a suceder en los próximos días o en las próximas semanas.

André Filip: Somos un producto de nuestro entorno cuando se trata, por ejemplo, de la producción de vídeos o de una película. Cuando se trata de la producción de vídeo, es posible que te quedes en el set uno o dos días grabando. La preproducción es de un mes a mes y medio para un día. Lo comparto con vosotros y con el público porque creo que disponer de más tiempo desde el principio para planificar y pensar en todas las cosas que necesitamos, pero también en las que pueden salir mal, y desarrollar un plan es fundamental, de modo que haya una fase de planificación y, a continuación, una fase de acción. Y un ejemplo de ello cuando grabamos anuncios es que podemos estar planificando para un mes, pero no estamos pensando en el inicio, sino que estamos ejecutando el plan; por eso creo que hay un momento para planificar, un tiempo para ejecutar. Y creo que cuando planificas y ejecutas al mismo tiempo, la productividad se ve absolutamente afectada y ahí es donde empiezan a fallar las cosas, porque son dos caras de la mente. Este es otro ejemplo de cómo reducir la velocidad para acelerar. Puede parecer que estamos perdiendo el tiempo, pero cuanta más claridad y especificidad tengamos en la parte delantera, es porque todo el mundo está entusiasmado. Queremos que la gente se entusiasme. Queremos que tengan ganas de correr y salir, pero lo que queremos es planificarlo de forma que, cuando estés creando, construyendo y ejecutando, tengas el 99% de las preguntas respondidas y ahora estés en modo ejecución, y esos son solo dos lados diferentes del cerebro.

Workplus: Tiene sentido. Cuando llegue mi fin y cuando llegue la pregunta que tenía, eso sería todo. No sé si querrías compartir algo más si me salté algo o algo así.

André Filip: No. Una vez más, creo que mi mayor consejo para cualquiera es que cuando todos trabajan al unísono, en ELA tenemos el espíritu de la mezcla, trabajamos como un grupo de trabajo que actúa en conjunto. Y creo que mantener a la gente unida, aunque sé que ahora mismo no estamos físicamente unidos, sino que mantenemos a todos informados. Por lo tanto, muchas veces lo que veo es que puede haber un equipo de, digamos, en un proyecto hay 15 personas en un equipo, pero solo cuatro personas mantienen conversaciones diarias. Creo que es importante que todos los miembros del equipo participen, incluso si no crees que sean fundamentales para esta conversación, porque te sorprendería saber cuántas veces alguien que no crees que esté ejecutando algo y si no crees que deba formar parte de la conversación, añade mucho valor al diálogo y tiene una perspectiva sobre algo. Así que yo diría que nos movemos como uno solo, que trabajemos como tantos, pero nos movemos juntos, así que creo que eso para mí es la máxima productividad y esa aceptación emocional de todos y no hay diferentes personas trabajando en diferentes zonas, todos se mueven juntos.

Workplus: Vale, genial. Muchas gracias por tomarse el tiempo de hablar con nosotros hoy. Ha sido muy interesante escuchar la perspectiva de alguien que normalmente trabaja en un entorno tan ajetreado, así que muchas gracias por ello.

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Workpuls Productivity Talks es un podcast sobre productividad presentado por el favorito de todos software de seguimiento del tiempo - Trabaja más. Con cada entrevista, te traemos nuevos consejos de personas expertas en productividad, pero también de directivos y fundadores que han encontrado la manera de dominar realmente la productividad de sus equipos.