Tiempo y asistencia, seguimiento del tiempo y software de monitoreo de empleados: ¿cuál es la diferencia?

Hoy en día, hay toneladas de herramientas empresariales que pueden ayudarlo a hacer y medir casi todo. Sin embargo, como suele suceder, la gran variedad de opciones diferentes puede resultar confusa rápidamente. Esto es especialmente cierto para tres tipos de software de gestión del tiempo empresarial en particular:

• seguimiento del tiempo y la asistencia,
• seguimiento del tiempo y
• sistemas de monitoreo de empleados.

Es posible que desee permitir que sus empleados se conecten de forma remota y comiencen a buscar un aplicación de temporizador de trabajo. O necesita hacer un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos y ponerse en contacto con las empresas de monitoreo de empleados. Muy pronto, te darás cuenta de que eso no es lo que necesitas en absoluto.

No eres el culpable. La terminología es bastante nueva y varía. Para empeorar las cosas, algunas características suelen superponerse entre las soluciones. Pero, en esencia, estas tres son herramientas diferentes que sirven para diferentes propósitos. En este artículo, profundizaremos en cada una de ellas con la esperanza de aclarar la confusión de una vez por todas.

Software de tiempo y asistencia

Los programas de seguimiento de la asistencia fueron los primeros que surgieron. Antes de su lanzamiento, los empleadores confiaban en otros métodos de seguimiento de asistencia, como tarjetas perforadas y hojas de asistencia manuales, para registrar cuándo llegó cada empleado a trabajar y cuánto tiempo pasó en la oficina.

El software de tiempo y asistencia se basa en la idea de las tarjetas perforadas: los empleados «perforan» cuando comienzan a trabajar. Excepto que ahora todo se hace a través de una interfaz de software. Esta práctica comenzó en los restaurantes, pero muy pronto se extendió a todo tipo de negocios y, hoy en día, es un método de seguimiento de la asistencia especialmente popular en las grandes empresas.

Entonces, ¿cómo funciona? En realidad, el sistema es muy sencillo. Todo lo que tienen que hacer los empleados es indicar que están trabajando en sus ordenadores o teléfonos. Los gerentes pueden incluso optar por implementar el cronómetro biométrico, en el que la identidad de los trabajadores se confirma mediante un escáner de huellas digitales o tomando una foto para el reconocimiento facial. El objetivo es eliminar la posibilidad de que un amigo golpee a un compañero.

Diferentes versiones de este software varían en la variedad de funciones que ofrecen, pero todas comparten un par de funcionalidades básicas. En particular, pueden registrar las entradas y salidas de cada empleado. Por lo general, los empleados los ingresan manualmente, pero si el seguimiento de la asistencia se integra con un software de registro del tiempo o de monitoreo de la computadora, se puede hacer automáticamente en función de la actividad de la computadora.

Este tipo de sistema también suele tener una función de programación que permite a los empleadores asignar turnos o incluso a los empleados intercambiarlos entre sí. Los gerentes y los recursos humanos también pueden usarlo para administrar las licencias por enfermedad y los días de vacaciones.

Los rastreadores de tiempo y asistencia también pueden incluir el geofencing, que utiliza la ubicación GPS de los empleados para poder cronometrar, lo que es especialmente útil y popular en las industrias en las que a los empleados se les paga por hora y, a menudo, realizan trabajos de campo, como, por ejemplo, los trabajadores de la construcción.

En última instancia, lo que se obtiene de todas estas funciones y mediciones son informes limpios y precisos que se centran en las hojas de horas de asistencia de los empleados. Puedes ver quién cumple con la política de horas de trabajo, quién tiende a llegar tarde, etc. Además, el software de asistencia también te permite calcular las horas extras y, si tu sistema tiene la opción de especificar la tarifa por hora de los empleados, puedes incluso compilar las nóminas o calcular las horas facturables.

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Las características habituales del software de horario y asistencia son:

• Reloj de entrada/salida
• Programación
• Verificación biométrica
• Geofencing
• Nómina

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Software de seguimiento del tiempo

El sistema de seguimiento del tiempo es una tecnología mucho más detallada que se puede utilizar para analizar no solo cuándo están presentes los empleados, sino también en qué trabajan durante sus horas de oficina. Al igual que el software para medir la asistencia, esta tecnología se asoció inicialmente con las empresas de servicios, pero desde entonces se ha convertido en una buena práctica en muchas industrias diferentes.

El objetivo principal de los rastreadores de tiempo es realizar un seguimiento del tiempo en los proyectos en función de la duración de la tarea. En otras palabras, este software tiene como objetivo ayudarlo a determinar cuánto tiempo se dedicó a las diferentes tareas y procesos dentro de cada proyecto.

Esto significa que la característica central de los sistemas de seguimiento del tiempo es medir el tiempo exacto dedicado a cada proyecto y, más específicamente, a cada tarea. Básicamente, usted, como gerente, puede asignar cada tarea dentro de un proyecto a diferentes empleados. Ellos, a su vez, tienen que indicar que han empezado a trabajar en una tarea específica haciendo clic en el botón «Comenzar» y que han terminado haciendo clic en «Detener». De esta forma, ese tiempo se asigna automáticamente al proyecto correspondiente y, cuando se combinan todas las tareas, se obtiene la duración del proyecto.

Sin embargo, hoy en día existen tecnologías como la asignación automática del tiempo que hacen todo el trabajo por ti: en lugar de hacer clic manualmente en iniciar/detener, el tiempo de las tareas se asocia automáticamente simplemente trabajando en segundo plano. Esta función está diseñada específicamente para los equipos de seguros, arquitectura y diseño, ya que el software tiene que poder reconocer en qué están trabajando los empleados dentro de herramientas de software específicas.

Además de esto, el software también puede encargarse de la elaboración de presupuestos teniendo en cuenta su tarifa por hora y otros costos específicos del proyecto, e incluso ayudarlo a realizar facturas con rapidez y precisión. Algunas de las funcionalidades adicionales incluyen el cálculo de la nómina y, a veces, la gestión de proyectos.

Teniendo esto en cuenta, no es difícil darse cuenta de que el software de seguimiento del tiempo puede ofrecerle información mucho más útil que una simple rastreador de asistencia. Puede usarlo para las estimaciones de proyectos y fechas límite, la gestión y planificación del presupuesto, el proceso de delegación de tareas, etc.

Además, la gama de funciones se amplía considerablemente cuando se combina con la supervisión de los empleados para incluir el análisis de la productividad y otras funciones. De este modo, también es especialmente valioso como base para los informes de los clientes, ya que proporciona pruebas del trabajo, cronogramas precisos de los proyectos, horas facturables e informes presupuestarios, así como una visión general del progreso en tiempo real. Esto mejora la gestión de los clientes, tanto porque se ocupa de las cuestiones de responsabilidad como porque hace que las estimaciones de los proyectos estén más informadas y sean más precisas a lo largo del tiempo.

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Hay bastantes aplicaciones de seguimiento del tiempo en el mercado, y las razones por las que algunas de las soluciones más sofisticadas, como Insightful, son más adecuadas para diferentes industrias solo se hacen evidentes cuando compare el software más popular para rastrear el tiempo.

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Las características más notables que tiene el software de seguimiento del tiempo:

• Delegación de tareas
• Reporte de tiempos
• Presupuestación
• Nómina
• Supervisión de empleados

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Software de monitoreo de empleados

Por último, el programa de monitoreo de computadoras es el método más sofisticado y completo de seguimiento del software de los empleados de los tres. También es el más complejo en términos de características, como veremos más adelante. Por ahora, bastará con señalar que hay tres tipos diferentes de monitoreo de empleados, según sus características principales y casos de uso: el software de monitoreo de pantalla centrado en la seguridad, el centrado en el control y el centrado en la productividad.

Como el sistema más avanzado, el software de seguimiento de empleados se puede utilizar como una herramienta independiente de control y enriquecimiento de la productividad, pero también funciona bien en combinación con los sistemas de seguimiento de asistencia y tiempo. De forma independiente, le brinda información sobre lo que hacen sus empleados, qué aplicaciones y sitios web utilizan, si están activos o no, etc. Pero en combinación con los otros dos tipos de software de seguimiento, otorga a todas estas métricas una dimensión temporal y hace que el proceso de registro de asistencia sea automático.

Es bastante sorprendente lo mucho que puede aprender sobre el desempeño de sus empleados a través de las funciones del software de monitoreo. En primer lugar, puedes saber si están usando sus ordenadores de forma activa y en qué momento, así como medir la cantidad de tiempo de inactividad que dedican a descansos, reuniones, etc. El siguiente paso es la base de cualquier programa de monitoreo: detectar qué aplicaciones usan tus empleados y qué sitios web visitan.

El software de monitoreo centrado en el control y la seguridad también puede incluir funciones como capturas de pantalla que puede recopilar automáticamente a intervalos aleatorios o manualmente cuando sea necesario. Algunas plataformas también ofrecen una función de registro de pulsaciones de teclas y alertas de palabras clave como medida de seguridad adicional.

El software centrado en la productividad basa sus datos en la clasificación de aplicaciones y sitios web en productivos (o relacionados con el trabajo) e improductivos. De esta forma, sabrá qué fracción del tiempo activo de los empleados dedica realmente a trabajar en proyectos y tareas relacionadas con el trabajo.

Además, el hecho de que el software de monitoreo detecte cada actividad de la computadora significa que se puede usar para rastrear la asistencia. Los empleados registran el registro cuando comienzan a usar sus computadoras y cierran el reloj cuando las apagan. Esto es especialmente útil para los trabajadores remotos que no vienen a la oficina.

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Se puede acceder a todos estos datos en tiempo real o como un informe periódico y también se pueden agregar a nivel de equipo, departamento o empresa para obtener una mejor visión general. Basándose en estos datos minuciosos, puede obtener análisis detallados de la productividad y el rendimiento de cada empleado o equipo. Por lo tanto, este tipo de software puede ayudarlo a tomar decisiones sobre cómo optimizar sus procesos, mejorar la productividad, aumentar el control y la seguridad y mucho más.

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Al igual que con el seguimiento del tiempo, la industria del software de monitoreo de empleados es bastante competitiva, por lo que tendrás que leer sobre las diferencias en revisiones exhaustivas y testimonios de usuarios si quieres saber más sobre cada uno de ellos de forma individual.

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Las funciones más comunes del software de monitoreo de empleados:

• Monitorización de la productividad
• Uso de aplicaciones y sitios web
• Capturas de pantalla
• Seguimiento de actividad
• Alertas

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Conclusión

Como hemos visto, el software de gestión del tiempo de los empleados puede tener muchas caras. Los tres tipos generales de este sistema tienen su propio enfoque, características específicas y usos ideales. Pero su verdadero poder se hace evidente cuando se combinan todos estos software de seguimiento de empleados y úselos juntos para obtener la imagen más completa y precisa del desempeño de sus empleados y de la empresa.

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