9 maneras de estar al tanto de tu trabajo

¿Alguna vez has tenido la sensación de que no importa cuánto trabajes, no vas a llegar a ninguna parte?

Si tu bandeja de entrada está inundada, tus notificaciones no paran y siempre sientes que has olvidado algo: es probable que tengas demasiadas cosas por hacer.

Aunque algunas personas prosperan cuando tienen el trabajo hasta el cuello, la mayoría de nosotros nos sentimos mucho más felices, satisfechos, relajados y productivos cuando podemos gestionar nuestra carga de trabajo con éxito.

Si tienes la costumbre de morder más de lo que puedes masticar, quédate aquí, ya que exploraremos algunas de las formas, como seguimiento del tiempo de los trabajadores remotos, para garantizar que haces tu trabajo de forma productiva en lugar de sentirte agotado por ello.

1. Trabaja de forma más inteligente

La mayoría de nosotros nos esforzamos por tener un gran desempeño en nuestra línea de trabajo. Ser excelentes en nuestra línea de trabajo no tiene por qué significar asumir demasiado trabajo.

Para asegurarte de que todavía estás al tanto del trabajo, debes mantener tu ritmo, ser más asertivo y aprender a decir que no. Claro, si puedes hacer esa tarea adicional en un par de minutos, adelante, pero si esa tarea te quita mucho tiempo de tu apretada agenda, no la hagas.

Tener demasiado trabajo por hacer podría afectar negativamente a la calidad del trabajo, y sus colegas, jefes y clientes o clientes lo verán rápidamente.

Como dicen, trabaja de forma más inteligente, no más ardua.

2. Planifique con anticipación

Asegúrese de estar siempre tres pasos por delante de su trabajo. Si tiene una tarea enorme que debe completar más adelante en el mes, pero ahora tiene tiempo, hágalo ahora. Te sentirás mucho menos estresado y tu mente estará agradecida.

Además, puedes dividir ese gran proyecto en pequeñas tareas para poder gestionarlas fácilmente. Esto también te dará una sensación de logro cada vez que tachas algo de tu lista.

3. Timeboxing y seguimiento del tiempo

Si tienes demasiado trabajo por hacer, puedes considerar una técnica de gestión del tiempo conocida como timeboxing, que puede ayudarte a ordenar tu tiempo de trabajo.

Básicamente, con el timeboxing, estableces una cantidad fija de tiempo para terminar una tarea específica y solo te concentras en eso. No es un problema si no completas la tarea en el tiempo que pretendías al principio, pero debes establecer una meta y evaluar si esa meta se alcanza.

Una excelente manera de mejorar tus esfuerzos de cronometraje es combinarlo con rastrear el software de uso de la computadora Desde seguimiento del tiempo de los trabajadores remotos El software se usa para medir el tiempo dedicado a las tareas, puede agregar cada cuadro de tiempo como una tarea separada y realizar un seguimiento del progreso del software.

Para obtener más información sobre el timeboxing y cómo usarlo con el software de seguimiento del uso de ordenadores, asegúrate de leer nuestro Guía rápida de Timeboxing.

4. Delegue con frecuencia

La delegación es una parte fundamental para mantener la cordura y, al mismo tiempo, maximizar la productividad. Sin embargo, es posible que no sepas cómo delegar correctamente tus tareas, lo que, en primer lugar, te impide hacerlo.

La mejor manera de empezar es aprender a dejarse llevar. Está bien no hacer todo por tu cuenta. A continuación, debe establecer un sistema de priorización y centrarse únicamente en las tareas que puede realizar. Para el resto de las tareas, delégalas a otra persona que sea más adecuada.

5. Pide ayuda

Está perfectamente bien si no lo sabes todo sobre tu trabajo, porque, para decirte un secreto, nadie lo sabe. No importa la experiencia que tenga en un campo en particular, siempre existe la posibilidad de que surja algo desconocido.

En lugar de hacer una mejor suposición, pregúntele a algunos de sus colegas. Las personas más exitosas no tienen miedo de pedir ayuda y, en cambio, aprovechan esa oportunidad para aprender de ella. Sus compañeros apreciarán que esté interesado en aprender algo nuevo.

6. Concéntrese en lo que sabe

Del mismo modo que trabajar demasiado puede convertirse en una carga, ofrecerse a realizar tareas que no son de tu competencia también puede ser una pérdida de concentración. Si bien le puede parecer que va a hacer una buena acción al ayudar a sus colegas, ¿está seguro de que cuenta con la experiencia y los conocimientos necesarios?

Tus colegas te respetarán más si les dices que no, que si estropeas una tarea.

7. Evite las distracciones

Vivimos en una era de distracciones sin parar.

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Todos los días, podrías enfrentarte a:

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• Un aluvión de mensajes de Slack
  
  
• Incesantes notificaciones de Asana
  
  
• Un mar de correos electrónicos que inunda tu bandeja de entrada

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Y no se detiene ahí.

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Con todos (y todas las aplicaciones) compitiendo por tu atención, es fácil desviar la atención y perder de vista lo que es realmente importante.

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Para remediar esto, concéntrese en crear un entorno libre de distracciones. Tu espacio de trabajo es importante, así que asegúrate de tener un escritorio ordenado, una política de no molestar (aplicable tanto a los compañeros de trabajo en la oficina como a los miembros de la familia en casa) y unos auriculares sólidos con cancelación de ruido.

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Silencia ciertas aplicaciones si es necesario, ya que pueden impedir que accedas al estado de flujo que necesitas para abordar problemas complejos.

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Si tu equipo también tiene problemas con este problema, considera implementar una herramienta de seguimiento del tiempo como Insightful. Utilízala para determinar las horas de máxima productividad y crear cronogramas de trabajo en torno a ellas. Averigua en qué momentos las distracciones suelen alejarte a ti y a tu equipo de las tareas importantes y abordarlas.

8. Incorpore la automatización

Si tiene tareas recurrentes y repetitivas: puede automatizarlas para ahorrar tiempo y energía.

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Hoy en día hay cientos de aplicaciones que te ayudan a hacer precisamente eso. Las aplicaciones de automatización como Zapier se encargan del trabajo pesado, para que tú no tengas que hacerlo. Puedes usar activadores para asegurarte de que una acción lleve a otra sin necesidad de introducir datos manualmente.

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Por ejemplo, cada vez que complete un informe determinado, puede automatizarlo para enviar un correo electrónico al miembro del equipo, quien puede darle luz verde y sellarlo para su aprobación.

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La automatización libera espacio y tiempo cognitivos para que pueda centrarse en las tareas más importantes de su trabajo.

9. Optimice sus comunicaciones

La comunicación efectiva es a menudo el eje de cualquier equipo u organización exitosa.

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Sin embargo, la comunicación también puede obstaculizar la productividad personal.

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Si ha configurado sistemas para mantenerse en contacto que requieren más tiempo y esfuerzo que otros, está literalmente perdiendo el tiempo.

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Hay varias maneras de asegurarse de que la comunicación no obstaculice la productividad:

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Establezca límites: Asegúrate de que todos los miembros de tu equipo sepan que no responderás inmediatamente a los correos electrónicos o mensajes. Establece horarios específicos durante el día en los que responderás, ya que así no te distraerás constantemente con los mensajes entrantes.

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Usa las herramientas adecuadas: Las herramientas como Slack se han diseñado teniendo en cuenta la comunicación en equipo y pueden ayudar a agilizar la comunicación. Si bien pueden seguir siendo una distracción, puedes encontrar más fácilmente la información relevante en los canales específicos del contexto, lo que reduce el tiempo que podrías dedicar a navegar por largas cadenas de correo electrónico.

Gestión de la carga de trabajo

La clave para estar al tanto de tu trabajo es adoptar una postura y no tener miedo de decir que no. Una vez que pruebes algunas de las técnicas sobre las que hemos escrito en esta publicación, te darás cuenta de que el trabajo puede ser mucho menos estresante. Los días de trabajo menos estresantes te ayudarán a sentirte más relajado y productivo, lo que te ayudará a lograr más.

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