Cómo utilizar los procedimientos operativos estándar para aumentar la eficiencia en el lugar de trabajo

Para los empleados, la capacidad de operar de manera eficiente depende en gran medida de tener una comprensión clara de lo que deben hacer, cómo deben hacerlo y cuándo deben hacerlo. Independientemente del conjunto de habilidades o la experiencia de un empleado, sin la estandarización del trabajo, no es probable que se desempeñe con la máxima eficiencia.

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Al implementar la estandarización en el lugar de trabajo, las empresas pueden optimizar de manera efectiva todos los procesos en todos los niveles de la organización. El objetivo es garantizar que cada operación, cada acción, se realice siempre de la misma manera. Con los protocolos conocidos, los empleados pueden reaccionar con rapidez y confianza ante cualquier situación.

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Disponer de protocolos estandarizados ayuda a prevenir las desviaciones, que con el tiempo pueden quedar fuera del control de la organización. La falta de estandarización puede tener consecuencias negativas, que repercutirán en toda la organización.

¿Qué son los SOP?

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La estandarización de los trabajos está respaldada por procedimientos operativos estandarizados (SOP), que son documentos vivos que describen la forma más conocida de completar una tarea y requieren comprobaciones y comentarios continuos que también deben estandarizarse.

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Un SOP es un conjunto de instrucciones paso a paso creadas por una organización que muestran cómo llevar a cabo una tarea rutinaria. El objetivo de un SOP es garantizar que cada acción tomada conduzca a un resultado empresarial comprobado.

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Los procedimientos estandarizados no se limitan a definir un procedimiento y dejarlo así. La estandarización establece un estándar para el trabajo que se está realizando, pero estos estándares no son estáticos. Es importante que los SOP evolucionen continuamente y se actualicen según sea necesario para reflejar siempre la forma más conocida de completar una tarea.

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Esto se hace documentando las mejores prácticas actuales y utilizándolas como base para mejora continua. Fomentar una mentalidad de mejora continua en el lugar de trabajo es esencial para mejorar el nivel de trabajo, garantizar que las operaciones funcionen sin problemas e identificar continuamente las mejores prácticas.

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Ventajas de los procedimientos operativos estándar

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Al utilizar los SOP, su empresa puede mejorar sustancialmente su marco operativo. Los procedimientos operativos estándar benefician en gran medida a toda la organización al mejorar los procedimientos operativos de principio a fin en todos los niveles, departamentos y ubicaciones.

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La falta de estandarización conduce a muchos enfoques diferentes para la misma tarea, lo que crea una desviación sustancial con el tiempo. Si bien algunos enfoques personales pueden ser más efectivos, el proceso de creación de los POE garantiza que los enfoques propuestos sean efectivos, se basen en las mejores prácticas y se midan adecuadamente.

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Eche un vistazo a los muchos beneficios que los SOP tienen para ofrecer a su organización:

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Rendimiento más uniforme, mayor calidad, menos errores y desperdicios

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Una vez establecidos, los SOP ayudan a reducir la variabilidad del proceso. Esto resulta útil a la hora de capacitar a nuevos empleados, cuando un empleado necesita reemplazar a otro colega o cuando un empleado se traslada a una nueva ubicación. Con el SOP, no habrá dudas sobre cómo realizar la tarea, sin importar dónde se realice o quién la realice.

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Con una menor variabilidad de los procesos, los SOP garantizan un rendimiento más uniforme, lo que a su vez conduce a productos y servicios consistentes de mayor calidad. Al estandarizar los procedimientos, las organizaciones son más ágiles y eficientes, se reducen los errores y los residuos se reducen considerablemente.

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Mejor comunicación, colaboración e intercambio de conocimientos

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Los procedimientos operativos estándar ayudan a los empleados a evitar la falta de comunicación al describir claramente lo que hay que hacer, cómo hay que hacerlo y cuándo, dejando muy poco margen para las conjeturas. Al fomentar una mentalidad de mejora continua, todos los miembros de la organización trabajan juntos para descubrir, probar y promover las mejores prácticas. Esto aumenta la colaboración en todos los niveles de la empresa y promueve una cultura de intercambio de conocimientos.

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Aumento de la moral, la productividad y el compromiso de los empleados

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Una mayor colaboración y procesos más simplificados ayudan a eliminar el trabajo mundano y redundante. El beneficio adicional de tener que hacer menos conjeturas significa que los empleados pueden realizar sus tareas con confianza y facilidad. Esto se traduce en un aumento general productividad de los empleados gracias a una producción más eficiente, un mayor compromiso y una gran satisfacción de los empleados. Además, se sabe que todos estos beneficios aumentan las tasas de retención de los empleados.

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Mejora de la seguridad y el bienestar

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Las prácticas de seguridad también se basan en las mejores prácticas y, dado que están claramente definidas, es más fácil garantizar que los empleados sigan los procedimientos de seguridad adecuados. Los procedimientos operativos estándar ayudan no solo a la seguridad física, sino que también benefician la salud emocional y mental. Por ejemplo, el simple hecho de definir quién hace qué y cuándo puede ayudar a las organizaciones a supervisar más fácilmente las cargas de trabajo. Con la ayuda de un programa de seguimiento de los empleados, los empleadores pueden visualizar las cargas de trabajo de todos los empleados, lo que puede ayudar a los supervisores a mitigar el agotamiento de los empleados y reducir el estrés laboral.

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Mejor servicio al cliente y mayor ventaja competitiva

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Una mejor comunicación y flujos de trabajo optimizados no solo benefician a la organización internamente, sino que los clientes también sentirán los efectos. Por supuesto, la calidad de los productos se optimizará y será uniforme, pero también lo harán los servicios. Cuando los tickets del servicio de atención al cliente se gestionan siguiendo las mejores prácticas, los problemas se resuelven de manera eficiente y oportuna. Los protocolos sobre cómo ejecutar las tareas de servicio al cliente significan que los clientes pueden esperar un enfoque coherente que puede impulsar la marca y ofrecer a la empresa.

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Cómo crear SOP

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1. Desarrolle una lista de procesos

Haga que los gerentes hablen con sus equipos para desarrollar de manera colaborativa una lista de posibles procedimientos operativos estándar. Tenga en cuenta que no todos los procedimientos deben estandarizarse, ni siquiera pueden estandarizarse. Céntrese primero en aquellos que claramente requieren estandarización.

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2. Revisa los procesos

A continuación, los equipos de gestión deben revisar los SOP propuestos y comprobar si hay redundancias. También es importante identificar los procedimientos operativos estándar que se aplican en los diferentes departamentos que realizan los mismos procesos o procesos similares. Esto aumentará aún más la estandarización con la organización.

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3. Diseñe un formato estandarizado para los SOP‍

A continuación, debe estandarizar el proceso real de creación de los SOP. Esto incluye decidir cómo se formatearán, ya sea mediante instrucciones paso a paso con palabras, diagramas, imágenes o una combinación de ellas. Una vez que esté satisfecho con esto, puede crear la plantilla sobre la que se basarán todos los futuros POE. Asegúrese de que quienes redactan los SOPS y quienes los aplicarán estén de acuerdo con la plantilla final.

      4. Diseñe un proceso de revisión estandarizado para los procedimientos operativos estándar

Una vez acordada la plantilla para los SOP, es necesario desarrollar un proceso estándar de revisión. Para este paso, debe determinar quién tendrá que revisar los POE y quién tiene la aprobación final.

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5. Reúna información relevante

Una vez que la plantilla y el proceso de revisión de los SOP estén listos, el siguiente paso es recopilar la información necesaria para crearlos. En primer lugar, debe comprobar si hay documentación existente que ya esté disponible. A continuación, póngase en contacto con los expertos en la materia pertinentes a los que pueda entrevistar y con los que pueda colaborar en el desarrollo de los POE.

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6. Redacte el SOP‍

A continuación, redacte el SOP rellenando todos los vacíos restantes de la información recopilada de los expertos en la materia (PYMES) y la documentación existente. Asegúrese de que el lenguaje sea claro y conciso.

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       7. Revise el borrador del SOP

Tras la redacción, pídele a tu pyme que revise el borrador para asegurarte de que no te has perdido nada esencial. Una vez hecho esto, entregue el POE a la alta dirección para que también lo revise. Por último, tendrás que enviar el POE a tu departamento de control de calidad para su aprobación final antes de publicarlo.

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8. Determine cómo accederán los empleados a los SOP

Por último, debe averiguar quién necesita acceder a los SOP y dónde se distribuirán y mostrarán. Por ejemplo, ¿tendrán todos los empleados una copia impresa de los procedimientos operativos estándar pertinentes, o se presentarán digitalmente, o ambas cosas?

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Consejos para crear y ejecutar procedimientos operativos estándar

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Asegúrese de que los estándares sean factibles

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Es importante que los estándares se establezcan dentro de expectativas realistas. No querrás exigir a los empleados más de lo que pueden dar de forma segura. Asegúrese de que los objetivos sean alcanzables; de lo contrario, no puede esperar ver una mayor eficiencia.

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Escriba los SOP en un lenguaje claro, simple y familiar

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Es importante que los procedimientos operativos estándar se comuniquen de manera simple y directa, reflejando el lenguaje habitual de la empresa. No utilice jerga o jerga que no se pueda entender. Esto es especialmente importante en un entorno en el que es posible que no todos los empleados hablen el mismo idioma nativo.

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No exagere

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Como se mencionó, no todos los procedimientos necesitan estandarizarse o incluso deberían estarlo. Concéntrese primero en los procedimientos que tienen una clara necesidad de estandarización y trabaje para perfeccionarlos. Ser demasiado ambicioso a la hora de crear procedimientos operativos estándar al principio solo supondrá más trabajo innecesario, lo que va en contra de la intuición del proceso.

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Mantenga actualizados los SOP

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Es esencial que los procedimientos operativos estándar se mantengan actualizados con revisiones periódicas y actualizaciones periódicas. Al principio del proceso, se debe delinear un POE para los SOP, en el que se describa la frecuencia con la que deberán revisarse los SOP. También será necesario actualizar los POE a medida que se identifiquen nuevas mejores prácticas, y habrá que crear nuevos POE a medida que se produzcan cambios en la organización.

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Utilice la tecnología para respaldar los SOP

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Aproveche el software y las herramientas para el monitoreo y las métricas, que son esenciales para monitorear y mejorar sus SOP. Según el SOP, hay una variedad de herramientas complementarias que pueden respaldar los procedimientos, como software de seguimiento de empleados, software de seguimiento y programación del tiempo, herramientas de inteligencia empresarial, software de monitoreo de la productividad y otras herramientas útiles para seguimiento de empleados sus actividades.

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El software de seguimiento corporativo es particularmente útil a la hora de diseñar, implementar y revisar los procedimientos operativos estándar. Por ejemplo, incluso el software que se implementó recientemente para administrar empleados remotos, como una herramienta de seguimiento de empleados, puede proporcionar información valiosa sobre los activos intangibles de su empresa. Estos conocimientos pueden ser de gran utilidad a la hora de desarrollar las mejores prácticas para los SOP que respalden directamente sus KPI.

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